compliance-header-blog-säulen gerichtsgebäude

Efikasno upravljanje usaglašenošću smanjuje rizike odgovornosti

Hubert Špan

DQS stručnjak za usaglašenost
јан 26 , 2022

Usklađenost je ovih dana svima na usnama, ali vrhunskim menadžerima je često teško da shvate pojam i šta on znači. Ipak, usaglašenost ne znači ništa manje od „zakonski usklađenog, etički ispravnog ponašanja“ – nešto što se podrazumeva, zar ne?

SADRŽAJ

Čini se da je značenje Usklađenosti sasvim jasno i jednostavno, pre svega samo po sebi razumljivo. Odgovorni ljudi u organizaciji samo treba da se pridržavaju svih relevantnih (pravnih) pravila i da se ponašaju na etički ispravan način, a usklađenost je uspostavljena – u čemu je problem?

Odgovor je: stvarnost je drugačija. Mnogi menadžeri i zaposleni u kompaniji ne znaju pravila koja bi trebalo da poštuju. Drugi ih znaju, ali se namerno ne pridržavaju. Neki, s druge strane, možda na prvi pogled ne izgledaju kao da krše pravila, ali ona nisu posebno etički vredna ili teško opravdana prema današnjim standardima društveno odgovornog poslovanja.

Dosta kompanija posluje u sivoj zoni koja ponekad prelazi u svetlo, ponekad u mrak. Međutim, sve više i više menadžera prepoznaje potrebu da se rasvetli ovaj polumrak – ne samo zbog rizika od odgovornosti.

 

Dobro upravljanje usklađenošću stvara jasnoću

Kompanijama je stoga potreban sistem koji osigurava da su sva (zakonska) pravila poznata i da ih se pridržavaju. Efikasan sistem upravljanja usklađenošću (CMS) stvara jasnoću i pravnu sigurnost. Takođe pomaže menadžmentu da uspostavi korporativnu kulturu koju živi sam i u kojoj kršenja bilo koje vrste nisu opcija. Ova korporativna kultura, figurativno nazvana u Sjedinjenim Državama kao „ton na vrhu“, u krajnjoj liniji je takođe ključ za efikasno i odgovarajuće prožimanje cele kompanije idejom o usklađenosti.

 

Efikasno minimiziranje rizika odgovornosti uz upravljanje usklađenošću

Formalno obezbeđivanje usaglašenosti sa pravilima kroz efikasno primenjen sistem upravljanja usklađenošću daje suštinski doprinos izbegavanju ili minimiziranju odgovornosti, a to može biti egzistencijalno za organizaciju. Ovo se posebno odnosi na lica koja stvarno deluju, jer u zavisnosti od pravnog sistema, lica koja deluju lično ili organizacija, ili u najgorem slučaju i jedno i drugo, mogu biti krivično gonjeni. Ovo može biti praćeno značajnim novčanim kaznama ili kaznom zatvora.

 

Upravljanje usklađenošću u sudskoj praksi

Mnoge obaveze za rukovodstvo da postupa zakonito, da osigura da kompanija to čini, kao i obaveza da kontroliše zakonito poslovanje generalno proizilaze iz korporativnog zakona, iako to može da varira u zavisnosti od specifičnog pravnog okruženja To znači da postoji dužnost organizacije i selekcije u pogledu zaposlenih. Stoga, po pravilu, menadžment kompanije mora preduzeti mere predostrožnosti kako bi obezbedio zakonito ponašanje organizacije i njenih zaposlenih. U slučaju: Ako menadžment kompanije ne ispuni ove obaveze ili to učini neadekvatno, oni ili organizacija mogu biti odgovorni. To može da dovede do ogromnih rizika od odgovornosti, koje mogu da dođu do trocifrenih miliona ili čak milijardi evra.

"Ako rukovodstvo ne ispuni svoje obaveze ili ih ne ispunjava na odgovarajući način, može se smatrati odgovornim za ovo."

Upravljanje usklađenošću – samo još jedan sistem upravljanja?

Najviši menadžment ne može na adekvatan način ispuniti svoju dužnost kontrole bez odgovarajućeg sistema upravljanja. Dakle, ne postoji način da se zaobiđe uvođenje CMS-a, čak ni sa stanovišta sudske prakse. Barem, ovo važi za kompanije koje žele da budu na sigurnoj strani kada su u pitanju pitanja odgovornosti koja proističu iz kršenja pravila.

Mnoge kompanije strahuju da upravljanje usklađenošću znači uvođenje još jednog sistema upravljanja. Međutim, iza ovog pojma još uvek postoji široko rasprostranjeno nerazumevanje, jer kompanije u suštini imaju samo jedan sistem upravljanja! Po pravilu, postojeći sistem menadžmenta je zasnovan na ISO 9001, u koji se potom integrišu zahtevi drugih standarda.

