Kalite yönetim sistemi - ISO 9001 ile daha etkili

İÇERİK

• Kalite Yönetim Sistemi: Süreç Odaklı Prosedürlerin Tasarlanması
• Bir yönetim aracı olarak kalite yönetim sistemi
• ISO 9001 standardına göre kalite yönetim sistemi
• KYS: Kalite yönetim sisteminiz için ISO 9001'in önemi nedir?
• Kalite yönetim sistemi: Standardın gereklilikleri
• Kalite yönetim sisteminin görevleri nelerdir?
• Kalite yönetim sistemi nelerden oluşur?
• Kalite yönetim sisteminin avantajları nelerdir?
• Kalite yönetim sistemleri için belgelendirme süreci nedir?
• DQS - yönetim sistemlerinin belgelendirilmesinde öncü rol
• Uzmanlık ve güven

Kalite yönetim sistemi: Süreç odaklı tasarım ve organizasyon

Bir kalite yönetim sistemi işletmenin farklı köşelerinde başlar. Şirketinizdeki bireysel kalite gereksinimlerini karşılamak için gerekli olan organizasyon yapınız, prosedürleriniz, süreçleriniz ve kaynaklarınız.

Profesyonel bir kalite yönetim sisteminin yardımıyla, sistematik kalite yönetimini mümkün kılan çerçeve koşullarını tanımlarsınız. Tüm kalite görevlerinin yerine getirilmesinin yanı sıra organizasyon yapısını ve süreçlerini tam olarak tanımlayarak, kalite ile ilgili kaynaklarınızın ve önlemlerinizin daha iyi koordine edilmesini, planlanmasını ve ölçülmesini sağlarsınız.

Bu konuda uluslararası geçerliliği olan ve tanınan "temel" kalite yönetim standardı ISO 9001:2015 veya kısaca ISO 9001 tarafından desteklenebilirsiniz. ISO, Uluslararası Standardizasyon Örgütü anlamına gelir. 9001, standardın numarasıdır. 2015, standardın en son 2015 yılında revize edildiği anlamına gelir.

Kalite yönetim sistemleri için bu standart, tüm şirket süreçlerinin hedeflenen süreç odaklı tasarımını sağlar. Müşteri beklentilerini göz önünde bulundurarak ISO 9001'i uygulayarak her türlü kaynak israfını önleyebilir ve süreçlerinizi kalite açısından sürekli iyileştirmeye tabi tutabilirsiniz.

ISO 9004: Sürdürülebilir başarıya ulaşmak için kılavuz

ISO 9004 kılavuzu da burada sizlere özel bir destek sağlar. Kılavuz, belgelendirme için tek başına bir standart değildir, ancak sürdürülebilir başarı elde etmenize ve kalite yönetim sisteminizin olgunluk düzeyini belirlemenize yardımcı olur.

Bu sayede her iki standardın olumlu etkilerini birleştiren şirketler, süreçlerini daha etkin ve verimli hale getirmekle kalmaz, aynı zamanda çalışanları için günlük işleri de kolaylaştırır. Basitçe söylemek gerekirse, iş süreçleri daha verimli hale gelir.

Bir yönetim aracı olarak kalite yönetim sistemi

Herhangi bir profesyonel yönetim sisteminin tanıtılması, temel iş süreçlerini birbirine bağlamaya ve bunların optimal etkileşimini sağlamaya hizmet eder. Bunun nedeni, sorunların ve fırsatların genellikle tam olarak süreçlerin işlemeyen etkileşiminde gizlenmiş olmasıdır.

Herhangi bir yönetim sistemi gibi, kalite yönetimi de bu nedenle üst yönetim için profesyonel bir araçtır. Bir yönetim aracı olarak, bir yönetim sistemi size süreçleri planlamak, kontrol etmek, izlemek ve iyileştirmek için sistematik bir yaklaşım sağlayabilir (Planla-Uygula-Kontrol-Önlem Al modeli). Bu sayede şeffaflık yaratır, firmanızdaki karmaşıklığı azaltır ve aksiyon kesinliği sağlarsınız.

Ancak bir yönetim sisteminden yararlanmak için sadece istek ve irade yeterli değildir. Ayrıca işinizde tutarlı ve ısrarcı olmalısınız.

ISO 9001 standardına göre kalite yönetim sistemi

Kalite yönetimiyle bağlantılı olarak, ISO 9000ff serisi standartlar günümüzde özellikle önemlidir. Gereksinimleri formüle eder ve sürekli iyileştirme anlamında bir kalite yönetim sisteminin nasıl kurulacağı ve daha da geliştirileceği konusunda somut bilgiler sağlar.

