Proces stalnog unapređenja (CIP), poznat i kao kontinualni proces poboljšanja, je metod od upravljanja kvalitetom (ISO 9001) do kontinuiranog postizanja malih poboljšanja kvaliteta procesa, kvaliteta procesa, kvaliteta proizvoda, mogućnosti isporuke i kvaliteta usluge.
Opšti cilj je povećanje efektivnosti i kvaliteta u organizacijama ili kompanijama kroz stalno unapređenje internih procedura i procesa.
SADRŽAJ
Proces stalnog unapređenja vuče korene iz automobilske industrije pedesetih godina prošlog veka, tačnije u japanskom principu "Kaizen", što znači "promena na bolje". Određujuća karakteristika Kaizena je da poboljšanje treba da bude postepeno i manjeg obima. Kao dosledno gonjen putem malog napretka, koji se uvek ponavlja i nikada ne završava. Kaizen ili CIP nisu dizajnirani za kratkoročni uspeh. Kompanije su uspešne u tome ako dosledno sprovode princip i trajno rade na poboljšanjima.
Da bi postigla dugoročni uspeh kroz korišćenje procesa kontinuiranog usavršavanja, organizaciji su potrebni svi uključeni da se saberu i budu voljni da kontinuirano prave mala poboljšanja u svom radnom kontekstu. Da bi se to dogodilo, važno je da su okvirni uslovi ispravni.
Top menadžment mora da donese svesnu odluku u korist CIP-a i da je konsoliduje u korporativnoj kulturi. To se može uraditi kroz dalje mere obuke, integrisanjem PDCA ciklusa u procese i tokove posla, kao i tako što ćete radno vreme učiniti dostupnim.
Svi koji učestvuju moraju biti svesni da sa stalnim procesom poboljšanja nema naglih promena. Umesto toga, radi se o postepenoj optimizaciji i usavršavanja najvažnijih oblasti kompanije.
Važna karakteristika procesa kontinuiranog usavršavanja je da poboljšanja planiraju i sprovode ne samo menadžeri, već pre svega sami zaposleni. Ova direktna implementacija svih onih koji učestvuju u procesima je od velikog značaja u CIP-u.
Metod CIP-a ima za cilj da motiviše zaposlene da aktivno učestvuju u procesu kontinuiranog usavršavanja, čime će njihov zadatak biti da identifikuju i primene poboljšanja u svojoj oblasti. Dugoročno gledano, ove male optimizacije dovode do povećanja kvaliteta u proizvodima i procesima, ali i u servisu.
Kroz CIP, svi postojeći procesi u preduzeću mogu da se pojednostave i pojednostave. Troškovi se čuvaju kroz efikasnije tokove posla, proizvodi i/ili usluge se više odnose na zahteve klijenata, usluga se poboljšava, a otpad svih vrsta se smanjuje.
Ako pojedinačne implementacije nisu moguće, vrhunski menadžment mora da objasni zašto na razumljiv način. Uspešan proces kontinuiranog usavršavanja zahteva odgovarajuću korporativnu kulturu i aktivnu demonstraciju CIP-a od strane rukovodećeg tima. Tada svi imaju koristi od rezultata neprekidnog procesa učenja.
Ciklus malih koraka ogleda se u PDCA ciklusu. Do dana današnjeg, to je najvažniji kontrolni instrument za stalno usavršavanje. PDCA označava Plan-Do-Check-Act. PDCA je proces kontinuiranog identifikovanja i rešavanja problema u četiri koraka.
Srodni metod je SDCA metod (Standardize-Do-Check-Act).
PDCA ciklus je proces koji se ponavlja iznova i iznova, teoretski beskonačno, i pruža osnovu za stalno unapređenje sistema menadžmenta. Počeci modela, poznatog i kao Shewhart ciklus ili Deming ciklus, datiraju iz ranih tridesetih godina prošlog veka.
Prvobitno trosečan model američkog fizičara i statističara Voltera Endrua Ševharta kasnije je četvrti korak dopunio njegov učenik Vilijam Edvard Deming.
Krug Deming je korišćen u Drugom svetskom ratu u vojne svrhe u pogledu poboljšanja kvaliteta ratne opreme, ali posle 1945.
Model je konačno stigao do istočnoazijske zemlje početkom pedesetih godina prošlog veka, u sklopu obnove japanske ekonomije i industrije na Demingovu inicijativu, gde je postao uspešna priča.
Tek osamdesetih godina prošlog veka model se ponovo pojavio na Zapadu pod imenom PDCA ciklus koji je odabrao Deming. Sa ISO 9001 standardom upravljanja kvalitetom, PDCA ciklus je konačno pronašao put do sveta sistema menadžmenta, gde je od tada uspešan širom sveta kao holistički korporativni pristup.