Ovo je takođe jedna od velikih prednosti zajedničke osnovne strukture, takozvane strukture visokog nivoa (HLS), koju imaju svi savremeni standardi ISO sistema menadžmenta, uključujući ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 i ISO 27001, kao i ISO 37301. HLS čini integrisani sistem upravljanja značajno efikasnijim, jer je integracija zahteva iz različitih skupova propisa sada moguća sve do poslednjeg ugla kompanije.

high-level-structure-iso-normen-dqs-whitepaper-kostenfrei.png

Bele strane

HLS – Mogućnosti za integrisane sisteme upravljanja

  • 10 razloga za integrisani sistem upravljanja
  • Poređenje pet standarda sistema menadžmenta

od Rite Kagerer, eksperta za integrisane sisteme upravljanja

Besplatno preuzmite smernice

Sistem upravljanja usklađenošću kao "naramenica"

CMS prema ISO 37301 može takođe da se integriše u postojeći sistem upravljanja. Deluje kao zagrada za sve teme usklađenosti koje se bave drugim standardima. Na primer, upravljanje kvalitetom se uglavnom bavi rizicima koji proizilaze iz odgovornosti za proizvode, upravljanje životnom sredinom sa rizicima koji proizilaze iz relevantnog ekološkog zakonodavstva, itd.

"Sve informacije i analize rizika iz pojedinačnih oblasti su objedinjene u CMS-u, dajući kompaniji siguran pravni osnov za svoje postupanje."

Sva pravna pitanja i rizici koji još nisu uzeti u obzir, ili su nedovoljno uzeti u obzir, evidentiraju se, procenjuju i njima upravlja Sistem upravljanja usklađenošću. Sveobuhvatni kodeks vrednosti, dodatne interne kontrole i prilagođavanja procene rizika čuvaju kompaniju i lica koja se ponašaju odgovorno. U tom pogledu, analiza rizika igra odlučujuću ulogu.

Ovo uključuje identifikovanje tačaka i funkcija u kojima je moguće kršenje zakona koje bi mogle imati najteže posledice po kompaniju. Zbog toga se mora instalirati sigurnosni sistem kako bi se postigao najveći mogući stepen detekcije. Čini se da je samo pretpostavka „oh, nemamo to“ od male pomoći – a takođe će naići na malo razumevanja od strane organa za sprovođenje zakona ili na sudu.

 

Usklađenost - koje su prednosti?

  • Važeća analiza rizika usklađenosti u vašoj kompaniji
  • Sistematsko poštovanje zakonske regulative
  • Efikasno smanjenje rizika odgovornosti
  • Poboljšan korporativni imidž

 

Zaključak

Jasne strukture osiguravaju da se kršenja usklađenosti mogu brže otkriti i da se utvrde odgovornosti. U slučaju pravnog postupka, upravljanje usklađenošću će doprineti oslobađanju od krivice. U najmanju ruku, vrlo je verovatno da će dovesti do smanjenja odgovornosti, jer se za određivanje raspona kazne koriste svi razlozi koji govore protiv ili u korist okrivljenog.

fragen-antwort-dqs-fragezeichen auf wuerfeln aus holz auf tisch

Biće nam drago da odgovorimo na vaša pitanja

Uzbudljiva tema? Kontaktirajte nas.

Bez obaveza i besplatno.

Radujemo se razgovoru sa vama

Ali jedna stvar mora biti jasna: „standardi provere“ kao što je ISO 37301 su pravna mišljenja koja sudovi mogu, i ako je potrebno, uzeti u obzir, pod uslovom da su u kontekstu kršenja zakona. Međutim, ako ne postoji CMS, to je samo po sebi kršenje dužnosti od strane uprave, što će najverovatnije imati otežavajući efekat na kaznu. Dobro pozicionirana kompanija mora da se bavi pitanjem usaglašenosti samo zbog potrebe menadžmenta za zaštitom.

Moramo istaći da, naravno, nismo upoznati sa svakim pravnim sistemom i njegovim raznim privatno-pravnim oblicima. Međutim, generalno je slučaj da će svaki pravni sistem krivično goniti odgovorne strane. Sistem upravljanja usklađenošću se onda mora primeniti na odgovarajući pravni sistem.

TIP: Pročitajte i naš blog post Upravljanje usklađenošću u malim i srednjim preduzećima - neophodno ili opciono? od Viole Beecken.

Autor
Hubert Špan

Hubert Spahn je advokat kao i stručnjak za usaglašenost proizvoda u DQS-u. 

Pitanja?

Tu smo za vas.
Kontaktirajte nas.