1.1 Scope and Applicability
These DQS Audit and Certification Regulations (“Regulations”) apply to all offers and/or services and all resulting contractual relationship(s) between DQS Holding GmbH, any affiliated companies or any of their agents (each “DQS”, together “DQS Group”) and any organization/person (“Client”) applying for or receiving audit and certification services.
A current list of all members of the DQS Group is available at https://dqsglobal.com/intl/about.
These Regulations cover all kinds of System Certification in accordance with international or national standards, including private standards, Product Certification in accordance with EU Directives or national legislation, Product and Service Certification in accordance with non-regulated normative documents, specifications, requirements or technical rules.
These regulations apply throughout all stages of the certification or audit process, including but not limited to service offers and quotations, contracts, purchase and/or work orders, schedules and addendums agreed to between DQS and Client, unless it is otherwise explicitly agreed in writing or so prescribed by statutory instruments.
These Audit and Certification Regulations become effective with immediate effect after their publication and remain valid until a new version is issued and published.
The current version of these regulations is available in English language at https://dqsglobal.com/intl/about/accreditation-and-notification/dqs-group-auditing-and-certification-rules or upon request from every DQS office. Should any discrepancy occur between a translated version and the English version of the document, the English version shall takes precedence.
Where a Certificate is issued to the Client, DQS will provide the services using reasonable care and skill and in accordance with the Codes of Practice then in force of the relevant DQS Certification Body. A copy of such Codes of Practice, and any amendments to it as may be issued from time to time, will be made available by the DQS Certification Body to the Client upon commencement of the Services.
1.2 Definition of terms
1.3 Audit and Certification Services
The auditing and certification of a management system, a process or of a product by an independent, competent third party, such as DQS, generates valuable benefits for the Client. A DQS certificate will serve as evidence for a suitable and effective management system, a process or compliant product with the capability to continuously meet customer expectations as well as regulatory and statutory requirements.
During an audit, qualified and experienced auditors review the management system and its processes or products for ongoing suitability and effectiveness in light of changing markets and environment. By identifying improvement potential, auditors enhance the organization’s ability to meet established goals and objectives, thus enhancing sustainable success for the Client. With a DQS certificate, customers may place confidence on the Client and the certified management system, process or product, which has been assessed and certified to recognized standards and specifications.
1.4 The Contract and Commercial Terms
These DQS Audit and Certification Regulations, and, as applicable, the application, the quotation, its acceptance, the Codes of Practice, the conditions of DQS Certification Marks and local business conditions or commercial terms constitute the entire agreement (the “Contract”) between the Client and DQS with respect to the subject matter hereof.
Local business conditions or commercial terms may include clauses on legal representation, jurisdiction, liability, tax, terms of payment and others, considering local legal requirements. The contract may be also constituted by individual agreements between DQS and the Client, containing always these DQS Audit and Certification Regulations as an integral part of it through direct inclusion or reference.
Save as otherwise provided no variation to the contract shall be valid unless it is in writing.
1.5 Contractual relationship to the DQS Certification Body
Whenever a DQS office provides a service under authorization or accreditation of another DQS Certification Body, it acts as an agent in name and in behalf on that entity. The offer/quotation identifies the respective DQS Certification Body and its acceptance and signature of the local contract constitutes a legally binding certification contract between Client and the DQS Certification Body. Although the agent is authorized to charge/invoice the Client for the service provision and certification, the responsibility for the certification activities and the operational control under a specific accreditation remains always with the DQS Certification Body which is responsible for, and retains authority for, its decisions relating to certification, including the granting, refusing, maintaining of certification, expanding or reducing the scope of certification, renewing, suspending or restoring following suspension, or withdrawing of certification.
DQS assesses the Client’s management system, processes, products or parts thereof, with the goal of determining its conformity with agreed and acknowledged requirements, such as international, national or sector-specific standards or specifications. The respective certification process may involve one or more steps, usually ending with an audit report, which documents the audit results. In the case of certification services, the respective DQS Certification Body will issue a customer-specific certificate, confirming conformity to the respective requirements, when the fulfillment of all applicable requirements has been evident.
If nonconformities with requirements of the respective standard or specification have been identified during an audit, corrective action shall be planned and carried out by Client within a specified time frame. Certificates will only be issued after the effective deployment of suitable corrective action has been demonstrated. The scope and duration of validity shall be stated on the certificate.
Most audit findings are based on a sampling process, targeted towards reliable evidence for effective implementation and compliance of the management system, process or product. Further business aspects may exist, positive or negative, which have not been reviewed by the audit team. It is the sole organization´s responsibility to investigate and evaluate the potential impact and scope of findings, thus continuously ensuring full compliance to the applied standard(s). In cases of non-compliance, DQS is not liable.
DQS is independent, neutral and objective in its audits and certifications. Audits are normally performed at Client’s place of operations (on-site) but may be partially conducted, substituted or complemented by remote auditing activities (off-site). The type, extent and time schedule of the procedure are subject to separate agreement by the parties. DQS strives to minimize any disturbances of the business process while conducting the audit on Client’s premises.
The Certification Process will generally include the following steps:
2.1 The process starts with the Client’s needs and expectations. DQS wants to learn about the Client’s organization, its management system, size and types of operation. Together both parties will define objectives for the audit and/or certification, including applicable standards and specifications.
2.2 DQS will provide a detailed offer for audit and certification services, tailored to individual Client needs, based on the information provided initially. A written contract will specify all relevant deliverables as well as applicable audit and certification criteria.
2.3 Stage 1 audit: The certification procedure itself begins with review and evaluation of system documentation, goals, results of management review and internal audits. During this process, it will be determined whether the Client’s management system is sufficiently developed and ready for certification. The auditor will explain findings and coordinate any required activities to prepare for the Stage 2 audit. The Stage 1 audit is usually not applicable for the certification of processes and products.
2.4 Stage 2 audit: The assigned audit team will audit the Client’s management system, processes or products at the place of production or service delivery and/or by use of remote auditing techniques. Applying defined management system standards and specifications, the audit team will evaluate the effectiveness of all functional areas as well as all management system processes, based upon observations, inspections, interviews, review of pertinent records, and other audit techniques. The audit result, including a recommendation about the certification and all findings will be presented to the Client during the closing meeting and included in a written report. Required action plans will be agreed upon as necessary.
2.5 System Evaluation: The certification function of the respective DQS Certification Body will evaluate the audit process and its results, and decide independently about issuance of the certificate, based on objective evidence. Any recommendation given by the audit team and documented in the report is not binding for the DQS Certification Body and the decision to issue a Certificate is at the sole discretion of the DQS Certification Body. The Client receives the audit report, documenting the audit results and, when all applicable requirements are fulfilled, the Client also receives the certificate.
2.6 Surveillance audits: Either semi-annually or at least once per year, there will be an audit of the critical components of the management system. Improvement potential will be identified, with a focus on continual improvement and sustained effectiveness. For product certification, a surveillance audit is usually replaced by an annual re-audit.
2.7 Re-Audit: A certificate is valid for a limited period of time, mostly for a maximum of three years. At the end of this cycle, a re-audit will be carried out to ensure the ongoing fulfillment of all applicable requirements. Subject to this fulfillment, a new certificate will be issued.
For sector specific standards or process and product certification, the described certification process may differ.
3.1. Maintaining the Management System / conformity of processes and products
In order to obtain and maintain a certificate, the Client shall implement and maintain a documented management system which fulfils the requirements of the selected standard or specification. In case of process / product certification, Client is responsible for assuring ongoing conformity. The Client shall provide evidence of conformity and effectiveness of the assessed management system, processes or products, readily available for audit by the assigned audit team. The Client shall undertake all necessary actions to ensure that the management system and/or product is maintained in a conforming and effective manner at all times.
The Client will be notified of any changes to the certification program or new or revised requirements that affect the Client. In case the certification applies to ongoing production, the Client shall ensure that the certified product continues to fulfill the system or product requirements. DQS shall verify the implementation of changes by the Client and initiate required measures in the certification process.
3.2. Access to Information
The Client ensures that DQS has access to all necessary information and the required facilities to perform the assigned audit tasks. DQS may delegate the performance of all or part of the services to an agent or a subcontractor and Client authorizes DQS to disclose all information necessary for such performance to the agent or subcontractor. The Client commits all nominated representatives and employees to grant access to and provide the audit team with accurate and complete information and objective evidence in a timely manner concerning all processes which may be significant to the audit. Within the scope of certified management systems, processes and/or products, all records relating to complaints and their corrective actions shall be presented to DQS upon request.
3.3. Notification of Changes and Special Incidents
The Client is obliged to inform DQS immediately of any changes, which may influence the certified management system, processes or the certified products. This applies in particular to the purchase/sale of all or a portion of the company, any change in ownership, major changes in operations, fundamental alterations in processes, incidents such as a serious accident or a serious breach of regulation/legal obligation necessitating the involvement of the competent regulatory authority, or the filing for bankruptcy or composition proceedings. In any of these cases, DQS will consult with Client and determine how the certificate may be maintained.
