Potentialen för distansrevisioner har diskuterats i många år. De har dock hittills inte accepterats i stor utsträckning. Särskilt när det gäller certifieringsrevisioner förblev distansrevisioner länge obetydliga, eftersom de inte överensstämde med ackrediteringsregler och specifikationer. I och med COVID-19 kommer detta sannolikt att ha förändrats: Undantag antogs över en natt och det omöjliga blev plötsligt det enda möjliga. Även om pandemin nu är under kontroll i många länder är fjärrkontroller här för att stanna.
Är en distansrevision samma sak som en vanlig revision via webbkamera? Absolut inte! En revision på distans är fundamentalt annorlunda - olika krav, olika revisionsmetoder, olika utmaningar, olika risker och olika möjligheter. I den här artikelserien vill vi ge dig några tips om hur du kan genomföra revisioner på distans.
- Del 1 - Hur man genomför revisioner på distans
- Del 2 - Riskbedömning
- Del 3 - Revisionsmetod
- Del 4 - Teknik
- Del 5 - Förberedelser
- Del 6 - Tipsför genomföra revisioner på distans
- Del 7 - Uppföljning
Om den utförs på rätt sätt kan en fjärrkontroll vara ett värdefullt komplement till kontroller på plats. Interna revisioner, leverantörsrevisioner och certifieringsrevisioner kan alla utföras på distans - helt eller delvis. Men om en fjärrevision inte utförs på ett kompetent sätt gör den mer skada än nytta genom att ge en falsk känsla av säkerhet.
I de sju delarna av den här serien går vi igenom alla steg från förberedelse till uppföljning. Vi fokuserar främst på revisioner av ledningssystem (t.ex. ISO 9001 för kvalitetsledningssystem, ISO 14001 för miljöledningssystem, ISO 45001 för ledningssystem för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen osv.) ). Många av dessa punkter kan dock även tillämpas på andra typer av revisioner, t.ex. processrevisioner, produktsäkerhetsrevisioner och sociala revisioner.
Steg 1: Var medveten om syftet med revisionen.
Olika typer av revisioner kräver olika tillvägagångssätt när det gäller potentiella revisioner på distans. Vanligtvis skiljer vi mellan tre typer av revisioner, var och en med sina egna mål:
- Interna revisioner: Detta är en revision inom din egen organisation. Den utförs vanligtvis av någon inom själva organisationen.
- Leverantörsrevisioner: Revisioner som utförs av en kund, affärspartner eller entreprenör för att kontrollera att specifika specifikationer följs. Ibland läggs leverantörsrevisioner ut på entreprenad till revisions- och certifieringsorgan.
- Certifieringsrevisioner: Revisioner som utförs av en oberoende enhet i syfte att intyga att en standard följs.
Om en fjärrrevision ens är ett alternativ beror på vilken typ av revision det rör sig om.
Interna revisioner: Eftersom internrevisioner är för internt bruk kan du själv avgöra om en fjärrrevision hjälper dig att uppfylla revisionsmålen. Det rekommenderas dock att interna revisioner utförs i enlighet med riktlinjerna i ISO 19011. Detta innebär att distansrevisioner är möjliga, men som förklaras i den andra artikeln i den här serien måste eventuella risker beaktas.
Leverantörsrevisioner: Om en fjärrevision är möjlig beror på kundens instruktioner. DQS har flera lösningar för leverantörsrevisioner på distans.
Certifieringsrevisioner: Vid certifiering av ledningssystem har användningen av distansrevisioner begränsats till dokumentgranskningar. Under COVID 19-pandemin har dock ackrediteringsorgan och certifieringsorgan samarbetat för att möjliggöra distansrevisioner efter en positiv riskbedömning (se steg 2). Alla certifieringsorgan måste ta hänsyn till riktlinjerna MD 4:2018 från International Accreditation Forum (IAF ).
I allmänhet förväntar vi oss att många av COVID-19- undantagen kommer att fortsätta efter krisen. På området livsmedelssäkerhet är denna trend redan tydlig: I GFSI-specifikationerna, som utgör ramen för certifieringsstandarder som IFS, BRCGS och FSSC 22000, har det redan anpassats att certifieringsrevisioner delvis kan göras på distans.
...Men är det också önskvärt med en fjärrevision
?
I vissa fall är distansrevisioner möjliga, men kanske inte det mest effektiva sättet. Det finns betydande risker i samband med detta. Idel två av den här serien kommer vi att titta på den föregående riskbedömningen.
Nyhetsbrev från DQS
Håll dig informerad och prenumerera på vårt nyhetsbrev!
Författare
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert is Global Director Sustainability Services. In this role, he is responsible for the entire ESG service portfolio of DQS. His areas of interest include sustainable procurement, human rights due diligence and ESG audits.
Loading...