DQS Audit e Regole di Certificazione

 

1. Audit e Servizi di Certificazione

1.1 Scopo e applicabilità

Il presente Regolamento DQS per l'audit e la certificazione ("Regolamento") si applica a tutte le offerte e/o servizi e a tutti i rapporti contrattuali che ne derivano tra DQS Holding GmbH, le società affiliate o i loro agenti (ciascuno "DQS", insieme "Gruppo DQS") e qualsiasi organizzazione/persona ("Cliente") che richiede o riceve servizi di audit e certificazione.

La lista aggiornata di tutti i membri del Gruppo DQS è disponibile alla pagina https://dqsglobal.com/intl/about.

Il presente Regolamento copre tutti i tipi di Certificazione di Sistema in conformità a standard internazionali o nazionali, compresi gli standard privati, la Certificazione di Prodotto in conformità a Direttive UE o alla legislazione nazionale, la Certificazione di Prodotto e di Servizio in conformità a documenti normativi, specifiche, requisiti o regole tecniche non regolamentate.

Il presente regolamento si applica a tutte le fasi del processo di certificazione o di audit, compresi, a titolo esemplificativo, le offerte e i preventivi di servizio, i contratti, gli ordini di acquisto e/o di lavoro, i programmi e gli addendum concordati tra DQS e il Cliente, a meno che non sia diversamente concordato esplicitamente per iscritto o prescritto da strumenti legislativi.

Il presente Regolamento di audit e certificazione entra in vigore con effetto immediato dopo la sua pubblicazione e rimane valido fino all'emissione e alla pubblicazione di una nuova versione. 

La versione attuale di questi regolamenti è disponibile in lingua inglese sul sito https://dqsglobal.com/intl/about/accreditation-and-notification/dqs-group-auditing-and-certification-rules o su richiesta presso ogni ufficio del DQS. In caso di discrepanze tra la versione tradotta e la versione inglese del documento, prevarrà la versione inglese.

Nel caso in cui al Cliente venga rilasciato un Certificato, DQS fornirà i servizi utilizzando ragionevole cura e competenza e in conformità con i Codici di Pratica vigenti dell'Organismo di Certificazione DQS pertinente. Una copia di tali Codici di Pratica, e delle eventuali modifiche ad essi apportate di volta in volta, sarà resa disponibile dall'Organismo di Certificazione DQS al Cliente al momento dell'inizio dei Servizi.

1.2 Definizione dei termini

  • "Cliente" indica i clienti e qualsiasi organizzazione/persona che si informi o riceva un servizio di audit o certificazione DQS, compresi i loro rappresentanti che agiscono per loro conto.
  • "DQS" indica qualsiasi membro del gruppo internazionale DQS, comprese le sue filiali, le società affiliate e i partner o qualsiasi loro agente, che offrono e/o forniscono a nome proprio o per conto di un altro Organismo di Certificazione DQS servizi di audit e certificazione ai Clienti.
  • Per "Organismo di Certificazione DQS" si intende qualsiasi ente DQS che abbia l'accreditamento o l'autorizzazione a rilasciare i rispettivi certificati.
  • "Codici di Pratica" indica i codici di pratica emessi da un Organismo di Certificazione DQS per il relativo programma di certificazione.
  • Per "Organismo di accreditamento" si intende qualsiasi organizzazione (pubblica o privata) autorizzata a nominare e supervisionare gli Organismi di certificazione.
  • Per "audit" si intende qualsiasi attività sistematica di DQS volta a ottenere evidenze oggettive e a valutarle obiettivamente per determinare in che misura siano soddisfatti i criteri definiti; può anche essere definita "valutazione".
  • Con "Auditor" si intendono i valutatori, revisori ed esperti, che vengono assegnati a un processo di audit e certificazione per conto del gruppo DQS

1.3 Audit e Servizi di Certificazione

L'audit e la certificazione di un sistema di gestione, di un processo o di un prodotto da parte di una terza parte indipendente e competente, come DQS, generano vantaggi preziosi per il cliente. Un certificato DQS servirà come prova di un sistema di gestione adeguato ed efficace, di un processo o di un prodotto conforme, con la capacità di soddisfare costantemente le aspettative dei clienti e i requisiti normativi e statutari.

Nel corso di un audit, auditor qualificati ed esperti esaminano il sistema di gestione e i suoi processi o prodotti per verificarne l'adeguatezza e l'efficacia alla luce dei cambiamenti del mercato e dell'ambiente. Identificando il potenziale di miglioramento, gli auditor migliorano la capacità dell'organizzazione di raggiungere gli obiettivi stabiliti, aumentando così il successo sostenibile del cliente. Con un certificato DQS, i committenti possono riporre fiducia nel cliente e nel sistema di gestione, processo o prodotto certificato, che è stato valutato e certificato secondo standard e specifiche riconosciute.

1.4 Contratto e condizioni commerciali

Il presente Regolamento di Audit e Certificazione DQS e, a seconda dei casi, la domanda, il preventivo, la sua accettazione, i Codici di Pratica, le condizioni dei Marchi di Certificazione DQS e le condizioni aziendali locali o i termini commerciali costituiscono l'intero accordo (il "Contratto") tra il Cliente e DQS in relazione all'oggetto del presente documento.

