Allt fler företag lägger ut stora delar av sin värdekedja på entreprenad. Därför blir den systematiska hanteringen av leverantörsrelationer allt viktigare - även med tanke på företagens sociala och miljömässiga ansvar. I följande artikel svarar DQS-experten Altan Dayankac på de viktigaste frågorna om hållbara leverantörsbedömningar. Och han visar åtta steg som ditt företag bör gå igenom för att genomföra en leverantörsbedömning under hållbarhetsaspekter.

Loading...

Leverantörshantering som en framgångsfaktor

Med tanke på globaliseringen kopplar företagen i allt högre grad ihop sin leverantörshantering med de tidigare stegen i leveranskedjan. Dessa komplexa strukturer kräver en professionell hantering i alla led. Från inköp till bortskaffande av produkter och bearbetning av återvinningsbara råvaror måste viktiga beslut fattas, särskilt när det gäller följande

  • Val av leverantör.
  • Planering av leverantörer.
  • Integrering av leverantörer.
  • Utvärdering av leverantörer.
  • Utveckling av leverantörer

Detta gör det korrekta urvalet, utvärderingen och kvalificeringen av lämpliga leverantörer till en avgörande konkurrensfaktor vid global upphandling. Ju noggrannare och hållbarare ditt företag hanterar leverantörshanteringen, desto större är fördelarna - för din organisation, dina kunder och dina leverantörer.

Detta gör det korrekta urvalet, utvärderingen och kvalificeringen av lämpliga leverantörer till en avgörande konkurrensfaktor vid global upphandling. Ju noggrannare och hållbarare ditt företag hanterar leverantörshanteringen, desto större är fördelarna - för din organisation, dina kunder och dina leverantörer.

När fördelarna snabbt blir uppenbara är det emellertid också viktigt att beakta säkerhetsaspekterna. Detta gäller såväl branschspecifika bestämmelser och kriterier som nationell och internationell lagstiftning. Om man lägger till centrala aspekter som efterlevnadshantering och riskhantering blir det tydligt varför leverantörsutvärdering med integrering av CSR-aspekter* är ett strategiskt beslut för fortsatt framgång.

* Corporate Social Responsibility, eller kortfattat CSR, är organisationers sociala ansvar i betydelsen hållbar affärsverksamhet.

Hållbar leverantörsutvärdering - nödvändighet eller illusion?

Organisationer som vill utvärdera sina potentiella leverantörer med avseende på hållbarhet måste inte bara ta del av de många facetter av ekologiska, ekonomiska och sociala aspekter med deras många olika tolkningar, utan också förstå de strukturer och mekanismer som råder på marknaden.

"Leverantörsutvärdering där socialt ansvarstagande ingår är ett strategiskt beslut för varaktig företagsframgång."

Även om hållbarhetsreferenser och guider fokuserar på ett fåtal källor, t.ex. från ILO, OECD eller FN:s stadga om mänskliga rättigheter, har en mängd internationella hållbarhetsinitiativ och standarder samt branschlösningar etablerats på marknaderna. Det faktum att de olika standarderna i allmänhet inte erkänner varandra komplicerar frågan om hållbarhet i leverantörshanteringen.

De viktigaste frågorna här är:

  • Vilka hållbarhetsfrågor är relevanta?
  • Vilka enskilda kriterier, metoder och verktyg är lämpliga för leverantörsbedömning?
  • Hur utvärderas resultaten?

ILO: Internationella arbetsorganisationen
OECD: Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling
FN:s stadga om mänskliga rättigheter: FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna.

Utvärdering av leverantörer: sex frågor, sex svar

1. Vilka är fördelarna med leverantörsengagemang?

Fördelarna med en hållbar utvärdering och en målinriktad integrering av leverantörer i era egna värdeskapande processer är uppenbara: Genom att arbeta nära era leverantörer i en anda av förtroende kan ni

  • Säkerställa en jämn kvalitet på dina produkter.
  • Säkerställa effektivitet vid inköp och upphandling.
  • Garantera leveransförmåga och att leveranstiderna hålls.
  • förebygga ekonomisk skada och imageförlust.
  • uppfylla ditt sociala och ekologiska ansvar.
  • Begränsa risker och överträdelser av efterlevnaden.
  • Öka kundtillfredsställelsen och kundlojaliteten.
  • Stärka din konkurrenskraft.