The Client is obliged to immediately notify DQS in case of a product recall. The individual certification standards and their regulations use different time frames in terms of meeting this deadline. These specifications can be found in the respective standards and their applicable regulations.
3.4. Independence of the Audit
Client is obliged to avoid anything that might compromise the independence of the employees and auditors of DQS. This applies in particular to offers of consultancy, offers of employment, both salaried and sub-contracted, to separate agreements about fees or other monetary rewards.
3.5 Right to reject Auditor
Prior to confirmation of the audit date, the Client is entitled to review and reject the auditor(s) assigned by DQS with proper justification. In justified cases, e.g. in case of a threat to impartiality, and if applicable accreditation rules allow, DQS will assign a replacement for the rejected auditor.
3.6. Confidentiality and Information Security
The documents provided to the Client by DQS, including the Marks and the DQS certification symbol, are protected by copyright. Client specifically acknowledges that all documents which are provided or made available by DQS for examination remain the property of DQS, and that they may be used only for the internal needs of Client and not made available to third parties or be used for purposes other than those agreed upon herein or in writing. Client is obliged to maintain strict confidentiality about any information revealed within the terms of this Agreement as well as of all knowledge of matters relating to DQS, its employees and auditors. This obligation also applies after termination of the contract. Client similarly accepts this obligation on behalf of any vicarious agents and auxiliary persons. Client is permitted to forward the audit report in its entirety. The forwarding of extracts is not permitted.
3.7 Right to use Certification and Marks
With a valid DQS certification, the Client is entitled to use the certificate, the respective certification marks and in some cases, the accreditation marks for promotion purposes according to related rules published at the DQS website.
Authorized use of copyrighted DQS Certified Management System Mark®, the UL Registered Firm Mark®and other Certification or Accreditation Marks shall enhance confidence of customers in the Client’s certified management system and the respective performance. These marks are frequently used on company stationery, in brochures, the Internet, at exhibitions, on vehicles or in advertisements and are directly associated with the certified organization and its management system, processes or products. The use of certificates and marks is restricted to the scope and the period of validity of the certification and they shall not be used on a product nor product packaging nor in any other way that may be interpreted as denoting product conformity.
3.8 Complaints
Every Client of DQS has the right to have services performed within the agreed scope in such a way that all reasonable expectations and requirements are fulfilled. In case of non-fulfillment, the Client is entitled to file a complaint with the respective DQS Company. DQS will request information necessary for analysis and improvement Complaints can be filed using the following link: DQS - Complaints and Appeals.
3.9 Appeals
If a Client does not agree with a specific certification decision, Client may submit a written appeal and request reconsideration of the decision. A separate impartial technical reviewer of the respective DQS Certification Body, not involved in the conduct of the audit and the initial decision, makes the final decision on an appeal. The management of the DQS Certification Body is always informed about the status during the appeal process. Appeals can be filed using the following link: DQS - Complaints and Appeals.
4.1. Auditing of Management Systems
DQS verifies the conformity and effectiveness of Client’s certified management system, processes or products by performing regular audits (usually on a semi-annual or annual basis). For these audit purposes DQS has the right to access Client’s facilities within the framework of planned audit visits, observe operations, inspect processes, products and services, interview employees and representatives, review documents and pertinent records, and to collect information with other audit techniques in order to get sufficient objective evidence upon which to base a certification decision. Should DQS receive information from third parties, which dispute the conformity or effectiveness of a management system, process or product, which DQS has certified, it is entitled to perform additional, non-routine audits after consulting with Client. In legally regulated areas, DQS is entitled to perform additional, unannounced audits, whenever justified.
4.2. Accreditation and Authorization
DQS Certification Bodies are authorized by various accreditation bodies and other Governmental and NonGovernmental Authorities or Program Owners to issue audit reports and certificates according to various standards and specifications. This includes the obligation to allow employees or auxiliary persons of these bodies to participate in audits. According to the applicable accreditation and authorization rules, DQS allows these individuals access to both its own documents and client-related data, subject to the confidentiality requirements set forth herein. In addition, whenever individual standards or specifications explicitly require, client-related data and audit results are passed on to these bodies. By accepting these Audit and Certification Regulations the Client consents to the applicable accreditation and authorization requirements in their current version (e.g. ISO/IEC 17021-1 or ISO/IEC 17065), including all of the foregoing.
DQS Certification Bodies are entitled to delegate the provision of all or part of the Services, with exception of any certification decisions, to other DQS offices, an agent or a subcontractor. Whenever certificates are issued by a DQS Certification Body, other than the Client’s local DQS partner, all relevant rights and obligations herein apply equally to the DQS Certification Body and the local service provider.
4.3 Assignment of Auditors
The assignment of competent auditors is the sole responsibility of DQS. DQS agrees to use only auditors, who are qualified for the task based on their technical qualification, their experience and their personal abilities. Auditors shall be authorized for the required standard(s) or specification(s) and will have appropriate experience in Client’s area of operation as well as in management and auditing. In many cases, DQS may assign an audit team, comprised of two or more auditors to a specific audit or certification process. On request, DQS will submit a short CV of the selected auditor to the Client.
Should an auditor become unavailable before or during the audit, DQS will strive to provide a suitable replacement auditor, as feasible.
4.4 Scheduling of Audits
DQS has the right and the obligation to schedule audits of the Client’s management system, processes or products. Audits shall be scheduled at the mutual convenience of both parties within the time frames mandated by the applicable requirements. Audit dates shall be agreed upon in writing. Once confirmed such audit dates are binding. Individual audit agreements may include provisions for compensation for canceling or postponing confirmed audits.
Certification may also include, depending on the standard, unannounced audits, which are either completely unannounced or announced on short notice. If an unannounced audit cannot be performed due to reasons the Client is accountable for (denial of entrance) DQS may charge the costs actually incurred by preparing for the unannounced audit to the Client's account. The certified site has to take the necessary steps to ensure access is granted to the auditor in the event of an unannounced audit.
4.5 Issuance of reports and certificates
DQS shall issue audit reports and a DQS Certificate (herein referred to as "Certificate”) and deliver it to Client upon Client’s fulfillment of all certification requirements and contractual obligations. The certification decision is the sole responsibility of the DQS Certification Body, based on the auditors’ recommendation for issue and all audit results, as recorded or referenced in the audit report. Any recommendation given in a report is not binding for the DQS Certification Body. The report and the certificates remain in the property of DQS; DQS grants to the client the right to use them in accordance with this Regulations. DQS certificates are valid for a limited period of time, usually a maximum of three years, commencing from the date of issuance.
4.6 Confidentiality and Data Protection
DQS commits itself to protect the confidentiality of all confidential information and personal data (e.g. according to article 4 GDPR and other applicable legal requirements) of Client and its employees that is not publicly available and that is made available to DQS in the context of its activities on Client’s premises, whether this information relates to internal matters of Client or to its business relations. This also applies to the verbal and written results of the audit. DQS will disclose confidential information to third parties only with the written authorization of Client, unless legally required or explicitly provided otherwise in these Audit and Certification Regulations. These commitments also apply after termination of the contract. In some sector certification schemes, part of the audit and client data are mandatorily handled in applications provided by the scheme owner (e.g. automotive, aerospace, food schemes); Client consents to this. Unless otherwise required by the relevant Accreditation Body or by law, DQS retains in its archive records associated with audits and certifications for a minimum of two certification cycles (usually six years). Applicable national or international legal requirements (e.g. from the GDPR) are fully taken into account. At the end of the minimum archive period, DQS retain or dispose of the materials at its discretion, unless instructed otherwise by the Client; fees for carrying out such instructions will be invoiced to the Client.
4.7 Publicity
DQS is entitled to maintain and publish a register of all Clients holding a current DQS certification. This publication contains the name and address of the certified organization as well as the scope and reference standard/specification and certification status. Client hereby consents to the publication of such information hereunder as well as to the publication of the same data into mandatory national and international databases managed by country authorities, accreditation bodies or program owners. Additionally, in the course of order processing customer data are stored and processed in external databases of scheme owners. The Client agrees with the acceptance of the offer that customer data can be stored, accessed and viewed by third parties in the corresponding databases.
4.8 Electronic Communication
Notwithstanding the foregoing, Client hereby authorizes DQS to transmit confidential information and other information securely through the Internet or a public network to e-mail addresses or other locations provided by Client. Client acknowledges that while DQS will take all reasonable measures to ensure secure transmission, DQS cannot guarantee the absolute privacy and confidentiality of such transmissions. Client agrees that DQS’s secure transmission of confidential information via the Internet or other public network shall not be a breach of any confidentiality obligation under these Audit and Certification Regulations, and that DQS shall not be liable for any damages resulting from such transmissions, provided that such confidential information is handled with the same degree of care as DQS handles its own confidential information. If Client hyperlinks to DQS’s web site, Client agrees: (i) the information contained on DQS’s web site belongs to DQS; (ii) the linking web site will transfer the user directly to DQS’s web site as posted by DQS without imposing any frames, browser windows, or third-party content; and (iii) the linking web site may not state or imply that Client or its products or services are endorsed by DQS.
