Nakon završetka audita ste dobili od svog auditora akcioni plan, i pitate se kako dalje da postupate? Pre svega: Ne brinite se - odstupanja su česta u IFS auditima i obično se mogu brzo rešiti. Sledeći korak: pročitajte naš korisni vodič koji će vas uputiti ka svemu šta treba da znate u ovom trenutku.

IFS audit je uspešno završen. Uskoro ćete dobiti preliminarni akcioni plan u .xls formatu, koji će vam vaš auditor poslati putem e-maila. U njega treba da unesete ispravke i korektivne radnje za svako odstupanje ili neusaglašenost, definisan vremenski rok za rešavanje, odgovorno lice i status implementacije.

Imajte u vidu da sve ispravke i korektivne radnje moraju biti prevedene na engleski jezik.

Koja je razlika između korekcije
i korektivne mere?

Korekcija je radnja koja ima za cilj eliminisanje identifikovane devijacije i/ili neusaglašenosti u kratkom roku. Korektivna mera ide dublje i ima za cilj eliminisanje osnovnog uzroka identifikovane devijacije i/ili neusaglašenosti. Dakle, dok korekcija ima kratkoročni efekat, korektivna mera ima dugoročan efekat.

Koliko vremena imam za korektivnu meru ili korektivni akcioni plan?

Kada dobijete preliminarni korektivni akcioni plan, imate najviše četiri nedelje da vratite dovršeni plan svom auditoru kao .cls datoteku i dostavite dokaze o implementaciji.

Primena ispravki

Ispravke treba da se sprovedu u najkraćem mogućem roku. IFS precizira da najkasnije u roku od četiri nedelje od prijema preliminarnog akcionog plana dokazi o sprovođenju moraju biti potpuni i pravilno predati sertifikacionom telu. Ako ovaj rok ne bude ispunjen, preduzeće mora da prođe potpunu IFS inicijalnu ili resertifikacionu proveru.

IFS takođe daje tesne rokove sertifikacionim telima da završe proces. Zato je važno da svom auditoru pošaljete dokaze o implementaciji najkasnije nakon tri nedelje, kako bi se mogli sprovesti svi neophodni propratni radovi. To će osigurati da rok od četiri nedelje ne bude prekoračen.

Šta treba da znate o dokazima implementacije
korekcija i korektivnih mera:

Dokazi o sprovođenju ispravki moraju biti potkrepljeni stvarnom primenom korekcije, što je jedini način da auditor odobri akcioni plan. Dokazi se mogu obezbediti npr. fotografijama ili skeniranim dokumentima, u zavisnosti od vrste odstupanja.

Umetnite fotografije o dokazima u .doc datoteku, zajedno sa objašnjenjem, koja je ispravka primenjena na odgovarajućoj fotografiji. Sačuvajte ovo kao .pdf. Imajte u vidu da zbog preobimnosti fajla fotografije ne šaljete u originalnoj veličini. Obično je dovoljna rezolucija od 75 tpi.

Da biste se uverili da se dokazi mogu dodeliti ispravno i brzo, imenujte datoteke na sledeći način: ImeFirme_Korekcija_IFS tačka zahteva, ili na primer  ImeFirme_Korekcija_IFS_2 gde će broj 2 slediti broj pisane neusaglašenosti na akcionom planu.

Uverite se da ste uvek rasporedili dokaze o rešenim odstupanjima po meri, nikako nemojte kombinovati sva odstupanja u jednu datoteku.

Primena korektivnih mera

Uspešno i održivo sprovođenje korektivnih mera može trajati duže od četiri nedelje. Molimo vas da u .xls dokumentu obezbedite adekvatno opravdanje zašto vam je potrebno više vremena za implementaciju, uz svest da se ovo opravdanje mora prevesti i na engleski jezik. Najkasnije pre sledećeg audita IFS-a, mora doći do sprovođenja korektivnih mera.

Autor
Constanze Illner

Constanze Illner

Loading...