Dokümante bilgi, Uluslararası Standardizasyon Örgütü'nün (ISO) 2012'den beri yayınlanan tüm yönetim sistemi standartlarının Bölüm 7.5'inin başlığıdır. Bu, onu, Üst Düzey Yapı (HLS) olarak adlandırılan modern yönetim sistemi standartlarının ortak temel yapısının ayrılmaz bir parçası yapar. 2015 yılında ISO 9001 (kalite yönetimi) ve ISO 14001'in (çevre yönetimi) büyük revizyonu ile bu terim daha geniş bir kullanıcı çevresi tarafından bilinir hale geldi.

Yönetim sistemleri için uluslararası standartların önceki sürümlerinde, hala "dokümantasyon", "dokümantasyon gereksinimleri", "belgeler" ve "kayıtlar"dan söz ediliyordu. Şimdi ISO standartları bu terimleri "dökümante bilgi" altında özetlemektedir.

Ancak standart kullanıcılar için toplu terimin kullanılması zorunlu değildir. İsteyenler, dokümante edilmiş bilgilerinde ve bunlarla uğraşırken elbette şirketin kendi şartlarını kullanmaya devam edebilirler. Ancak, terimlerin kullanımının sistematik ve tek tip olması sağlanmalıdır. Örneğin, dış belgelendirme denetimlerinde herhangi bir yanlış anlaşılmaya yol açmamalıdır.

 

Dökümante bilgi nasıl tanımlanır?

Uluslararası ISO 9000:2015-11 standardı, bir kalite yönetim sisteminin ilkelerini ve şartlarını tanımlar. Bölüm 3.8.6'da, "bir kuruluş tarafından kontrol edilmesi ve sürdürülmesi gereken bilgiler" olarak tanımlanmaktadır. Bu, bilgilerin bulunduğu ortamı içerir. Hangi medyanın kullanılacağı kuruluşunuza bağlıdır. Günümüzde bunlar giderek artan bir şekilde fotoğraf dokümantasyonu, videolar, ses formatları ve etkileşimli operatör rehberliğini içermektedir.

ISO 9000'deki tanım ayrıca aşağıdakileri temsil eden üç alan arasında bir ayrım yapar:

  • Yönetim sistemi ve süreçleri
  • Şirketinizin işleyişi
  • Sonuçların kanıtı

 

Herhangi bir yazılı bilgi "dökümante bilgi" midir?

Standart anlamında dökümante bilginin, herhangi bir bilginin belgelendiği andan itibaren var olduğunu düşünen herkes yanılıyor. "Dökümante bilgi"nin durumu, örneğin ISO 9001 gibi bir standardın belirli bilgilerin de belgelendirilmesini şart koşup gerektirmediğine bağlıdır. Eğer öyleyse, bu ilgili bölümlerde ve ilgili gereklilikte belirtilmiştir.

 

ISO 9001'e göre kalite yönetimi

ISO 9001 sertifikası mı arıyorsunuz?

DQS 35 yıllık deneyimini sizlere sunuyor!

★ Almanya'daki ilk ISO 9001 sertifikası (1986) ★ Kalite yönetim standardı

ISO 9001 hakkında daha fazla bilgi alın

Ayrıca standardın gerektirmediği ancak kayıt altına alınan bilgiler, belirli durumlarda standart anlamında dokümante edilmiş bilgi haline gelebilir. Şirketiniz bu bilgiyi yönetim sisteminin etkinliği için gerekli görüyorsa, bu her zaman geçerlidir.

Örneğin, bir şirketin ilgili taraflarına ilişkin bir veri listesi mevcutsa, bu standart anlamında kendiliğinden belgelenmiş bilgi değildir. Bunun nedeni, böyle bir listenin standart tarafından gerekli olmamasıdır. Ancak, şirketiniz bu listeyi yönetim sisteminin etkinliği için gerekli görüyorsa, "gerçek" belgelenmiş bilgi haline gelebilir.