5.1 Issuance of certificates and use of marks
The DQS Certification Body issues certificates confirming the conformity of the Client’s management system, processes or product to selected national and international standards as well as to recognized industry- or customerspecific requirements, when the Client has demonstrated in an audit that all applicable requirements have been fulfilled. The Client is entitled to use the certificate and the related certification marks to promote confidence with business partners.
Upon issuance of a Certificate, an ongoing surveillance service will be established to ensure that conformity of the management system, processes or products is maintained continuously. The establishment and maintenance of certification is contingent upon the execution of the audit and certification agreement and the continued adherence to its terms and conditions by the Client.
Client agrees to cooperate with DQS in ascertaining the facts if it is reported that Client's management system, processes, products or services are not in conformance with regulatory, statutory, certification or other applicable requirements, including sharing such information as Client acquires regarding the reported nonconformance, and to take and report to DQS on any corrective action necessary.
Client agrees that the surveillance service, such as surveillance audits, and any special audits conducted by DQS are designed to serve only as a check on the means the Client exercises to determine conformance of its management system, processes or products with certification requirements, and that Client is in no way relieved of its responsibility for its management system, processes, products and services within the scope of certification.
Certificates and Certification Marks may not be transferred to successors in title or other organizations. After a certification has expired or has been suspended, withdrawn or annulled, Client must desist from any promotion or other use of the certification. Client agrees to return any physically issued certificates, following withdrawal or annulment; the right of retention is specifically excluded.
5.2 Non-issuance of Certificates
The DQS Certification Body may only issue Certificates if all requirements of the selected standard(s), specifications and contracts have been fulfilled following the audit (initial/re-audit). In case of non-fulfillment, the auditor documents the shortcomings in a nonconformity report and/or otherwise identifies the restraints, which shall be complied with in order for a certificate to be issued.
All non-conformances or restraints shall be eliminated prior to the issuance of a DQS certificate. If necessary, DQS will repeat the audit partially or in full. If the non-conformances have not been eliminated or if the prerequisites for the granting of a certificate have not been achieved even after follow-up or special audit, the certification procedure will be concluded by the issuance of a report without a certificate.
5.3 Suspension, Withdrawal and Annulment of a Certificate
5.3.1 Suspension
The DQS Certification Body is entitled to temporarily suspend a Certificate if Client violates certification, contractual or financial obligations towards DQS, including but not limited to:
The DQS Certification Body is also entitled to suspend a certificate if significant breaches of accreditation rules become known after the certification decision and in cases of force majeure (see 6.6).
DQS will notify Client of a proposed suspension in writing. If the reasons for the proposed suspension are not eliminated within two weeks, DQS will inform Client in writing of the suspension of the Certificate stating the reasons as well as the corrective actions necessary for the certification to be reinstated.
Certificates are suspended for a restricted period (usually a maximum of 90 days). If the required measures have been implemented demonstrably and effectively by the established deadline, the suspension of the Certificate is cancelled. If the required measures have not been implemented within the established deadline, the DQS Certification Body may withdraw the Certificate as set forth below.
5.3.2 Withdrawal
The DQS Certification Body is entitled to withdraw Certificates or to declare them invalid upon written notice to Client if:
5.3.3 Annulment
The DQS Certification Body is entitled to annul Certificates, or retroactively declare them invalid, if:
6.1 No Partnership or Agency
The Parties acknowledge that DQS provides the Services to the Client as an independent contractor and that the Contract does not create any partnership, agency, employment or fiduciary relationship between DQS and the Client.
Client acknowledges that DQS neither takes the place of Client or any third party, nor releases them from any of their obligations, nor otherwise assumes, abridges, abrogates or undertakes to discharge any duty of Client to any third party or that of any third party to Client.
6.2 Limitation of liability and indemnity
DQS exercises the skill, due care and diligence in the performance of the services as it may be reasonably expected of a reputable provider of similar services and accepts responsibility for damages only in cases of proven negligence.
Nothing in these Regulations shall exclude or limit the liability of DQS to the Client for death or personal injury or for fraud or any other matter resulting from DQS´ negligence for which it would be illegal to exclude or limit its liability.
Unless otherwise agreed, the total liability of DQS to the Client in respect of any claim for loss, damage or expense of any nature shall be limited, in respect of any one event or series of connected events, to an amount equal to the double of fees paid to DQS under the contract.
DQS shall have no liability for claim for loss, damage or expense unless arbitral proceedings are commenced within one year after the date of the performance by DQS of the service that gives rise to the claim or in the event of any alleged non-performance within one year of the date when such service should have been completed.
6.3 No assignment
Unless not expressly regulated differently or agreed in writing by the parties, the contract is personal to the parties and neither party may assign, transfer, charge, mortgage, subcontract, or deal in any other manner with any or all of its rights and obligations under the Contract. Each party confirms it is acting on its own behalf and not for the benefit of any other person.
Notwithstanding the before mentioned, DQS may assign, transfer or subcontract any or all of its rights and obligations under the contract to a DQS affiliated company and partners or any of their agents.
6.4 Code of Ethics and Anti Bribery and Corruption Policy
DQS conducts its business strictly in accordance with the principles laid down in its Code of Ethics, which also contains the Anti Bribery and Corruption Policy. The DQS Code of Ethics may be found at the DQS website.
DQS employees, agents and other representatives are prohibited from giving or receiving money or gifts, which could be construed as bribes, or entering into arrangements that are construed as corrupt practices. DQS maintains in place during the entire term of the Contract policies and procedures, and will enforce them where appropriate, to ensure compliance with the aforementioned.
6.5 Partial invalidity
If one or more provisions of these Regulations are found to be illegal or unenforceable in any respect, the validity, legality and enforceability of the remaining provisions shall not in any way be affected or impaired thereby.
6.6 Force majeure
Neither DQS nor the Client shall be in breach of these Regulations, nor liable for any failure or delay in performance hereunder if the cause of such failure or delay is attributable to events beyond the reasonable control of the affected party, including but not limited to war, armed conflict, terrorist attack, civil war, riots, toxic hazards, pandemics, epidemics, natural disasters, extreme weather, fire, explosion, failure of utility service, strike, breakdown of infrastructure, transport delays, or any public restrictions following any of the incidents above, or any other force majeure occurrence.
In the event of a force majeure occurrence, the affected party shall notify the other party without undue delay of the particulars of the situation and the estimated duration. Either party shall be entitled to terminate the Contract with immediate effect should the force majeure occurrence endure for more than ninety (90) days.
Unless specifically agreed otherwise, all disputes arising out or in connection with these Regulations shall be governed by the laws of the country of domicile of the DQS Certification Body and be finally settled under the Rules of Arbitration of the International Chamber of Commerce by one or more arbitrators appointed in accordance with the said rules. The arbitration shall take place in Paris (France) and be conducted in the German or English language.
For some sector specific management system or product certification and audit services, additional mandatory program requirements may apply, including but not limited. These “program requirements” are available at https://dqsglobal.com/intl/.
DQS Audit and Certification Regulations as of 1 August, 2024.
1.1 Kapsam ve Uygulanabilirlik
DQS Denetim ve Belgelendirme Yönetmelikleri (“Yönetmelikler”), DQS Holding GmbH, herhangi bir bağlı şirket veya bunların temsilcilerinden herhangi biri (her biri "DQS", birlikte "DQS Grup" olarak anılacaktır.) ile denetim ve belgelendirme hizmetlerine başvuran veya bu hizmetleri alan herhangi bir kuruluş/kişi ("Müşteri" olarak anılacaktır.) arasında sözleşme ilişkisine dönen tüm teklif ve hizmetler için geçerlidir.
DQS Grubunun tüm üyelerinin güncel bir listesi www.dqs-holding.com adresinde bulunabilir.
Bu Yönetmelik, özel standartlar da dahil olmak üzere uluslararası veya ulusal standartlara uygun her türlü Sistem Belgelendirmesini, AB Direktifleri veya ulusal mevzuata uygun Ürün Belgelendirmesini, düzenlemeye tabi olmayan normatif belgelere, şartnamelere, gereksinimlere veya teknik kurallara uygun Ürün ve Hizmet Belgelendirmesini kapsar.
DQS ile Müşteri arasında kabul edilen hizmet teklifleri, sözleşmeler, satın alma ve / veya iş emirleri, programları ve ekleri dahil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere, belgelendirme veya denetim sürecinin tüm aşamaları boyunca geçerlidir.
