Enligt den internationella standarden ISO 9000:2015, som ansvarar för begrepp och terminologi, är högsta ledning en
"Person eller grupp av personer som leder och kontrollerar en organisation på högsta nivå".
ISO 9000: 2015-11 - Kvalitetsledningssystem - Grundläggande begrepp och terminologi.
Vad kräver standarden?
Enligt denna definition av standarden är det alltså en person eller en grupp av personer på högsta nivå med beslutsbefogenheter. På denna nivå fattas beslut om resurser och ansvar kan delegeras. I de flesta företag går dessa egenskaper hand i hand med en företagsledningsfunktion och motsvarande befogenhet att agera.
Samtidigt är det dock en typisk normativ term som praktiskt taget aldrig används i företagens vardag. I praktiken brukar man tala om verkställande direktör, högsta ledning eller företagsledning.
Ur standardens synvinkel är denna beteckning dock inte tillämplig i alla fall: eftersom "organisationen" inte alltid är identisk med "företaget" när det gäller dess ledningssystem. Det beror alltid på ledningssystemets omfattning! Ur standardens synvinkel kan alltså "organisationen" mycket väl omfatta endast en del av ett komplext företag. I detta fall kan organisationens högsta ledning mycket väl vara underordnad ledningen för hela företaget.
Vilket ansvar har den högsta ledningen i ledningssystemet?
Kraven på den högsta ledningen finns i alla moderna standarder för ledningssystem från ISO (International Organization for Standardization) i kapitel 5 "Ledarskap".
Den högsta ledningens ansvar för ledningssystemet har ökat betydligt i och med införandet av den gemensamma grundstrukturen för ledningssystemstandarderna (High Level Structure, HLS) med gemensamma kapitel, textmoduler och termer. Om vi till exempel jämför kvalitetsledningsstandarden ISO 9001:2015 med dess föregångare från 2008 är det första som sticker ut den ändrade titeln: Tidigare "Ledningsansvar" har helt enkelt blivit "Ledarskap". Och det här är något alldeles extra: Kapitlets omfattning har ökat med cirka 50 procent. Den höga detaljnivån i kraven är slående: Exempelvis beskrivs tio enskilda åtgärdsområden enbart i det första underkapitlet - 5.1 Ledarskap och engagemang -.
Certifiering enligt ISO 9001:2015
Spännande ämne? DQS erbjuder mer än 35 års erfarenhet av certifiering enligt kvalitetsstyrningsstandarden ★.
Så - när det gäller ledningssystemet - måste den högsta ledningen till exempel visa ledarskap och engagemang:
- Se till att ledningssystemet uppnår de avsedda resultaten.
- Ta på sig ansvaret för ledningssystemets effektivitet.
- Fastställa policy och mål.
- Fastställa roller, befogenheter och ansvar.
- Integrera kraven i standarden.
- Tillämpa det riskbaserade och processorienterade tillvägagångssättet.
- Tillhandahålla nödvändiga resurser.
- etc.
Vad betyder "ansvarsskyldighet"?
Så den högsta ledningen har ansvar för ledningssystemet, vad innebär det? Oberoende av det ansvar som den enligt lag har för hela företaget måste den nu också ta ansvar för ledningssystemet.
Indirekt kan ansvarsskyldigheten dock också få rättsliga konsekvenser, nämligen när det gäller ansvarsfrågor, till exempel med avseende på den tyska produktansvarslagen eller andra rättsliga krav. I tveksamma fall kan den högsta ledningen argumentera med den uppfyllda ansvarsskyldigheten och den bevisade effektiviteten hos det ledningssystem som införts i företaget, vilket i sin tur kan innebära den juridiska termen "omsorgsplikt".
En viktig framgångsfaktor för ledningssystemets funktion och framgång är den rollmodellfunktion som den högsta ledningen bör ha överlag och för ledningssystemet i synnerhet. Detta beror på att framgången framför allt beror på om den kan inspirera de anställda att stödja ledningssystemet och delta.
Den högsta ledningen i certifieringsrevisionen
Vad förväntar sig DQS som certifieringsorganisation av den högsta ledningen när den genomför en revision? Ledarskapet i ISO 9001:2015-standarden kräver personlig, aktiv medverkan av högsta ledningen i ledningssystemet. Bevisen kan hittas i form av meningsfulla, faktabaserade ledningsbedömningar, i protokoll, personliga meddelanden, beslut och sist men inte minst i produkter och tjänster av konstant hög kvalitet. De som på ett sådant sätt konkret uppfattar sitt engagemang för kvalitet är väl förberedda för certifiering.
Översyn: Representanten för den högsta ledningen
En tillbakablick på ISO 9001:2008, föregångaren till ISO 9001:2015, visar i vilken utsträckning kapitel 5.1 har inneburit en betydande förändring. På den tiden var ansvarsskyldigheten ett ansvar för den så kallade "representanten för den högsta ledningen", även om standarden inte kallade det så. Denna person var dock tvungen att vara medlem av den högsta ledningen och endast rapportera till de övriga medlemmarna. Med de standardkrav som gäller sedan 2015 har detta ändrats på ett avgörande sätt.
Slutsats
Top management är en term som avser ledningssystemet i ett företag eller en organisation. Det behöver inte nödvändigtvis vara hela företagets högsta ledning, till exempel om ledningssystemets räckvidd endast omfattar en del av företaget.
Med den gemensamma grundstrukturen (HLS), som alla moderna ISO-standarder för ledningssystem har idag, överfördes ansvaret för ledningssystemet till hela den högsta ledningen i kapitel 5.1, vilket tidigare i liknande form innehades av en så kallad "representant för den högsta ledningen".
Den högsta ledningens uppgifter har specificerats och utökats i den nuvarande versionen av standarden från 2015. Den måste snarare "ta ledningen" för ledningssystemet, förse det med nödvändiga resurser, fördela roller och ansvar och sist men inte minst agera som en förebild för dem som måste omsätta standardkraven i praktiken i den dagliga verksamheten.
Loading...
We are happy to answer your questions
Kontakta oss. Utan förpliktelser och kostnadsfritt.
Nyhetsbrev från DQS
Håll dig informerad och prenumerera på vårt nyhetsbrev!
Författare
Ute Droege
DQS expert for quality management systems, long-time auditor and experienced trainer for ISO 9001.
Loading...