Profesyonel bir kalite yönetim sistemi birkaç alt yönden oluşur:

1. Kalite hedefleri ile ilgili tüm faaliyetler ve kararlar,
2. Hedeflere ulaşmak için tüm süreçler ve kaynaklar ve
3. Kaliteli işi kontrol etmek ve yönetmek için tüm unsurlar ve kişiler.

Kalite yönetim sisteminiz için ISO 9001'in önemi nedir?

ISO 9000ff. standartlar serisi, kalite yönetim sistemleri için en iyi bilinen ve uluslararası alanda en çok tanınan temeldir. ISO 9001, endüstriler arasında ve her tür ve büyüklükteki kuruluş için kalite gereksinimlerini formüle eder.

Herhangi bir şirketin "kaliteyi" çabalarının özü haline getirebileceğini vurgular. ISO 9001, size yönetim sisteminizi bireysel olarak ve ihtiyaçlarınıza göre tasarlama fırsatı verir. Bunun nedeni, standardın bir KYS çerçevesinde neyin düzenlenmesi gerektiğini belirlemesidir. Ancak bunun nasıl yapılması gerektiği söylenmiyor.

Bu nedenle, müşteri gereksinimlerinin karşılandığından emin olmak için her bir kalite yönetim sistemi benzersiz ve tam olarak kuruluşunuza göre uyarlanmalıdır. Bu şekilde kalite, tüm ticari faaliyetlerinizin temeli haline gelir.

Kalite yönetim sistemi: standardın gereksinimleri

Standart, kalite yönetim sistemi için evrensel gereksinimleri belirler:

1. Girişimci başarı, PUKÖ döngüsüne göre sürekli iyileştirme ilkesine dayanmaktadır.
2. Kuruluşun net kalite hedeflerine ve stratejilerine ihtiyacı vardır.
3. Süreçler şeffaf ve verimli olmalıdır.
4. Sonuçlar ölçülebilir ve belgelenmiş olmalıdır.
5. Yönetim seviyesi kaliteden sorumludur.
6. Tüm şirket ve çevresi ilgi odağıdır.

Girişinden bu yana, standart sürekli olarak gelişmektedir. Bu gelişme, kalite kavramının ne kadar değiştiğini açıkça ortaya koymaktadır. Geçmişte ürünler ve sonuçlar üzerinde odaklanılırken, bugün müşteriler ve süreçler üzerinde odaklanılmaktadır.

Bir kalite yönetim sisteminin uygulanmasının temeli, organizasyon yapısını ve iş süreçlerini şeffaf hale getirmektir. Bu şekilde hata kaynakları belirlenebilir ve ortadan kaldırılabilir. Bir şirketin başarılı yönetimi, onun sistematik ve net bir şekilde yönetilmesini ve yönlendirilmesini gerektirir. Burada yardımcı olan ise, tüm ilgili tarafların beklentilerini dikkate alarak performansı sürekli olarak iyileştirmenize yardımcı olan bir yönetim sistemidir.

Bunu başarmak için ISO 9000, kalite yönetiminin yedi ilkesini açıklar:

1. Müşteri odaklılık
2. Liderlik
3. İnsanların Katılımı
4. Süreç bazlı yaklaşım
5. İyileştirme
6. Gerçeklere dayalı karar verme
7. İlişki yönetimi

Kalite yönetim sisteminin görevleri nelerdir?

Bir kalite yönetim sisteminin (KYS) en önemli görevi, "kalite için çalışmayı" kontrol etmektir. Bunun ötesinde, daha fazlasını yapar. Bunlar;

1. Bir şirketi kalite açısından tanımlar
2. Tüm şirket faaliyetlerinin fırsatlarını ve risklerini tanımlar
3. İş ilişkilerini dokümante eder ve bilgi oluşturur
4. İlgili tüm şirket departmanlarını bağlar

Kalite görevlerine ve faktörlerine sistematik olarak bakarak şirketinizi tamamen yeni bir bakış açısıyla tanıyacaksınız. Süreçler ve prosedürler daha şeffaf ve çevik hale gelir. Ayrıca zorluklara ve değişikliklere daha iyi yanıt verir.