Le condizioni commerciali locali possono includere clausole sulla rappresentanza legale, la giurisdizione, la responsabilità, le imposte, i termini di pagamento e altre, tenendo conto dei requisiti legali locali. Il contratto può essere costituito anche da singoli accordi tra DQS e il Cliente, contenenti sempre il presente Regolamento di audit e certificazione di DQS come parte integrante dello stesso mediante inclusione diretta o riferimento.

Salvo quanto diversamente previsto, nessuna variazione al contratto sarà valida se non è stata redatta per iscritto.

1.5 Rapporto contrattuale con l'Organismo di Certificazione DQS 

Quando un ufficio DQS fornisce un servizio su autorizzazione o accreditamento di un altro Organismo di Certificazione DQS, agisce come agente in nome e per conto di tale entità.  Il preventivo/ offerta identifica il rispettivo Organismo di Certificazione DQS e la sua accettazione e firma del contratto locale costituisce un contratto di certificazione legalmente vincolante tra il Cliente e l'Organismo di Certificazione DQS. Sebbene l'agente sia autorizzato ad addebitare/fatturare al Cliente l'erogazione del servizio e la certificazione, la responsabilità delle attività di certificazione e del controllo operativo nell'ambito di uno specifico accreditamento rimane sempre in capo all'Organismo di Certificazione DQS, che è responsabile e mantiene l'autorità per le sue decisioni relative alla certificazione, tra cui la concessione, il rifiuto, il mantenimento della certificazione, l'ampliamento o la riduzione del campo di applicazione della certificazione, il rinnovo, la sospensione o il ripristino a seguito di una sospensione, o la revoca della certificazione.

2. Il Processo di Certificazione

DQS valuta il sistema di gestione, i processi, i prodotti o parti di essi del Cliente, con l'obiettivo di determinarne la conformità a requisiti concordati e riconosciuti, quali standard o specifiche internazionali, nazionali o di settore. Il relativo processo di certificazione può comportare una o più fasi, che di solito si concludono con un rapporto di audit, che documenta i risultati dell'audit. Nel caso dei servizi di certificazione, l'Organismo di Certificazione DQS emetterà un certificato specifico per il cliente, confermando la conformità ai rispettivi requisiti, quando sarà evidente il soddisfacimento di tutti i requisiti applicabili.

Se nel corso di un audit sono state individuate delle non conformità ai requisiti della rispettiva norma o specifica, il Cliente deve pianificare ed eseguire un'azione correttiva entro un determinato periodo di tempo. I certificati saranno rilasciati solo dopo che sarà stata dimostrata l'effettiva implementazione di un'adeguata azione correttiva. Il campo di applicazione e la durata della validità saranno indicati sul certificato.

La maggior parte dei risultati dell'audit si basa su un processo di campionamento, mirato a ottenere prove affidabili dell'effettiva attuazione e conformità del sistema di gestione, del processo o del prodotto. Possono esistere ulteriori aspetti aziendali, positivi o negativi, che non sono stati esaminati dal team di audit. È responsabilità esclusiva dell'organizzazione indagare e valutare l'impatto potenziale e la portata dei risultati, assicurando così costantemente la piena conformità agli standard applicati. In caso di non conformità, DQS non è responsabile.

DQS è indipendente, neutrale e obiettiva nei suoi audit e certificazioni. Gli audit vengono normalmente eseguiti presso la sede del Cliente (on-site), ma possono essere parzialmente condotti, sostituiti o integrati da attività di audit a distanza (off-site). Il tipo, la portata e la tempistica della procedura sono soggetti a un accordo separato tra le parti. DQS si impegna a ridurre al minimo qualsiasi disturbo del processo aziendale durante la conduzione dell'audit presso la sede del Cliente.

Il processo di certificazione comprende generalmente le seguenti fasi:

2.1 Il processo inizia con le esigenze e le aspettative del cliente. DQS vuole conoscere l'organizzazione del Cliente, il suo sistema di gestione, le dimensioni e i tipi di attività. Insieme le due parti definiranno gli obiettivi dell'audit e/o della certificazione, compresi gli standard e le specifiche applicabili.

2.2 DQS fornirà un'offerta dettagliata per i servizi di audit e certificazione, adattata alle esigenze del singolo Cliente, sulla base delle informazioni fornite inizialmente. Un contratto scritto specificherà tutte le prestazioni pertinenti e i criteri di audit e certificazione applicabili.

2.3 Un pre-audit può servire come analisi iniziale delle prestazioni o delle lacune, identificando i punti di forza e le aree di miglioramento. Per i progetti di audit e certificazione più ampi, una riunione di pianificazione del progetto offre al cliente la preziosa opportunità di incontrare il capo valutatore e di sviluppare un piano di audit personalizzato per tutte le funzioni e le sedi coinvolte. Entrambi i servizi sono opzionali.

2.4 Audit di fase 1: La procedura di certificazione vera e propria inizia con la revisione e la valutazione della documentazione del sistema, degli obiettivi, dei risultati del riesame della direzione e degli audit interni. Durante questo processo, si determinerà se il sistema di gestione del Cliente è sufficientemente sviluppato e pronto per la certificazione. L'auditor spiegherà i risultati e coordinerà tutte le attività necessarie per prepararsi all'audit di Fase 2. L'audit di Fase 1 non è solitamente applicabile per la certificazione di processi e prodotti.

