1. Υπηρεσίες Πιστοποίησης και Επιθεώρησης

1.1 Εφαρμογή

Ο παρόν Κανονισμός Πιστοποίησης της DQS («Κανονισμός») ισχύει για όλες τις προσφορές παροχής υπηρεσιών και όλες τις συμβάσεις που θα προκύψουν μεταξύ της DQS Holding GmbH ή οποιασδήποτε άλλης "DQS" (μέλους του διεθνούς Ομίλου "DQS Group"), και οποιουδήποτε οργανισμού/προσώπου («Πελάτης») που έχει υποβάλει αίτηση ή έχει λάβει υπηρεσίες επιθεώρησης και πιστοποίησης.

Ενημερωμένος κατάλογος όλων των μελών του Ομίλου DQS είναι διαθέσιμος στην ιστοσελίδα https://dqsglobal.com/intl/.

Ο Κανονισμός καλύπτει όλα τα είδη Πιστοποίησης Συστημάτων σύμφωνα με διεθνή ή εθνικά πρότυπα, συμπεριλαμβανομένων των ιδιωτικών προτύπων, την Πιστοποίηση Προϊόντων σύμφωνα με τις οδηγίες της ΕΕ ή την εθνική νομοθεσία, την Πιστοποίηση Προϊόντων και Υπηρεσιών σύμφωνα με κανονιστικά έγγραφα, προδιαγραφές, απαιτήσεις ή τεχνικούς κανόνες.

Ο Κανονισμός αυτός έχει εφαρμογή σε όλα τα στάδια της διεργασίας επιθεώρησης ή πιστοποίησης, όπως αυτά των προσφορών, συμβάσεων, εντολών επιθεώρησης, προγραμματισμού κ.α., και σε όσα επιπροσθέτως έχουν συμφωνηθεί μεταξύ της DQS και του Πελάτη, εκτός εάν υπάρχει διαφορετική έγγραφη συμφωνία ή έτσι ορίζεται από νομοθετικές πράξεις.

Ο παρόν Κανονισμός Πιστοποίησης παραμένει σε ισχύ μέχρι να εκδοθεί και να δημοσιευθεί μια νέα έκδοση.

Η ισχύουσα έκδοση του Κανονισμού αυτού διατίθεται στο https://dqsglobal.com/intl/about/accreditation -and-notification/dqs-group-auditing-and-certification-rules ή από το γραφείο της DQS κατόπιν σχετικής ζήτησης. Σε περίπτωση οποιασδήποτε ασυμφωνίας μεταξύ μιας μεταφρασμένης έκδοσης του εγγράφου αυτού και της αγγλικής έκδοσης, υπερισχύει η αγγλική έκδοση.

Όταν χορηγείται Πιστοποιητικό σε Πελάτη, η DQS θα παρέχει τις υπηρεσίες της σύμφωνα με τους ισχύοντες Κώδικες Ορθής Πρακτικής του Φορέα Πιστοποίησης DQS. Αντίγραφο του Κώδικα Ορθής Πρακτικής και τυχόν τροποποιήσεών του που μπορεί να εκδίδονται κατά περιόδους, θα διατίθενται από τον Φορέα Πιστοποίησης DQS στον Πελάτη κατά την έναρξη των Υπηρεσιών.

1.2 Ορισμοί

  • Ως «πελάτες» αναφέρονται όλα τα πρόσωπα ή οι οργανισμοί, συμπεριλαμβανομένων των εκπροσώπων τους, οι οποίοι ζητούν ή λαμβάνουν οποιαδήποτε υπηρεσία επιθεώρησης ή πιστοποίησης.
  • Ως «DQS» αναφέρεται οποιοδήποτε μέλος του διεθνούς Ομίλου DQS, συμπεριλαμβανομένων των θυγατρικών, των συνδεδεμένων εταιρειών, των εταίρων και των αντιπροσώπων τους, που προσφέρει/παρέχει υπηρεσίες επιθεώρησης και πιστοποίησης σε πελάτες, είτε εξ’ ονόματός του ή για λογαριασμό ενός άλλου Φορέα Πιστοποίησης DQS.
  • Ως «Φορέας Πιστοποίησης DQS» αναφέρεται οποιαδήποτε DQS έχει τη διαπίστευση ή την εξουσιοδότηση να εκδώσει τα εκάστοτε πιστοποιητικά.
  • Ως «Κώδικας Ορθής Πρακτικής» αναφέρονται εκείνοι οι κώδικες πρακτικής που εκδίδονται από έναν Φορέα Πιστοποίησης DQS για το εκάστοτε πρόγραμμα πιστοποίησης.
  • Ως «Φορέας Διαπίστευσης» αναφέρεται οποιοσδήποτε οργανισμός (είτε δημόσιος είτε ιδιωτικός) έχει την εξουσιοδότηση να καθορίζει και να εποπτεύει τους Φορείς Πιστοποίησης.
  • Ως “Επιθεώρηση” αναφέρεται κάθε συστηματική ενέργεια της DQS για την επίτευξη αντικειμενικών αποδείξεων και την αντικειμενική αξιολόγησή τους, ώστε να προσδιορίζεται η έκταση ικανοποίησης προκαθορισμένων κριτηρίων. Μπορεί επίσης να αναφέρεται ως “αξιολόγηση”.
  • Ως «Επιθεωρητές» αναφέρονται οι αξιολογητές, επιθεωρητές και εμπειρογνώμονες που διορίζονται από την DQS για να συμμετάσχουν στη διεργασία επιθεώρησης και πιστοποίησης.

1.3 Υπηρεσίες Επιθεώρησης και Πιστοποίησης

Η επιθεώρηση και πιστοποίηση ενός συστήματος διαχείρισης από έναν ανεξάρτητο και ικανό Φορέα, όπως η DQS, προσφέρει πολύτιμα οφέλη στις επιχειρήσεις. Το πιστοποιητικό της DQS αποτελεί απόδειξη ενός κατάλληλου και αποτελεσματικού συστήματος διαχείρισης, το οποίο ικανοποιεί συνεχώς τόσο τις προσδοκίες των πελατών, όσο και τις νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις. 

Κατά τη διάρκεια μιας επιθεώρησης, ικανοί και έμπειροι επιθεωρητές ελέγχουν το σύστημα διαχείρισης και τις διεργασίες του ως προς τη συνεχιζόμενη καταλληλότητα και αποτελεσματικότητά του. Επίσης, μέσω του εντοπισμού δυνατοτήτων βελτίωσης, προάγουν την ικανότητα του οργανισμού να πετύχει τους σκοπούς και στόχους που έχει θέσει. Το πιστοποιητικό της DQS, παρέχει εμπιστοσύνη ως προς τις επιχειρήσεις και το πιστοποιημένο σύστημα διαχείρισης, που έχει αξιολογηθεί και πιστοποιηθεί σύμφωνα με αναγνωρισμένα πρότυπα και προδιαγραφές.

1.4 Συμβάσεις και εμπορικοί όροι

Ο παρόν Κανονισμός Πιστοποίησης και, κατά περίπτωση, η αίτηση, η προσφορά, η αποδοχή της, οι κώδικες καλής πρακτικής, οι όροι χρήσης των σημάτων πιστοποίησης της DQS και οι τοπικοί επιχειρηματικοί ή εμπορικοί όροι / (τοπικές συμβάσεις), συνθέτουν ολόκληρη τη συμφωνία (τη «Σύμβαση») μεταξύ του Πελάτη και της DQS σε σχέση με το αντικείμενο του παρόντος.