Bu Denetim ve Belgelendirme Düzenlemeleri yayınlandıktan hemen sonra yürürlüğe girer ve yeni bir sürüm yayınlanıncaya kadar geçerli kalır.
Bu düzenlemelerin şu anki sürümüne, İngilizce olarak https://dqsglobal.com/intl/about/accreditation-and-notification/dqs-group-auditing-and-certification-rules adresinden veya herhangi bir DQS ofisinden talep ederek ulaşılabilir. Mevzuatın İngilizcesi ve çevirisi arasında bir uyuşmazlık olması durumunda İngilizce aslı esas alınacaktır. Müşteriye bir Sertifika verildiğinde, DQS hizmetleri makul özen ve beceri kullanarak ve ilgili DQS Belgelendirme Kuruluşunun o sırada yürürlükte olan Uygulama Kurallarına uygun olarak sağlayacaktır.
Bu tür Uygulama Kurallarının bir kopyası ve zaman zaman yayınlanabilecek herhangi bir değişiklik, Hizmetlerin başlaması üzerine DQS Belgelendirme Kuruluşu tarafından Müşteriye sunulacaktır.
1.2 Terimlerin tanımları
1.3 Denetim ve Belgelendirme Hizmetleri
Bir yönetim sisteminin, sürecin veya ürünün DQS gibi bağımsız ve yetkin bir üçüncü tarafça denetlenmesi ve belgelendirilmesi müşteri için değerli faydalar sağlar. Bir DQS sertifikası, yasal ve yasal gerekliliklerin yanı sıra müşteri beklentilerini sürekli olarak karşılayabilecek kapasiteye sahip uygun ve etkili bir yönetim sistemi, süreç veya uyumlu bir ürün için kanıt teşkil edecektir.
Bir denetim sırasında nitelikli ve deneyimli denetçiler, değişen piyasalar ve çevre ışığında yönetim sistemini, devam eden uygunluk ve etkinlik için süreçlerini veya ürünlerini gözden geçirir. İyileştirme potansiyelini belirleyerek, kuruluşun belirlenmiş hedef ve hedeflere ulaşma yeteneğini geliştirir, böylece müşteri için sürdürülebilir başarıyı arttırır. DQS sertifikasıyla, nihai müşteriler, mal ya da hizmet satın aldıkları firmalara ve onların tanınmış standartlara ve şartnamelere göre değerlendirilmiş ve onaylanmış sertifikalı yönetim sistemine, süreçlerine veya ürünlerine güvenebilirler.
1.4 Sözleşme ve Ticari Şartlar
DQS Denetim ve Belgelendirme Yönetmelikleri, fiyat teklifi, kabulü, Uygulama Kuralları, DQS Belgelendirme İşaretlerinin koşulları ve yerel iş koşulları veya ticari şartların tamamı, DQS ile müşteri arasındaki anlaşmayı (sözleşme) oluşturur.
Yerel iş koşulları veya ticari şartlar, yerel yasal gereklilikler göz önünde bulundurularak yasal temsil, yargı yetkisi, sorumluluk, vergi, ödeme koşulları ve diğerlerine ilişkin hükümler içerebilir. Sözleşme, DQS ile Müşteri arasındaki ve her zaman bu DQS Denetim ve Belgelendirme Düzenlemelerini doğrudan dahil etme veya referans yoluyla ayrılmaz bir parçası olarak içeren münferit anlaşmalarla de oluşturulabilir.
Aksi yazılı olarak belirtilmedikçe, sözleşmede yapılan hiçbir değişiklik geçerli olmayacaktır
1.5 DQS Belgelendirme Kuruluşu ile sözleşmeye dayalı ilişki
Yerel bir DQS ofisi, başka bir DQS Belgelendirme Kuruluşunun yetkilendirilmesi veya akreditasyonu altında bir hizmet sağladığında, ilgili yetkili/akredite kuruluş adına temsilci olarak hareket eder. Teklif/sözleşme’de ilgili akredite kuruluşu tanımlar, teklifin kabulü ve imzalanması ile müşteri ve yetkili/akredite DQS kuruluşu arasında yasal olarak bağlayıcı bir belgelendirme sözleşmesi oluşmuş olur. Temsilci, hizmet sunumu ve belgelendirme için Müşteriyi ücretlendirme/faturalandırma yetkisine sahip olsa da, belirli bir akreditasyon kapsamındaki belgelendirme faaliyetlerinin ve operasyonel kontrolün sorumluluğu, belgenin verilmesi, reddedilmesi, belgenin sürdürülmesi, belgelendirme kapsamının genişletilmesi veya daraltılması, belgenin yenilenmesi, askıya alınması, eski haline getirilmesi veya belgenin geri çekilmesi dahil olmak üzere belgelendirme ile ilgili tüm kararlar, her zaman, yetkiyi elinde bulunduran DQS Belgelendirme Kuruluşuna aittir.
2. Belgelendirme Süreci
DQS, Müşterinin yönetim sistemini, süreçlerini, ürünlerini veya bunların bir bölümünü, uluslararası, ulusal veya sektöre özgü standartlar veya şartnameler gibi kabul edilmiş ve onaylanmış gerekliliklere uygunluğunu belirlemek amacıyla değerlendirir. İlgili belgelendirme süreci, genellikle denetim sonuçlarını belgeleyen bir denetim raporuyla biten bir veya daha fazla aşamayı içerebilir. Belgelendirme hizmetleri söz konusu olduğunda, ilgili tüm gerekliliklerin yerine getirildiği açık ise, DQS Belgelendirme Kuruluşu, ilgili gerekliliklere uygunluğu onaylayan müşteriye özel bir sertifika düzenleyecektir.
Bir denetim sırasında ilgili standardın veya şartnamenin gerekliliklerine uyulmadığı tespit edilirse, Müşteri tarafından belirlenen süre içerisinde düzeltici eylem planlanmalı ve gerçekleştirilmelidir. Sertifikalar ancak uygun düzeltici eylemin etkin bir şekilde konuşlandırılmasının kanıtlanmasından sonra verilecektir. Kapsam ve geçerlilik süresi sertifikada belirtilecektir.
Denetim bulgularının çoğu, yönetim sisteminin, sürecin ya da ürünün uygunluğu ve etkin bir şekilde uygulanması için güvenilir kanıtları hedef alan bir örnekleme sürecine dayanmaktadır. Denetim ekibi tarafından incelenmemiş, olumlu veya olumsuz diğer ticari hususlar olabilir. Potansiyel etkiyi ve bulguların kapsamını araştırmak ve değerlendirmek ve böylece uygulanan standartlara tam olarak uyulmasını sağlamak yalnızca kurumun sorumluluğundadır. Uygunsuzluk durumunda, DQS sorumlu değildir.
DQS denetim ve belgelendirmelerinde bağımsız, tarafsız ve nesneldir. Denetimler normal olarak Müşterinin faaliyet gösterdiği yerde (yerinde) gerçekleştirilir, ancak uzaktan denetim etkinlikleriyle (tesis dışında) kısmen yürütülebilir, değiştirilebilir veya tamamlanabilir. Prosedürün tipi, kapsamı ve zaman çizelgesi taraflarca ayrı bir anlaşmaya tabidir. DQS, Müşteri tesislerinde denetim yapılırken iş sürecindeki aksaklıkları en aza indirmeye çalışır.
Sertifikasyon Süreci genellikle aşağıdaki adımları içerecektir:
2.1 Süreç müşterinin ihtiyaç ve beklentileri ile başlar. DQS müşterinin organizasyonu, yönetim sistemi, büyüklüğü ve çalışma türleri hakkında bilgi edinir. Her iki taraf birlikte, geçerli standartlar ve şartnameler dahil olmak üzere denetim ve/veya belgelendirme için hedefleri belirlerler.
2.2 DQS, başlangıçta verilen bilgilere dayanarak, bireysel müşteri ihtiyaçlarına göre hazırlanmış denetim ve belgelendirme hizmetleri için ayrıntılı bir teklif sunacaktır. Yazılı bir sözleşme, tüm sorumlulukların yanı sıra geçerli denetim ve belgelendirme kriterlerini belirtecektir.
2.3 Aşama 1 denetimi: Belgelendirme prosedürünün kendisi, sistem dokümantasyonunun gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi, hedefleri, yönetim incelemesi sonuçları ve iç denetim ile başlar. Bu süreçte, müşterinin yönetim sisteminin yeterince gelişmiş ve sertifikasyon için hazır olup olmadığı belirlenir. Denetçi, bulguları açıklayacak ve Aşama 2 denetimine hazırlanmak için gereken aktiviteleri koordine edecektir. Aşama 1 denetimi çoğu zaman ürün veya süreçlerin sertifikasyonu için geçerli değildir.