2.5 Audit di fase 2: Il team di audit assegnato effettuerà l'audit del sistema di gestione, dei processi o dei prodotti del Cliente nel luogo di produzione o di erogazione del servizio e/o mediante l'utilizzo di tecniche di audit a distanza. Applicando gli standard e le specifiche del sistema di gestione definiti, il team di audit valuterà l'efficacia di tutte le aree funzionali e di tutti i processi del sistema di gestione, sulla base di osservazioni, ispezioni, colloqui, revisione di documenti pertinenti e altre tecniche di audit. I risultati dell'audit, compresa una raccomandazione sulla certificazione e tutti i risultati saranno presentati al cliente durante la riunione di chiusura e inclusi in un rapporto scritto. Se necessario, verranno concordati i piani d'azione da adottare.

2.6 Valutazione del sistema: La funzione di certificazione del rispettivo Organismo di Certificazione DQS valuterà il processo di audit e i suoi risultati e deciderà autonomamente in merito al rilascio del certificato, sulla base di evidenze oggettive. Qualsiasi raccomandazione fornita dal team di audit e documentata nel rapporto non è vincolante per l'Organismo di Certificazione DQS e la decisione di rilasciare un certificato è ad esclusiva discrezione dell'Organismo di Certificazione DQS. Il Cliente riceve il rapporto di audit che documenta i risultati dell'audit e, se tutti i requisiti applicabili sono soddisfatti, riceve anche il certificato.

2.7 Audit di sorveglianza: Semestralmente o almeno una volta all'anno, verrà effettuato un audit dei componenti critici del sistema di gestione. Verrà identificato il potenziale di miglioramento, con un'attenzione particolare al miglioramento continuo e all'efficacia sostenuta. Per la certificazione di prodotto, l'audit di sorveglianza è solitamente sostituito da un re-audit annuale.

2.8 Revisione: Un certificato è valido per un periodo di tempo limitato, nella maggior parte dei casi per un massimo di tre anni. Al termine di questo ciclo, verrà effettuato un re-audit per garantire il costante rispetto di tutti i requisiti applicabili. In base a tale adempimento, verrà rilasciato un nuovo certificato.

 

DQS Audit Process

Per gli standard specifici del settore o per la certificazione di processo e di prodotto, il processo di certificazione descritto può essere diverso.

3. Diritti e Obblighi del cliente

3.1. Mantenimento del Sistema di Gestione / conformità dei processi e dei prodotti

Per ottenere e mantenere un certificato, il Cliente deve implementare e mantenere un sistema di gestione documentato che soddisfi i requisiti della norma o della specifica selezionata. In caso di certificazione di processo/prodotto, il Cliente è responsabile di assicurare la conformità continua. Il Cliente dovrà fornire evidenza della conformità e dell'efficacia del sistema di gestione, dei processi o dei prodotti valutati, prontamente disponibili per la verifica da parte del team di audit assegnato. Il Cliente dovrà intraprendere tutte le azioni necessarie per garantire che il sistema di gestione e/o il prodotto siano mantenuti in modo conforme ed efficace in ogni momento.

Il Cliente sarà informato di eventuali modifiche al programma di certificazione o di requisiti nuovi o rivisti che lo riguardano. Nel caso in cui la certificazione si applichi alla produzione in corso, il Cliente dovrà garantire che il prodotto certificato continui a soddisfare i requisiti di sistema o di prodotto. DQS verificherà l'attuazione delle modifiche da parte del Cliente e avvierà le misure necessarie nel processo di certificazione.

3.2. Accesso alle informazioni

Il Cliente prende tutte le disposizioni necessarie per garantire che DQS abbia accesso a tutte le informazioni (documentazione e registri), al personale e alle strutture necessarie (attrezzature, sedi e aree pertinenti) per svolgere i compiti di audit e valutazione, compresa l'indagine sui reclami. Nel caso della certificazione di prodotto, ciò include l'accesso ai subappaltatori interessati. DQS può delegare l'esecuzione di tutti o parte dei servizi a un agente o a un subappaltatore e il Cliente autorizza DQS a divulgare tutte le informazioni necessarie per tale esecuzione all'agente o al subappaltatore. Il Cliente si impegna a consentire l'accesso a tutti i rappresentanti e dipendenti nominati e a fornire tempestivamente al team di audit informazioni accurate e complete ed evidenze oggettive relative a tutti i processi che possono essere significativi per l'audit e la valutazione. Il cliente si impegna a raccogliere e/o registrare le evidenze oggettive verificate e ad allegarle alla documentazione dell'audit. Nell'ambito dei sistemi di gestione, processi e/o prodotti certificati, tutte le registrazioni relative ai reclami e alle relative azioni correttive devono essere presentate a DQS su richiesta.