Οι τοπικοί επιχειρηματικοί ή εμπορικοί όροι (τοπικές συμβάσεις) μπορεί να περιλαμβάνουν όρους σχετικά με τη νομική εκπροσώπηση, τη δικαιοδοσία, την ευθύνη, τη φορολογία, τους όρους πληρωμής και άλλα, λαμβάνοντας υπόψη τις τοπικές νομικές απαιτήσεις. Η σύμβαση μπορεί επίσης να αποτελείται από μεμονωμένες συμφωνίες μεταξύ της DQS και του Πελάτη, οι οποίες περιλαμβάνουν πάντα αυτόν τον Κανονισμό Πιστοποίησης της DQS ως αναπόσπαστο μέρος της μέσω άμεσης συμπερίληψης ή αναφοράς.

Εκτός εάν προβλέπεται διαφορετικά, καμία τροποποίηση της σύμβασης δεν θα είναι έγκυρη εάν δεν είναι γραπτή.

 

1.5 Συμβατική σχέση με τον Φορέα Πιστοποίησης DQS

Όταν ένα τοπικό γραφείο της DQS παρέχει υπηρεσίες υπό την εξουσιοδότηση ή διαπίστευση ενός άλλου Φορέα Πιστοποίησης DQS, τότε το πρώτο ενεργεί ως αντιπρόσωπος, για λογαριασμό του αντίστοιχου διαπιστευμένου Φορέα. Η προσφορά προσδιορίζει τον Φορέα Πιστοποίησης DQS και η αποδοχή της και υπογραφή της τοπικής σύμβασης συνιστά μια νομικά δεσμευτική σύμβαση πιστοποίησης μεταξύ του πελάτη και του Φορέα Πιστοποίησης DQS.

Η λειτουργική, οικονομική και νομική ευθύνη για δραστηριότητες υπό συγκεκριμένη διαπίστευση παραμένει πάντοτε υπό την ευθύνη του διαπιστευμένου γραφείου της DQS.

Παρόλο που ο αντιπρόσωπος είναι εξουσιοδοτημένος να χρεώνει/τιμολογεί τον Πελάτη για την παροχή υπηρεσιών και την πιστοποίηση, η ευθύνη για τις δραστηριότητες πιστοποίησης και τον λειτουργικό έλεγχο στο πλαίσιο μιας συγκεκριμένης διαπίστευσης παραμένει πάντα στον Φορέα Πιστοποίησης DQS που είναι υπεύθυνος και διατηρεί την ευθύνη για τις αποφάσεις πιστοποίησης, συμπεριλαμβανομένης της χορήγησης, απόρριψης, διατήρησης της πιστοποίησης, επέκτασης ή μείωσης του πεδίου εφαρμογής της πιστοποίησης, ανανέωσης, αναστολής ή αποκατάστασης μετά από αναστολή ή ανάκληση της πιστοποίησης.

2. Η Διεργασία Πιστοποίησης

Η DQS αξιολογεί τα συστήματα διαχείρισης των πελατών της, ή μέρη αυτών, με σκοπό να προσδιορίσει τη συμμόρφωσή τους με συμφωνημένες απαιτήσεις, όπως διεθνή, ευρωπαϊκά, εθνικά ή κλαδικά πρότυπα και προδιαγραφές. Η διεργασία πιστοποίησης περιλαμβάνει διάφορα στάδια, τα οποία συνήθως καταλήγουν σε μια έκθεση με τα αποτελέσματα της επιθεώρησης και το πιστοποιητικό της DQS, ως απόδειξη για τη συμμόρφωση με τις παραπάνω απαιτήσεις. Στην περίπτωση παροχής υπηρεσιών πιστοποίησης, ο αντίστοιχος Φορέας Πιστοποίησης DQS θα εκδώσει πιστοποιητικό για τον πελάτη, το οποίο θα επιβεβαιώνει τη συμμόρφωση με τις αντίστοιχες απαιτήσεις, εφόσον διαπιστωθεί η εκπλήρωση όλων των ισχυουσών απαιτήσεων.

Εάν κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης διαπιστωθούν μη συμμορφώσεις με τις απαιτήσεις του αντίστοιχου προτύπου ή προδιαγραφής, ο πελάτης πρέπει να σχεδιάσει σχετικές διορθωτικές ενέργειες τις οποίες να υλοποιήσει μέσα σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Πιστοποιητικά εκδίδονται μόνο μετά την επίδειξη της αποτελεσματικής εφαρμογής κατάλληλων διορθωτικών ενεργειών. Το πεδίο εφαρμογής και η διάρκεια ισχύος αναφέρονται στο πιστοποιητικό.

Τα ευρήματα όλων των επιθεωρήσεων βασίζονται σε μια δειγματοληπτική διεργασία, η οποία στοχεύει σε αξιόπιστες αποδείξεις για την αποτελεσματική εφαρμογή και συμμόρφωση του συστήματος διαχείρισης, της διεργασίας ή του προϊόντος. Μπορεί να υπάρχουν και άλλες επιχειρηματικές πτυχές, θετικές ή αρνητικές, που δεν έχουν ανασκοπηθεί από την ομάδα επιθεώρησης. Είναι αποκλειστική ευθύνη του οργανισμού να διερευνά και να αξιολογεί την πιθανή επίπτωση και το πεδίο εφαρμογής των ευρημάτων, εξασφαλίζοντας διαρκώς την πλήρη συμμόρφωση με το(α) εφαρμοζόμενο(α) πρότυπο(α). Σε περίπτωση μη-συμμόρφωσης, η DQS δεν ευθύνεται.

Η DQS είναι ανεξάρτητη, ουδέτερη και αντικειμενική στις αξιολογήσεις της. Οι αξιολογήσεις κανονικά πραγματοποιούνται στις εγκαταστάσεις του πελάτη  (επί τόπου), αλλά μπορεί να διεξάγονται, αντικαθιστούνται ή συμπληρώνονται μερικώς και από δραστηριότητες απομακρυσμένης επιθεώρησης (εκτός τόπου). Ο τύπος, η έκταση και το πρόγραμμα της διαδικασίας αποτελεί αντικείμενο χωριστής συμφωνίας μεταξύ των δύο μερών. Κατά την επί τόπου επιθεώρηση, η DQS προσπαθεί να ελαχιστοποιήσει οποιαδήποτε διαταραχή στη λειτουργία που πραγματοποιείται στις εγκαταστάσεις του πελάτη.

 

Η διαδικασία αξιολόγησης περιλαμβάνει γενικά τα ακόλουθα βήματα:

  1. Η διαδικασία ξεκινά από τις ανάγκες και τις προσδοκίες του πελάτη. Η DQS ζητά επαρκή αρχική πληροφόρηση σχετικά με την επιχείρηση, το σύστημα που εφαρμόζει, το μέγεθος και τις λειτουργίες της. Τα δύο μέρη καθορίζουν από κοινού το αντικείμενο της επιθεώρησης, περιλαμβανομένων των εφαρμοστέων προτύπων και προδιαγραφών.
  2. Με βάση την αρχική πληροφόρηση, η DQS συντάσσει προσφορά για τις υπηρεσίες επιθεώρησης και πιστοποίησης, προσαρμοσμένη στις ανάγκες του πελάτη. Μετά την αποδοχή της προσφοράς από τον πελάτη, η DQS προχωρά με την προετοιμασία της γραπτής σύμβασης, η οποία καθορίζει τα σχετικά παραδοτέα και τα εφαρμοστέα κριτήρια της επιθεώρησης.
  3. Η Προ-αξιολόγηση μπορεί να λειτουργήσει σαν μια ανάλυση της αρχικής απόδοσης του συστήματος, προσδιορίζοντας δυνατά σημεία και περιοχές προς βελτίωση. Για μεγαλύτερα έργα επιθεώρησης, μια αρχική συνάντηση για το σχεδιασμό του έργου, παρέχει μια αξιόλογη ευκαιρία για τον πελάτη να γνωρίσει τον επικεφαλής επιθεωρητή και να αναπτύξουν μαζί ένα πλάνο επιθεώρησης για όλες τις λειτουργίες και τους τόπους εγκατάστασης προσαρμοσμένο στις ανάγκες. Και οι δύο υπηρεσίες είναι προαιρετικές.
  4. Στάδιο 1: Η καθεαυτή διεργασία πιστοποίησης ξεκινά με τον έλεγχο και αξιολόγηση της τεκμηρίωσης του συστήματος, των στόχων, των αποτελεσμάτων της ανασκόπησης της διοίκησης και των εσωτερικών επιθεωρήσεων. Κατά τη διαδικασία αυτή θα προσδιοριστεί αν το σύστημα του πελάτη είναι επαρκώς ανεπτυγμένο και έτοιμο για πιστοποίηση. Ο επιθεωρητής εξηγεί τα ευρήματα και συντονίζει πιθανές απαιτούμενες ενέργειες για την προετοιμασία του Σταδίου 2. Το Στάδιο 1 συνήθως δεν εφαρμόζεται στην πιστοποίηση διεργασιών και προϊόντων.
  1. Στάδιο 2: Η ομάδα επιθεώρησης επιθεωρεί το σύστημα διαχείρισης στις εγκαταστάσεις του πελάτη. Εφαρμόζοντας καθορισμένα πρότυπα συστημάτων διαχείρισης και προδιαγραφές, οι επιθεωρητές επιθεωρούν την αποτελεσματικότητα όλων των λειτουργικών περιοχών της επιχείρησης και των διεργασιών του συστήματος, βασισμένοι σε παρατηρήσεις, ελέγχους, συνεντεύξεις, ανασκόπηση σχετικών αρχείων και άλλες τεχνικές επιθεώρησης. Το αποτέλεσμα της επιθεώρησης, συμπεριλαμβανομένης μιας σύστασης για την πιστοποίηση και όλων των ευρημάτων, παρουσιάζεται στον πελάτη κατά την καταληκτική σύσκεψη και συμπεριλαμβάνονται σε μια γραπτή έκθεση. Εάν κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης διαπιστωθούν μη συμμορφώσεις με τις απαιτήσεις του αντίστοιχου προτύπου ή προδιαγραφής, καθορίζονται οι απαιτούμενες διορθωτικές ενέργειες που πρέπει να υλοποιηθούν από τον πελάτη.
  2. Αξιολόγηση & Πιστοποίηση: Η ανεξάρτητη λειτουργία πιστοποίησης του εκάστοτε Φορέα Πιστοποίησης DQS θα ελέγξει την διεργασία πιστοποίησης και τα αποτελέσματά της, και θα αποφασίσει αμερόληπτα για την έκδοση των πιστοποιητικών, βάσει αντικειμενικών αποδείξεων. Οποιαδήποτε σύσταση δίνεται από την ομάδα επιθεώρησης και τεκμηριώνεται στην έκθεση δεν είναι δεσμευτική για τον Φορέα Πιστοποίησης DQS. Η απόφαση έκδοσης του Πιστοποιητικού είναι στην αποκλειστική κρίση του Φορέα Πιστοποίησης DQS. Ο πελάτης λαμβάνει την έκθεση επιθεώρησης με τα αποτελέσματα. Εφόσον ικανοποιούνται όλες οι εφαρμοστέες απαιτήσεις, ο πελάτης λαμβάνει και το Πιστοποιητικό.
  1. Ετήσιες Επιθεωρήσεις Επιτήρησης: Τουλάχιστον ετησίως, πραγματοποιούνται επιτόπου Επιθεωρήσεις Επιτήρησης στα κρισιμότερα στοιχεία του συστήματος, και προσδιορίζονται δυνατότητες βελτίωσης, με εστίαση στη συνεχή βελτίωση και στην διατήρηση της αποτελεσματικότητας του συστήματος. Στην πιστοποίηση προϊόντος, η επιθεώρηση επιτήρησης συνήθως αντικαθίσταται από μία ετήσια επαναληπτική επιθεώρηση.
  2. Επαναληπτική επιθεώρηση: Τα πιστοποιητικά έχουν περιορισμένη διάρκεια ισχύος, συνήθως τριετή. Στο τέλος του κύκλου πιστοποίησης, πραγματοποιείται μια Επαναληπτική Αξιολόγηση, η οποία διασφαλίζει την συνεχιζόμενη ικανοποίηση όλων των εφαρμοστέων απαιτήσεων. Με την εκπλήρωση των παραπάνω απαιτήσεων, χορηγείται νέο πιστοποιητικό.

Για εξειδικευμένα πρότυπα ή πιστοποίηση διεργασιών και προϊόντων, η παραπάνω διεργασία πιστοποίησης ενδέχεται να διαφέρει.

3. Δικαιώματα και Υποχρεώσεις του Πελάτη

3.1. Διατήρηση του Συστήματος Διαχείρισης / συμμόρφωση διεργασιών και προϊόντων

Για τη χορήγηση και διατήρηση ενός πιστοποιητικού, ο πελάτης πρέπει να εφαρμόζει και να τηρεί τεκμηριωμένο Σύστημα Διαχείρισης το οποίο ικανοποιεί τις απαιτήσεις του προτύπου ή της οδηγίας στην οποία βασίζεται. Σε περίπτωση πιστοποίησης διεργασίας / προϊόντος, ο Πελάτης είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση συνεχιζόμενης συμμόρφωσης. Ο Πελάτης πρέπει να παρέχει αποδείξεις για τη συμμόρφωση και αποτελεσματικότητα του Συστήματος Διαχείρισης, διεργασιών ή προϊόντων, στην ομάδα επιθεώρησης. Όλες οι απαραίτητες ενέργειες που εξασφαλίζουν τη διατήρηση της συμμόρφωσης και αποτελεσματικότητας του Συστήματος Διαχείρισης και/ή του προϊόντος πρέπει να πραγματοποιούνται.

Ο Πελάτης θα ειδοποιηθεί για τυχόν αλλαγές στο πρόγραμμα πιστοποίησης ή για νέες ή αναθεωρημένες απαιτήσεις που τον επηρεάζουν. Σε περίπτωση που η πιστοποίηση εφαρμόζεται σε συνεχιζόμενη παραγωγή, ο Πελάτης θα διασφαλίζει ότι το πιστοποιημένο προϊόν συνεχίζει να πληροί τις απαιτήσεις του συστήματος ή προϊόντος.

3.2. Υποχρέωση Διαθεσιμότητας

Ο πελάτης πρέπει να διασφαλίζει ότι η DQS έχει πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες και τα μέσα, έτσι ώστε να ολοκληρώσει το έργο της. Η DQS μπορεί να αναθέσει την εκτέλεση όλων ή μέρους των υπηρεσιών σε αντιπρόσωπο ή υπεργολάβο και ο Πελάτης εξουσιοδοτεί την DQS να παρέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες στον αντιπρόσωπο ή τον υπεργολάβο. Επίσης, ο πελάτης πρέπει να δεσμεύει τους εκπροσώπους και υπαλλήλους του να παρέχουν στον αξιολογητή σαφή, πλήρη και έγκαιρη πληροφόρηση και αντικειμενικές αποδείξεις σχετικά με όλες τις διαδικασίες που μπορεί να είναι σημαντικές για την αξιολόγηση. Στα πλαίσια του πεδίου εφαρμογής ενός πιστοποιημένου Συστήματος Διαχείρισης, όλα τα αρχεία που αφορούν παράπονα και τις διορθωτικές τους ενέργειες πρέπει να παρουσιάζονται στη DQS κατόπιν ζήτησής τους.