2.4 Aşama 2 denetimi: Atanmış denetçi ekibi, müşterinin yönetim sistemini üretim veya hizmet sunulduğu yerde denetler. Tanımlanmış yönetim sistemi standartları ve spesifikasyonlarını uygulayan denetim ekibi, gözlemler, teftişler, görüşmeler, ilgili kayıtların gözden geçirilmesi ve diğer denetim tekniklerine dayanarak, tüm fonksiyonel alanların etkinliğini ve tüm yönetim sistemi süreçlerini değerlendirecektir. Tüm bulgular dahil olmak üzere denetim sonucu, belgelendirme ile ilgili tavsiyeyi de içerecek şekilde, kapanış toplantısı sırasında müşteriye sunulacak ve yazılı bir rapor hazırlanacaktır. Gerekli eylem planları kararlaştırılacaktır.
2.5 Sistem Değerlendirmesi: İlgili DQS Belgelendirme Kuruluşunun bağımsız belgelendirme fonksiyonu, denetim sürecini ve sonuçlarını değerlendirecek ve, nesnel kanıtlara dayalı bir şekilde, sertifikanın verilmesi konusunda bağımsız olarak karar verecektir. Denetim ekibi tarafından verilen ve raporda belgelenen herhangi bir tavsiye DQS Belgelendirme Kuruluşu için bağlayıcı değildir ve Belge düzenleme kararı tamamen DQS Belgelendirme Kuruluşunun takdirindedir. Müşteri, denetim sonuçlarını belgeleyen bir denetim raporu alır. Uygulanabilir tüm şartlar yerine getirildiğinde, müşteri sertifikayı alır.
2.6 Gözetim denetimleri: Yarı yılda bir veya en az yılda bir kez, yönetim sisteminin kritik bileşenlerinin denetimi yapılacaktır. Sürekli iyileştirme ve sürdürülebilir etkinlik odaklı olmak üzere iyileştirme potansiyeli belirlenecektir. Ürün belgelendirmelerinde genellikle yıllık yenileme denetimi, gözetim denetiminin yerini alır.
2.7 Yeniden Denetim: Bir sertifika, genellikle en fazla üç yıl olmak üzere sınırlı bir süre için geçerlidir. Bu döngünün sonunda, yürürlükteki tüm gereksinimlerin devam etmesini sağlamak için bir yeniden denetim yapılacaktır. Bu yerine getirilmesi durumunda, yeni bir sertifika verilecektir.
Sektöre özgü standartlar, süreçler veya ürünler için belirtilen sertifikasyon süreci farklılık gösterebilir.
3.1 Yönetim Sisteminin Devamlılığı / Ürün veya Süreçlerin Uygunluğu
Bir sertifika almak ve korumak için, Müşteri seçilen standardın veya şartnamenin gereklerini yerine getiren dökümante edilmiş bir yönetim sistemi uygulamalı ve sürdürmelidir. Süreç veya Ürün belgelendirmelerinde sürekli uygunluğun sağlanması Müşteri’nin sorumluluğundadır. Müşteri, tayin edilen denetim ekibi tarafından değerlendirilmek üzere hazır bulunan, denetlenen yönetim sisteminin, süreç veya ürünlerin uygunluğuna ve etkinliğine dair kanıt sunacaktır. Müşteri, yönetim sisteminin ve/veya ürünün her zaman uygun ve etkili bir şekilde muhafaza edilmesini sağlamak için gerekli tüm önlemleri almalıdır.
Müşteri, kendilerini etkileyen, sertifikasyon programındaki herhangi bir değişiklik, yeni veya revize edilmiş gereksinimler hakkında bilgilendirilecektir. Sertifikasyonun devam eden bir üretim için gerçekleştirilmesi durumunda, Müşteri, sertifikalı ürünün, sistem veya ürün gereksinimlerini karşılamaya devam etmesini sağlayacaktır. DQS, Müşteri tarafından uygulanan değişiklikleri doğrulayacak ve sertifikasyon sürecinde gerekli önlemleri başlatacaktır.
3.2 Bilgiye Erişim
Müşteri, şikayetlerin incelenmesi de dahil olmak üzere, DQS'in denetim ve değerlendirme görevlerini yerine getirmek için gerekli tüm bilgilere (belgeler ve kayıtlar), personele ve gerekli tesislere (ilgili ekipman, yer(ler), alanlar) erişimini sağlamak için gerekli tüm düzenlemeleri yapar. Ürün belgelendirmesi durumunda, bu, ilgili alt yüklenicilere erişimi de içerir. DQS, hizmetlerin tamamının veya bir kısmının performansını bir temsilciye veya bir alt yükleniciye devredebilir ve Müşteri, DQS'e bu performans için gerekli tüm bilgileri temsilciye veya alt yükleniciye ifşa etme yetkisi verir. Müşteri, DQS’in tüm atanmış temsilcilerine ve çalışanlarına, denetim ve değerlendirme için önemli olabilecek tüm süreçlerle ilgili olarak denetim ekibine doğru ve eksiksiz bilgi ve objektif kanıtlara zamanında erişim izni vermeyi ve bunları sağlamayı taahhüt eder. Müşteri, doğrulanmış nesnel kanıtların toplandığını ve/veya kaydedildiğini ve denetim dökümanlarına eklendiğini kabul eder. Sertifikalı yönetim sistemleri, süreçler ve/veya ürünler kapsamında, şikayetler ve düzeltici faaliyetlerle ilgili tüm kayıtlar talep üzerine DQS'e sunulacaktır.
3.3 Değişikliklerin ve Özel Olayların Bildirilmesi
Müşteri, sertifikalı yönetim sistemini, süreçleri veya ürünleri etkileyebilecek herhangi bir değişiklik durumunda, acil bir şekilde DQS'i bilgilendirmekle yükümlüdür. Bu, özellikle şirketin tamamının veya bir kısmının alım / satımı, mülkiyetteki herhangi bir değişiklik, operasyonlardaki büyük değişiklikler, süreçlerdeki temel değişiklikler, ciddi kaza gibi olaylar veya yetkili düzenleme makamının katılımını da gerektiren ciddi yasal düzenlemeler /zorunluluklar ya da iflas veya birleşme işlemlerinin dosyalanması için gereklidir. Bu durumlarda, DQS ve Müşteri irtibat halinde olacak ve sertifikanın nasıl korunabileceği belirlenecektir.
Müşteri, ürün geri çağırma durumunda derhal DQS'i bilgilendirmekle yükümlüdür. Süre kısıtlaması açısından, özgün sertifikasyon standartları ve bunların yönetmelikleri farklı zaman dilimleri kullanır. Bu spesifikasyonlar, ilgili standartlarda ve ilgili yönetmeliklerde bulunabilir.
3.4 Denetimin Bağımsızlığı
Müşteri, çalışanların ve DQS denetçilerinin bağımsızlığını tehlikeye atabilecek herhangi bir hareketten kaçınmak zorundadır. Bu, özellikle danışmanlık teklifleri, hem maaşlı hem de sözleşmeli çalışma teklifleri ya da parasal ödüller için geçerlidir.
3.5 Denetçiyi Reddetme Hakkı
Denetim tarihini onaylamadan önce, Müşteri DQS tarafından atanan denetçiyi/denetçileri uygun gerekçeyle gözden geçirme ve reddetme hakkına sahiptir. Haklı durumlarda, örneğin tarafsızlığa yönelik bir tehdit oluşması durumunda, akreditasyon kurallarına da uygun ise DQS reddedilen denetçinin yerine yenisini geçirecektir.
3.6. Gizlilik ve Bilgi Güvenliği
DQS tarafından Müşteriye, etiketler ve DQS sertifika sembolü de dahil olmak üzere sağlanan belgeler telif hakkı ile korunmaktadır. Müşteri özellikle DQS tarafından inceleme için sunulan veya temin edilen tüm belgelerin DQS'in mülkiyetinde kaldığını ve yalnızca Müşterinin iç ihtiyaçları için kullanılabileceğini ve üçüncü şahıslar tarafından kullanılmayacağını veya başkalarının kullanımına sunulmayacağını kabul eder. (yazılı olarak aksi yönde anlaşılan durumlar dışında) Müşteri, DQS, çalışanları ve denetçileri ile ilgili tüm bilgilerin yanı sıra, bu Sözleşme kapsamında ortaya konan herhangi bir bilgi hakkında da kesinlikle gizlilik sağlamakla yükümlüdür. Bu yükümlülük aynı zamanda sözleşmenin sona ermesinden sonra da geçerlidir. Müşteri benzer şekilde bu yükümlülüğü her türlü vekil ve yardımcı kişi adına kabul eder. Müşterinin denetim raporunu tamamen iletmesine izin verilir. Rapor içerisinden kısmi iletimlere izin verilmez.
