DQS:s certifieringsprocess för ledningssystem
DQS-revisioner: Ett effektivt instrument för vidareutveckling av ditt ledningssystem.
Loading...
DQS:s certifieringsprocess för ledningssystem
Certifieringsprocessen för ledningssystem sträcker sig vanligtvis över flera steg och slutar i de flesta fall med en revisionsrapport som dokumenterar resultaten av revisionen och certifikatet. Våra revisioner tjänar det övergripande målet att påvisa effektivitet och överensstämmelse med internationella standarder eller specifikationer. Men de kan göra mer: DQS-revisioner är ett särskilt effektivt verktyg för att vidareutveckla ditt ledningssystem. Du får en mer intensiv kunskap och en djupare förståelse för din organisation - och kan förbättra den på ett målinriktat sätt.
Inledande intervju och måldefinition
DQS-certifieringsprocessen börjar med att lära känna varandra och utbyta inledande information för ett meningsfullt erbjudande. Under denna process vill vi lära oss mer om din individuella företagssituation, företagets storlek, speciella processer och mognadsnivån i ditt ledningssystem. Allt detta är viktiga faktorer för att bestämma revisionens längd och våra revisorers kvalifikationer. De registreras i de så kallade grundläggande uppgifterna om ditt företag.
För att kunna utarbeta en detaljerad offert som är skräddarsydd för din organisations individuella behov och som omfattar alla relevanta tjänster, frågar vi emellertid också om vissa förväntningar på ditt företag: Vilka är kraven för strategisk användning av ledningssystem? Vilka mål är förknippade med certifiering?
Projektplanering och förrevision (valfritt)
Planeringen för detta bör vara klar 120 dagar före certifieringsrevisionen. För att säkerställa denna planerings tillförlitlighet använder DQS automatiserade processteg för att ha all viktig information tillgänglig med ett musklick före, under och efter revisionen. Det som dock är lika viktigt i planeringsfasen är vår dialog med dig.
Förutom att bemanna revisionsteamet handlar det om att i ett tidigt skede identifiera och involvera de delar av organisationen som ska granskas och kontaktpersonerna. Särskilt när det gäller kombinerade revisioner eller komplexa stickprovs- och matrisförfaranden har förberedande planeringsmöten och workshops visat sig vara nästan oumbärliga. Planeringsgrupperna för DQS kundstöd stöds av etablerade experter både inom standarder och industri, som ofta själva är erfarna revisorer.
I många fall har det visat sig vara användbart att genomföra en förhandsrevision. Denna valfria tjänst hjälper din organisation att förbereda sig specifikt för den faktiska certifieringen, baserat på de styrkor som identifierats eller den potential för förbättring som finns.
Certifieringsrevision, steg 1 och 2
Själva certifieringsprocessen börjar sedan med systemanalysen (revisionssteg 1). Systemanalysen är ett nödvändigt steg vid första certifieringar samt delvis vid övertagande av befintliga certifikat. Fokus ligger på att utvärdera systemdokumentationen och granska resultaten av ledningsbedömningar och interna revisioner. Våra revisorer fastställer om ditt ledningssystem är tillräckligt utvecklat och redo för certifiering. Din DQS-revisor förklarar resultaten och ordnar de ytterligare åtgärder som ska vidtas som förberedelse för systemrevisionen på plats.
Vid systemrevisionen (revisionssteg 2) bedömer revisorn eller revisorteamet vanligen effektiviteten hos ditt ledningssystem på produktions- eller serviceplatsen (på plats). I undantagsfall kan en revision också genomföras, ersättas eller kompletteras på distans (revision på distans, inte på plats).
Medan systemanalysen fokuserar på strukturen och dokumentationen ("Vad beskrivs?"), handlar systemrevisionen om vad som faktiskt genomförs. Med hjälp av standarderna och specifikationerna för ledningssystem utvärderas effektiviteten i alla funktionella områden och processer i ledningssystemet.
Alla resultat från observationer, granskningar och intervjuer införlivas i revisionsresultatet, som presenteras och förklaras för kunden vid det avslutande mötet. I händelse av avvikelser avtalas handlingsplaner.
Utvärdering av systemet
Som oberoende certifieringsorgan utvärderar DQS sedan revisionsresultaten på nytt som en del av systemutvärderingen. Under en så kallad teknisk granskning avgör vi om revisionen utfördes på ett korrekt sätt, om alla nödvändiga dokument är fullständiga och om det har visats att standardkraven för ledningssystemet uppfylls på ett adekvat sätt. Först därefter fattas beslutet om huruvida certifikatet ska utfärdas. Kunden får sedan den granskade revisionsrapporten.
Certifikatet
Om din DQS-revisor efter systemrevisionen rekommenderar att ett certifikat utfärdas, eventuellt på vissa villkor, och den tekniska granskningen bekräftar denna bedömning, utfärdas respektive certifikat.
Ett sådant certifikat är det synliga yttre uttrycket för en neutral och oberoende bedömning. Det visar att din organisation driver ett eller flera ledningssystem på ett lämpligt och effektivt sätt och därmed har skapat strukturer för att uppfylla specifika kundförväntningar eller rättsliga krav.
För många av DQS kunder är dock certifikatet bara en aspekt av certifieringen. Deras fokus ligger på de indikationer på förbättringar eller risker som de får under bedömningen. DQS-revisorerna har en framåtblickande syn på ledningssystemens effektivitet, inklusive förändringsprocesser i organisationer, och för en aktiv dialog med ledningen. På så sätt hjälper de företagen att uppnå mål och strategiska mål och säkra affärspartners förtroende på lång sikt.
Övervakningsrevisioner
När det gäller ackrediterade standarder är ett certifikat vanligtvis giltigt i tre år. För att det ska vara giltigt under hela perioden måste det dock kontrolleras årligen. Under det första och andra året efter det att certifikatet har utfärdats genomför DQS-revisorer därför korta övervakningsrevisioner där de till exempel granskar effektiviteten hos viktiga systemkomponenter eller hos korrigerande och förebyggande åtgärder.
Omcertifiering
I slutet av den treåriga cykeln genomförs en omcertifiering . När det gäller omfattningen av bedömningen motsvarar den systemrevisionen under den första certifieringen. Under den andra, tredje och ytterligare cykler tar revisorerna dock även hänsyn till ledningssystemets högre mognad och prestanda. Den årliga granskningen stöder alltså företagens kontinuerliga utveckling: den är ett incitament för ledningen, driver på ständiga förbättringar och förhindrar blinda fläckar.