Šta sve treba da znate o auditima
Auditi - Dodatne informacije
Loading...
Šta je provera?
U najširem smislu, provera je objektivna analiza za unapređenje organizacije preduzeća – zasnovana na zapažanjima, ispitivanjima, ispitivanju i uvidu u relevantne dokumente. Provera uvek služi za upoređivanje cilja i stvarnog stanja, ispunjenja ciljeva. Provere stoga pružaju jasnoću. Oni služe kao procena učinka ili dijagnoza za identifikaciju prednosti i potencijala za poboljšanje i daju važne povratne informacije o promenama i efikasnosti uvedenih mera.
U reviziji sistema menadžmenta smernica je ISO 19011 je merodavna. U poglavlju 3.1, definiše reviziju kao „sistematski, nezavisan i dokumentovan proces za dobijanje objektivnih dokaza i objektivnu procenu kako bi se utvrdilo u kojoj meri su kriterijumi revizije ispunjeni”.
Termin provera potiče od latinske reči "audire" - slušati ili čuti. Slušanje, u smislu „slušanja sagovornika“, suštinski je zadatak proveravača, ali nikako jedini. Jer proveravač postavlja pitanja, posmatra i analizira u proveri. Na kraju, cilj je da se sazna i proceni da li je, i u kojoj meri, organizacija koja će biti predmet provere uspela da primeni specifikacije i zahteve postavljene, npr. u standardu sistema menadžmenta. U tom cilju, proveravač takođe ispituje interakciju procesa.
Karakteristična karakteristika svih naših revizija je da nezavisni stručnjak iz industrije pregleda vaš sistem upravljanja i procese. Naši standardi uvek počinju tamo gde se završavaju kontrolne liste revizije. Verujte nam na reč.
DQS. Simply leveraging Quality.
Karakteristika svih naših provera je da nezavisni stručnjak iz industrije pregleda vaš sistem menadžmenta i procese. Naša tvrdnja uvek počinje tamo gde se završavaju kontrolne liste provere.
Zašto je provera korisna?
Redovne provere pružaju vašoj kompaniji informacije o tome da li su mere i procesi efikasne, prikladne i pogodne za ispunjavanje specifikacija i zahteva. Pored toga, mogu se identifikovati potencijali za poboljšanje i rizici. Dokumentovani rezultati pružaju vašem najvišem rukovodstvu važne nalaze za mere kontrole.
Provere služe da:
- Dalje razvijajte svoju organizaciju na način koji dodaje vrednost
- Dobijte sveobuhvatno poređenje cilj/stvarno
- Identifikujte prednosti i potencijal za poboljšanje vaše kompanije
- Otkrijte rizike i greške i izvedite mere za njihovo izbegavanje
- Omogućite rukovodiocima dobro utemeljenu osnovu za donošenje odluka
- Otkrijte slepe tačke i slabe tačke u kompaniji
- Učite iz dokazanih radnih metoda i procesa
- Nastavite sistematski i dosledno
- Obezbedite objektivan dokaz performansi
Koje vrste provera postoje?
Prvo, pravi se razlika između interne i eksterne provere.
Interna provera (koja se naziva i samoprovera ili provera prve strane) je planirana u okviru kompanije. Proveru, po pravilu, sprovodi posebno obučen službenik, odnosno interni proveravač kao što je predstavnik menadžmenta kvaliteta. Interne provere su takođe redovan deo sopstvenog sistema menadžmenta kompanije.
Proveru od strane eksterne treće strane mogu, na primer, izvršiti klijenti (provera druge strane) ili akreditovano sertifikaciono telo kao što je DQS (provera treće strane). Tada kompanija odlučuje koje oblasti želi da pogleda. Da li se radi o određenim standardima, kao u proveri sistema menadžmenta, ili o određenim procesima, proizvodima, inovacijama ili temama usklađenosti? Ako je reč o dobavljačima, druge provere od strane predstavnika kvaliteta klijenta su isto tako izvodljive kao i slanje porudžbine preko DQS-a.