2. Vilka är utmaningarna med komplexa leveranskedjor?

Den ökande komplexiteten på leverantörsmarknaderna samt flerskiktade och transnationella försörjningskedjor kräver allt större öppenhet och bättre integration mellan leverantör och företag.

Ju mer globala dina leverantörer är, desto oftare uppstår språkliga och kulturella hinder. Likaså finns det rättsliga, normativa och kundspecifika krav som måste iakttas och uppfyllas. Ett korrekt urval, utvärdering och regelbunden kvalificering av lämpliga leverantörer är därför avgörande för ekonomisk framgång.

Leverantörsrevision med DQS

Hur bra är dina externa leverantörer och vilken roll spelar de? DQS kundspecifika leverantörsrevisioner avslöjar styrkor och svagheter i hela leveranskedjan.

Följande punkter är oumbärliga för det upphandlande företaget:

  • Följ intensivt med alla outsourcingåtgärder.
  • Fastställa relevanta kriterier och nyckeltal.
  • Ständigt initiera förbättringsprocesser.
  • Utvärdera effektiviteten av de vidtagna åtgärderna.

3. Hur går du tillväga för att utvärdera leverantörer?

Effektiva leverantörsbedömningar utvärderar enskilda leverantörers övergripande organisatoriska och tekniska prestanda - utifrån det nuvarande tillståndet och med hänvisning till måltillståndet. Detta omfattar till exempel följande

  • En bedömning eller utvärdering av leverantörsförhållandet,
  • En analys av svaga punkter och
  • En översyn av leverantörsportföljen, inklusive kortsiktig avlastning i händelse av resursflaskhalsar.

Det är viktigt att fastställa enskilda kriterier eller en lämplig katalog av kriterier enligt vilka relevanta leverantörer ska utvärderas.

Det är också klokt att ta ett systematiskt tillvägagångssätt för riskbedömning. Utveckla en matris som, med hänsyn till vilket leveransstadium en leverantör befinner sig i kedjan, anger den befintliga risken och möjliggör en prioritering. Prioriteringen avgör i slutändan vilken typ av åtgärd och vilka olika metoder som ska användas. För oumbärliga leverantörer med höga risker är en revision på plats hos det upphandlande företaget säkert det bästa valet.

4. Vilka är fördelarna med leverantörsutvärdering?

Systematisk leverantörsutvärdering ger rättssäkerhet för ditt företag. Den begränsar riskerna och ger en synlig kvalificering gentemot dina kunder. Sätt upp ett tydligt mål för leverantörsutvärdering, definiera kvalitetsmål och skyldigheter för dina externa leverantörer. Detta gör det möjligt att jämföra och utvärdera potentiella leverantörer. Befintliga leverantörsrelationer kan vidareutvecklas och optimeras utifrån bedömningen.

Leverantörsutvärdering ur ett hållbarhetsperspektiv visar också att ni gör sunda och kontinuerliga förbättringar av organisationens värdeskapande - och uppfyller ert sociala och miljömässiga ansvar.

5. Hur kan en leverantörsbedömning med DQS se ut?

I våra (kundspecifika) leverantörsbedömningar tar vi en neutral titt på stabiliteten och motståndskraften hos dina processer och gränssnitt. Vi analyserar processkonsistens och processkontinuitet. Dessutom stöder vi er i den kontinuerliga förbättringen av era interna processer inom leverantörshantering och optimerar gemensamt er riskhantering för att begränsa överträdelser av efterlevnaden. Detta är särskilt viktigt med tanke på den framtida tyska och europeiska lagen om leveranskedjor och lagen om due diligence.

Lagen om leveranskedjan: Aktuell status i Tyskland

I februari 2021 presenterade lagstiftarna i Berlin och Bryssel nästan samtidigt sina idéer om en supply chain- eller due diligence-lag. Den ska tjäna den fortsatta utvecklingen av den internationella situationen för mänskliga rättigheter genom att ställa krav på ansvarsfull hantering av leveranskedjor för vissa företag. Utkasten finns tillgängliga - läs mer om det i vår blogg.

6. Vad behöver du klargöra inför en hållbar leverantörsbedömning?

Bestäm tillsammans hur ni ska gå vidare och klargör följande frågor:

  • Vilka är de relevanta hållbarhetskraven för din bransch baserade på?
  • Varför ställs CSR-krav på leverantörer?
  • Vem ställer dessa krav och till vem?
  • Vilka alternativ finns för revision och bedömning - vilka kriterier används som grund?
  • Hur kan man visa att kraven uppfylls?
  • Vilka lösningar är lämpliga för er leveranskedja?
  • Hur kan en individuell hållbarhetsprofil fastställas?

