Dokumenterad information är titeln på kapitel 7.5 i alla standarder för ledningssystem från Internationella standardiseringsorganisationen (ISO ) som publicerats sedan 2012. Detta gör det till en integrerad del av den gemensamma grundstrukturen för moderna ledningssystemstandarder, den så kallade High Level Structure (HLS). I och med den stora revideringen av ISO 9001 (kvalitetsledning) och ISO 14001 (miljöledning) 2015 blev begreppet känt för en större krets av användare.

I tidigare versioner av de internationella standarderna för ledningssystem talades det fortfarande om "dokumentation", "dokumentationskrav", "dokument" och "register". Nu sammanfattar ISO-standarderna dessa termer under "dokumenterad information".

För standardanvändare är det dock inte obligatoriskt att använda samlingsbegreppet. De som vill kan naturligtvis fortsätta att använda företagets egna termer i sin dokumenterade information och när de hanterar den. Man måste dock se till att användningen av termerna är systematisk och enhetlig. Det får till exempel inte leda till missförstånd vid externa certifieringsrevisioner.

Hur definieras dokumenterad information?

I den internationella standarden ISO 9000:2015-11 definieras principerna och termerna för ett kvalitetsledningssystem. I kapitel 3.8.6 beskrivs den som "information som måste kontrolleras och underhållas av en organisation". Detta inkluderar det medium som informationen finns på. Vilket medium som används är upp till din organisation. I dag omfattar dessa i allt större utsträckning fotodokumentation, videor, ljudformat och interaktiv operatörsvägledning.

Definitionen i ISO 9000 gör också skillnad mellan tre områden som representerar följande:

  • Ledningssystemet och dess processer.
  • Företagets verksamhet.
  • Bevis på resultat.

Är all dokumenterad information "dokumenterad information"?

Den som tror att dokumenterad information i standardens mening existerar så snart någon information har dokumenterats har fel. Statusen för "dokumenterad information" beror på om en standard, till exempel ISO 9001, föreskriver att viss information också måste dokumenteras. Om så är fallet noteras detta i de relevanta kapitlen och det relevanta kravet.

Kvalitetshantering enligt ISO 9001

Letar du efter ISO 9001-certifiering? DQS erbjuder 35 års erfarenhet! ★ Den första ISO 9001-certifieringen i Tyskland (1986) ★ Standard för kvalitetsledning.

Learn more about the ISO 9001 standard

Dessutom kan information som inte krävs enligt standarden men som registreras under vissa omständigheter bli dokumenterad information i standardens mening. Detta är alltid fallet om ditt företag anser att denna information är nödvändig för att dess ledningssystem ska fungera effektivt.

Om det till exempel finns en förteckning över uppgifter om ett företags relevanta intressenter är detta i sig inte dokumenterad information i den mening som avses i standarden. Detta beror på att en sådan förteckning inte krävs enligt standarden. Om ditt företag anser att listan är viktig för ledningssystemets effektivitet kan den dock bli "riktig" dokumenterad information.

Skapa dokumenterad information?

I kapitel 7.5.2 i de välkända ISO-standarderna ställs dock vissa grundläggande krav på skapande och uppdatering av dokumenterad information. Dessa sträcker sig från märkning till ett lämpligt format till kontroll av att informationen i sig är lämplig och tillräcklig. Kontrollen (kapitel 7.5.3) omfattas också av vissa krav, varav de viktigaste gäller tillgänglighet och skydd.

Andra krav är inriktade på dess spridning, upptäckbarhet, tillgång och användning, lagring och arkivering, bevarande och övervakning av förändringar. Ett mycket viktigt krav gäller bevarande som bevis på överensstämmelse. Förutom dess betydelse för förvaltningssystemet kan denna aspekt också spela en mycket viktig roll i samband med rättsliga frågor.

I vilken utsträckning måste det skapas?

Exakt vad som måste dokumenteras specificeras i de enskilda kapitlen i standarden. Exempel på detta är kvalitetspolicyn, kvalitetsmålen eller som bevis på kompetens. Skyldigheten att skapa, upprätthålla eller bevara dokumenterad information skiljer sig dock åt beroende på standarddisciplinen.

När det gäller omfattningen gäller ungefär följande: ju större ett företag är, ju mer komplexa processerna är och ju mer omfattande bevisskyldigheten är, desto mer omfattande bör den vara.

Branschen och kompetensen hos de anställda som arbetar i företaget spelar också en viktig roll.

Är det fortfarande obligatoriskt med en manual för kvalitetsledning?

En kvalitetsstyrningsmanual är inte längre nödvändig sedan revideringen av ISO 9001 2015. Beslutet att avstå från den tar hänsyn till den allmänna tendensen i moderna ISO-standarder för ledningssystem att ge standardanvändarna större frihet att utforma sitt ledningssystem. Samtidigt krävs det dock i allt högre grad att den högsta ledningen tar ansvar och redovisar.

Slutsats: Dokumenterad information

Dokumenterad information är rubriken för kapitel 7.5 i alla nuvarande ISO-standarder för ledningssystem och utgör därmed en integrerad del av deras gemensamma grundstruktur (High Level Structure / HLS). Samlingsbegreppet ersätter de tidigare dokumenteringskraven, dokumentationen, dokumenten och registren.

Enligt den internationellt erkända standarden för kvalitetsledning ISO 9000:2015 är dokumenterad information "information som måste kontrolleras och underhållas av en organisation". Format och medium är dock inte specificerade, de måste bara vara lämpliga. Konkreta krav ställs på hantering och underhåll av sådan information, utan att dess omfattning specificeras. Detta beror på företagets typ, storlek och komplexitet och dess processer. Dokumenterad information kallas så om det är ett krav i den relevanta standarden eller om företaget anser att den är nödvändig för ledningssystemets effektivitet.

dqs-empfang-r-suehring
Loading...

We are happy to answer your questions

Kontakta oss. Utan förpliktelser och utan kostnad.

Författare
Ute Droege

DQS expert for quality management systems, long-time auditor and experienced trainer for ISO 9001.

Loading...