U vremenima pandemije, provera sistema upravljanja na lokaciji često nije moguća ili je moguća samo u veoma ograničenom obimu. Provere koje se sprovode na daljinu uz pomoć odgovarajuće informaciono-komunikacione tehnologije, obično mogu pružiti rešenje u ovoj situaciji - takođe za standard za automobilsku industriju, IATF 16949. Molimo vas, pročitajte sledeći članak da biste saznali koje je zahteve IATF postavio oktobra 2020. za obavljanje prover na daljinu.
Loading...
SADRŽAJ
- IATF i provere na daljinu
- Sprovođenje audita na daljinu
- IATF audit - Opcije za implementaciju
- Kompentencija auditora za IATF audite na daljinu
- Prednosti audita na daljinu
- Zahtevi za korišćenu komunikacionu tehnologiju
- Ostale specifikacije za automobilski sektor
- Zaključak - Obavljanje IATF audita na daljinu
Provere na daljinu,u za procenu i sertifikaciju sistema upravljanja, prihvaćene su od početka pandemije Covid-a 19, početkom 2020. Ovo su potvrdila i rezultati ankete DQS korisnika. Čak i u vremenima kada je proveru na licu mesta u kompaniji gotovo nemoguće sprovesti, sertifikati se moraju održavati i zakazani auditi se moraju sprovesti. I pre pandemije, ova metoda provere je uspešno primenjena bez fizičkog prisustva auditor ana lokaciji. To je zato što međunarodno važeće smernice za sisteme upravljanja auditom, ISO 19011:2018, takođe jasno potvrđuju proveru na daljinu kao alternativu proveri na licu mesta u mnogim oblastima.
IATF i provere na daljinu
Korisnici međunarodnog standarda za automobilsku industriju, IATF 16949 bili su uskraćeni za ovu alternativnu metodu audita do pre otprilike šest meseci. U oktobru 2020. godine, međutim, Međunarodna radna grupa za automobilsku industriju (IATF) prilagodila se trenutnim okolnostima, barem privremeno, i stvorila pogodne uslove za sprovođenje provera na daljinu za IATF 16949, kao i sa dokumentom „Mere protiv pandemije korona virusa (COVID-19) – Revizija 5". Međutim, mogućnosti provere na daljinu su ograničene u poređenju sa standardima ISO sistema menadžmenta kao što su ISO 9001 (upravljanje kvalitetom) ili ISO 27001 (bezbednost informacija).
To je zato što je suštinski uslov za sprovođenje IATF provera na daljinu dokaz da su razlozi provere na daljinu direktno povezani sa pandemijom COVID-19. Samo u ovom slučaju sertifikaciona tela kao što je DQS su ovlašćena da vrše provere na daljinu u skladu sa IATF specifikacijama. Pozadina ovoga je da mogućnost provera na daljinu sprečava prekoračenje planiranog ili dozvoljenog vremenskog okvira.
Posebni propisi postoje i u automobilskom sektoru za proizvodne pogone koji ne rade zbog pandemije u vreme planirane provere IATF-a ili koji ne proizvode nikakve delove. U ovom slučaju, međutim, sertifikaciono telo mora da dobije odgovarajuće informacije od kupca kako bi procenilo okolnosti i, ako je potrebno, dogovorilo novi, kasniji datum za IATF audit. IATF mora biti obavešten o odustajanju od prvobitno planirane provere.
Sprovođenje daljinskih audita
Primena provera na daljinu je moguća za standard IATF 16949 na sledeći način, za
- Proizvodne lokacije
- Da uključi proširenje proizvodne lokacije
- Lokacije za udaljenu podršku
IATF provere na daljinu su dozvoljene za sledeće vrste audita:
- Inicijalne sertifikacione provere (faza 1 i faza 2). Ako se audit u fazi 2 obavlja na daljinu, važenje sertifikata ne može biti duže od dvanaest meseci, a sertifikat ističe dan ranije. Naredni audit se tada smatra resertifikacionom proverom.