 

Dökümante bilgi mi oluşturuyorsunuz?

Ancak, iyi bilinen ISO standartlarının 7.5.2 bölümü, belgelenmiş bilgilerin oluşturulması ve güncellenmesi konusunda bazı temel gereksinimler getirmektedir. Bunlar, etiketlemeden uygun bir formata, bilginin kendisinin uygunluğunu ve yeterliliğini kontrol etmeye kadar uzanır. Kontrol (bölüm 7.5.3) ayrıca, en önemlileri kullanılabilirliği ve korunmasıyla ilgili olan belirli gereksinimlere tabidir.

Diğer gereksinimler, dağıtımı, keşfedilebilirliği, erişimi ve kullanımı, depolanması ve dosyalanması, korunması ve değişikliklerin izlenmesine yöneliktir. Çok önemli bir gereklilik, uygunluğun kanıtı olarak koruma ile ilgilidir. Yönetim sistemi için önemine ek olarak, bu yön yasal konular bağlamında da çok önemli bir rol oynayabilir.

 

Ne ölçüde oluşturulmalıdır?

Tam olarak belgelenmesi gerekenler standardın ayrı bölümlerinde belirtilmiştir. Bunun örnekleri kalite politikası, kalite hedefleri veya yeterlilik kanıtıdır. Ancak, dökümante bilgileri oluşturma, sürdürme veya saklama yükümlülüğü standart disipline bağlı olarak farklılık gösterir.

Kapsam söz konusu olduğunda kabaca şu geçerlidir: Bir şirket ne kadar büyükse, süreçler ne kadar karmaşıksa ve kanıt sunma yükümlülüğü ne kadar kapsamlıysa, o kadar kapsamlı olmalıdır.

Sektör ve şirket çalışanlarının yetkinliği de önemli bir rol oynamaktadır.

 

Bir kalite yönetimi el kitabı hala zorunlu mu?

ISO 9001'in 2015'teki revizyonundan bu yana artık bir kalite yönetim kılavuzuna gerek yoktur. Bundan vazgeçme kararı, modern ISO yönetim sistemi standartlarının, standart kullanıcılara yönetim sistemlerini tasarlama konusunda daha fazla özgürlük verme yönündeki genel eğilimini hesaba katar. Bununla birlikte, aynı zamanda, üst yönetimden giderek daha fazla sorumluluk ve hesap verme sorumluluğu üstlenmesi istenmektedir.

 

Sonuç: Dökümante bilgi

Dökümante bilgiler, mevcut tüm ISO yönetim sistemi standartlarının Bölüm 7.5'inin başlığıdır ve dolayısıyla ortak temel yapılarının (Yüksek Düzey Yapı / HLS) ayrılmaz bir parçasıdır. Toplu terim, eski dokümantasyon gerekliliklerinin, dokümantasyonun, dokümanların ve kayıtların yerini alır.

Uluslararası kabul görmüş kalite yönetimi standardı ISO 9001:2015'e göre, dokümante edilmiş bilgi "bir kuruluş tarafından kontrol edilmesi ve sürdürülmesi gereken bilgidir". Ancak format ve ortam belirtilmemiş, sadece uygun olmaları gerekiyor. Kapsamını belirtmeden, bu tür bilgilerin yönetimi ve bakımına ilişkin somut gereklilikler yer almaktadır. Bu, bir şirketin ve süreçlerinin türüne, boyutuna ve karmaşıklığına bağlıdır. Dokümante edilmiş bilgiye, ilgili standardın bir gereği olması veya şirketin yönetim sisteminin etkinliği için gerekli görmesi halinde bu şekilde atıfta bulunulur.

dqs-empfang-r-suehring
Loading...

Sorularınızı cevaplamaktan memnuniyet duyarız

Daha fazla bilgi almak için bize ulaşın...

Yazar
Ute Droege

Kalite yönetim sistemleri alanında DQS uzmanı, uzun yıllardır denetçi ve ISO 9001 için deneyimli bir eğitmen.

Loading...