Daljinski auditi su postale sastavni deo digitalizacije i agilnog rada.  Ono što se podrazumeva je izrazita sposobnost virtuelnih timova i zaposlenih koji rade od kuće da budu produktivni na visokom nivou - što važi i za audite sistema menadžmenta i procesa. Posebno imajući u obzir pandemiju Korone, menadžment kompanije i rukovodioci koriste mogućnost "kvalitetnog rada od kuće" kao kritičan faktor uspeha koji će odrediti budućnost. I u njihovom planiranju i izvršenju, sertifikacije takođe moraju biti veoma kvalitetno izvedene, bez obzira na to da li se obavljaju na licu mesta ili daljinski kao "remote audit-i". Pa ipak, takva daljinski audit zahteva dodatne veštine i dodatne napore od strane svih uključenih.

Loading...

Daljinski auditi: Šta ISO 19011 ima da kaže

Iako su daljinski auditi već predloženi kao "alternativni metod revizije" u ISO 19011:2011, to nije objašnjeno dalje. Revizija iz 2018. godine tada je donela veći podsticaj tom pitanju sa mnogo preciznijim priznavanjem ovog metoda audita.  Do sada smernice više nisu mogle da ignorišu mogućnosti povećanja digitalizacije.

"Daljinski auditi: reagovanje na digitalizaciju - ali i na krizna vremena"

I kao da su autori ISO 19011:2018 posumnjali u to, pandemija Covid 19 donela je sa stim široko polje prijava za daljinske audite. U kriznim vremenima, kada auditi na licu mesta više ne mogu da se vrše u meri u kojoj je to neophodno, daljinski auditi dobro dođu - doduše na ograničen način. 

Daljinski auditi: preduslovi

Mora se ispuniti čitav niz preduslova da bi daljinske kontrole mogla da se koriste kao prateći metod nadgledanja. Ovi preduslovi uključuju složenost procesa preduzeća. Auditor takođe mora da bude upoznat sa sistemom menadžmenta i lokacijom od ranije, na primer.

Drugi suštinski zahtevi koji moraju biti ispunjeni su:

  • Kvalitet komunikacione tehnologije mora da zadovolji veoma visoke zahteve daljinskog audita
  • Nije moguće daljinski nadgledati inicijalnu sertifikaciju. Iznad svega, to znači da sistem menadžmenta više ne sme da bude u ranoj fazi.
  • Tokom prethodnog audita nije bilo značajnih nekonformizama na toj lokaciji
  • Sistem menadžmenta mora biti organizovan tako da se svi podaci, dokazi i specifikacije mogu odmah pronaći i lako se vide
  • Rizici koji bi mogli da ugroze audit moraju biti isključeni

Ispunjavanje ovih zahteva, posebno ukupno, naravno nije jednostavno. To je znak zrelih, odličnih sistema upravljanja i organizacija koje postavljaju visoke standarde za suočavanje sa revizijama.

Spoljni auditori takođe imaju ključnu ulogu: moraju da imaju jake, znatno natprosečne komunikacione i organizacione sposobnosti da usmeravaju i upravljaju auditom sa distance.

Metod mora biti prihvaćen od strane svih uključenih

I postoji još jedan važan preduslov. To se odnosi na stav svih uključenih u ovaj metod audta i njihovu spremnost da se uključe u to. Poverenje i prihvatanje u okviru nadgledane organizacije su stoga centralne tačke za uspešno planiranje audita, program nadzora za izvršavanje i praćenje daljinskog audita. 
Pošto auditor nije na licu mesta, tehničke i komunikacione veštine - neizostavne "meke veštine" - postaju još važnije.

Daljinski audit: novi tip audita ili novi metod nadgledanja?

Daljinski auditi su metod nadgledanja, a ne poseban tip nadzora. Autori ISO 19011 ne uzdižu daljinske audite u rangu alternative auditima na licu mesta. Umesto toga, oni nude da se "daljinski" ugradi kao jedan od nekoliko metoda "odgovarajuće izbalansiranih" u planiranju audita.

Zahtevi u poglavlju 5.5.3 ISO 19011 svode se na izbor i utvrđivanje metoda audita: "Da bi audit bio efikasan i efektivan, osobe koje kontrolišu program audita treba da izaberu i utvrde metode audita u zavisnosti od definisanih ciljeva, obima i kriterijuma audita."

Daljinska audit: Formalni okvir prema IAF-u

Pored ISO 19011, dokument Međunarodnog foruma za akreditaciju (IAF) MD 4 takođe igra ulogu i koristi se za dobivanje jasne slike formalnog okvira za daljinske audite. Evo tri primera preduslova za daljinske kontrole pomoću "Informaciono-komunikacione tehnologije (ICT)":

  • Bezbednost i poverljivost elektronskih ili elektronski prenetih informacija moraju biti osigurani (4.1.1). Napomena: Audit određuje nivo bezbednosnih zahteva.
  • Upotreba ICT-a mora biti u dogovoru između auditora i klijenta (4.1.2). Oprez: Ovo zahteva uspostavljenu "vezu".
  • Unapred obezbedite da klijent i auditor imaju neophodnu elektronsku infrastrukturu za korišćenje IKT-a (4.2.2). Napomena: "Obezbeđivanje" podrazumeva isprobavanje infrastrukture i planiranje alternativa ako je potrebno!

Takve tehnike nadgledanja uz pomoć računara (CAAT = Tehnike nadgledanja uz pomoć računara) mogu da uključuju, na primer, sledeće:

  • Vođenje konferencijskih poziva
  • Sastanci na Internetu
  • Interaktivne komunikacije zasnovane na Vebu
  • Daljinski elektronski pristup sistemskoj dokumentaciji i/ili sistemskim procesima upravljanja" 

Daljinski auditi sa DQS-om

Sa digitalnom transformacijom i pandemijom Korone, daljinski auditi su dobili čvrsto mesto među metodama audita. Sa stanovišta akreditacionih tela, postoje formalni okvirni uslovi. Preduslovi u smislu tehnologije i kompetencija takođe su jasno izloženi. Mogućnosti koje nude daljinski auditi stoga mogu biti iskorišćene do maksimuma. Ipak, njihova upotreba se uvek mora pažljivo razmotriti. Ne može se svaka situacija adekvatno proceniti na daljinu. Zbog toga će DQS unapred razmotriti situaciju u vašem preduzeću i rizike povezane sa implementacijom sa vama.

Autor
Julijan Konig

Rukovodilac za upravljanje proizvodima & akreditaciju u DQS-u i takođe ekspert za ISO 50001, Julian König je odgovoran za podršku i razvoj proizvoda usaglašenih sa akreditacijom za DQS-ove proizvode u fokusu. Sa svojom stručnošću u standardima, on je i traženi autor i moderator.

Loading...
<p>DQS-Experte Energiemanagement und Leiter Produktmanagement &amp; Akkreditierung</p>