Hur ser en kriteriekatalog för utvärdering av leverantörer ut?

En (kundspecifik) leverantörsrevision eller bedömningen av dina leverantörer enligt hållbarhetskriterier bör helst föregås av en så kallad väsentlighetsanalys. Med hjälp av denna metod kan ditt företag först fastställa sin egen hållbarhetsprofil och vid behov bortse från krav på samhällsansvar som inte är relevanta. Med hjälp av analysen av de relevanta kriterierna, riskerna och din organisations omfattning kan en utvärderingsmatris för dina leverantörer tas fram.

En matris med två axlar används: På den ena axeln visas ämnets relevans för de berörda intressenterna och på den andra axeln visas de möjliga effekterna på (eller av) verksamheten. Ämnets position i matrisen anger dess väsentlighet.

Kriteriekataloger och konkreta åtgärdsområden kan härledas från analysen - både för ditt företag och för dina partner i leveranskedjan. I idealfallet ska resultaten av väsentlighetsanalysen ha samma effekt som de uppförandekoder som stora företag ålägger inte bara sig själva utan också sina leverantörer.

Bedömning av leverantörer: En introduktion i åtta steg

För att genomföra en leverantörsbedömning ur ett CSR*-perspektiv bör ditt företag gå igenom de åtta steg som kortfattat beskrivs nedan: från väsentlighetsanalysen, som avslöjar din hållbarhetsprofil, till den fortsatta utvecklingen av dina leverantörer efter att ha utvärderat resultaten.

*CSR: Corporate Social Responsibility (CSR): Företagens sociala ansvar

1. Bestäm relevanta hållbarhetsfrågor.

Syftet är att ta reda på vilka hållbarhetsfrågor som faktiskt är relevanta för ditt företag i leveranskedjan. Frågorna bedöms med avseende på potentiell påverkan för din organisation och deras betydelse för de relevanta berörda parterna (tillsammans med dem, om nödvändigt). Om du för in resultatet i en matris vars axlar motsvarar de två vyerna kan du avläsa frågans väsentlighet utifrån dess position.

2. Anpassa uppförandekoden

En uppförandekod kan härledas eller anpassas från väsentlighetsanalysen och läggas fram för leverantören för godkännande.

3. Identifiera och lösa interna målkonflikter

Framgången för en leverantörsrevision beror inte minst på hur man löser de interna målkonflikter som kan finnas, till exempel mellan inköp (ekonomiska intressen) och den avdelning som ansvarar för leverantörsutvärdering ur ett CSR-perspektiv. En överenskommelse om sådana konflikter bör nås med deltagande av alla berörda avdelningar.

4. Fastställa utvärderingskriterier.

En riskmatris är lämplig för att definiera och prioritera dessa kriterier, med hänsyn till alla steg i leveranskedjan. Prioriteringen avgör vilken typ av åtgärder eller verktyg som är lämpliga för leverantörsrevisionen.

5. Definiera verifieringsförfaranden

När leverantörerna har tilldelats enligt deras relevans bestäms revisions- eller verifieringsförfarandet och föremålet för revisionen, med beaktande av resultaten från riskmatrisen. En uppförandekod, en självdeklaration till företaget eller en självdeklaration via en onlineportal är lämpliga som en dokumentbaserad revision.

Bedömningen baserad på revisioner kan göras enligt antingen:

  • Branschövergripande standarder ( IQNet SR 10, SA8000 etc.).
  • Branschlösningar ( SEDEX, TfS etc.).
  • En kravlista som kunden har utarbetat och som innehåller de ämnen som identifierats på grundval av väsentlighetsanalysen i en företagsspecifik CSR-riskbedömning.

6. Att vinna leverantörer för det valda verifieringsförfarandet.

Ett framgångsrikt genomförande av åtgärderna beror på leverantörernas förståelse för hållbarhetsfrågor, maktbalansen och den överenskomna affärsvolymen. Det är därför viktigt att utveckla en strategi för leverantörssamarbete och att tydligt visa på fördelarna med samarbetet, inte minst för att kunna besvara frågor och skingra reservationer.