3.3. Κοινοποίηση αλλαγών & ειδικών περιστατικών

Ο πελάτης υποχρεούται να ενημερώνει χωρίς καθυστέρηση την DQS για τυχόν αλλαγές που επηρεάζουν το πιστοποιημένο Σύστημα Διαχείρισης. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα σε περίπτωση αγοράς /πώλησης μέρους ή ολόκληρης της εταιρείας, αλλαγές στην ιδιοκτησία, σημαντικές αλλαγές στις δραστηριότητες, θεμελιώδεις αλλαγές στις διεργασίες, περιστατικά όπως ένα σοβαρό ατύχημα ή μια σοβαρή παράβαση κανονισμού / νομικής υποχρέωσης που απαιτεί την εμπλοκή της αρμόδιας ρυθμιστικής Αρχής, κήρυξη πτώχευσης ή αλλαγές στο καταστατικό της εταιρείας του πελάτη. Σε οποιαδήποτε από αυτές τις περιπτώσεις, η DQS θα συσκέπτεται με τον πελάτη και θα εξετάζει πως το πιστοποιητικό μπορεί να διατηρηθεί.

Ο πελάτης οφείλει να ειδοποιεί άμεσα την DQS σε περίπτωση ανάκλησης προϊόντος. Τα επιμέρους πρότυπα πιστοποίησης και οι κανονισμοί τους αναφέρουν διαφορετικά χρονικά περιθώρια  τήρησης των προθεσμιών. Οι εκάστοτε προδιαγραφές βρίσκονται στα αντίστοιχα πρότυπα και τους ισχύοντες κανονισμούς τους.

3.4. Ανεξαρτησία της Επιθεώρησης

Ο πελάτης υποχρεούται να αποφεύγει οτιδήποτε μπορεί να επηρεάσει την ανεξαρτησία των υπαλλήλων και των επιθεωρητών της DQS. Αυτό αφορά ιδιαίτερα πρόταση για παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών, προσλήψεις είτε σαν μισθωτοί είτε σαν εξωτερικοί συνεργάτες, ιδιαίτερες συμφωνίες στις οποίες εμπλέκονται χρηματικές αμοιβές.

3.5 Δικαίωμα για απόρριψη Επιθεωρητή

Πριν την οριστικοποίηση υλοποίησης της αξιολόγησης, ο πελάτης έχει τη δυνατότητα να απορρίψει τον(ους) επιθεωρητή(ές) που προτείνονται από την DQS, μετά από κατάλληλη τεκμηρίωση. Σε δικαιολογημένες περιπτώσεις, π.χ. σε περίπτωση κινδύνου για την αμεροληψία, και αν οι ισχύοντες κανόνες διαπίστευσης το επιτρέπουν, η DQS θα κάνει νέα πρόταση.

 

3.6. Εμπιστευτικότητα & Ασφάλεια Πληροφοριών

Τα έγγραφα που παρέχονται στον πελάτη από τη DQS, συμπεριλαμβανομένων των σημάτων & του λογοτύπου της DQS, είναι νομικά κατοχυρωμένα. Ο πελάτης ρητώς αναγνωρίζει ότι όλα τα έγγραφα που παρέχονται σε αυτόν ή που είναι διαθέσιμα σε αυτόν από τη DQS παραμένουν ιδιοκτησία της DQS, και θα χρησιμοποιηθούν μόνο για τις εσωτερικές ανάγκες του  Πελάτη και δεν θα διατίθενται σε τρίτα μέρη ή θα χρησιμοποιούνται για σκοπούς άλλους από αυτούς που έχουν συμφωνηθεί. Ο πελάτης υποχρεούται να διατηρεί απόλυτη εμπιστευτικότητα για οποιαδήποτε πληροφορία του αποκαλύπτεται στα πλαίσια της Συμφωνίας αυτής καθώς και όποιας άλλης γνώσης θεμάτων που αφορούν τη DQS, τους υπαλλήλους της και τους επιθεωρητές της. Η υποχρέωση αυτή παραμένει και μετά τη λήξη του συμβολαίου. Ο πελάτης ομοίως αποδέχεται την υποχρέωση αυτή και για λογαριασμό των αντιπροσώπων και των συνεργατών του.
Ο πελάτης επιτρέπεται να προωθεί την έκθεση επιθεώρησης στο σύνολό της. Η προώθηση αποσπασμάτων της έκθεσης επιθεώρησης δεν επιτρέπεται.

3.7 Δικαίωμα χρήσης Πιστοποιητικού και Συμβόλων

Εφόσον υπάρχουν έγκυρα πιστοποιητικά της DQS σε ισχύ, ο Πελάτης δικαιούται να χρησιμοποιεί το πιστοποιητικό του, τα σχετικά σύμβολα πιστοποίησης και σε ορισμένες περιπτώσεις, τα σύμβολα διαπίστευσης για λόγους προβολής, σύμφωνα με τους σχετικούς κανόνες που δημοσιεύονται στην Ιστοσελίδα της DQS.

Η εγκεκριμένη χρήση των κατοχυρωμένων λογοτύπων DQS Certified Management System Mark® και UL Registered Firm Mark® καθώς και άλλων Συμβόλων Πιστοποίησης και Διαπίστευσης ενισχύει την εμπιστοσύνη των πελατών στο πιστοποιημένο σύστημα διαχείρισης ενός Οργανισμού και την αντίστοιχη απόδοσή του. Τα λογότυπα της DQS χρησιμοποιούνται συνήθως σε επιστολόχαρτα και φακέλους, σε διαφημιστικά έντυπα, στο internet, σε εκθέσεις, σε διαφημιστικές καταχωρήσεις ή σε εταιρικά αυτοκίνητα. Τα λογότυπα συνδέονται άμεσα με τον πιστοποιημένο οργανισμό και το σύστημα διαχείρισής του. Η χρήση των πιστοποιητικών και των λογοτύπων περιορίζεται μόνο για το πεδίο και την περίοδο ισχύος της πιστοποίησης, και δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται πάνω σε ένα προϊόν ή συσκευασία προϊόντος ή με οποιοδήποτε άλλο τρόπο που μπορεί να ερμηνευθεί ότι υποδηλώνει συμμόρφωση ενός προϊόντος.

3.8 Παράπονα

Κάθε πελάτης έχει το δικαίωμα να ζητά να παρέχονται οι συμφωνημένες υπηρεσίες με τέτοιο τρόπο, που να ικανοποιεί μέσα σε λογικά πλαίσια τις απαιτήσεις και τις προσδοκίες του. Σε περίπτωση μη ικανοποίησης, ο Πελάτης έχει το δικαίωμα έκφρασης παραπόνων. Η DQS ζητά την απαραίτητη πληροφόρηση προς ανάλυση και βελτίωση.

3.9 Ενστάσεις

Σε περίπτωση που ο πελάτης διαφωνεί με μια απόφαση πιστοποίησης, έχει το δικαίωμα να καταθέσει γραπτή ένσταση και να ζητήσει επανεξέταση της απόφασης. Ένας άλλος αμερόληπτος τεχνικός ελεγκτής του σχετικού Φορέα Πιστοποίησης DQS, που δεν έχει εμπλακεί στην επιθεώρηση και στην αρχική απόφαση, λαμβάνει την τελική απόφαση σχετικά με την ένσταση. Η διοίκηση του Φορέα Πιστοποίησης DQS ενημερώνεται συνεχώς για την κατάσταση της διαδικασίας της ένστασης.

