Майже готово: ви успішно завершили свій перший дистанційний  аудит. У цій заключній частині нашої серії статей про дистанційний аудит ми надаємо кілька останніх порад щодо звітності та закриття невідповідностей під час дистанційного аудиту.

Це заключна частина серії статей із семи частин про дистанційний аудит:

Звітність і закриття невідповідностей для дистанційного аудиту суттєво не відрізняються. Це означає, що так само, як і під час аудиту на місці, аудитор повинен написати звіт із викладенням ключових спостережень, таких як невідповідності, передові практики, можливості щодо поліпшення, тощо.

Хоча, звичайно, можна записувати веб-конференції для документування аудиту, цей запис не може замінити звіт аудиту. Аудіо або візуальні записи не можна робити без попередньої згоди. Також у письмовій формі має бути зазначено, що робити із записом після аудиту (зберігання, розповсюдження, охорона, видалення).

Для цілей документації рекомендується реєструвати тривалість та учасників веб-конференцій. Ця функція включена в більшість програм. Учасники повинні погодитися з цим.

Оскільки розмови на веб-конференціях можуть призвести до непорозумінь, представники компанії, що перевіряються повинні мати можливість переглянути звіт про аудит і підтвердити, що звіт відображає те, що сталося під час аудиту.

Після того, як звіт буде остаточним, аудитор повинен підтвердити, що він чи вона видалили всі конфіденційні документи, зображення, записи, тощо відповідно до раніше узгоджених правил.

Давайте завершимо цю серію статей, мабуть, найважливішою порадою: ви пам’ятаєте, що у другій частині ми обговорювали, що перед дистанційним аудитом необхідно провести оцінку ризику, щоб переконатися, що дистанційного аудиту достатній для цієї мети. Після аудиту необхідно оцінити рішення про дистанційний аудит. Якщо є сумніви щодо результативності процесу дистанційного аудиту, необхідно розглянути аудит на місці.

Автор
д-р Тійс Віллаерт

Д-р Тійс Віллаерт є керівником відділу маркетингу та комунікацій у сегментах сталого розвитку та безпечності харчових продуктів. Він також є аудитором зовнішнього аудиту звітів про сталий розвиток. Сфери його інтересів включають менеджмент сталого розвитку, стійкі закупівлі та цифровізацію аудиторій.

Loading...