Dokumentovane informacije su naslov Poglavlja 7.5 svih standarda sistema menadžmenta Međunarodne organizacije za standardizaciju (ISO) objavljenog od 2012. To ga čini sastavnim delom zajedničke osnovne strukture standarda modernog sistema menadžmenta, takozvane Strukture visokog nivoa (HLS). Uz veliku reviziju ISO 9001 (upravljanje kvalitetom) i ISO 14001 (upravljanje životnom sredinom) u 2015. godini, termin je postao poznat širem krugu korisnika.
SADRŽAJ
- Kako su definisane dokumentovane informacije?
- Da li su neke dokumentovane informacije "dokumentovane informacije"?
- Kreiranje dokumentovanih informacija?
- U kojoj meri mora da se stvori?
- Da li je priručnik za upravljanje kvalitetom i dalje obavezan?
- Zaključak: Dokumentovane informacije
Loading...
"Velikih pet" standarda sistema menadžmenta
...i struktura visokog nivoa
Info grafike o ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001 i ISO 50001
U ranijim verzijama međunarodnih standarda za sisteme menadžmenta još uvek se pričalo o "dokumentaciji", "zahtevima za dokumentaciju", "dokumentima" i "evidencijama". Sada ISO standardi rezimira ove uslove pod "dokumentovanim informacijama".
Međutim, za standardne korisnike upotreba kolektivnog termina nije obavezna. Oni koji žele naravno mogu da nastave da koriste sopstvene uslove kompanije u svojim dokumentovanim informacijama i kada se bave njome. Međutim, mora se osigurati da upotreba termina bude sistematska i jednoobrazna. Na primer, to ne sme dovesti do nesporazuma u spoljnim nadzorima sertifikacija.
Kako su definisane dokumentovane informacije?
Međunarodni standard ISO 9000:2015-11 definiše principe i uslove sistema menadžmenta kvalitetom. U poglavlju 3.8.6 opisana je kao "informacija koju mora da kontroliše i održava organizacija". To uključuje medijum na kojem se nalaze informacije. Medij koji se koristi je do vaše organizacije. Danas sve više uključuju foto dokumentaciju, video zapise, audio formate i uputstva interaktivnih operatera.
- Sistem upravljanja i njegovi procesi
- Rad vaše organizacije
- Dokazi o rezultatima
Da li su sve dokumentovane informacije "dokumentovane informacije"?
Greši svako ko misli da dokumentovana informacija u smislu standarda postoji čim je bilo koja informacija dokumentovana. Status „dokumentovane informacije“ zavisi od toga da li standard, na primer ISO 9001, predviđa da se određene informacije takođe moraju dokumentovati. Ako jeste, to je navedeno u relevantnim poglavljima i relevantnim zahtevima.
Upravljanje kvalitetom prema ISO 9001
Pored toga, informacije koje nisu propisane standardom, ali su zabeležene, pod određenim okolnostima, mogu postati dokumentovane informacije u smislu standarda. To je uvek slučaj ako vaše preduzeće smatra da su ove informacije neophodne za efikasnost njegovog sistema upravljanja.
Ako je, na primer, dostupna lista podataka o relevantnim zainteresovanim stranama preduzeća, to nije po sebi dokumentovana informacija u smislu standarda. To je zato što takva lista nije propisana standardom. Međutim, ako vaše preduzeće smatra da je ova lista od suštinskog značaja za efikasnost sistema menadžmenta, ona može postati "prava" dokumentovana informacija.
Kreiranje dokumentovanih informacija?
Međutim, poglavlje 7.5.2 poznatih ISO standarda nameće neke osnovne zahteve za kreiranje i ažuriranje dokumentovanih informacija. One se kreću od označavanja do odgovarajućeg formata do provere prikladnosti i adekvatnosti samih informacija. Kontrola (poglavlje 7.5.3) takođe podleže određenim zahtevima, od kojih se najvažniji tiču njegove dostupnosti i zaštite.
Drugi zahtevi usmereni su na njegovu distribuciju, otkrivanje, pristup i korišćenje, skladištenje i popunjavanje, očuvanje i praćenje promena. Veoma važan uslov odnosi se na očuvanje kao dokaz usaglašenosti. Pored svog značaja za sistem menadžmenta, ovaj aspekt takođe može igrati veoma važnu ulogu u kontekstu pravnih pitanja.
U kojoj meri mora da se kreiraju?
Ono što tačno mora biti dokumentovano navedeno je u pojedinačnim poglavljima standarda. Primeri toga su politika kvaliteta, ciljevi kvaliteta ili kao dokaz kompetentnosti. Međutim, obaveza kreiranja, održavanja ili zadržavanja dokumentovanih informacija razlikuje se u zavisnosti od standardne discipline.
Što se obima tiče, primenjuje se otprilike sledeće: što je veća kompanija, to su procesi složeniji i što je obimnija obaveza da se pruže dokazi, to bi trebalo da bude obimnija.
Industrija i kompetentnost zaposlenih koji rade u kompaniji takođe igraju važnu ulogu.
Da li je priručnik za upravljanje kvalitetom i dalje obavezan?
Priručnik za upravljanje kvalitetom više nije potreban od revizije ISO 9001 u 2015. Odluka o ispuštanju sa s tim uzima u obzir opštu tendenciju savremenih standarda ISO sistema menadžmenta kako bi se standardnim korisnicima dala veća sloboda u dizajniranju njihovog sistema menadžmenta. Međutim, istovremeno se sve više poziva top menadžment da preuzme odgovornost i odgovornost.
Zaključak: Dokumentovane informacije
Dokumentovane informacije su naslov Poglavlja 7.5 svih trenutnih standarda ISO sistema menadžmenta i samim tim sastavni deo njihove zajedničke osnovne strukture (High Level Structure / HLS). Kolektivni termin zamenjuje nekadašnje zahteve za dokumentaciju, dokumentaciju, dokumenta i evidenciju.
Prema međunarodno priznatom standardu za upravljanje kvalitetom ISO 9000:2015, dokumentovane informacije su "informacije koje mora da kontroliše i održava organizacija". Međutim, format i srednji format nisu navedeni, samo moraju da budu odgovarajući. Konkretni zahtevi se potisnu na upravljanje i održavanje takvih informacija, bez navođenja njegovog delokruga. To zavisi od vrste, veličine i složenosti preduzeća i njegovih procesa. Dokumentovane informacije se tako nazivaju ako se radi o zahtevu relevantnog standarda ili ako preduzeće smatra da je to neophodno za efikasnost sistema upravljanja.
Rado ćemo odgovoriti na vaša pitanja
Kontaktirajte nas. Bez obaveza i besplatno.
DQS Bilten
Budite informisani i prijavite se na naš bilten!
Autor
Ute Droege
DQS expert for quality management systems, long-time auditor and experienced trainer for ISO 9001.
Loading...