- Nadzorne provere
- Resertifikacione provere
- Provere sa transferom sertifikata
- Provere iz posebnih razloga, takozvane specijalne provere
Sertifikaciono telo mora da primeni sledeće principe na IATF proveru na daljinu:
- IAF ID 12 – Principi za ocenjivanje na daljinu
- IAF MD 4 - Obavezni dokument o korišćenju informaciono-komunikacionih tehnologija (ICT) za potrebe audita i ocenjivanja
- Aneks A „Mere pandemije koronavirusa (COVID-19) – Revizija 5“ – Zahtevi za IATF provere na daljinu
IATF audit - Opcije za implementaciju
- 100% na lokacij
- Delimično na daljinu (provere na daljinu) a delom na lokaciji
- 100% na daljinu
Prilikom određivanja broja dana audita mora se uzeti u obzir dodatno vreme i napor potrebni za proveru na daljinu. U „Merama pandemije korona virusa“, IATF ističe da se čak i IATF 16949 provere na daljinu i njihovo planiranje mogu posmatrati („osvedočiti“) ako je potrebno, na primer da bi se utvrdilo da li je upotrebljena tehnologija u skladu sa propisima ili da li je pristup auditora usaglašen. Međutim, ovo zapažanje u smislu audita svedoka ne može se odbaciti.
Kompentencija auditora za IATF provere na daljinu
Drugi važni elementi provere na daljinu su dovoljna kompetentnost i veštine svih strana uključenih u proveru na daljinu. I auditori i korisnici moraju biti u stanju da upravljaju elektronskom infrastrukturom na takav način da se mogu postići željeni rezultati. I mora se osigurati da su rezultati audita takođe smisleni i objektivni.
Auditori koji sprovode IATF proveru na daljinu bi stoga već trebali biti upoznati sa dotičnom kompanijom i preovlađujućom atmosferom u njoj, na primer iz prethodne provere na lokaciji. Pored toga, auditori moraju imati veliko iskustvo i rutinu provere na daljinu, pošto provere na daljinu zahtevaju drugačije tehnike ispitivanja nego što je normalno za audit na lokaciji.
Naša najnovija anketa kupaca na ovu temu pokazuje sledeće rezultate u pogledu DQS auditora:
„97% naših kupaca je pristup naših auditora doživljavalo kao „kompetentan“, samo 3% kao 'manje kompetentan'.“
Dalji suštinski aspekti i posebni zahtevi mogu se sažeti na sledeći način:
- Ne postoji ni slučaj konflikta ni kritički procenjeni događaj (neusaglašenost).
- Broj učesnika u IATF proveri na daljinu treba da bude ograničen.
- Pojedinačne „sesije” treba zakazati na najviše dva sata, nakon čega sledi pauza. Ovaj postupak je neophodan, jer dolazi do pada koncentracije u ponekad nepoznatoj situaciji. Zbog toga bi trebalo planirati nešto više vremena za planiranje daljinskih audita u poređenju sa konvencionalnim auditom IATF na lokaciji.
Prednosti provere na daljinu
- Značajno smanjenje vremena putovanja
- Na lokacijama koje se ne mogu obići u trenutku provere moguće je izvođenje provere na daljinu uz navođenje opravdanog razloga
- (skoro bilo koji broj) Specijalista i stručnjaka iz celog sveta mogu biti uključeni u isto vreme
- Lični rizici za auditore i zaposlene u kompaniji su minimizirani, na primer zdravstveni i bezbednosni rizici
- Ograničenje putovanja ne utiče na audit
- Vremensko kašnjenje između prikupljanjа podataka i analize podataka može se svesti na minimum
- Velika fleksibilnost u slučaju smetnji, na primer dostupnost proveravanih lica
- Smanjenje emisije CO2 doprinose održivosti
Zahtevi za korišćenu komunikacionu tehnologiju
Korišćena informaciona i komunikaciona tehnologija (ICT) igra posebnu ulogu u svim auditima koje se sprovode na daljinu. Dokument IAF MD 4:2018 daje obavezujuće specifikacije za ovo. Dokument objavljuje IAF (Međunarodni forum za akreditaciju) i reguliše globalno centralne aspekte u korišćenju ICT.
Ključni zahtevi, koji pored IATF provera utiču i na sve ostale provere za sertifikaciju ISO standarda sistema menadžmenta, su:
- Obezbeđivanje bezbednosti i poverljivosti elektronski prenetih informacija.
- Ugovor o korišćenju ICT između auditora i kupca. Za to je potreban uspostavljen poslovni odnos
- Identifikacija rizika i prilika od strane auditora u vezi sa ICT. Ovo uključuje, između ostalog, validnost i objektivnost nalaza unapred.
- Obezbeđivanje da postoji neophodna elektronska infrastruktura.