3.7 Sertifika ve Etiketleri kullanma hakkı
Geçerli bir DQS sertifikası ile Müşteri, sertifikayı ve ilgili sertifikasyon ve bazı durumlarda akreditasyon etiketlerini, DQS web sitesinde yayınlanan ilgili kurallara göre tanıtım amacıyla kullanma hakkına sahiptir.
Telif hakkıyla korunan DQS Sertifikalı Yönetim Sistemi Etiketi ®, UL Kayıtlı Firma Etiketi® ve diğer Belgelendirme veya Akreditasyon Etiketlerinin yetkili kullanımı, Müşterinin sertifikalı yönetim sistemi ve ilgili performansındaki müşterilerin güvenini artıracaktır. Bu etiketler sık sık şirket kırtasiye ürünlerinde, broşürlerde, İnternet'te, sergilerde, araçlarda veya reklamlarda kullanılır ve doğrudan sertifikalı kuruluş ve yönetim sistemi ile ilişkilendirilir. Sertifikaların ve etiketlerin kullanımı, sertifikasyonun kapsamı ve geçerlilik süresi ile sınırlıdır ve bir üründe veya ürün ambalajında veya ürün uygunluğunu göstermek için yorumlanabilecek herhangi bir şekilde kullanılmamalıdır.
3.8 Şikayetler
Her DQS Müşterisi, tüm makul beklenti ve gereklilikleri yerine getirecek şekilde kararlaştırılan kapsamda hizmet alma hakkına sahiptir. Yerine getirilmemesi durumunda, Müşteri, ilgili DQS Şirketi'ne şikâyette bulunma hakkına sahiptir. DQS analiz ve iyileştirme için gerekli bilgileri talep edecektir.
3.9 İtirazlar
Belirli bir sertifikasyon kararı ile ilgili anlaşmazlık durumunda, Müşteri ilgili DQS Belgelendirme Kuruluşuna yazılı itirazda bulunma ve kararın yeniden değerlendirilmesini talep etme hakkına sahiptir. Denetimin gerçekleştirilmesi veya ilk karar aşamalarına dahil olmamış, tarafsız bir teknik inceleme uzmanı akredite DQS ofisinin yönetimi ile görüştükten sonra itirazla ilgili nihai kararı verir. DQS Belgelendirme Kuruluşunun yönetimi, itiraz sürecinde durum hakkında her zaman bilgilendirilir.
4.1 Yönetim Sistemlerinin Denetlenmesi
DQS, düzenli denetim yaparak (genellikle yarı yıllık veya yıllık bazda) Müşterinin sertifikalı yönetim sisteminin, süreçlerin veya ürünlerin uygunluğunu ve etkinliğini doğrular. DQS, sertifikasyon kararına kanıt teşkil edecek yeterli bulgu elde etmek için, Müşterinin tesislerine planlı denetim ziyaretleri çerçevesinde erişme, işlemleri gözlemleme, süreçleri, ürünleri ve hizmetleri inceleme, çalışanlarla ve temsilcilerle görüşme, belgeleri ve ilgili kayıtları inceleme ve diğer denetim teknikleriyle bilgi toplama hakkına sahiptir. DQS'in, DQS'in onayladığı bir yönetim sisteminin, sürecin veya ürünün uygunluğunu veya etkinliğini tartışan üçüncü taraflardan bilgi alması durumunda, Müşteri'ye danıştıktan sonra rutin olmayan ek denetimler yapma hakkına sahiptir. Yasal olarak düzenlenmiş alanlarda, DQS gerekçelendirildiği zaman ek ve habersiz denetimler yapma hakkına sahiptir.
4.2 Akreditasyon ve Yetkilendirme
DQS Belgelendirme Kuruluşları, çeşitli akreditasyon kuruluşları ve diğer Devlet ve Devlet Dışı Otoriteler ve program sahipleri tarafından çeşitli standart ve şartnamelere göre denetim raporları ve sertifikalar vermeye yetkilidir. Bu yetki, bu organların çalışanlarının veya yardımcı kişilerin denetimlere katılmalarına izin verme yükümlülüğünü de içerir. Geçerli akreditasyon ve yetkilendirme kurallarına göre DQS, bu kişilerin burada belirtilen gizlilik gerekliliklerine tabi olarak hem kendi belgelerine hem de Müşteri ile ilgili verilere erişmesine izin verir. Ek olarak, ne zaman bireysel standartlar veya spesifikasyonlar açıkça isteniyorsa, Müşteri ile ilgili veriler ve denetim sonuçları bu kuruluşlara iletilir. Bu Belgelendirme ve Denetim Düzenlemelerini kabul ederek, Müşteri yukarıda belirtilenlerin tümü dahil olmak üzere geçerli akreditasyon ve yetkilendirme şartlarını (örn. ISO/IEC 17021-1 veya ISO/IEC 17065) kabul eder.
DQS Belgelendirme Kuruluşları, herhangi bir belgelendirme kararı hariç olmak üzere, Hizmetlerin tamamının veya bir kısmının sağlanmasını diğer DQS ofislerine, bir acenteye veya bir alt yükleniciye devretme hakkına sahiptir. Sertifikalar, Müşterinin yerel DQS ortağı dışında bir DQS Sertifikasyon Kuruluşu tarafından verildiğinde, buradaki tüm ilgili hak ve yükümlülükler, DQS Sertifikasyon Kuruluşu ve yerel hizmet sağlayıcı için eşit olarak geçerlidir.
4.3 Denetçilerin Atanması
Yetkili denetçilerin atanması DQS'in sorumluluğundadır. DQS teknik niteliklerine, deneyimlerine ve kişisel yeteneklerine dayanarak görev için nitelikli denetçileri kullanmayı taahhüt eder. Denetçiler, istenen standart(lar) veya şartname(ler) için yetkili olacak ve Müşterinin operasyon alanında olduğu kadar yönetim ve denetim alanında da uygun deneyime sahip olacaktır. Birçok durumda DQS, belirli bir denetim veya sertifikasyon sürecine iki veya daha fazla denetçiden oluşan bir denetim ekibi atayabilir. Talep üzerine DQS, seçilen denetçinin Kısa bir özgeçmişini Müşteriye sunacaktır.
Bir denetçinin denetim öncesinde veya sırasında kullanılamaması durumunda, DQS mümkün olduğu gibi uygun bir ikame denetçisini sunmak için çaba gösterecektir.
4.4 Denetimlerin Planlanması
DQS, Müşterinin yönetim sistemi, süreç veya ürün denetimlerin planlama hakkına ve mecburiyetine sahiptir. Denetçiler, geçerli şartların öngördüğü zaman dilimlerinde her iki tarafa karşılıklı olarak uygun şekilde programlanacaktır. Denetim tarihlerine yazılı olarak karar verilir. Onaylandıktan sonra, bu değerlendirme tarihleri bağlayıcıdır. Münferit denetim anlaşmaları, onaylanmış denetim iptal etmek veya ertelemek için tazminat hükümlerini içerebilir.
Belgelendirme, standarda bağlı olarak, tamamen habersiz veya kısa süre önce bildirilen haberli denetimleri de içerebilir. Habersiz bir denetimin Müşteriden kaynaklanan sebeplerle (girişin reddedilmesi) gerçekleştirilememesi halinde, DQS, habersiz denetimin hazırlık aşamasında oluşan maliyetleri Müşteriye fatura edebilir. Belgeli kuruluş, habersiz bir denetim durumunda denetçiye erişim izinlerinin verilmesini sağlamak için gerekli adımları atmalıdır.
4.5 Raporların ve Sertifikaların verilmesi
DQS bir denetim raporu ve bir belge düzenler (burada "Sertifika" olarak adlandırılır) ve Müşterinin tüm belgelendirme gerekliliklerini ve sözleşmeden doğan yükümlülükleri yerine getirmesi üzerine Müşteriye teslim eder. Belgelendirme kararı, akredite olan ve sertifikayı yayınlayan DQS Belgelendirme Kuruluşuna aittir. Denetçinin konuya ilişkin önerileri ve tüm denetim sonuçları, denetim raporunda belirtilir. Bir raporda verilen herhangi bir tavsiye DQS Belgelendirme Kuruluşu için bağlayıcı değildir. Rapor ve sertifikalar DQS'nin mülkiyetinde kalır; DQS, müşteriye bunları bu Yönetmelik uyarınca kullanma hakkı verir. DQS sertifikaları, veriliş tarihinden itibaren genellikle en fazla üç yıl olmak üzere sınırlı bir süre için geçerlidir.
