Аудит IFS тепер також можна частково виконувати дистанційно. Аудит IFS Broker може проводитися навіть повністю дистанційно. Ця нова норма діє незалежно від того, як розвиватиметься пандемія COVID-19. Нижче ми представляємо нові правила IFS.
Тло
Коли спалахнула пандемія COVID-19, багато сертифікаційних аудитів IFS не могли відбутися через обмеження на поїздки. Дистанційне проведення аудиту не було варіантом, оскільки правила сертифікації не дозволяли цього. Потім IFS розробила нову необов’язкову процедуру: перевірку віддаленого спостереження. Однак перевірка дистанційного спостереження не призвела до отримання акредитованого сертифіката. Однак це саме те, що було потрібно багатьом сайтам.
Потім, у червні 2020 року, специфікації GFSI були адаптовані, що тепер дає змогу знайти краще, постійне рішення щодо дистанційного аудиту. У цьому контексті стає зрозумілим, чому IFS тільки тепер прийматиме дистанційні аудити.
Віддалений аудит для стандарту IFS Broker
Першим стандартом, який можна перевіряти віддалено, є IFS Broker. Сайти, сертифіковані за стандартом IFS Broker, можуть запросити віддалений аудит. Дистанційний аудит замінює щорічний аудит на місці. Проведення дистанційного аудиту IFS Broker не є обов’язковим і може виконуватися за домовленістю між сайтом та органом із сертифікації. Опція віддаленого аудиту застосовується лише до оголошених аудитів і в ідеалі виконується тим самим аудитором, який проводив останній наглядовий або первинний аудит.
Будучи піонером у сфері віддаленого аудиту, DQS тепер готовий виконувати аудит віддалено відповідно до стандарту IFS Broker.
Змішаний (розділений) аудит для інших стандартів IFS
Оскільки інші стандарти IFS (IFS Food, IFS PACsecure, IFS HPC, IFS Logistics, ...) зосереджені більше на належній виробничій практиці, неможливо буде проводити сертифікаційні аудити повністю дистанційно. Аудитори все одно повинні будуть відвідати сайт на місці. Однак IFS розглядає можливість змішаного аудиту, коли лише частина загального часу аудиту витрачається на місці. Іншою частиною буде дистанційний аудит.
На відміну від BRCGS і FSSC 22000, IFS вимагає, щоб частина аудиту на місці була завершена до початку віддаленого аудиту. Це дозволяє аудитору отримати краще уявлення про продукти, процеси та засоби компанії.
Знову ж таки, слід підкреслити, що змішаний аудит є необов’язковим і питання, який аудит проводити, має бути узгоджено між локацією та органом із сертифікації. Орган з сертифікації повинен оцінити, чи дистанційне проведення частини аудиту становить ризик для ефективності аудиту. Тільки локації з позитивною оцінкою ризиків можуть проводити часткові аудити дистанційно.
Виконання змішаних аудитів IFS – як це працює
Частина змішаного (роздільного) аудиту IFS на місці може бути оголошена та неоголошена. Неоголошена версія дає організаціям можливість виконувати вимогу GFSI про те, що кожен третій аудит IFS повинен бути неоголошеним.
Для частини аудиту на місці повинні бути присутні лише ті співробітники, які відповідають за безперебійну роботу та дотримання нормативних вимог і вимог замовників у виробничих та суміжних сферах. У наступній віддаленій частині змішаного аудиту IFS призначаються фіксовані зустрічі для проведення співбесід з відповідними працівниками*, які не були на місці під час оцінки.
Виїзний аудит (аудит на місці) доповнюється дистанційною частиною. Це включає огляд додаткової документованої інформації та ретельну перехресну перевірку документації та записів.
Дистанційний аудит має відбутися протягом 14 днів після виїзної частини. Орган з сертифікації та компанія, що перевіряється, повинні встановити взаємно зручну дату, щоб усі співробітники або члени керівництва, з якими аудитору ще потрібно поговорити, були доступні.
Планування та підготовка аудиту IFS Split
Щоб спланувати розділений (змішаний) аудит IFS, необхідно виконати наступні кроки:
- Компанії, які планують розділити аудит IFS, повинні заздалегідь уточнити у своїх клієнтів, чи буде прийнятий сертифікат на основі змішаного аудиту IFS.
- Згодом компанія, яка підлягає сертифікації, та орган із сертифікації повинні провести оцінку ризику, щоб визначити, чи технічно можливий змішаний аудит IFS.
- Використання інформаційно-комунікаційних технологій (ІКТ) під час процесу оцінювання вимагає письмової угоди між компанією та органом із сертифікації.
- Компанія, яка підлягає сертифікації, повинна переконатися, що всі відповідні документи та записи доступні в цифровому вигляді.
- Дізнайтеся, які вимоги повністю оцінюються на місці, а які можна повністю або частково оцінити дистанційно. У кожному контрольному переліку програм стандартних і глобальних ринків IFS дає компаніям і аудиторам чіткі вказівки щодо проведення змішаного аудиту IFS. Ви можете завантажити контрольні списки тут.
Після завершення змішаного аудиту IFS орган із сертифікації додає до звіту про аудит IFS та сертифікату IFS таке речення: «Частина оцінки була проведена з використанням ІКТ – роздільна оцінка». Це підвищує прозорість для клієнтів, дистриб’юторів та інших зацікавлених сторін.
Інформаційний бюлетень DQS
Будьте в курсі та підпишіться на нашу розсилку!
Автор
д-р Тійс Віллаерт
Д-р Тійс Віллаерт є керівником відділу маркетингу та комунікацій у сегментах сталого розвитку та безпечності харчових продуктів. Він також є аудитором зовнішнього аудиту звітів про сталий розвиток. Сфери його інтересів включають менеджмент сталого розвитку, стійкі закупівлі та цифровізацію аудиторій.
Loading...