Задокументована інформація – це назва розділу 7.5 усіх стандартів системи менеджменту Міжнародної організації зі стандартизації (ISO), опублікованих з 2012 року. Це робить її невід’ємною частиною загальної базової структури стандартів сучасних систем менеджменту, так званої структури високого рівня (HLS). Після серйозного перегляду ISO 9001 (управління якістю) та ISO 14001 (екологічне управління) у 2015 році цей термін став відомим ширшому колу користувачів.
У попередніх версіях міжнародних стандартів для систем менеджменту ще говорили про «документацію», «вимоги до документації», «документи» та «записи». Тепер стандарти ISO узагальнюють ці терміни під «задокументованою інформацією».
Однак, для звичайних користувачів використання збірного терміна не є обов’язковим. Звісно, ті, хто бажає, можуть продовжувати використовувати власні терміни компанії у своїй задокументованій інформації та під час роботи з нею. Проте, необхідно переконатися, що використання термінів є систематичним і однорідним. Наприклад, це не повинно призводити до будь-яких непорозумінь у зовнішніх сертифікаційних аудитах.
Як визначається задокументована інформація?
Міжнародний стандарт ISO 9000:2015-11 визначає принципи та терміни системи управління якістю. У розділі 3.8.6 вона описана як «інформація, яка повинна контролюватись і підтримуватися організацією». Це включає носій, на якому міститься інформація. Які засоби масової інформації використовуватимуть в вашій організації. Сьогодні це все частіше включає фотодокументацію, відео, аудіоформати та інтерактивне керівництво.
Визначення в ISO 9000 також розрізняє три області, які представляють наступне:
- Система менеджменту та її процеси
- Функціонування організації
- Доказ досягнених результатів
Чи є будь-яка задокументована інформація "задокументованою інформацією"?
Той, хто думає, що задокументована інформація в сенсі стандарту існує, як тільки будь-яка інформація, яка була задокументована, помиляється. Статус «задокументована інформація» залежить від того, чи передбачає стандарт, наприклад ISO 9001, що певна інформація також має бути задокументована. Якщо так, то це зазначено у відповідних розділах і відповідних вимогах.
Управління якістю відповідно до ISO 9001
Шукаєте сертифікацію ISO 9001? DQS пропонує 35 років досвіду! ★ Перша сертифікація ISO 9001 у Німеччині (1986 р.) ★ Стандарт управління якістю
Крім того, інформація, яка не вимагається стандартом, але записана, може за певних обставин стати задокументованою інформацією в розумінні стандарту. Це завжди так, якщо ваша компанія вважає цю інформацію необхідною для результативності її системи менеджменту.
Якщо, наприклад, доступний перелік даних про відповідні зацікавлені сторони компанії, це сама по собі не задокументована інформація в розумінні стандарту. Це пов’язано з тим, що такий список не вимагається стандартом. Однак, якщо ваша компанія вважає цей список важливим для результативності системи менеджменту, він може стати «справжньою» задокументованою інформацією.
Створення задокументованої інформації?
Проте розділ 7.5.2 відомих стандартів ISO накладає деякі основні вимоги до створення та оновлення задокументованої інформації. Вони варіюються від маркування до відповідного формату і до перевірки придатності та адекватності самої інформації. Контроль (розділ 7.5.3) також підпорядковується певним вимогам, найважливіші з яких стосуються його доступності та захисту.
Інші вимоги спрямовані на його поширення, доступність, доступ і використання, зберігання та заповнення, збереження та моніторинг змін. Дуже важлива вимога стосується збереження як доказу відповідності. Крім важливості для системи менеджменту, цей аспект також може відігравати дуже важливу роль у контексті правових питань.
В якому об'ємі це має бути створено?
Що саме необхідно задокументувати, зазначено в окремих розділах стандарту. Прикладами цього є політика якості, цілі якості або докази компетентності. Однак зобов’язання створювати, підтримувати або зберігати задокументовану інформацію відрізняються залежно від стандартної дисципліни.
Що стосується сфери сертифікації, то приблизно застосовується наступне: чим більша компанія, чим складніші процеси і чим ширше зобов’язання надавати докази, тим більшим воно має бути.
Також важливу роль відіграє галузь і компетентність працівників, які працюють у компанії.
Чи є настанова з управління якістю все ще обов'язковою?
Настанова з управління якістю більше не потрібна після перегляду ISO 9001 у 2015 році. Рішення відмовитися від неї враховує загальну тенденцію сучасних стандартів системи менеджменту ISO надавати користувачам стандартів більше свободи в розробці своєї системи менеджменту. У той же час, вище керівництво все частіше закликають брати на себе відповідальність і підзвітність.
Висновок: задокументована інформація
Задокументована інформація є заголовком розділу 7.5 усіх поточних стандартів системи менеджменту ISO і, таким чином, є невід’ємною частиною їхньої загальної базової структури (структура високого рівня / HLS). Збірний термін замінює колишні вимоги до документації, документацію, документи та записи.
Відповідно до міжнародно визнаного стандарту управління якістю ISO 9000:2015, задокументована інформація — це «інформація, яка повинна контролюватися та підтримуватися організацією». Однак формат і носій не вказано, вони просто повинні відповідати вимогам. Встановлюються конкретні вимоги до управління та ведення такої інформації, без уточнення її обсягу. Це залежить від типу, розміру та складності компанії та її процесів. Задокументована інформація називається такою, якщо вона є вимогою відповідного стандарту або якщо компанія вважає її необхідною для результативності системи менеджменту.
Loading...
Ми з радістю відповімо на Ваші запитання
Зв'яжіться з нами. Без зобов'язань і безкоштовно.
Інформаційний бюлетень DQS
Будьте в курсі та підпишіться на нашу розсилку!
Автор
Уте Дроге
Експерт DQS із систем управління якістю, багаторічний аудитор і досвідчений тренер із ISO 9001.
Loading...