3.3. Notifica di modifiche e incidenti speciali

Il Cliente è tenuto a informare immediatamente DQS di qualsiasi cambiamento che possa influenzare il sistema di gestione certificato, i processi o i prodotti certificati. Ciò vale in particolare per l'acquisto/vendita di tutta o di una parte dell'azienda, per qualsiasi cambio di proprietà, per importanti cambiamenti nelle operazioni, per alterazioni fondamentali nei processi, per incidenti come un grave incidente o una grave violazione di regolamenti/obblighi legali che richiedano l'intervento dell'autorità di regolamentazione competente, o per la presentazione di procedure di fallimento o di concordato. In ognuno di questi casi, DQS si consulterà con il Cliente e stabilirà come mantenere il certificato.

Il Cliente è tenuto a informare immediatamente DQS in caso di ritiro del prodotto. Le singole norme di certificazione e i relativi regolamenti prevedono tempi diversi per il rispetto di questa scadenza. Tali specifiche sono riportate nei rispettivi standard e nei regolamenti applicabili.

3.4. Indipendenza dell'Audit 

Il cliente è tenuto a evitare qualsiasi cosa che possa compromettere l'indipendenza dei dipendenti e dei revisori di DQS. Ciò vale in particolare per le offerte di consulenza, le offerte di lavoro, sia dipendente che in subappalto, e gli accordi separati relativi a compensi o altre ricompense monetarie.

3.5 Diritto di rifiutare l'Auditor

Prima della conferma della data dell'audit, il Cliente ha il diritto di rivedere e rifiutare l'auditor o gli auditor assegnati da DQS con un'adeguata giustificazione. In casi giustificati, ad esempio in caso di minaccia all'imparzialità, e se le regole di accreditamento applicabili lo consentono, DQS assegnerà un sostituto all'auditor rifiutato.

3.6. Riservatezza e sicurezza delle informazioni

I documenti forniti al Cliente da DQS, compresi i Marchi e il simbolo di certificazione DQS, sono protetti da copyright. Il Cliente riconosce specificamente che tutti i documenti forniti o resi disponibili da DQS per l'esame rimangono di proprietà di DQS e che possono essere utilizzati solo per le esigenze interne del Cliente e non possono essere resi disponibili a terzi o utilizzati per scopi diversi da quelli concordati nel presente documento o per iscritto. Il Cliente è tenuto a mantenere la massima riservatezza su qualsiasi informazione rivelata nei termini del presente Contratto, nonché su qualsiasi conoscenza di questioni relative a DQS, ai suoi dipendenti e revisori. Tale obbligo si applica anche dopo la risoluzione del contratto. Il cliente accetta tale obbligo anche per conto di eventuali agenti e persone ausiliarie. Il cliente è autorizzato a trasmettere la relazione di revisione nella sua interezza. Non è consentito l'inoltro di estratti.

3.7 Diritto all'uso delle Certificazioni e Marchi

Con una certificazione DQS valida, il Cliente è autorizzato a utilizzare il certificato, i rispettivi marchi di certificazione e, in alcuni casi, i marchi di accreditamento per scopi promozionali, secondo le relative regole pubblicate sul sito web DQS.

Uso autorizzato di materiale protetto da copyright Marchio di Sistema di Gestione Certificato DQS®, il UL Marchio Registrato dell'Azienda® e altri marchi di certificazione o accreditamento rafforzano la fiducia dei clienti nel sistema di gestione certificato del Cliente e nelle relative prestazioni. Questi marchi sono spesso utilizzati sulla carta intestata dell'azienda, nelle brochure, in Internet, nelle fiere, sui veicoli o nelle pubblicità e sono direttamente associati all'organizzazione certificata e al suo sistema di gestione, ai suoi processi o ai suoi prodotti. L'uso dei certificati e dei marchi è limitato al campo di applicazione e al periodo di validità della certificazione e non deve essere utilizzato su un prodotto o sull'imballaggio del prodotto o in qualsiasi altro modo che possa essere interpretato come un'indicazione di conformità del prodotto.

3.8 Reclami

Ogni Cliente di DQS ha il diritto che i servizi siano eseguiti nell'ambito della prestazione concordata in modo tale da soddisfare tutte le aspettative e i requisiti ragionevoli. In caso di mancato adempimento, il Cliente ha il diritto di presentare un reclamo alla rispettiva società DQS. DQS richiederà le informazioni necessarie per l'analisi e il miglioramento dei servizi. 

3.9 Ricorsi

Se un Cliente non è d'accordo con una specifica decisione di certificazione, può presentare un appello scritto e richiedere il riesame della decisione. Un revisore tecnico imparziale del rispettivo Organismo di Certificazione DQS, non coinvolto nella conduzione dell'audit e nella decisione iniziale, prende la decisione finale su un ricorso. La direzione dell'organismo di certificazione DQS è sempre informata sullo stato del processo di ricorso.

 

4. Diritti e Obblighi di DQS

4.1. Audit dei Sistemi di Gestione

DQS verifica la conformità e l'efficacia del sistema di gestione, dei processi o dei prodotti certificati del Cliente eseguendo audit periodici (solitamente su base semestrale o annuale). A tal fine DQS ha il diritto di accedere alle strutture del Cliente nell'ambito delle visite di audit pianificate, osservare le operazioni, ispezionare i processi, i prodotti e i servizi, intervistare i dipendenti e i rappresentanti, esaminare i documenti e le registrazioni pertinenti e raccogliere informazioni con altre tecniche di audit al fine di ottenere sufficienti evidenze oggettive su cui basare una decisione di certificazione. Nel caso in cui DQS riceva da terzi informazioni che contestano la conformità o l'efficacia di un sistema di gestione, di un processo o di un prodotto che DQS ha certificato, ha il diritto di eseguire ulteriori audit non di routine dopo aver consultato il Cliente. In aree legalmente regolamentate, DQS ha il diritto di eseguire audit supplementari non annunciati, quando ciò sia giustificato.