4. Δικαιώματα και υποχρεώσεις της DQS

4.1. Επιθεώρηση των Συστημάτων Διαχείρισης

Η DQS επαληθεύει τη συμμόρφωση και την αποτελεσματικότητα ενός πιστοποιημένου συστήματος διαχείρισης, διεργασίας ή προϊόντος διενεργώντας τακτικές επιθεωρήσεις (συνήθως σε ετήσια βάση). Για το σκοπό αυτό, η DQS δικαιούται να έχει πρόσβαση στις εγκαταστάσεις του πελάτη στα πλαίσια των προγραμματισμένων επισκέψεων, να παρατηρεί τις λειτουργίες, να ελέγξει τις διεργασίες, τα προϊόντα και τις υπηρεσίες, να κάνει συνεντεύξεις με το προσωπικό και τους εκπροσώπους, να ανασκοπήσει τα έγγραφα και τα σχετικά αρχεία, και να συλλέξει πληροφορίες με άλλες τεχνικές επιθεώρησης με σκοπό τη λήψη επαρκών αντικειμενικών αποδείξεων στα οποία θα βασιστεί μια απόφαση πιστοποίησης. Εάν η DQS λάβει πληροφόρηση από τρίτα μέρη που αμφισβητούν τη συμμόρφωση ή αποτελεσματικότητα ενός συστήματος διαχείρισης, διεργασίας ή προϊόντος, που έχει πιστοποιηθεί από την DQS, τότε έχει το δικαίωμα να διενεργήσει επιπρόσθετη έκτακτη επιθεώρηση, μετά από συνεννόηση με τον πελάτη.

4.2. Διαπίστευση και Έγκριση

Οι Φορείς Πιστοποίησης DQS είναι εγκεκριμένοι από διάφορους φορείς διαπίστευσης και άλλες αρχές ή ιδιοκτήτες σχημάτων να εκδίδουν εκθέσεις επιθεώρησης και πιστοποιητικά σύμφωνα με διάφορα πρότυπα και οδηγίες. Αυτό περιλαμβάνει την υποχρέωση να επιτρέπεται στους υπαλλήλους ή άλλους συνεργάτες των φορέων αυτών να συμμετέχουν σε επιθεωρήσεις. Στην έκταση που αυτό είναι απαραίτητο στη διαδικασία διαπίστευσης ή έγκρισης, η DQS επιτρέπει την πρόσβαση στα παραπάνω άτομα τόσο στα δικά της αρχεία, όσο και σε δεδομένα που σχετίζονται με τους πελάτες. Τα άτομα αυτά δεσμεύονται για απόλυτη εχεμύθεια. Μόνο όταν τα πρότυπα ή οι οδηγίες το απαιτούν ρητώς, δεδομένα που σχετίζονται με πελάτες ή επιθεωρήσεις διαβιβάζονται στους φορείς αυτούς. Αποδεχόμενος αυτόν τον Κανονισμό Πιστοποίησης, ο πελάτης συναινεί και στις εφαρμοστέες απαιτήσεις διαπίστευσης ή έγκρισης στην ισχύουσα έκδοσή τους (π.χ. ISO/IEC 17021-1 ή ISO/IEC 17065), συμπεριλαμβανομένων όλων των ανωτέρω.

Οι Φορείς Πιστοποίησης DQS μπορούν να αναθέσουν ολόκληρη ή μέρος της παρεχόμενης Υπηρεσίας σε άλλο γραφείο του Ομίλου DQS, αντιπρόσωπο ή υπεργολάβο. Όταν πιστοποιητικά εκδίδονται από έναν Φορέα Πιστοποίησης DQS, διαφορετικό από την τοπική DQS με την οποία ο Πελάτης έχει συνάψει σύμβαση, όλα τα σχετικά δικαιώματα και υποχρεώσεις του παρόντος εγγράφου έχουν εξίσου εφαρμογή στον Φορέα Πιστοποίησης DQS και την τοπική DQS.

4.3 Ορισμός Επιθεωρητών

Ο ορισμός και η επιλογή των επιθεωρητών είναι αποκλειστική αρμοδιότητα της DQS. Η DQS δεσμεύεται να χρησιμοποιεί μόνο επιθεωρητές οι οποίοι είναι κατάλληλοι για την εργασία με βάση τα τεχνικά τους προσόντα, την εμπειρία τους και τις προσωπικές τους ικανότητες. Οι επιθεωρητές πρέπει να είναι εγκεκριμένοι για το απαιτούμενο πρότυπο, να έχουν κατάλληλη εμπειρία στο αντικείμενο δραστηριότητας του πελάτη, καθώς και στη διοίκηση και τις επιθεωρήσεις. Σε πολλές περιπτώσεις, η DQS μπορεί να ορίσει μια ομάδα επιθεώρησης, αποτελούμενη από δύο ή περισσότερους επιθεωρητές. Κατόπιν ζήτησης, η DQS μπορεί να διαθέσει ένα σύντομο βιογραφικό του επιθεωρητή στον Πελάτη.

Αν ο επιθεωρητής καταστεί μη διαθέσιμος πριν ή κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης, η DQS θα φροντίσει να οριστεί κατάλληλος αντικαταστάτης. 

4.4 Προγραμματισμός Επιθεωρήσεων

Η DQS και ο πελάτης προγραμματίζουν από κοινού τις συναντήσεις τους εντός των χρονικών ορίων που επιβάλλονται από τις σχετικές απαιτήσεις. Στην περίπτωση που ένα επιβεβαιωμένο ραντεβού ακυρωθεί από τον πελάτη, η DQS έχει το δικαίωμα να χρεώσει τον πελάτη για έξοδα που πραγματικά προέκυψαν από την προετοιμασία της συνάντησης αυτής.

Η πιστοποίηση μπορεί να περιλαμβάνει, ανάλογα με το πρότυπο, και απροειδοποίητους ελέγχους, οι οποίοι είναι είτε εντελώς απροειδοποίητοι είτε ανακοινώνονται με σύντομη προειδοποίηση. Εάν έναν απροειδοποίητος έλεγχος δεν πραγματοποιηθεί για λόγους που ευθύνεται ο πελάτης (άρνηση εισόδου), η DQS δύναται να χρεώσει στον πελάτη τα κόστη που προέκυψαν από την προετοιμασία του απροειδοποίητου ελέγχου. Ο πιστοποιημένος τόπος πρέπει να λάβει  τα απαραίτητα μέτρα, ώστε να διασφαλίσει ότι παρέχεται πρόσβαση στον επιθεωρητή σε περίπτωση απροειδοποίητου ελέγχου.

4.5 Χορήγηση εκθέσεων και πιστοποιητικών

Η DQS είναι υποχρεωμένη να χορηγήσει την έκθεση επιθεώρησης και το Πιστοποιητικό της DQS («Πιστοποιητικό») και να τα παραδώσει στον πελάτη, μετά την ικανοποίηση όλων των απαιτήσεων για πιστοποίηση και των υποχρεώσεων που περιλαμβάνονται στη σύμβασή του. Η απόφαση για την πιστοποίηση είναι αποκλειστική ευθύνη του Φορέα Πιστοποίησης DQS και βασίζεται στη σύσταση του επιθεωρητή και όλα τα αποτελέσματα της επιθεώρησης, όπως αυτά καταγράφονται στην έκθεση επιθεώρησης. Η σύσταση που δίνεται στην έκθεση επιθεώρησης από τον επιθεωρητή δεν είναι δεσμευτική για τον Φορέα Πιστοποίησης DQS. Η έκθεση επιθεώρησης και το πιστοποιητικό αποτελούν ιδιοκτησία της DQS. Η DQS παραχωρεί στον πελάτη το δικαίωμα χρήσης τους σύμφωνα με τον παρόντα Κανονισμό. Τα πιστοποιητικά της DQS ισχύουν για περιορισμένο χρονικό διάστημα, συνήθως για περίοδο τριών ετών, ξεκινώντας από την ημέρα έκδοσής τους.