- Kompetentnost i sposobnost svih koji koriste ICT na način da se postižu željeni rezultati
Ovo uključuje osiguranje da su klijenti i auditori upoznati sa odgovarajućim hardverom i softverom (tableti, veb kamere, WIFI čvorištima ili IT alatima kao što su WebEx, GoToMeeting, programi za uređivanje slika, itd.) i da je dostupan dovoljan propusni opseg za sigurnu, stabilnu vezu.
Ostale specifikacije u automobilskoj industriji
- DIN EN ISO/IEC 17021 – Zahtevi za sertifikaciona tela koja vrše provere i sertifikaciju sistema menadžmenta u svrhu ocenjivanja usaglašenosti
- DIN EN ISO 19011 - Uputstvo za proveru sistema menadžmenta
- 71 SD 6 021 (IAF MD 5) - obavezujući dokument za određivanje vremena audita za proveru kvaliteta i sistema upravljanja životnom sredinom
- 71 SD6 016 (IAF MD 4) – obavezujući dokument o upotrebi kopjuterski potpomognutih tehnika audita (CAAT) u audit sistema menadžmenta od strane akreditovanih sertifikacionih tela
- IATF – Globalna odricanja i mere kao odgovor na pandemiju korona virusa COVID 19, Aneks A sadrži zahteve za obavljanje IATF 16949 provera na daljinu
Zaključak – Obavljanje IATF provera na daljinu
Auditi na daljinu postale su deo „nove realnosti“za samo godinu dana. Danas su oni priznati metod provere koji može bar delimično da zameni klasičnu proveru na lokaciji i tako doprinese održavanju sertifikata. Provere na daljinu stoga mogu biti korisna dopuna konvencionalnim auditima na lokaciji. Bilo tokom procene, da bi se iskoristila dodatna stručnost, u kombinaciji sa isplativim pokrivanjem više lokacija, ili provera u potpunosti na daljinu kada je to prikladno da bi se ispunili zahtevi za sertifikaciju ili kako trenutni uslovi nalažu
Mogućnosti koje provere na daljinu odavno nude za ISO standarde mogu se (barem privremeno) iskoristiti i za standard IATF 16949 od jeseni 2020. Međutim, samo kada je u pitanju otkazivanje planiranih provera jasno povezano sa pandemijom, i ako ovo dovodi u opasnost održavanje sertifikata. Pored toga, njihova primena uvek mora biti pažljivo odmerena. Ne može se svaka situacija adekvatno proceniti na daljinu. DQS stoga unapred ispituje odgovarajuće okolnosti u vašoj kompaniji, zahteve od strane akreditacije i ovlašćenih organa, kao i rizike povezane sa implementacijom.
Prilikom realizacije provera na daljinu, moraju se poštovati posebni zahtevi koji su navedeni u gore navedenim standardima i smernicama. Ove specifikacije se fokusiraju na korišćenu informacionu i komunikacionu tehnologiju (ICT) i iskustvo i rutinu odgovarajućih auditora – dva aspekta koja imaju najveći uticaj na uspeh provera na daljinu.
Štaviše, dodatna pravila za planiranje i sprovođenje audita primenjuju se na IATF provere na daljinu. U zavisnosti od vrste provere, ovo se može primeniti i na trajanje sertifikata izdatih na osnovu provera na daljinu. Detalji o zahtevima mogu se naći u Dodatku A dokumenta „Mere Pandemija korona virusa (COVID-19) – Revizija 5“.
Iskustvo i poverenje
IATF 16949 se smatra međunarodnim standardom kvaliteta u automobilskoj industriji. Kao naslednik ISO/TS 16949:2009, on je praktično ulaznica za ovu globalnu industriju od njegovog objavljivanja u oktobru 2016. Tehnička specifikacija ISO/TS 16949 je prvi put izdata u martu 1999. Uz naše priznanje od strane IATF i odobrenje od strane VDA-QMC u februaru 2000. godine, DQS je bio među prvim sertifikacionim telima širom sveta za ovaj automobilski standard.
Naše tekstove i bele knjige pišu isključivo naši stručnjaci za standarde ili auditori sa dugogodišnjim iskustvom. Ako imate bilo kakvih pitanja u vezi sa sadržajem teksta, našim auditima i sertifikatima za autora, slobodno nas kontaktirajte.
DQS Bilten
Budite informisani i prijavite se na naš bilten!
Autor
Torsten Švac
DQS stručnjak za automobilsku industriju
Loading...