7. Granska leverantörerna

Föremålet för revisionen är de hållbarhetsfrågor eller CSR-standarder som definierats i steg 4. Revisionen genomförs med hjälp av den metod som definieras i steg 5. Beroende på hur intensiv revisionen är kan den omfatta hela skalan, dvs. granskning av dokument, inspektion av anläggningar, intervjuer osv. Revisionen måste genomföras i tid. I princip måste man se till att leverantören uppfyller de fastställda kraven i tid. Detta är särskilt viktigt om leverantören själv måste bli aktiv för en inspektionsmetod.

8. Övervakning och utvärdering av resultaten

Resultaten från kontrollerna kan hänföras till aspekter som risker, industrier, ämnen, riktmärken/bästa praxis, hot spots eller länder. Utvärderingen kan användas för att vidareutveckla leverantören/leverantörerna. För utvärdering av resultaten och effektiv övervakning bör följande aspekter beaktas eller åtgärder vidtas:

  • Identifiera avvikelser (bristande överensstämmelse).
  • Uppmärksamma problem i tillväxt- och utvecklingsländer.
  • Fastställa och följa med korrigerande åtgärder.
  • Utveckla en process för upptrappning av åtgärder.
  • Utveckla leverantörer.
  • Mäta framsteg, diskutera resultat.
  • Använd nyckeltal.

Tips: Vad ISO 9001 kräver för utvärdering av leverantörer

Den internationellt erkända standarden för kvalitetsledning kräver också åtgärder för att hantera leverantörer. Här är ett urval av de standardkapitel från ISO 9001 som är relaterade till ämnena externa leverantörer och leverantörsutvärdering:

  • Förståelse för organisationen och dess sammanhang (kap. 4.1).
  • Förstå de berörda parternas krav och förväntningar (kap. 4.2).
  • Åtgärder för att hantera risker och möjligheter (kap. 6.1).
  • Hantering av externt tillhandahållna processer, produkter och tjänster (kap. 8.4 och bilaga A.8).
  • Riskbaserat tänkande (bilaga A.4)

Slutsats: Leverantörsutvärdering enligt hållbarhetsaspekter

När det gäller leverantörshantering blir det uppenbart att lagstiftningen fortsätter att få ökad betydelse som drivkraft. Den kännetecknas av en gradvis övergång på hållbarhetsområdet. Utvecklingen går från "öar" av regleringar, t.ex. rapporteringsskyldigheten för icke-finansiella nyckeltal, till en systematisk täckning av hållbarhetsfrågor, särskilt med fokus på skyldigheten att iaktta aktsamhet.

Många frivilliga hållbarhetsinitiativ och deras kriterier ersätts också alltmer av obligatoriska, kontrollerbara och verkställbara bestämmelser. Mål som FN:s mål för hållbar utveckling har en stark rekommendationskaraktär. Industrirelaterade initiativ som Together for Sustainability (TfS) från den kemiska industrin eller dataplattformar för större öppenhet i hållbarhetsengagemanget (SEDEX) är å andra sidan ofta obligatoriska för leverantörer på grund av kundernas krav.

DQS: Vad vi kan göra för dig

Som internationellt erkänd certifierare av ledningssystem och processer genomför DQS revisioner under mer än 30 000 revisionsdagar per år. Vårt krav börjar där revisionschecklistorna slutar: Ta oss på orden! Vi ser fram emot att prata med dig och visar dig gärna vad våra revisioners prestanda och kvalitet bygger på. Nämligen på

  • Kompetenta revisorer med integritet och branscherfarenhet.
  • Skräddarsydda lösningar som är lämpliga för din organisation och ditt ledningssystem.
  • Riktad identifiering av potentiella svagheter och risker.
  • Objektiva, begripliga resultat och omfattande beslutsunderlag.
  • Internationellt erkända certifikat med hög acceptans på marknaden
  • Uppföljning av revisions- och analysresultat, inklusive effektivitetskontroller av vidtagna åtgärder.
  • Individuell utveckling och skapande av kriteriekataloger och utvärderingssystem.
audits-dqs-audit wuerfel nebeneinander auf tisch
Loading...

DQS Supplier audit

Våra leverantörsrevisioner fokuserar på frågan: Vad kräver marknaden, kunderna och dina intressenter av dig när det gäller hållbarhet? Ta reda på det. Kostnadsfritt och utan förpliktelser.

Författare
Altan Dayankac

DQS product manager and expert on numerous sustainability, climate, environmental and occupational safety topics. Altan Dayankac also contributes his expertise as an author and presenter on environmental and occupational health and safety committees, and at numerous professional events.

Loading...