4.6 Εμπιστευτικότητα και ασφάλεια δεδομένων

Η DQS δεσμεύεται ως προς την εμπιστευτικότητα σε ότι αφορά πληροφορίες και προσωπικά δεδομένα του πελάτη και του προσωπικού του, που δεν είναι δημόσια διαθέσιμα και διατίθενται σε αυτήν από τον πελάτη, είτε αυτά σχετίζονται με εσωτερικά θέματα του πελάτη, είτε με τις επιχειρηματικές σχέσεις του. Τα παραπάνω αφορούν επίσης προφορικά ή γραπτά αποτελέσματα της επιθεώρησης. Η DQS δίδει πληροφορίες σε τρίτα μέρη μόνο με γραπτή εξουσιοδότηση του πελάτη, εκτός εάν αυτό απαιτείται νομικά ή ρητά προβλέπεται κάτι διαφορετικό στον παρόντα Κανονισμό Πιστοποίησης. Οι παραπάνω δεσμεύσεις ισχύουν επίσης και μετά τη λήξη της σύμβασης. Σε ορισμένα σχήματα πιστοποίησης, μέρος της επιθεώρησης και των στοιχείων του πελάτη διαχειρίζονται υποχρεωτικά σε εφαρμογές που παρέχονται από τους ιδιοκτήτες των σχημάτων (π.χ. αυτοκινητοβιομηχανία, αεροδιαστημική, σχήματα τροφίμων)˙ ο πελάτης συναινεί σε αυτό. Εκτός εάν απαιτείται διαφορετικά από τον αρμόδιο Φορέα Διαπίστευσης ή από τη νομοθεσία, η DQS διατηρεί αρχεία που σχετίζονται με επιθεωρήσεις και πιστοποιήσεις για τουλάχιστον δύο κύκλους πιστοποίησης (συνήθως έξι έτη). Οι ισχύουσες εθνικές ή διεθνείς νομικές απαιτήσεις (π.χ. GDPR) λαμβάνονται πλήρως υπόψη. Μετά το πέρας της ελάχιστης περιόδου αρχειοθέτησης, η DQS διατηρεί ή απορρίπτει τα αρχεία κατά την κρίση της, εκτός εάν δοθούν διαφορετικές οδηγίες από τον Πελάτη. Τα τέλη για την εκτέλεση τέτοιων οδηγιών χρεώνονται στον Πελάτη.

4.7 Δημοσιότητα

Η DQS διατηρεί και κοινοποιεί μητρώο όλων των πελατών της που κατέχουν ισχύον πιστοποιητικό της DQS. Το μητρώο αυτό περιλαμβάνει την επωνυμία και τη διεύθυνση του πιστοποιημένου οργανισμού καθώς και το πεδίο δραστηριότητας και το πρότυπο. Με την αποδοχή του παρόντος Κανονισμού, ο πελάτης συναινεί στη δημοσίευση αυτής της πληροφόρησης, καθώς και στην δημοσίευσή της σε υποχρεωτικές εθνικές και διεθνείς βάσεις δεδομένων που διαχειρίζονται οι αρχές χωρών, οι φορείς διαπίστευσης ή οι ιδιοκτήτες προγραμμάτων. Επιπλέον, στα πλαίσια μιας προσφοράς, στοιχεία του πελάτη αποθηκεύονται και επεξεργάζονται σε εξωτερικές βάσεις δεδομένων των ιδιοκτητών των σχημάτων. Με την αποδοχή της προσφοράς, ο πελάτης συμφωνεί ότι τα στοιχεία του πελάτη μπορεί να αποθηκευτούν στις αντίστοιχες βάσεις δεδομένων όπου έχουν πρόσβαση και τρίτα μέρη.

4.8 Ηλεκτρονική επικοινωνία

Με την αποδοχή του παρόντος Κανονισμού, ο πελάτης επιτρέπει στην DQS να διαβιβάζει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμπιστευτικές καθώς και άλλες πληροφορίες σε ηλεκτρονικές διευθύνσεις που δίνονται από τον πελάτη. Ο πελάτης αναγνωρίζει ότι η DQS δεν μπορεί να εγγυηθεί την μυστικότητα και εμπιστευτικότητα τέτοιων διαβιβάσεων. Ο πελάτης συμφωνεί ότι η αποστολή εμπιστευτικών πληροφοριών από τη DQS μέσω του Διαδικτύου ή άλλου δημόσιου δικτύου δεν παραβιάζει την υποχρέωση για εμπιστευτικότητα και δεν είναι υπεύθυνη για ζημιές που μπορεί να προκύψουν από τέτοιου είδους αποστολές, υπό την προϋπόθεση ότι οι εμπιστευτικές αυτές πληροφορίες χειρίζονται με τον ίδιο βαθμό προστασίας, όπως αναφέρεται παραπάνω ότι χειρίζεται η DQS τις εμπιστευτικές πληροφορίες.

Αν ο πελάτης κάνει μια υπερσύνδεση στην ιστοσελίδα της DQS συμφωνεί ότι: (i) οι πληροφορίες που περιέχονται στην ιστοσελίδα της DQS ανήκουν στην DQS (ii) η συνδεόμενη ιστοσελίδα θα μεταφέρει το χρήστη απευθείας στην ιστοσελίδα της DQS χωρίς να επιβάλλονται πλαίσια, παράθυρα περιήγησης ή άλλα περιεχόμενα και (iii) η συνδεόμενη ιστοσελίδα δεν πρέπει να δηλώνει ότι ο Πελάτης ή τα προϊόντα ή υπηρεσίες του υποστηρίζονται από την DQS.

5. Πιστοποιητικά και Λογότυπα

5.1 Έκδοση Πιστοποιητικών και Χρήση Λογοτύπων

Ο Φορέας Πιστοποίησης DQS εκδίδει πιστοποιητικά τα οποία επιβεβαιώνουν τη συμμόρφωση του Συστήματος Διαχείρισης, των διεργασιών ή των προϊόντων του πελάτη σε επιλεγμένα διεθνή και εθνικά πρότυπα καθώς και σε αναγνωρισμένες κλαδικές απαιτήσεις, εφόσον ο πελάτης έχει αποδείξει μέσω της επιθεώρησης ότι όλες οι σχετικές απαιτήσεις έχουν ικανοποιηθεί. Ο πελάτης μπορεί τότε να χρησιμοποιήσει το πιστοποιητικό του και τα σχετικά σύμβολα πιστοποίησης για την προώθηση της εμπιστοσύνης με τους επιχειρηματικούς εταίρους.

Με την χορήγηση ενός πιστοποιητικού, ξεκινά μια διαδικασία επιτηρήσεων που διασφαλίζει ότι η συμμόρφωση του συστήματος διαχείρισης, των διεργασιών ή των προϊόντων συνεχίζει να διατηρείται. Η καθιέρωση και διατήρηση της πιστοποίησης βασίζεται στην υλοποίηση της σύμβασης επιθεώρησης και πιστοποίησης και τη συνεχή τήρηση των όρων και προϋποθέσεών της από τον Πελάτη.

Ο πελάτης συμφωνεί ότι πρέπει να συνεργάζεται με την DQS για την εξακρίβωση γεγονότων, εφόσον υπάρξει αναφορά που να δηλώνει πως το σύστημα διαχείρισης, οι διεργασίες, τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες του πελάτη δεν συμμορφώνονται με τις νομικές, τις κανονιστικές, τις απαιτήσεις για πιστοποίηση ή άλλες σχετικές απαιτήσεις, συμπεριλαμβανομένης της κοινοποίησης τέτοιου είδους αναφορών μη συμμόρφωσης, που λαμβάνει ο πελάτης, και να αναφέρει στην DQS τις απαραίτητες διορθωτικές ενέργειες που έλαβε.

Ο πελάτης συμφωνεί ότι η υπηρεσία της επιτήρησης, όπως οι επιθεωρήσεις επιτήρησης και όποιες ειδικές επιθεωρήσεις υλοποιούνται από την DQS, σχεδιάζονται έτσι ώστε να χρησιμεύουν μόνο ως έλεγχος των μέσων που χρησιμοποιεί ο πελάτης για να προσδιορίσει την συμμόρφωση του συστήματος διαχείρισής του με τις απαιτήσεις για πιστοποίηση, και ότι ο πελάτης δεν έχει αποδεσμευθεί από την ευθύνη του για το σύστημα διαχείρισης που εφαρμόζει, τις διεργασίες, τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που καλύπτονται από το πεδίο της επιθεώρησης.