Od kada je 2012. godine uvedena zajednička osnovna struktura standarda ISO sistema menadžmenta (High Level Structure - HLS) dodeljivanje poglavlja standarda u četiri faze PDCA ciklusa je jasno prepoznatljivo. Međutim, to je privuklo pažnju korisnika standarda širom sveta samo revizijom ISO 9001 i ISO 14001 u 2015. ISO standardi vide Poglavlje 4 (Kontekst organizacije) kao okvir za sistem menadžmenta u kome PDCA ciklus funkcioniše. Ističući odgovornosti i dužnosti vrhunskog menadžmenta u sistemu menadžmenta, Poglavlje 5 se sada nalazi u središtu PDCA ciklusa.
Faza PLANA obuhvata Poglavlje 6 (Planiranje), gde je ispunjavanje standardnih zahteva iz poglavlja 4 i 5 preduslov za smisleno i obećavajuće planiranje u Poglavlju 6. Poglavlja 7 (Podrška) i 8 (Operacija) dodeljuju se do fazi. Poglavlje 9 (Ocenjivanje performansi), uz izvođenje internih revizija i revizija upravljanja, predstavlja CHECKphase, a Poglavlje 10 (Poboljšanje) označava ACT fazu.
U upravljanju procesima kompanije i njihovom stalnom usavršavanju duž PDCA ciklusa, fokus je na razmišljanju zasnovanom na riziku i mogućnostima (Poglavlje 6).
Planiraj - Uradi - Proveri - Deluj.
U fazi PLANA, prvi korak je identifikovanje problema, naime, radi utvrđivanja trenutnog stanja. U najmanju ruku, postavljaju se sledeća pitanja:
U sledećem koraku problem se najzad sužava, na konkretan način, na osnovu prethodno utvrđenog stvarnog stanja, a zatim se analizira. Analiza omogućava postavljanje odgovarajućih ciljeva, uključujući mere neophodne za postizanje ciljeva.
URADI Faza
U uradi fazi, mere definisane u fazi Plana se u početku sprovode na probnoj osnovi od strane svih zaposlenih u kompaniji koji učestvuju u postojećem problemu. Odlučujući faktor je da se mere još uvek ne sprovode širom odbora, već definitivno, ali da se (tržišne) reakcije i dalje čekaju.
PROVERI Faza
U ovoj fazi centralno pitanje je: Da li je kompanija ostvarila svoj cilj u test fazi? Da bi se na ovo pitanje odgovorilo na odgovarajući način, podaci prikupljeni u do fazi se procenjuju i podvrgnu proceni. Ako i dalje postoji potreba za prilagođavanjem, u ovom trenutku se mora preduzeti radnja i ako je potrebno mera mora biti povučena. Pre prelaska na fazu akta, sva pitanja moraju biti rešena.
DELUJ Faza
U fazi delovanja, standardizacija se odvija u pogledu strategija, koncepata, aktivnosti i objekata. Na taj način se stvara novo stvarno stanje, koje predstavlja meru stvari za blisku budućnost, sa pogledom na sve procese i mora biti pažljivo dokumentovano. Stvarno stanje je obično osnova za sertifikaciju sistema menadžmenta.
U principu, planska faza već počinje iznova sa standardizacijom - PDCA ciklus se ponavlja, stalno je u toku poboljšanje.
U mnogim nemačkim kompanijama i organizacijama, proces stalnog usavršavanja našao je put do korporativne kulture u poslednje tri decenije i kontroliše se kroz PDCA ciklus. Danas je proces kontinuiranog unapređenja komponenta svih savremenih standarda sistema menadžmenta, na primer u upravljanju kvalitetom, upravljanju životnom sredinom i upravljanju bezbednošću informacija. PDCA ciklus je takođe odavno prestao da se ograničava na proizvodnju i koristi se u svim industrijama, u uslugama, kao i u administrativnim strukturama kompanija.
Srodni koncepti su, na primer, Active Change Management (AVM), upravljanje idejama i šeme sugestija kompanije, ali i Toyota proizvodni sistem, jer je ova kompanija uspela da postane traženi brend koristeći proces stalnog usavršavanja.
Jedan od načina uspostavljanja procesa kontinuiranog usavršavanja u organizacijama je kroz kvalitetne krugove kao in-house radne grupe ili projekte zasnovane na metodologiji Six Sigma, u kojoj kvalifikovani specijalista deluje kao menadžer projekta.
DQS expert for quality management systems, long-time auditor and experienced trainer for ISO 9001.