4.6 Gizlilik ve Veri Koruma
DQS, Müşterinin kamuya açık olmayan ve DQS’in Müşterinin tesislerinde gerçekleştirdiği faaliyetler bağlamında paylaşılan bilgilerin, bu bilgilerin Müşteri'nin iç meseleleriyle mi yoksa iş ilişkileriyle mi ilgili olduğundan bağımsız, gizliliğini korumayı taahhüt eder. (ör. GDPR 4. maddesine ve diğer geçerli yasal gerekliliklere göre) Bu aynı zamanda denetimin sözlü ve yazılı sonuçları için de geçerlidir. DQS, gizli bilgileri, bu Belgelendirme ve Denetim
Yönetmeliklerinde açıkça belirtilmediği ve yasal gereklilik bulunmadığı sürece, yalnızca Müşterinin yazılı izni ile üçüncü taraflara açıklayacaktır. Bu taahhütler ayrıca sözleşmenin sona ermesinden sonra da geçerlidir. Bazı sektöre özgü sertifikasyon programlarında (örn. otomotiv, havacılık, gıda programları), denetime ve müşteriye ait verilerin bir kısmı, program tarafından sağlanan uygulamalara zorunlu olarak işlenir, Müşteri buna muvafakat eder.
İlgili Akreditasyon Kuruluşu veya kanun tarafından aksi istenmedikçe, DQS, arşiv kayıtlarında denetimler ve sertifikalarla ilgili en az iki sertifikasyon döngüsü (genellikle altı yıl) boyunca muhafaza eder. Geçerli ulusal veya uluslararası yasal gereklilikler (ör. GDPR'den) tamamen dikkate alınır. Minimum arşiv süresinin sonunda, DQS, Müşteri tarafından aksi belirtilmedikçe, materyalleri kendi takdirine bağlı olarak muhafaza eder veya imha eder; bu tür talimatların yerine getirilmesine ilişkin ücretler Müşteriye fatura edilecektir.
4.7 Tanıtım
DQS, geçerli bir DQS sertifikasına sahip tüm Müşterilerin bir kaydını tutma ve yayınlama hakkına sahiptir. Bu yayın, sertifikalı kuruluşun adını ve adresini, kapsam ve referans standardını / şartname ve sertifika durumunu içerir. Müşteri bu tür bilgilerin yayınlanmasına ve aynı verilerin ülke yetkilileri, akreditasyon kuruluşları veya program sahipleri tarafından yönetilen zorunlu ulusal ve uluslararası veri tabanlarında paylaşılmasına izin verir. Ek olarak, iş emri oluşturulmasıyla birlikte Müşteri verileri, program sahiplerinin harici veritabanlarında depolanır ve işlenir. Müşteri, teklifin kabulü ile verilerinin ilgili veri tabanlarında üçüncü şahıslar tarafından saklanabileceği, erişilebileceği ve görüntülenebileceğini kabul eder.
4.8 Elektronik Haberleşme
Yukarıda belirtilenlere bakılmaksızın, Müşteri işbu belge ile DQS'e gizli bilgileri ve diğer bilgileri İnternet veya halka açık bir ağ üzerinden e-posta adreslerine veya Müşteri tarafından sağlanan diğer konumlara güvenli bir şekilde iletme yetkisi verir. Müşteri, DQS'in güvenli iletimi sağlamak için tüm makul önlemleri almasına rağmen, DQS'in bu tür iletimlerin mutlak gizliliğini ve gizliliğini garanti edemeyeceğini kabul eder. Müşteri, DQS'in gizli bilgileri İnternet veya diğer kamu ağları üzerinden güvenli bir şekilde iletmesinin, bu Denetim ve Belgelendirme Yönetmeliği kapsamındaki herhangi bir gizlilik yükümlülüğünün ihlali olmayacağını ve bu tür gizli bilgilerin DQS'in kendi gizli bilgilerini ele aldığı gibi aynı derecede özenle ele alınması koşuluyla, DQS'in bu tür iletimlerden kaynaklanan herhangi bir zarardan sorumlu olmayacağını kabul eder. Müşteri, DQS'in web sitesine bağlantı kurarsa, Müşteri şunları kabul eder: (i) DQS'in web sitesinde yer alan bilgiler DQS'e aittir; (ii) bağlantı veren web sitesi, kullanıcıyı herhangi bir çerçeve, tarayıcı penceresi veya üçüncü taraf içeriği uygulamadan doğrudan DQS'in web sitesine aktaracaktır; ve (iii) bağlantı veren web sitesi, Müşterinin veya ürünlerinin veya hizmetlerinin DQS tarafından onaylandığını belirtemez veya ima edemez.
5.1 Sertifikanın verilmesi ve etiketlerin kullanımı
DQS Belgelendirme Kuruluşu, Müşterinin tüm uygulanabilir gereklilikleri yerine getirdiğini gösteren bir denetim yaptığında, Müşterinin yönetim sisteminin, süreçlerinin veya ürünlerinin seçilen ulusal ve uluslararası standartlara ve tanınmış endüstri veya müşteriye özel gereksinimlere uygunluğunu onaylayan sertifikalar yayınlar. Müşteri, iş ortaklarıyla güveni arttırmak için sertifikayı ve ilgili sertifika etiketlerini kullanma hakkına sahiptir.
Bir Sertifika verilmesi üzerine, yönetim sisteminin, süreçlerin veya ürünlerin uygunluğunun sürekli olarak korunmasını sağlamak için devam eden bir gözetim hizmeti kurulacaktır. Belgelendirmenin başlangıcı ve devamı, denetim ve belgelendirme sözleşmesinin yürütülmesine ve Müşteri tarafından şart ve koşullarına uyulmaya devam edilmesine bağlıdır.
Müşteri, yönetim sisteminin, süreçlerinin, ürünlerinin veya hizmetlerinin, düzenleyici, yasal, belgelendirme ile ilgili veya diğer uygulanabilir şartlarla uyumlu olmadığı bildirilirse, gerçekleri tespit etmek için DQS ile işbirliği yapmayı kabul eder ve bildirilen uygunsuzluğa ilişkin olarak edindiği bilgilerin paylaşılması da dahil olmak üzere, gerekli düzeltici faaliyetlerle ilgili olarak DQS'e bildirimde bulunmak ve rapor vermek durumunda olduğuna muvafakat eder.
Müşteri, DQS tarafından yürütülen gözetim denetimleri, herhangi bir özel denetim vb. gibi gözetim hizmetlerinin, yalnızca yönetim sisteminin, süreçlerinin veya ürünlerinin belgelendirme gereklilikleriyle uyumluluğunu sürdürmek için kullandığı araçları kontrol etmek üzere tasarlandığını ve kendisinin hiçbir koşulda belgelendirme kapsamındaki yönetim sistemi, süreçleri, ürün ve hizmetleriyle ilgili sorumluluğundan kurtulamayacağını kabul eder.
Sertifikalar ve Sertifika sembolleri, haleflere devredilemez. Bir sertifikanın süresi dolduktan veya askıya alındıktan, geri çekildikten veya iptal edildikten sonra, Müşteri sertifikanın herhangi bir tanıtımından veya diğer kullanımından vazgeçmelidir. Müşteri, sertifikanın sona erme, geri çekme veya iptali sonrasında fiziksel olarak yayınlanmış sertifikaları iade etmeyi kabul eder. Tutma hakkı özellikle hariç tutulmuştur.
5.2 Sertifika Verilmemesi
DQS Belgelendirme, yalnızca seçilen standart(lar) ve sözleşmelere ilişkin şartların ve gerekliliklerin yerine getirildiğinin, denetimlerde (ilk/yeniden denetim) doğrulanması durumunda sertifika düzenleyebilir. Yerine getirilmemesi durumunda, denetçi bir uygunsuzluk raporundaki eksiklikleri belgelendirir ve/veya bir sertifikanın düzenlenmesi için uyulması gereken sınırlamaları belirler. DQS sertifikasının verilmesinden önce tüm uygunsuzluklar veya eksikliklerin ortadan kalkması gerekmektedir. Gerekirse, DQS denetimi kısmen veya tamamen tekrarlayacaktır. Uygunsuzluklar ortadan kaldırılmadıysa veya takip denetimlerinden/özel denetimlerden sonra bile bir sertifikanın verilmesi için ön şartlar sağlanamadıysa, sertifikasyon prosedürü sertifikasız bir raporun yayınlanmasıyla sonuçlandırılacaktır.
5.3 Sertifikanın Askıya Alınması, Geri Çekilmesi ve İptal Edilmesi
5.3.1 Askıya alınma
DQS Belgelendirme Kuruluşu, aşağıdakiler dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere, müşterinin sertifikasyon, sözleşme veya finansal yükümlülüklerini ihlal etmesi durumunda, geçici olarak bir Sertifikayı askıya alma hakkına sahiptir:
DQS Belgelendirme Kuruluşu ayrıca, sertifikasyon kararından sonra akreditasyon kurallarının önemli ihlallerinin ortaya çıkması durumunda ve mücbir sebep hallerinde (6.6’ya bakınız) sertifikayı askıya alma hakkına sahiptir.
DQS, askıya alma talebini yazılı olarak bildirecektir. Belirtilen askıya alma nedenleri iki hafta içinde ortadan kalkmazsa, DQS Müşteriye, askıya almanın nedenleri ve sertifikanın eski haline getirilmesi için gerekli düzeltici eylemleri belirten bir yazılı bildirim yapacaktır.
