Du har fått en handlingsplan från din revisor och vet inte exakt hur du ska gå vidare nu? Först och främst: Stressa inte - avvikelser är vanliga i IFS-revisioner och kan vanligtvis lösas snabbt. Nästa steg: Läs vår hjälpsamma guide och få reda på allt du behöver veta nu.
Tiden har kommit, revisionen är över. Nu kommer du inom kort att få en preliminär handlingsplan i .xls-format, som din revisor kommer att skicka dig via e-post. I den ska du nu skriva in korrigeringar och korrigerande åtgärder för varje avvikelse eller bristande överensstämmelse, alltid försedda med en tidsfrist, en ansvarig person och status för genomförandet.
Observera att alla korrigeringar och korrigerande åtgärder också måste översättas till engelska.
Vad är skillnaden mellan en korrigering
och en korrigerande åtgärd?
En korrigerande åtgärd är en åtgärd som syftar till att eliminera en identifierad avvikelse och/eller bristande överensstämmelse på kort sikt. En korrigerande åtgärd går djupare och syftar till att eliminera grundorsaken till en identifierad avvikelse och/eller bristande överensstämmelse. Medan en korrigerande åtgärd har en kortsiktig effekt har en korrigerande åtgärd en långsiktig effekt.
Hur lång tid har jag på mig för den korrigerande åtgärden eller
planen för korrigerande åtgärder?
När du har fått den preliminära planen för korrigerande åtgärder har du högst fyra veckor på dig att skicka tillbaka den färdiga planen till revisorn som en .cls-fil och lämna in bevis på genomförandet.
Genomföra korrigeringar
Korrigeringarna bör genomföras så snart som möjligt. IFS specificerar att senast fyra veckor efter mottagandet av den preliminära åtgärdsplanen måste beviset för genomförandet vara komplett och korrekt inlämnat till certifieringsorganet. Om denna tidsfrist inte respekteras måste företaget genomgå en fullständig IFS-granskningsrevision för första eller omcertifiering.
IFS anger också snäva tidsfrister för certifieringsorganen för att slutföra processen. Det är därför viktigt att du skickar bevisen för genomförandet till din revisor senast efter tre veckor, så att nödvändiga uppföljningar kan genomföras. På så sätt säkerställs att tidsfristen på fyra veckor inte överskrids.
Vad du behöver veta om bevis på genomförande av
korrigeringar:
Bevis för genomförandet av korrigeringar måste stödjas av ett faktiskt genomförande av korrigeringen, vilket är det enda sättet för revisorn att godkänna åtgärdsplanen. Bevisen kan tillhandahållas med t.ex. foton eller skannade dokument, beroende på typen av avvikelse.
Lägg in foton om bevis i en .doc-fil tillsammans med en förklaring om vilken korrigering som genomförts på respektive foto. Spara detta som en .pdf-fil. Observera att du inte skickar foton i originalstorlek. En upplösning på 75 dpi är vanligtvis tillräcklig.
För att säkerställa att korrekturerna kan tilldelas korrekt och snabbt, vänligen namnge filerna på följande sätt: NamnCompany_Correction_Statement of IFS requirement point(s), t.ex. SampleCompany_Correction_IFS_2-2-1.
Se till att alltid sammanfatta avvikelserna per åtgärd, sammanställ inte alla avvikelser i en fil.
Genomföra korrigerande åtgärder
Att genomföra korrigerande åtgärder på ett framgångsrikt och hållbart sätt kan ta längre tid än fyra veckor. Ge en lämplig motivering i kalkylbladet .xls till varför du behöver mer tid för genomförandet och observera att denna motivering också måste översättas till engelska. Senast före nästa IFS-övervakningsrevision måste genomförandet av de korrigerande åtgärderna ha ägt rum.
Nyhetsbrev från DQS
Håll dig informerad och prenumerera på vårt nyhetsbrev!
Författare
Constanze Illner
Constanze Illner (she/her) is Research and Communications Officer in the area of sustainability and food safety. In this position, she keeps an eye on all important developments in this context and informs our clientele in a monthly newsletter. She also moderates the annual Sustainability Heroes conference.
Loading...