Bir organizasyonun net bir resmi, kalite yönetiminin en önemli görevlerini yerine getirmeyi kolaylaştırır:

• Tüm kurumsal hedeflerin tanımlanması ve detaylandırılması
• Hedeflere ulaşmak için tüm süreçlerin ve kaynakların planlı koordinasyonu
• Kalite iyileştirme yoluyla değer yaratma
• Yönetim seviyesi için güvenilir karar verme
• Dış etkilere tepki verme yeteneği
• Müşteri sadakati ve çalışan sadakati

Bu başarı faktörleri herhangi bir şirket için çok önemlidir. Kalite yönetim sistemi, net bir başlık, somut argümanlar ve yönlendirme sağlar. Kapsamlı ve sistemik bir kavram olarak kalite, kuruluşunuzun kendisini hizalayabileceği yol gösterici bir değer haline gelir.

Kalite yönetim sistemi nelerden oluşur?

Bir kalite yönetim sistemi getirmek istiyorsanız, tüm organizasyonunuzu göz önünde bulundurmalısınız. Mevcut durumun tarifi bile daha fazla kalite için en önemli ilişkilere açıklık getiriyor. Aşağıdaki faktörler merkezidir:

1. Çalışanlar: Bir çalışan kalite açısından hangi işlevi yerine getirmelidir? Kalite sürecindeki sorumlulukları nelerdir? Halihazırda iyileştirme için somut bir öneriye sahip olmadan, hatalara nasıl dikkat çekebilirler? Sorumluluk alanlarında hangi önlemler önemlidir?
2. Süreçler ve faaliyetler: Şirketiniz genel olarak nasıl müşteri ve kalite odaklı çalışıyor? İyileştirmelere nerede ihtiyaç var? Hangi faaliyetler kalite hedeflerini destekler, hangileri engeller? Farklı süreçlerin birbirine nasıl bağlanması gerekir? Spesifikasyonlar üst yönetim tarafından ne kadar açık ve net bir şekilde tanımlanırsa, süreçler o kadar verimli tasarlanabilir
3. Yöntemler ve prosedürler: Kalite özellikleri nasıl belirlenir ve değerlendirilir? Bir şirket kalitesini nasıl koruyabilir ve artırabilir? Hangi önlemler mantıklı ve denenmiş ve test edilmiştir? Devam eden hangi çabalar önemlidir?
4. Makine ve ekipman: Ekipman ve işlevler, ürün ve süreç kalitesi gereksinimlerini karşılıyor mu? Üretim süreçleri mükemmel bir şekilde birbirine giriyor mu?
5. Bilgi ve bilgilendirme: İlgili herkesin her zaman güncel bir bilgi düzeyi var mı? Engelsiz bilgi alışverişinde bulunabiliyorlar ve özgürce bilgi bulabiliyorlar mı? Kalite çabalarının üçüncü taraflara (paydaşlara) iletilmesi ne durumda?
6. Organizasyon birimleri: Farklı organizasyon birimleri, kalite sürecinin şirketin tüm bölümlerinde engellenmeden işleyeceği şekilde birbirine bağlı mı?
   Kalite yönetimi, tüm organizasyonun bütünsel görüşüdür.
7. Sistemler: Şirketiniz, kalitenin kurumsal sınırlarda durmamasını sağlamak için iç kalite süreçlerini diğer sistemlere (yasa koyucular, tedarikçiler, endüstri ortakları vb.) nasıl aktarıyor?

Tüm bu yönler bir rol oynamaktadır. Bu nedenle kalite yönetim sistemi, bir şirket büyüklüğü meselesi değildir. Bir kalite yönetim sistemi her zaman mantıklıdır. Ancak, bir şirketin boyutu ve karmaşıklığı büyüdükçe, sürdürülebilir başarı için giderek daha önemli hale geliyor. Eksikse, sorumlular kalite ölçümlerini kapsamlı bir şekilde kontrol edemezler.

Şirketinizdeki her çalışan, nihai olarak müşteriye fayda sağlayan bir katkı yapıp yapamayacaklarını ve nasıl yapabileceklerini bilmelidir. Müşterinin gereksinimleri kalite yönetim sistemine ne kadar güçlü bir şekilde bağlanırsa, sistemin başarıya katkısı o kadar büyük olur.

Kalite yönetim sisteminin avantajları nelerdir?

Kurumsal prosedürlerin ve süreçlerin sistematik uyumu ve kontrolü, daha fazla verimlilik ve güvenilirlik sağlar. Bu yüzden, kuruluşlar işleyen kalite yönetim sistemleri oluştururlar.

• Organizasyonu ve süreçleri netleştirin (ilk kez)
• Açık sorumlulukları tanımlayın
• Fırsatları netleştirin
• Riskleri en aza indirin
• Maliyetleri azaltın
• Rekabet avantajları yaratın
• Bilgiyi üretin, dağıtın ve koruyun
• Kurumsal imajınızı iyileştir
• Gelecekteki varlığınızı güvenceye alın
• Çalışanları motive edin ve elinizde tutun
• Müşterileri uzun vadede elinizde tutun ve geliştirin.