4.2. Accreditamento e Autorizzazione

Gli organismi di certificazione DQS sono autorizzati da vari enti di accreditamento e da altre autorità governative e non governative o dai proprietari dei programmi a rilasciare rapporti di audit e certificati secondo vari standard e specifiche. Ciò include l'obbligo di consentire ai dipendenti o alle persone ausiliarie di tali organismi di partecipare agli audit. In base alle norme di accreditamento e autorizzazione applicabili, DQS consente a queste persone di accedere sia ai propri documenti che ai dati relativi ai clienti, nel rispetto dei requisiti di riservatezza qui stabiliti. Inoltre, quando i singoli standard o le specifiche lo richiedono esplicitamente, i dati relativi ai clienti e i risultati degli audit vengono trasmessi a questi organismi. Accettando il presente Regolamento di audit e certificazione, il Cliente acconsente ai requisiti di accreditamento e autorizzazione applicabili nella loro versione attuale (ad es. ISO/IEC 17021-1 o ISO/IEC 17065), compreso quanto sopra.

Gli Organismi di Certificazione DQS hanno il diritto di delegare la fornitura di tutti o parte dei Servizi, ad eccezione di qualsiasi decisione di certificazione, ad altri uffici DQS, ad un agente o ad un subappaltatore. Nel caso in cui i certificati siano emessi da un Organismo di Certificazione DQS diverso dal partner DQS locale del Cliente, tutti i diritti e gli obblighi pertinenti si applicano anche all'Organismo di Certificazione DQS e al fornitore di servizi locale.

4.3 Assegnazione degli Auditors

L'assegnazione di auditor competenti è di esclusiva responsabilità di DQS. DQS si impegna a utilizzare solo auditor che siano qualificati per l'incarico in base alle loro qualifiche tecniche, alla loro esperienza e alle loro capacità personali. Gli auditor devono essere autorizzati per gli standard o le specifiche richieste e devono avere un'esperienza adeguata nell'area di attività del Cliente, nonché nella gestione e nell'audit. In molti casi, DQS può assegnare un team di audit, composto da due o più auditor, a uno specifico processo di audit o certificazione. Su richiesta, DQS invierà al Cliente un breve CV dell'auditor selezionato.

In caso di indisponibilità di un auditor prima o durante l'audit, DQS si impegnerà a fornire un auditor sostitutivo adeguato, per quanto possibile.

4.4 Programmazione degli Audits

DQS ha il diritto e l'obbligo di programmare audit del sistema di gestione, dei processi o dei prodotti del Cliente. Gli audit saranno programmati secondo la convenienza reciproca di entrambe le parti entro i termini previsti dai requisiti applicabili. Le date degli audit devono essere concordate per iscritto. Una volta confermate, tali date di audit sono vincolanti. I contratti di audit individuali possono prevedere disposizioni per il risarcimento in caso di annullamento o rinvio degli audit confermati.

La certificazione può anche includere, a seconda dello standard, audit non annunciati, che possono essere completamente non annunciati o annunciati con breve preavviso. Se un audit senza preavviso non può essere eseguito per motivi di cui il Cliente è responsabile (rifiuto di accesso), DQS può addebitare i costi effettivamente sostenuti per la preparazione dell'audit senza preavviso al conto del Cliente. Il sito certificato deve adottare le misure necessarie per garantire l'accesso all'auditor in caso di audit senza preavviso.

4.5 Emissione di rapporti e certificati

DQS emetterà i rapporti di audit e un Certificato DQS (qui di seguito denominato "Certificato") e lo consegnerà al Cliente dopo che quest'ultimo avrà soddisfatto tutti i requisiti di certificazione e gli obblighi contrattuali. La decisione di certificazione è di esclusiva responsabilità dell'Organismo di Certificazione DQS, sulla base delle raccomandazioni degli auditor per il rilascio e di tutti i risultati dell'audit, come registrati o citati nel rapporto di audit. Qualsiasi raccomandazione contenuta nel rapporto non è vincolante per l'Organismo di Certificazione DQS. Il rapporto e i certificati rimangono di proprietà di DQS; DQS concede al cliente il diritto di utilizzarli in conformità al presente Regolamento. I certificati DQS sono validi per un periodo di tempo limitato, di solito un massimo di tre anni, a partire dalla data di emission