Τα πιστοποιητικά και τα λογότυπα των πιστοποιητικών δεν μεταφέρονται σε διαδόχους τίτλων ή άλλους οργανισμούς. Όταν ένα πιστοποιητικό λήγει, διακόπτεται, ανακαλείται ή ακυρώνεται ο πελάτης πρέπει να διακόψει κάθε προώθηση και προβολή ή άλλη χρήση της πιστοποίησης. Ο πελάτης δεσμεύεται να επιστρέψει το έντυπο πιστοποιητικό έπειτα από ανάκληση ή ακύρωσή του. Το δικαίωμα διατήρησης του πιστοποιητικού αποκλείεται.

5.2 Μη έκδοση των πιστοποιητικών

Ο Φορέας Πιστοποίησης DQS μπορεί να εκδώσει πιστοποιητικά μόνο εάν όλες οι απαιτήσεις έχουν ικανοποιηθεί κατά την επιθεώρηση (αρχική/επαναληπτική). Σε περίπτωση μη ικανοποίησης, ο αξιολογητής τεκμηριώνει τα ευρήματά του σε μία έκθεση μη-συμμόρφωσης ή κοινοποιεί τα σημεία τα οποία πρέπει να συμμορφωθούν, ώστε να εκδοθεί το πιστοποιητικό.

Όλες οι μη-συμμορφώσεις πρέπει να εξαλειφθούν πριν από την έκδοση του πιστοποιητικού. Εάν είναι απαραίτητο, η DQS θα επαναλάβει την επιθεώρηση εξ’ ολοκλήρου ή μέρος αυτής. Εάν οι μη-συμμορφώσεις δεν έχουν εξαλειφθεί, ή εάν οι προϋποθέσεις για τη χορήγηση του πιστοποιητικού δεν έχουν επιτευχθεί ακόμη και μετά από την επακόλουθη επιθεώρηση, η διαδικασία πιστοποίησης καταλήγει στη χορήγηση μίας έκθεσης χωρίς πιστοποιητικό.

5.3 Διακοπή, Ανάκληση, Ακύρωση Πιστοποιητικού

5.3.1 Διακοπή

Ο Φορέας Πιστοποίησης DQS έχει το δικαίωμα να διακόψει ένα πιστοποιητικό για περιορισμένο χρονικό διάστημα αν ο πελάτης αποδεδειγμένα παραβαίνει τις συμφωνημένες προς την DQS υποχρεώσεις του, π.χ. πιστοποίησης, νομικές, οικονομικές ή άλλες. Ειδικότερα εάν:

  • οι διορθωτικές ενέργειες του συστήματος διαχείρισης ποιότητας δεν έχουν αποδεδειγμένα και αποτελεσματικά εφαρμοσθεί μέσα στη συμφωνημένη χρονική περίοδο,
  • οι επιθεωρήσεις που καθορίζονται από την DQS ως απαραίτητες για τη διατήρηση της πιστοποίησης δεν έχουν πραγματοποιηθεί και το επιτρεπτό χρονικό όριο των δώδεκα μηνών μέγιστο από την προηγούμενη επιθεώρηση έχει παραταθεί,
  • η DQS δεν έχει ενημερωθεί εγκαίρως για προγραμματισμένες αλλαγές στο σύστημα και άλλες αλλαγές ή ειδικά περιστατικά (βλ. 3.3) που επηρεάζουν τη συμμόρφωση του συστήματος με το πρότυπο ή την προδιαγραφή που αποτελεί τη βάση για την επιθεώρηση,
  • έχει γίνει μετεγκατάσταση του πιστοποιημένου τόπου/εγκατάστασης χωρίς προηγούμενη ειδοποίηση της DQS
  • πιστοποιητικό της DQS ή σύμβολο πιστοποιητικού έχει χρησιμοποιηθεί με μη επιτρεπτό ή παραπλανητικό τρόπο,
  • η εξόφληση πληρωμής για τις υπηρεσίες επιθεώρησης και πιστοποίησης δεν έχει πραγματοποιηθεί εγκαίρως σύμφωνα με τη σύμβαση που έχει υπογραφεί μεταξύ του πελάτη & της DQS, ούτε και μετά από σχετική ειδοποίηση.

Ο Φορέας Πιστοποίησης DQS έχει το δικαίωμα να διακόψει ένα πιστοποιητικό εάν σημαντικές παραβιάσεις των κανόνων διαπίστευσης γίνουν αντιληπτές μετά την απόφαση πιστοποίησης ή σε περίπτωση ανωτέρας βίας (βλ.6.6).

Η DQS ενημερώνει τον πελάτη γραπτώς για τη διακοπή του πιστοποιητικού αναφέροντας τους λόγους καθώς και τις απαραίτητες διορθωτικές ενέργειες ώστε να ανανεωθεί η πιστοποίηση.

Τα πιστοποιητικά διακόπτονται για περιορισμένο διάστημα (συνήθως για μέγιστο 90 ημέρες). Αν τα απαιτούμενα μέτρα έχουν αποδεδειγμένα και αποτελεσματικά εφαρμοστεί μέχρι το τέλος της διορίας, η διακοπή της πιστοποίησης ακυρώνεται. Εάν τα απαιτούμενα μέτρα δεν έχουν εφαρμοστεί μέχρι το τέλος της διορίας, ο Φορέας Πιστοποίησης DQS μπορεί να ανακαλέσει το Πιστοποιητικό όπως αναφέρεται παρακάτω.

5.3.2 Ανάκληση

Ο Φορέας Πιστοποίησης DQS έχει το δικαίωμα να ανακαλεί πιστοποιητικά μέσω γραπτής ειδοποίησης εάν:

  • η περίοδος διακοπής του πιστοποιητικού έχει ξεπεραστεί,
  • δεν διασφαλίζεται η συμμόρφωση του συστήματος διαχείρισης με το πρότυπο ή την οδηγία στο οποίο βασίζεται,
  • ο πελάτης συνεχίζει να χρησιμοποιεί την πιστοποίηση για προώθηση της εταιρείας του μετά τη διακοπή του πιστοποιητικού,
  • ο πελάτης χρησιμοποιεί την πιστοποίηση με τέτοιο τρόπο ώστε να υπονομεύει τη φήμη του Φορέα Πιστοποίησης DQS,
  • οι προαπαιτήσεις οι οποίες οδήγησαν στην έκδοση των πιστοποιητικών δεν ισχύουν πλέον,
  • ο πελάτης λήγει οριστικά την σχέση σύμβασης με την DQS.

5.3.3 Ακύρωση

Η DQS έχει το δικαίωμα να ακυρώσει πιστοποιητικά ή να τα κηρύξει αναδρομικά μη-έγκυρα εάν:

  • ανακαλυφθεί εκ των υστέρων ότι οι προαπαιτήσεις που απαιτούνται για την έκδοση του πιστοποιητικού δεν έχουν στην πραγματικότητα ικανοποιηθεί,
  • ο πελάτης έχει επηρεάσει την διαδικασία πιστοποίησης, με τρόπο ώστε η αντικειμενικότητα, η ουδετερότητα και η ανεξαρτησία του αποτελέσματος επιθεώρησης να αμφισβητούνται.

6. Διάφορα

6.1 Μη συνεργασία ή αντιπροσώπευση

Η DQS παρέχει τις Υπηρεσίες στον Πελάτη ως ανεξάρτητος ανάδοχος και η μεταξύ τους Σύμβαση δεν δημιουργεί καμία σχέση συνεργασίας, αντιπροσωπείας, απασχόλησης ή καταπιστευματικής σχέσης μεταξύ της DQS και του Πελάτη.