Ili možda kompanija cilja na potpunu sertifikacionu proveru svog sistema menadžmenta od strane eksternih proveravača iz kompanije za sertifikaciju? Ili će možda delimični aspekti biti u fokusu provere jaza ili delta? A onda se postavlja pitanje u kom obliku će provera biti: provera na licu mesta ili provera na daljinu?
Šta je planiranje provere?
Provere se ne vrše nasumično. Pažljivo planiranje je uvek preduslov za uspeh provere. Ovo posebno važi za provere u okviru eksterne sertifikacije. Sertifikacione provere se pažljivo planiraju, posebno kada su u pitanju akreditovane procedure. Standard ISO 17021 opisuje šta treba uzeti u obzir u poglavlju "9.2 Planiranje provera" kao i zahteve specifične za pravila i propise. Planiranje je odgovornost glavnog proveravača koje je imenovalo sertifikaciono telo.
ISO/IEC 17021-1:2015 - Ocenjivanje usaglašenosti — Zahtevi za tela koja vrše reviziju i sertifikaciju sistema menadžmenta — Deo 1: Zahtevi
Standard je dostupan na ISO websajtu.
Planiranje provere uključuje definisanje ciljeva provere, obima provere, kriterijuma provere (zahteva koje treba ispuniti) i, ako je potrebno, značajne promene koje imaju uticaj na vaš sistem menadžmenta. Osim ciljeva provere, definicije se prave u bliskoj konsultaciji sa vama kao klijentom. ISO 17021 postavlja specifične zahteve za ove definicije, koji se moraju uzeti u obzir prilikom planiranja provere.
Suštinski deo planiranja provere je izbor tima proveravača (tim za proveru) i dodela uloga od strane imenovanog glavnog proveravača u njihovoj funkciji „vođe proveravačkog tima“. Izbor proveravača prati proces koji je definisao DQS. Planiranje uključuje broj proveravača, njihov sastav ili kompetenciju (potrebna tehnička stručnost) i njihov konkretan zadatak. Planiranje provere mora se prvenstveno zasnivati na ciljevima provere, obimu provere, kriterijumima provere, procenjenom trajanju provere i nizu drugih aspekata.
Planiranje provere takođe uključuje pripremu plana provere od strane glavnog proveravača, koji sadrži konkretne podatke za sprovođenje provere. Ovo uključuje koje organizacione ili funkcionalne jedinice i procese treba proveravati, kada, gde, koliko dugo i ko. Raspored provere se usaglašava sa klijentom pre početka provere.
Šta znači vreme provere?
Od izdanja ISO 17021 iz 2015. godine, stari termin trajanja provere se naziva vreme provere. Ovo se definiše kao „vreme potrebno za planiranje i postizanje potpune i efikasne revizije sistema upravljanja klijentske organizacije“.
Kao akreditovano sertifikaciono telo, DQS određuje vreme provere u skladu sa zahtevima koje postavlja odgovarajući međunarodni standard(i). Mora se uzeti u obzir čitav niz aspekata, kao što su:
- Standard čiji zahtevi se revidiraju
- Složenost vaših poslovnih aktivnosti i vašeg sistema menadžmenta
- Broj zaposlenih
- Veličina, broj i lokacija lokacija
- Rizici povezani sa proizvodima, aktivnostima ili procesima itd.
Način na koji se provera sprovodi – na licu mesta ili kao takozvana provera na daljinu, takođe može da utiče na vreme provere i mora se uzeti u obzir.
Šta je posao glavnog proveravača?
Vodeći proveravač je proveravač kojeg sertifikaciono telo imenuje na ovu poziciju na osnovu njihovih specijalnih kvalifikacija u skladu sa definisanim procesom. Oni su odgovorni za pravilno izvršenje zadatka provere, odnosno za planiranje planiranje i samu proveru. Ako tim od nekoliko proveravača vrši proveru, oni imaju – u svojoj funkciji vođe proveravaqčkog tima – zadatak da formiraju, zakažu i daju uputstva proveravačkom timu. Oni takođe moraju da upravljaju programom provere i procesom provere, uključujući upravljanje vremenom.
