Ви отримали план дій від свого аудитора і не знаєте, що робити далі? Перш за все: не піддавайтеся стресу – відхилення є поширеним явищем під час аудитів IFS і зазвичай їх можна швидко усунути. Наступний крок: прочитайте наш корисний посібник і дізнайтеся про все, що вам необхідно знати зараз.

Настав час, аудит закінчився. Незабаром ви отримаєте попередній план дій у форматі .xls, який ваш аудитор надішле вам електронною поштою. Тепер в ньому потрібно внести коригування та коригувальні дії для кожного відхилення чи невідповідності, завжди із зазначенням кінцевого терміну, відповідальної особи та стану виконання.

Зверніть увагу на те, що всі коригування та коригувальні дії також мають бути перекладені англійською мовою.

Чим відрізняється коригування від коригувальної дії?

Коригування – це дія, спрямована на усунення виявленого відхилення та/або невідповідності за короткий термін. Коригувальна дія йде глибше і має на меті усунути першопричину виявленого відхилення та/aбо невідповідності. Отже, якщо коригування має короткостроковий ефект, то коригувальна дія має довгостроковий ефект.

Скільки часу в мене є на коригувальну дію чи план коригувальних дій?

Коли ви отримаєте попередній план коригувальних дій, у вас є максимум чотири тижні для того, щоб повернути заповнений план аудитору у файлі формату .cls і надати докази виконання.

Виконання коригуваннь

Коригування мають бути виконані якомога швидше. IFS уточнює, що не пізніше ніж протягом чотирьох тижнів після отримання попереднього плану дій, докази виконання мають бути повними та належним чином відправлені до органу сертифікації. Якщо цей кінцевий термін не буде дотримано, компанія повинна пройти повний сертифікаційний чи ресертифікаційний аудит IFS.

IFS також дає органам сертифікації стислі терміни для завершення процесу. Тому важливо щоб ви надіслали своєму аудитору докази впровадження не пізніше ніж через три тижні, щоб можна було виконати будь-яку необхідну подальшу роботу. Це гарантує, що чотиритижневий термін не буде перевищено.

Що вам необхідно знати про докази виконання коригувань:

Докази виконання коригувань повинні бути підкріплені фактичним виконанням коригувань, що є єдиним способом, завдяки чому аудитор може затвердити план дій. Докази можна надавати, наприклад, у вигляді фотографій або відсканованих документів, в залежності від типу відхилення.

Будь ласка, вставте фотографії доказів у файл .doc разом із поясненням, яке коригування було виконано на відповідній фотографії. Будь ласка, збережіть це у файлі формату .pdf. Зверніть увагу, що ви не надсилаєте фотографії в оригінальному розмірі. Зазвичай достатньо роздільної здатності 75 dpi.

Щоб гарантувати, що докази можна ідентифікувати правильно та швидко, будь ласка, назвіть файли так: НазваПідприємства_Корекція_Пункт(и) вимог стандарту IFS, напр., ПрикладКомпанія_Корекція_IFS_2-2-1.

Будь ласка, переконайтеся, що ви завжди підсумовуйте відхилення по одному заходу, не об’єднуйте всі відхилення в один файл.

Виконання коригувальний дій

Успішне та стійке виконання коригувальних дій може зайняти більше чотирьох тижнів. Будь ласка, надайте відповідне обґрунтування в електронній таблиці у форматі .xls чому вам потрібно більше часу для виконання, і зверніть увагу, що це обґрунтування також має бути перекладено англійською мовою. Коригувальні дії необхідно виконати не пізніше, ніж до наступного наглядового аудиту IFS.

Автор
Констанца Іллнер

Констанца Іллнер

Loading...