4.6 Riservatezza e protezione dei dati

DQS si impegna a proteggere la riservatezza di tutte le informazioni riservate e dei dati personali (ad esempio, ai sensi dell'articolo 4 del GDPR e di altri requisiti legali applicabili) del Cliente e dei suoi dipendenti che non sono di dominio pubblico e che sono messi a disposizione di DQS nel contesto delle sue attività presso i locali del Cliente, indipendentemente dal fatto che tali informazioni si riferiscano a questioni interne del Cliente o alle sue relazioni commerciali. Ciò vale anche per i risultati verbali e scritti dell'audit. DQS divulgherà informazioni riservate a terzi solo con l'autorizzazione scritta del Cliente, a meno che non sia richiesto per legge o non sia esplicitamente previsto diversamente nel presente Regolamento di Audit e Certificazione. Questi impegni si applicano anche dopo la risoluzione del contratto. In alcuni schemi di certificazione settoriale, parte dei dati relativi all'audit e al cliente sono obbligatoriamente gestiti in applicazioni fornite dal proprietario dello schema (ad esempio, schemi per il settore automobilistico, aerospaziale e alimentare); il Cliente acconsente a ciò. A meno che non sia richiesto diversamente dall'Organismo di accreditamento pertinente o dalla legge, DQS conserva nel proprio archivio i documenti associati agli audit e alle certificazioni per un minimo di due cicli di certificazione (di solito sei anni). I requisiti legali nazionali o internazionali applicabili (ad esempio, il GDPR) sono tenuti in piena considerazione. Al termine del periodo minimo di archiviazione, DQS conserva o smaltisce i materiali a sua discrezione, salvo istruzioni diverse da parte del Cliente; le spese per l'esecuzione di tali istruzioni saranno fatturate al Cliente.

4.7 Pubblicità

DQS ha il diritto di mantenere e pubblicare un registro di tutti i clienti in possesso di una certificazione DQS in corso di validità. Tale pubblicazione contiene il nome e l'indirizzo dell'organizzazione certificata, nonché il campo di applicazione e la norma/specifica di riferimento e lo stato di certificazione. Il Cliente acconsente alla pubblicazione di tali informazioni e alla pubblicazione degli stessi dati nei database nazionali e internazionali obbligatori gestiti dalle autorità nazionali, dagli enti di accreditamento o dai proprietari dei programmi. Inoltre, nel corso dell'elaborazione dell'ordine, i dati del cliente vengono memorizzati ed elaborati in banche dati esterne dei titolari dei programmi. Con l'accettazione dell'offerta, il Cliente accetta che i dati del cliente possano essere memorizzati, consultati e visualizzati da terzi nelle banche dati corrispondenti. 

4.8 Comunicazione elettronica

Nonostante quanto sopra, il Cliente autorizza DQS a trasmettere informazioni riservate non criptate e altre informazioni attraverso Internet o una rete pubblica a indirizzi e-mail o altri luoghi forniti dal Cliente. Il Cliente riconosce che DQS non può garantire la privacy e la riservatezza di tali trasmissioni. Il Cliente conviene che la trasmissione da parte di DQS di informazioni riservate tramite Internet o altra rete pubblica non costituirà una violazione di alcun obbligo di riservatezza ai sensi del presente Regolamento di Audit e Certificazione e che DQS non sarà responsabile di eventuali danni derivanti da tali trasmissioni, a condizione che tali informazioni riservate siano gestite con lo stesso grado di cura con cui DQS gestisce le proprie informazioni riservate.

Se il Cliente si collega al sito web di DQS, accetta: (i) che le informazioni contenute nel sito web di DQS appartengano a DQS; (ii) che il sito web di collegamento trasferisca l'utente direttamente al sito web di DQS come pubblicato da DQS senza imporre cornici, finestre del browser o contenuti di terzi; e (iii) che il sito web di collegamento non dichiari o implichi che il Cliente o i suoi prodotti o servizi siano approvati da DQS.

5. Certificazioni e Marchi

5.1 Rilascio di certificati e utilizzo dei marchi

L'Organismo di Certificazione DQS rilascia certificati che confermano la conformità del sistema di gestione, dei processi o del prodotto del Cliente a determinati standard nazionali e internazionali, nonché a requisiti riconosciuti specifici del settore o del cliente, quando il Cliente ha dimostrato in un audit che tutti i requisiti applicabili sono stati soddisfatti. Il Cliente ha il diritto di utilizzare il certificato e i relativi marchi di certificazione per promuovere la fiducia nei confronti dei partner commerciali.

Dopo l'emissione di un certificato, verrà istituito un servizio di sorveglianza continua per garantire il mantenimento costante della conformità del sistema di gestione, dei processi o dei prodotti. L'istituzione e il mantenimento della certificazione sono subordinati all'esecuzione dell'accordo di audit e certificazione e alla continua adesione ai termini e alle condizioni da parte del Cliente.

Il Cliente si impegna a collaborare con DQS nell'accertamento dei fatti nel caso in cui venga segnalato che il sistema di gestione, i processi, i prodotti o i servizi del Cliente non sono conformi ai requisiti normativi, statutari, di certificazione o ad altri requisiti applicabili, compresa la condivisione delle informazioni che il Cliente acquisisce in merito alla non conformità segnalata, e a intraprendere e riferire a DQS qualsiasi azione correttiva necessaria.

Il Cliente concorda che il servizio di sorveglianza, come gli audit di sorveglianza, e qualsiasi audit speciale condotto da DQS sono concepiti solo come un controllo dei mezzi che il Cliente esercita per determinare la conformità del suo sistema di gestione, dei suoi processi o dei suoi prodotti ai requisiti di certificazione, e che il Cliente non è in alcun modo sollevato dalla responsabilità per il suo sistema di gestione, i suoi processi, i suoi prodotti e i suoi servizi nell'ambito della certificazione.