Bir kalite yönetim sistemiyle bu faydaları elde etmeden önce, şirketinizde standardın gerekliliklerini dikkatli bir şekilde oluşturmalısınız. Sertifikasyon bunun için iyi bir fırsattır.

Kalite yönetim sistemlerinin belgelendirilmesi nasıl ilerler?

Firmaların kalite yönetimlerini belgelendirebilecekleri farklı standartlar vardır. En yaygın olanları arasında ISO 9001 ve ISO 13485 tıbbi cihazlar kalite yönetim sistemi veya IATF 16949 otomotiv kalite yönetim sistemi bulunmaktadır. Bir sertifika ile kalite yönetim sisteminizin çalıştığını, ölçülebilir bir başarıya ulaştığını ve şirketinizin gelişiminin canlı bir parçası olduğunu kanıtlayabilirsiniz. Bu, şirketinizin kalite kapasitesinin en iyi kanıtıdır.

Bu amaçla, DQS gibi tarafsız bir belgelendirme kuruluşu, kalite yönetim sisteminizi (KYS) denetler ve işleyen bir yönetim sisteminiz olduğunu, onu oluşturan tüm yönleriyle inceler. Sertifika belirli bir süre, genellikle üç yıl için geçerlidir. Bu süre içerisinde sürekli iyileştirmelerin başlatılması amacıyla ara denetimler gerçekleştirilir.

Sertifikaya sahip olmaya devam etmek istiyorsanız, sertifikanın süresi dolmadan önce yeni bir denetimden geçmeniz gerekir. Bunu yaparken, kalite yönetimini kapsamlı ve sürekli bir iyileştirme süreci olarak anladığınızı göstermiş olursunuz.

Sertifikasyon birkaç adımda gerçekleşir:

• Sertifika, prosedür ve gereklilikler hakkında bilgilendirme toplantısı
• Belgelendirme kuruluşunun tüm maliyet ve hizmetlerinin listesini içeren fiyat teklifi
• Prova denetimi olarak ve zayıf noktaları belirlemek için isteğe bağlı ön denetim
• Sistem analizi ve belgelerin değerlendirilmesi
• İyileştirme potansiyelinin belirlenmesi dahil kapsamlı bir sistem denetimi
• Değerlendirme, rapor ve sertifika verilmesi
• Yıllık gözetim denetimleri
• Yeniden sertifikalandırma

Sahada mümkün olan en yüksek faydayı elde etmek için, her denetim DQS tarafından ayrı ayrı planlanır ve belirli koşullara, hedeflerinize ve başarı faktörlerine göre uyarlanır. Belgelendirme sürecine her zaman, birbirimizi tanıyarak ve size gizli maliyetler olmadan bilgilendirici bir teklif sunarak başlarız.

Kalite Yönetim Sisteminizi, yeni bir seviyeye taşımak ister misiniz? Deneyimli DQS uzmanlarımız size yardımcı olmaktan mutluluk duyacaktır.

DQS - Yönetim sistemlerinin belgelendirilmesinde öncü

Alman Yönetim Sistemleri Belgelendirme Derneği (DQS), 1985 yılında Almanya'nın ilk yönetim sistemi belgelendirme kuruluşu olarak DGQ (Alman Kalite Derneği) ve DIN (Alman Standardizasyon Enstitüsü) tarafından kurulmuştur.

Yönetim sistemlerine ve süreçlerine odaklanan tek büyük belgelendirme kuruluşuyuz. Böylece uzun yıllardır öncü bir rol oynuyoruz. Örneğin 1986'da DQS, yönetim sistemleri için dünyanın en önemli standardı olan ISO 9001'e göre Almanya'nın ilk sertifikasını yayınladı.

1991'de DQS, Almanya'da o zamanki TGA GmbH (bugün: Alman Akreditasyon Kurumu DAkkS) tarafından ISO 9001/2/3 için akredite edilen ilk belgelendirme kuruluşuydu. Bugün, hizmetlerimizin yelpazesi yaklaşık 100 uluslararası düzenlemeyi ve ulusal standardı kapsamaktadır. Standartlarımız her zaman kontrol listelerinin bittiği yerde başlar. Sözümüze güvenin...

Uzmanlık ve güven

Makalelerimiz, yalnızca standart uzmanlarımız ve uzun yıllara dayanan deneyimleri olan denetçilerimiz tarafından yazılmıştır. İçerikle ilgili herhangi bir sorunuz varsa, lütfen bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.