Glavni proveravač obično moderira uvodni sastanak i primarna je kontakt osoba za klijenta. Oni razmenjuju informacije sa članovima tima, procenjuju napredak provere u redovnim intervalima i obaveštavaju klijenta o trenutnom statusu. Ovo može uključivati, na primer, sve otkrivene neusaglašenosti ili potrebu da se promeni obim provere. U ovom kontekstu, menadžer provere će možda morati da traži rešenja za konflikte.
Na kraju, zajedno sa proveravačkim timom, vodeći proveravač izvlači zaključke iz rezultata provere, raspravlja o njima na završnom sastanku i priprema izveštaj sa provere.
Šta je izveštaj sa provere?
Izveštaj sa provere je pisani rezime nalaza provere koje je napravio vodeći proveravač tokom svoje provere. Ovo uključuje zaključke zasnovane na evaluaciji proveravačkih dokaza, s obzirom na kriterijume provere (tj. zahteve koje treba ispuniti). Izveštaj o proveri eksterne provere sertifikacije je osnova za odluku o izdavanju sertifikata.
Izveštaj sa provere se fokusira na izjave o tome u kojoj meri su kriterijumi provere ispunjeni, da li su ili koje neusaglašenosti identifikovane i koliko su ozbiljne. Detaljno se bavi dokumentovanjem identifikovanih snaga, slabosti, rizika i mogućnosti, ali i da li mogu biti potrebne hitne mere ili naknadna provera. Izveštaj sa provere je takođe osnova za sprovođenje mera poboljšanja. Informacije o sprovođenju korektivnih mera za neusaglašenosti identifikovane u prethodnim proverama takođe će biti potrebne. Pored toga, svako odstupanje od plana provere mora biti dokumentovano.
Izveštaj provere sadrži formalne detalje provere, kao što su naziv sertifikacionog tela i ocenjivač proveravačkog tima. Takođe, naziv i adresa vaše kompanije, datum, lokacija, tip provere, kriterijumi provere, ciljevi i obim provere, utrošeno vreme provere i još mnogo toga. Važno je znati: Sadržaj izveštaja provere je generalno poverljiv, a vlasništvo nad izveštajem ostaje na sertifikacionom telu.
Šta je nalaz provere?
Nalazi sa provere su relevantni nalazi iz analize informacija i dokaza dobijenih od strane proveravačkog tima tokom provere. Oni su sastavni deo proveravačkog izveštaja. Nalaze sa provere ocjenjuje proveravački tim, koji donosi odgovarajuće zaključke. U eksternoj sertifikacionoj proveri, zaključci su odlučujući za odluku o sertifikaciji. Na uvodnom sastanku provere, rukovodilac provere već mora da objasni kriterijume prema kojima će nalazi provere biti kategorisani.
Nalazi sa provere su dokumentovani. Oni uključuju i sažet prikaz usaglašenosti (usaglašenost sa osnovnim standardom) i sveobuhvatan prikaz i klasifikaciju neusaglašenosti. Veoma korisna varijanta nalaza provere za vašu kompaniju je ciljano otkrivanje potencijala za poboljšanje. Standard ISO 17021 to ne zahteva, ali se smatra korisnim. Ovaj postupak je znak posebne stručne osposobljenosti. Međutim, otkrivanje potencijala za poboljšanje možda ne uključuje rešenje. Potencijal poboljšanja možda neće biti procenjen i evidentiran kao neusaglašenost. Nasuprot tome, neusaglašenost se ne može tretirati kao potencijal za poboljšanje.
DQS. Zato što nisu sve provere stvorene jednake.
Imate li pitanja o sertifikaciji vašeg sistema menadžmenta kvalitetom prema ISO 9001? Otkrij više. Bez obaveza i besplatno.