 

Ο Πελάτης αναγνωρίζει ότι η DQS δεν αντικαθιστά τον Πελάτη ή οποιονδήποτε τρίτο, ούτε τους απαλλάσσει από τις υποχρεώσεις τους, ούτε με άλλο τρόπο αναλαμβάνει να συντομεύσει, καταργήσει ή εκπληρώσει οποιοδήποτε καθήκον του Πελάτη σε ένα τρίτο μέρος ή καθήκον οποιουδήποτε τρίτου μέρους προς τον Πελάτη.

6.2 Περιορισμός ευθύνης και αποζημίωση

Η DQS εκτελεί υπηρεσίες με τη δέουσα προσοχή, δεξιότητα και επιμέλεια, που εύλογα αναμένεται από κάθε αξιόπιστο πάροχο παρόμοιων υπηρεσιών και αποδέχεται την ευθύνη για ζημιές μόνο σε περιπτώσεις αποδεδειγμένης αμέλειας.

 

Τίποτα σε αυτόν τον Κανονισμό δεν αποκλείει ή περιορίζει την ευθύνη της DQS έναντι του Πελάτη για θάνατο ή σωματική βλάβη ή απάτη ή οποιοδήποτε άλλο θέμα που προκύπτει από αμέλεια της DQS, για το οποίο θα ήταν παράνομο να αποκλειστεί ή να περιοριστεί η ευθύνη της.

 

Εκτός εάν συμφωνηθεί διαφορετικά, η συνολική ευθύνη της DQS προς τον Πελάτη σε σχέση με οποιαδήποτε αξίωση για απώλεια, ζημιά ή έξοδα οποιασδήποτε φύσης, θα πρέπει να περιορίζεται, σε σχέση με οποιοδήποτε γεγονός ή σειρά συνδεδεμένων γεγονότων, σε ποσό ίσο με το διπλάσιο των τελών που καταβάλλονται στην DQS βάσει της σύμβασης.

 

Η DQS δεν φέρει καμία ευθύνη για αξίωση απώλειας, ζημίας ή εξόδων, εκτός εάν η διαιτητική διαδικασία ξεκινήσει εντός ενός έτους από την ημερομηνία εκτέλεσης της υπηρεσίας από την DQS, και στην περίπτωση που εικάζεται οποιαδήποτε μη εκτέλεση υπηρεσίας, εντός ενός έτους από την ημερομηνία που θα έπρεπε η εν λόγω υπηρεσία να έχει ολοκληρωθεί.

6.3 Μη εκχώρηση

Εκτός εάν γραπτώς συμφωνηθεί διαφορετικά, η σύμβαση αφορά αποκλειστικά τα συμβαλλόμενα μέρη και κανένα από αυτά δεν μπορεί να εκχωρήσει, μεταβιβάσει, χρεώσει ή διαχειριστεί με οποιονδήποτε άλλο τρόπο τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις του βάσει της σύμβασης. Κάθε μέρος επιβεβαιώνει ότι ενεργεί για δικό του λογαριασμό και όχι προς όφελος οποιουδήποτε άλλου προσώπου.

 

Παρά τα προαναφερθέντα, η DQS μπορεί να εκχωρήσει, να μεταβιβάσει ή να αναθέσει σε υπεργολαβία οποιοδήποτε ή όλα τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις της βάσει της σύμβασης σε μια άλλη εταιρεία του Ομίλου DQS.

6.4 Κώδικας Δεοντολογίας και Πολιτική κατά της Δωροδοκίας και της Διαφθοράς

Η DQS ασκεί τις δραστηριότητές της αυστηρά σύμφωνα με τις αρχές που ορίζονται στον Κώδικα Δεοντολογίας της, ο οποίος περιλαμβάνει επίσης την Πολιτική κατά της δωροδοκίας και της διαφθοράς. Μπορείτε να βρείτε τον Κώδικα Δεοντολογίας του DQS στην Ιστοσελίδα της DQS.

 

Οι υπάλληλοι, οι αντιπρόσωποι και άλλοι εκπρόσωποι της DQS απαγορεύεται να δίνουν ή να λαμβάνουν χρήματα ή δώρα, τα οποία θα μπορούσαν να ερμηνευθούν ως δωροδοκίες ή να συνάπτουν συμφωνίες που ερμηνεύονται ως πρακτικές διαφθοράς. Η DQS διατηρεί σε ισχύ πολιτικές και διαδικασίες καθ' όλη τη διάρκεια της Σύμβασης, και θα τις επιβάλλει όπου χρειάζεται, για να διασφαλίσει τη συμμόρφωση με τα προαναφερθέντα.

6.5 Μερική μη-εγκυρότητα

Εάν μία ή περισσότερες διατάξεις του παρόντος Κανονισμού κριθεί ότι είναι παράνομες ή ανεφάρμοστες από οποιαδήποτε άποψη, τότε δεν επηρεάζονται ή αλλοιώνονται με κανέναν τρόπο η εγκυρότητα, η νομιμότητα και η εκτελεστότητα των υπόλοιπων διατάξεων.

6.6 Ανωτέρα βία

Η DQS ή ο Πελάτης δεν παραβιάζουν τον παρόν Κανονισμό, ούτε ευθύνονται για οποιαδήποτε αποτυχία ή καθυστέρηση στην εκπλήρωση του παρόντος, εάν η αιτία αυτής της αποτυχίας ή καθυστέρησης αποδίδεται σε γεγονότα πέρα από τον εύλογο έλεγχο του πληττόμενου μέρους, συμπεριλαμβανομένου αλλά όχι περιορισμένου σε πόλεμο, ένοπλη σύγκρουση, τρομοκρατική επίθεση, εμφύλιο πόλεμο, ταραχές, τοξικούς κίνδυνους, πανδημίες, επιδημίες, φυσικές καταστροφές, ακραία καιρικά φαινόμενα, πυρκαγιά, έκρηξη, αποτυχία υπηρεσιών κοινής ωφελείας, απεργία, βλάβη υποδομής, καθυστερήσεις στις μεταφορές ή τυχόν δημόσιους περιορισμούς ή οποιοδήποτε άλλο περιστατικό ανωτέρας βίας.

Σε περίπτωση ανωτέρας βίας, το πληττόμενο μέρος ενημερώνει το άλλο μέρος χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση για τα στοιχεία της κατάστασης και την εκτιμώμενη διάρκεια. Κάθε συμβαλλόμενο μέρος δικαιούται να καταγγείλει τη Σύμβαση με άμεση ισχύ εάν το περιστατικό ανωτέρας βίας διαρκέσει για περισσότερες από ενενήντα (90) ημέρες.

7. Διαφορές

Εκτός εάν συμφωνηθεί διαφορετικά, όλες οι διαφορές που προκύπτουν ή σχετίζονται με αυτόν τον Κανονισμό διέπονται από τους νόμους της χώρας που εδράζει ο Φορέας Πιστοποίησης DQS και διευθετούνται οριστικά σύμφωνα με τους Κανόνες Διαιτησίας του Διεθνούς Εμπορικού Επιμελητηρίου από έναν ή περισσότερους διαιτητές που ορίζονται σύμφωνα με τους εν λόγω Κανόνες. Η διαιτησία διεξάγεται στο Παρίσι (Γαλλία) στην αγγλική ή γερμανική γλώσσα.

8. Επιπλέον απαιτήσεις

Για κάποια εξειδικευμένα συστήματα διαχείρισης ή πιστοποιήσεις προϊόντων και υπηρεσίες επιθεώρησης, μπορεί να εφαρμόζονται επιπλέον υποχρεωτικές απαιτήσεις, περιλαμβανομένων αλλά μη περιορισμένων στα ακόλουθα. Αυτές οι απαιτήσεις είναι διαθέσιμες στην ιστοσελίδα https://dqsglobal.com/intl/.

DQS Audit and Certification Regulations as of 5 May 2022

zertifizierungsregel-dqs-eine geschaeftsperson im anzug tippt auf einem laptop
Loading...

DQS Audit and Certification Regulations

The content of this page is available for download.