I certificati e i marchi di certificazione non possono essere trasferiti ai successori o ad altre organizzazioni. Dopo che una certificazione è scaduta o è stata sospesa, ritirata o annullata, il Cliente deve astenersi da qualsiasi promozione o altro uso della certificazione. Il Cliente si impegna a restituire qualsiasi certificato fisicamente emesso, a seguito di ritiro o annullamento; il diritto di ritenzione è specificamente escluso.

5.2 Mancata emissione di certificati

L'Organismo di Certificazione DQS può rilasciare i Certificati solo se tutti i requisiti delle norme, delle specifiche e dei contratti selezionati sono stati soddisfatti a seguito dell'audit (iniziale/re-audit). In caso di non conformità, l'auditor documenta le carenze in un rapporto di non conformità e/o identifica in altro modo i vincoli che devono essere rispettati per l'emissione del certificato.

Tutte le non conformità o i vincoli devono essere eliminati prima dell'emissione di un certificato DQS. Se necessario, DQS ripeterà l'audit parzialmente o integralmente. Se le non conformità non sono state eliminate o se i prerequisiti per la concessione di un certificato non sono stati raggiunti nemmeno dopo un audit di follow-up o speciale, la procedura di certificazione si concluderà con l'emissione di un rapporto senza certificato.

5.3 Sospensione, ritiro e annullamento di un certificato 

5.3.1 Sospensione

L'Organismo di Certificazione DQS ha il diritto di sospendere temporaneamente un Certificato se il Cliente viola gli obblighi di certificazione, contrattuali o finanziari nei confronti di DQS, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:

  • Le azioni correttive non sono state dimostrate ed efficacemente implementate entro i tempi concordati; 
  • Il programma di audit suggerito da DQS per gli audit necessari al mantenimento della certificazione non è stato rispettato e la frequenza prescritta dall'audit precedente è stata quindi superata;
  • DQS non è stata informata tempestivamente di modifiche pianificate al sistema di gestione, di incidenti speciali o di richiami di prodotti (vedere 3.3) o di altre modifiche che influiscono sulla conformità allo standard o alla specifica che costituisce la base dell'audit;
  • Trasferimento del sito/impianto certificato senza previa notifica a DQS;
  • Un certificato DQS o un simbolo di certificazione sono stati utilizzati in modo fuorviante o non autorizzato;
  • I pagamenti dovuti per i servizi di revisione e certificazione non sono stati effettuati tempestivamente dopo almeno un sollecito scritto.

L'Organismo di Certificazione DQS ha inoltre il diritto di sospendere un certificato se, dopo la decisione di certificazione, vengono a galla significative violazioni delle regole di accreditamento e in casi di forza maggiore (vedi 6.6).

DQS comunicherà al Cliente la proposta di sospensione per iscritto. Se i motivi della proposta di sospensione non vengono eliminati entro due settimane, DQS informerà per iscritto il Cliente della sospensione del Certificato, indicandone i motivi e le azioni correttive necessarie per il ripristino della certificazione.

I certificati vengono sospesi per un periodo limitato (di solito un massimo di 90 giorni). Se le misure richieste sono state implementate in modo dimostrabile ed efficace entro la scadenza stabilita, la sospensione del Certificato viene annullata. Se le misure richieste non sono state implementate entro il termine stabilito, l'Organismo di Certificazione DQS può ritirare il Certificato come indicato di seguito.

5.3.2 Ritiro

L'Organismo di Certificazione DQS ha il diritto di ritirare i Certificati o di dichiararli non validi, previa comunicazione scritta al Cliente, se: 

  • Il periodo di sospensione del Certificato è stato superato, 
  • La conformità del sistema di gestione, dei processi o dei prodotti allo standard o alla specifica su cui si basa non è garantita o il Cliente non è disposto o in grado di eliminare le non conformità;
  • Il cliente continua a utilizzare la certificazione per la promozione dopo la sospensione del certificato;
  • Il cliente utilizza la certificazione in modo tale da compromettere la reputazione dell'Organismo di Certificazione DQS o di DQS;
  • I presupposti che hanno portato al rilascio del Certificato non sono più validi;
  • Il cliente presenta un'istanza di fallimento volontaria o involontaria; 
  • Il cliente cessa di fatto il suo rapporto contrattuale con DQS.

5.3.3 Annulmento

L'Organismo di Certificazione DQS ha il diritto di annullare i Certificati, o di dichiararli retroattivamente non validi, se: 

  • In seguito è emerso che i prerequisiti richiesti per l'emissione del certificato non erano in realtà soddisfatti;
  • Il cliente ha compromesso la procedura di certificazione in modo tale che l'obiettività, la neutralità o l'indipendenza dei risultati dell'audit sono, a giudizio di DQS, in discussione.

6. Varie 

6.1 Nessuna partnership o agenzia

Le Parti riconoscono che DQS fornisce i Servizi al Cliente in qualità di appaltatore indipendente e che il Contratto non crea alcun rapporto di partnership, agenzia, impiego o fiduciario tra DQS e il Cliente.

