Незалежно від того, скільки аудитів ви провели, ваш перший дистанційний аудит неодмінно стане проблемою. Гарна підготовка – запорука успіху. У цій статті ми дамо вам кілька цінних порад на цьому шляху.

Це п’ята частина із семи частин серії статей про дистанційний аудит:

Проведення дистанційного аудиту вимагає ретельної підготовки – навіть більш ретельної, ніж у випадку аудиту на місці. Аудитор визначить, хто має брати участь, коли та якими каналами. Спочатку це звучить схоже на традиційний графік аудиту; але під час дистанційного аудиту внести будь-які зміни стає майже неможливим: перенесення зустрічі з учасниками в різних місцях може швидко призвести до хаосу.

Ще одна неприємна помилка, якої слід уникати, — плутанина щодо часових поясів. При перевірках на місці не було підстав вказувати часовий пояс у плані аудиту – це завжди був часовий пояс місця розташування. Однак, коли учасники веб-конференції перебувають на різних континентах, маленька помилка може мати великі наслідки.

Щодо тривалості дистанційного аудиту, то з досвіду можна сказати, що дистанційний аудит не повинен бути коротшим за виїзний. Навпаки, є вагомі причини планувати більш тривалий аудит, особливо якщо це ваш перший дистанційний аудит.

  • Технічні проблеми (наприклад, проблеми з підключенням) можуть спричинити затримку. Бажано передбачити та спланувати додатковий час для компенсації відключень
  • Аудиторам знадобиться більше часу для обробки інформації через екран, ніж якби вони були на місці
  • Учасникам знадобляться часті перерви, тому що веб-конференції є більш напруженими, ніж зустрічі віч-на-віч

Саме тому, що веб-конференції можуть бути виснажливими, рекомендується організувати кілька коротших сесій і розкласти їх на кілька днів, а не планувати один дуже інтенсивний день.

Проблеми з підключенням і якістю звуку є поширеними для веб-конференцій. Їх ніколи не можна повністю усунути, але надзвичайно допомагає попередньо перевірити з’єднання та переконатися, що всі учасники аудиту ознайомлені з необхідним обладнанням та програмним забезпеченням. Суб'єкт, який перевіряється, також повинен забезпечити тихе середовище доступне для всіх учасників, щоб уникнути перешкод і фонового шуму.

Перед проведенням аудиту ви також повинні визначити, чи потрібно записувати сеанси. Хоча запис сеансів може бути корисним для документування аудиту, є питання безпеки та конфіденційності, які слід розглянути. Вам потрібна не тільки згода всіх учасників, а й обговорювати аспект безпеки та визначити умови зберігання та видалення (див. Частину 4 і Частину 7). Опитуючи згоду, не забудьте вказати, чи будете ви записувати аудіо, відео чи обидва. Якщо ви покладаєтесь на записи для документування результатів, переконайтеся, що є спосіб визначити, хто що сказав.

Однак пам’ятайте, що якщо ви та об’єкт аудиту вирішуєте, що сеанси можуть не записуватися, все ще технічно можливо (але не дозволено!) зробити знімки екрана або записати сеанс іншим способом. Само собою зрозуміло, що це було б серйозним порушенням конфіденційності та професійної чесності. Таким чином, дистанційний аудит вимагає певного рівня довіри між аудитором і об’єктом аудиту.

Після підготовки настає власне аудит. Докладніше про це можна прочитати в шостій частині – поради щодо проведення дистанційного аудиту.

Автор
д-р Тійс Віллаерт

Д-р Тійс Віллаерт є керівником відділу маркетингу та комунікацій у сегментах сталого розвитку та безпечності харчових продуктів. Він також є аудитором зовнішнього аудиту звітів про сталий розвиток. Сфери його інтересів включають менеджмент сталого розвитку, стійкі закупівлі та цифровізацію аудиторій.

Loading...