Sertifikalar sınırlı bir süre için askıya alınır (genellikle en fazla 90 gün). Gerekli önlemler belirlenmiş son tarih itibarıyla açıkça ve etkin bir şekilde uygulandıysa, Sertifikanın askıya alınması iptal edilir. Eğer gerekli önlemler belirlenen son tarihte uygulanmadıysa, DQS Belgelendirme Kuruluşu Sertifikayı aşağıda belirtilen şekillerde geri alabilir.
5.3.2 Geri çekme
DQS Belgelendirme Kuruluşu, aşağıdaki durumlarda Müşteriye yazılı bildirimde bulunmak suretiyle Sertifikaları çekme veya geçersiz sayma hakkına sahiptir;
5.3.3 İptal
DQS Belgelendirme Kuruluşu, aşağıdaki durumlarda Sertifikaları iptal etme veya geriye dönük olarak geçersiz sayma hakkına sahiptir:
6. Diğer Çeşitli Maddeler
6.1 Ortaklık ya da Temsilcilik İlişkisinin Olmaması
Taraflar, DQS'in Hizmetleri Müşteriye bağımsız bir yüklenici olarak sağladığını ve Sözleşmenin DQS ile Müşteri arasında herhangi bir ortaklık, acentelik veya istihdam ilişkisi oluşturmadığını kabul eder.
Müşteri, DQS'in Müşterinin veya herhangi bir üçüncü şahsın yerini almadığını ve onları herhangi bir yükümlülüğünden muaf tutmadığını veya Müşterinin herhangi bir üçüncü şahsa veya herhangi bir üçüncü şahsın herhangi bir görevini yerine getirmeyi başka bir şekilde üstlenmediğini, kısaltmadığını, iptal etmediğini veya taahhüt etmediğini kabul eder.
6.2 Sorumluluk ve Tazminatın Sınırlandırılması
DQS, benzer hizmetlerin saygın bir sağlayıcısından makul olarak beklenebileceği gibi, hizmetlerin yerine getirilmesinde gerekli beceri ve özeni gösterir ve yalnızca kanıtlanmış ihmal durumlarında zararlar için sorumluluk kabul eder.
Bu Yönetmelikteki hiçbir şey, ölüm, kişisel yaralanma, dolandırıcılık veya DQS'in ihmalinden kaynaklanan herhangi bir konuda ve sorumluluktan kaçınmanın yasadışı olacağı durumlarda DQS'in Müşteriye karşı sorumluluğunu ortadan kaldıramaz ve sınırlandıramaz.
Aksi kararlaştırılmadıkça, DQS'in herhangi bir nitelikteki herhangi bir kayıp, hasar veya masraf talebiyle ilgili olarak Müşteriye karşı toplam sorumluluğu, herhangi bir olay veya bağlantılı olaylar dizisi ile ilgili olarak, sözleşme kapsamında DQS’e ödenen ücretlerin iki katına eşit bir tutarla sınırlı olacaktır.
Talebe yol açan hizmetin ifa edildiği tarihten itibaren bir yıl içinde veya bir hizmetin ifa edilmediğinin iddia edilmesi durumunda bu hizmetin tamamlanmış olması gereken tarihten itibaren 1 yıl içerisinde tahkim kovuşturması başlatılmadığı sürece DQS'in kayıp, hasar veya masraf için herhangi bir sorumluluğu olmayacaktır.
6.3 Hak Devrinin Olmaması
Açıkça farklı şekilde düzenlenmediği veya taraflarca yazılı olarak kararlaştırılmadığı sürece, sözleşme taraflara özeldir ve taraflardan hiçbiri, Sözleşme kapsamındaki hak ve yükümlülüklerinin herhangi birini veya tümünü temlik edemez, devredemez, borçlandıramaz, ipotek edemez, taşerona veremez veya başka bir şekilde işlem yapamaz. Taraflardan her biri başka birinin yararına değil kendi adına hareket ettiğini taahhüt eder.
Yukarıda belirtilenlere bakılmaksızın, DQS, sözleşme kapsamındaki hak ve yükümlülüklerinin herhangi birini veya tamamını bir DQS'e bağlı şirkete ve ortaklarına veya bunların acentelerinden herhangi birine devredebilir, devredebilir veya alt yükleniciye verebilir.
6.4 Etik Kurallar ve Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası
DQS, çalışmalarını Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasını da içeren Etik Kurallarında belirtilen ilkelere sıkı sıkıya bağlı olarak yürütür. DQS Etik Kuralları, DQS web sitesinde bulunabilir.
DQS çalışanları, acenteleri ve diğer temsilcilerinin rüşvet olarak yorumlanabilecek para veya hediye vermeleri veya almaları veya yolsuzluk uygulamaları olarak yorumlanan ilişkilere girmeleri yasaktır. DQS, Sözleşme politikaları ve prosedürlerinin tüm süresi boyunca yukarıda belirtilenlere uygunluğu sağlamak için uygun olduğunda bunları uygular.
6.5 Kısmi Geçersizlik
Bu Yönetmeliğin bir veya daha fazla hükmünün herhangi bir açıdan yasa dışı veya uygulanamaz olduğu tespit edilirse, kalan hükümlerin geçerliliği, kanuniliği ve uygulanabilirliği bundan hiçbir şekilde etkilenmeyecek veya zarar görmeyecektir.
6.6 Mücbir Sebepler
Ne DQS ne de Müşteri, bu Düzenlemeleri ihlal etmeyecek veya bu tür bir başarısızlık veya gecikmenin nedeni, savaş dahil ancak bununla sınırlı olmamak üzere, silahlı çatışma, terör saldırısı, iç savaş, isyanlar, toksik tehlikeler, pandemiler, salgın hastalıklar, doğal afetler, aşırı hava olayları, yangın, patlama, kamu hizmetinin başarısızlığı, grev, altyapının bozulması, ulaşım gecikmeleri veya sayılanların herhangi birinin ardından herhangi bir kamu kısıtlaması veya diğer herhangi bir mücbir sebepten ötürü etkilenen tarafın makul kontrolü dışındaki olaylara atfedilebilirse, işbu Sözleşme kapsamındaki performanstaki herhangi bir başarısızlık veya gecikmeden sorumlu olmayacaktır.
Mücbir sebeplerin ortaya çıkması durumunda, etkilenen taraf gecikmeksizin diğer tarafı durumun ayrıntıları ve tahmini süre konusunda bilgilendirecektir. Mücbir sebebin doksan (90) günden fazla sürmesi halinde, taraflardan herhangi biri Sözleşmeyi derhal feshetme hakkına sahip olacaktır.
7. Anlaşmazlıklar
Aksi özel olarak kararlaştırılmadıkça, bu Yönetmeliklerden kaynaklanan veya bunlarla bağlantılı tüm ihtilaflar, DQS Belgelendirme Kuruluşunun ikamet ettiği ülkenin kanunlarına tabi olacak ve nihai olarak Uluslararası Ticaret Odası Tahkim Kurallarına atanan bir veya daha fazla hakem tarafından çözülecektir.. Tahkim, Paris'te (Fransa) gerçekleşecek ve Almanca veya İngilizce dilinde yürütülecektir.
8. Ek Program Gereksinimleri
Bazı sektöre özgü yönetim sistemleri veya ürün belgelendirme ve denetim hizmetleri için, bunlarla sınırlı olmamak üzere, ek zorunlu program gereksinimleri uygulanabilir: Bu "program gereksinimleri" https://dqsglobal.com/intl/ adresinde mevcuttur.
Otomotiv Endüstrisi: Annex Automotive
Havacılık Sektorü: Annex Aerospace
DQS GmbH – Demiryolu Sektörü:Annex IRIS
DQS GmbH – Otomotiv Endüstrisinde bilgi güvenliği: Annex TISAX
DQS Inc. - Telekomünikasyon Sektörü: Annex TL9000
DQS MED Programları: DQS Medizinprodukte GmbH'in denetim ve belgelendirme yönetmelikleri ve ekleri
DQS CFS Programları: Annex DQS CFS GmbH: DQS CFS GmbH'in Yönetim Sisteminin Değerlendirilmesi ve Ürün Sertifikasına İlişkin Özel Koşullar
Çin Pazarı: Çin ulusal yetkilileri tarafından (CNCA gibi) belirlenen, Çin pazarındaki faaliyetlere yönelik Özel Gereksinimler
1 Ağustos 2024 itibarıyla geçerli DQS Denetim ve Belgelendirme Yönetmeliği.
The content of this page is available for download.
Dokümanın Türkçe versiyonuna buradan ulaşabilirsiniz ancak çelişki veya anlaşmazlık durumunda yukarıda yer alan İngilizce aslı esas alınacaktır.