Il Cliente riconosce che DQS non si sostituisce al Cliente o a terzi, né li esonera da alcuno dei loro obblighi, né assume, riduce, abroga o si impegna ad adempiere ad alcun dovere del Cliente nei confronti di terzi o di terzi nei confronti del Cliente.

6.2 Limitazione di responsabilità e indennizzo

DQS esercita, nell'esecuzione dei servizi, l'abilità, la cura e la diligenza che ci si può ragionevolmente aspettare da un fornitore affidabile di servizi simili e si assume la responsabilità per i danni solo in caso di negligenza comprovata.

Nessuna disposizione del presente Regolamento esclude o limita la responsabilità di DQS nei confronti del Cliente per morte o lesioni personali o per frode o per qualsiasi altra questione derivante da negligenza di DQS per la quale sarebbe illegale escludere o limitare la propria responsabilità.

Se non diversamente concordato, la responsabilità totale di DQS nei confronti del Cliente in relazione a qualsiasi richiesta di risarcimento per perdite, danni o spese di qualsiasi natura sarà limitata, in relazione a qualsiasi evento o serie di eventi collegati, a un importo pari al doppio dei compensi pagati a DQS ai sensi del contratto.

DQS non sarà responsabile di alcuna richiesta di risarcimento per perdite, danni o spese a meno che il procedimento arbitrale non venga avviato entro un anno dalla data di esecuzione da parte di DQS del servizio che ha dato origine alla richiesta o, in caso di presunto inadempimento, entro un anno dalla data in cui tale servizio avrebbe dovuto essere completato.

6.3 Nessun incarico

Se non espressamente disciplinato in modo diverso o concordato per iscritto dalle parti, il contratto è personale per le parti e nessuna di esse può cedere, trasferire, addebitare, ipotecare, subappaltare o trattare in qualsiasi altro modo uno o tutti i suoi diritti e obblighi ai sensi del Contratto. Ciascuna parte conferma di agire per proprio conto e non a beneficio di altre persone. 

In deroga a quanto sopra, DQS può assegnare, trasferire o subappaltare uno o tutti i suoi diritti e obblighi ai sensi del contratto a una società affiliata a DQS e ai suoi partner o a qualsiasi loro agente.

6.4 Codice etico e politica anti-corruzione

DQS conduce le proprie attività in stretta conformità con i principi stabiliti nel proprio Codice Etico, che contiene anche la Politica anticorruzione. Il Codice etico di DQS è disponibile alla pagina DQS website.

Ai dipendenti, agli agenti e agli altri rappresentanti di DQS è vietato dare o ricevere denaro o doni che possano essere interpretati come tangenti, o stipulare accordi che possano essere interpretati come pratiche di corruzione. DQS mantiene in vigore per tutta la durata del Contratto politiche e procedure, e le applicherà ove necessario, per garantire il rispetto di quanto sopra.

6.5 Invalidità parziale

Qualora una o più disposizioni del presente Regolamento risultino illegali o inapplicabili sotto qualsiasi aspetto, la validità, la legalità e l'applicabilità delle restanti disposizioni non ne saranno in alcun modo influenzate o pregiudicate.

6.6 Forza maggiore

Né DQS né il Cliente saranno in violazione del presente Regolamento, né responsabili per qualsiasi inadempimento o ritardo nell'esecuzione del presente documento se la causa di tale inadempimento o ritardo è attribuibile a eventi al di fuori del ragionevole controllo della parte interessata, inclusi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, guerre, conflitti armati, attacchi terroristici, guerre civili, sommosse, rischi tossici, pandemie, epidemie, disastri naturali, condizioni meteorologiche estreme, incendi, esplosioni, interruzione del servizio di pubblica utilità, scioperi, guasti alle infrastrutture, ritardi nei trasporti, o qualsiasi restrizione pubblica a seguito di uno qualsiasi degli incidenti di cui sopra, o qualsiasi altro evento di forza maggiore.

In caso di forza maggiore, la parte interessata dovrà notificare senza indugio all'altra parte i dettagli della situazione e la durata prevista. Ciascuna delle parti avrà il diritto di risolvere il Contratto con effetto immediato qualora la causa di forza maggiore si protragga per più di novanta (90) giorni.

7. Controversie 

Se non diversamente concordato, tutte le controversie derivanti o connesse al presente Regolamento saranno disciplinate dalle leggi del Paese di domicilio dell'Organismo di Certificazione DQS e saranno risolte in via definitiva in base al Regolamento di Arbitrato della Camera di Commercio Internazionale da uno o più arbitri nominati in conformità a tale regolamento. L'arbitrato avrà luogo a Parigi (Francia) e sarà condotto in lingua tedesca o inglese.

8. Ulteriori requisiti del programma 

Per alcuni servizi di certificazione e audit di sistemi di gestione o prodotti specifici del settore, possono essere applicati ulteriori requisiti di programma obbligatori, tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo, i requisiti di programma. Questi "requisiti di programma" sono disponibili all'indirizzo https://dqsglobal.com/intl/.  

Regolamento di audit e certificazione DQS a partire dal 5 maggio 2022

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DQS Regolamenti di Audit e Certificazione

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