İlgili taraflar, herhangi bir işletmenin "bağlamının" kaçınılmaz bir parçasıdır. Şirket hangi büyüklükte veya sektörde olursa olsun, her zaman şirkette çıkarı olan belirli bireyler veya gruplar vardır.
Bir standart "ilgili taraflar"dan bahsediyorsa bu ne anlama gelir?
Her şeyden önce, ilgili taraf nedir? Kalite yönetimindeki ilkeler ve terimler için dünya çapında tanınan standart ISO 9000, aşağıdaki tanımı sağlar:
"Bir karar veya faaliyetten etkilenebilecek veya etkilenebileceğini hisseden kişi veya kuruluş."
ISO 9000:2015-11 - Kalite yönetim sistemleri - Temel bilgiler ve sözlük
Terim orijinal olarak, belirli paydaşların, yani ilgili tarafların rolünü ve önemini özellikle vurguladığı "Sürekli Başarıya Ulaşma Rehberi" ISO 9004'ten gelmektedir.
İlgili taraf ne zaman alakalıdır?
ISO yönetim sistemi standartlarının ilgili taraflarla neden bu kadar yoğun bir şekilde ilgilendikleri, standartların 4.2 bölümünde açıklığa kavuşmaktadır. Bunun nedeni, bir şirketin tüm paydaşları değil, yalnızca yönetim sistemiyle ilgili olanları belirlemesi gerekmesidir. Ayrıca yönetim sisteminin veya şirketin ihtiyaçlarını ve beklentilerini (gereksinimlerini) anlaması gerekir. Bu nedenle, açıkça söylemek gerekirse, mesele ilgili taraflar değil, daha çok paydaş gruplarının olası zararları meselesidir. Alaka düzeyine ek olarak, şirketin ilgili tarafla temas kurma sıklığı da bir miktar önemli olabilir.
En önemli ilgili taraflar nelerdir?
Paydaşların listesi uzundur. En önemlileri şöyle listelenebilir:
- Müşteriler (son kullanıcılar/tüketiciler dahil)
- Çalışanlar
- Sahipler, ortaklar, hissedarlar
- Tedarikçiler (harici sağlayıcılar), iş ortakları
- Yetkililer
- Yarışmacılar
- Birlikler
- Sigorta, dernekler
- Bankalar, alacaklılar
- Basın, medya
- Komşu
- Vatandaşlar
Ama aynı zamanda;
- Sivil toplum kuruluşları (STK'lar)
- Üniversiteler
- Dini gruplar
- Bir bütün olarak toplum
Bu örnekler, kesinlikle kuruluşa özgü olan farklı bir alaka düzeyine sahip olabilir. Bu, "kuruluşun müşteri ihtiyaçlarını ve geçerli yasal ve düzenleyici gereksinimleri karşılayan ürün ve hizmetleri tutarlı bir şekilde sağlama yeteneği üzerinde" (potansiyel) bir etkiye sahip oldukları zamandır (kaynak: ISO 9001).
İlgili ilgili taraflar nasıl belirlenir?
ISO yönetim sistemi standartları, kuruluşunuzun, potansiyel paydaşların ihtiyaç ve beklentilerini anlamasını ve yönetim sistemiyle ilgili olanları belirlemesini gerektirir. Bu, değişiklikleri algılayabilmek için şirkette kalıcı bir süreçtir. Ancak, standartlar bunun nasıl yapılacağını belirtmez.
"Şirket, ilgili tarafın alaka düzeyine ve beklentilerine kendisi karar verir."
İlgili tarafların alaka düzeyine göre atanması, öncelikle şirketinizin faaliyet alanına bağlıdır. Örneğin, ISO 14001 çevre yönetim sistemine sahip bir kimyasal imalat şirketi, ilgili tarafların uygunluğu için kısmen farklı kriterler tanımlayacaktır. Örneğin, kalite yönetim sistemi ISO 9001 standardını uygulayan bir paket servis sağlayıcısından ziyade komşular veya sorumlu makamlarla ilgili olarak daha fazla gereksinimi bulunmaktadır. Paket servis sağlayıcısında ise daha çok müşteriler ve çalışanlar ön planda olacak şekilde belirlenecektir.
ISO standartlarında ilgili taraflar
2012'den itibaren ortak temel yapıya (Üst Düzey Yapı, HLS) geçişle, ilgili taraflarla ilgilenme gereksinimleri yavaş yavaş tüm ana ISO yönetim sistemi standartlarında yerini almıştır. 2015 yılında ISO 9001 ve ISO 14001 standartlarının büyük bir revizyonu ile bu terim geniş bir kullanıcı kitlesine tanıdık geldi.
Belgelerle ilgili notlar
Küçük bir operasyonun genel müdürünün ilgili tarafları belirlemek için kayıtlara ihtiyacı yoksa, bu inandırıcıdır. Ancak yönetim sistemini belgelendirmeye karar verirse belgelendirme zorunluluğu vardır. Örneğin, ilgili taraflar müşteri geri bildirimi şeklinde yönetim değerlendirmesine girer girmez durum böyledir.
Bu nedenle, belirlenen ilgili tarafların, iletişim bilgilerinin, beklentilerinin ve kendilerine atanan alaka düzeyinin girildiği bir matris oluşturmak yalnızca büyük şirketler için mantıklı değildir. Yönetim sistemi standartları, bu bilgilerin izlenmesini ve gözden geçirilmesini gerektirir.
Ancak prensipte, örneğin bir matris yardımıyla, gerekli tüm bilgilerle birlikte yazılı kayıtların oluşturulması tavsiye edilir. Özellikle ilgili paydaşlar söz konusu olduğunda, bu ilgili tarafların katılımıyla yapılmalıdır. Bu genellikle önemli bir iştir, çünkü er geç yönetim değerlendirmesinin girdisi olarak kayıtlara ihtiyaç duyulur.
Loading...
Sorularınız mı var ?
Bizimle iletişime geçin.
Size yardımcı olmaktan memnuniyet duyarız.
Sonuç
İlgili taraflar, şirketinizin yönetim sistemini etkileyebilecek konumda olan kişi veya kuruluşlardır. Bu nedenle, kuruluşunuzun bağlamıyla ayrılmaz bir şekilde bağladır. ISO yönetim sistemi standartları, ilgili paydaşların tanımlanmasını ve bunlarla ilgili bilgilerin güncellik açısından düzenli olarak gözden geçirilmesini gerektirir. Ancak standartlar, olası belgelerle ilgili nasıl yapılacağına dair bir bilgi vermez.
DQS Haber Bülteni
Güncel haberler için bültene abone olun!
Yazar
Ute Droege
Kalite yönetim sistemleri alanında DQS uzmanı, uzun yıllardır denetçi ve ISO 9001 için deneyimli bir eğitmen.
Loading...