Proces neustáleho zlepšovania (CIP), známy aj ako proces neustáleho zlepšovania, je metóda z manažérstva kvality (ISO 9001) na neustále dosahovanie malých zlepšení v kvalite procesov, kvalite procesov, kvalite výrobkov, schopnosti dodávok a kvalite služieb.
Celkovým cieľom je zvýšiť efektívnosť a kvalitu v organizáciách alebo spoločnostiach prostredníctvom neustáleho zlepšovania interných postupov a procesov.
OBSAH
Proces neustáleho zlepšovania má svoje korene v automobilovom priemysle 50. rokov 20. storočia, presnejšie v japonskom princípe "Kaizen ", čo znamená "zmena k lepšiemu". Charakteristickým znakom Kaizen je, že zlepšovanie by malo byť postupné a v malom rozsahu. Ako dôsledne uskutočňovaná cesta malého pokroku, ktorá sa vždy opakuje a nikdy nekončí. Kaizen alebo CIP nie je určený na krátkodobý úspech. Podniky sú v ňom úspešné, ak dôsledne sledujú tento princíp a permanentne pracujú na zlepšeniach.
Na dosiahnutie dlhodobého úspechu prostredníctvom využívania procesu neustáleho zlepšovania potrebuje organizácia, aby všetci zúčastnení ťahali za jeden povraz a boli ochotní neustále vykonávať malé zlepšenia v príslušnom pracovnom kontexte. Na to, aby sa tak stalo, je dôležité, aby boli vytvorené správne rámcové podmienky.
Vrcholový manažment musí prijať vedomé rozhodnutie v prospech CIP a upevniť ho v podnikovej kultúre. To sa dá dosiahnuť prostredníctvom ďalších vzdelávacích opatrení, začlenením cyklu PDCA do procesov a pracovných postupov a sprístupnením pracovného času.
Všetci zúčastnení si musia byť vedomí, že pri procese neustáleho zlepšovania nedochádza k náhlym zmenám. Namiesto toho ide o postupnú optimalizáciu a zdokonaľovanie najdôležitejších oblastí podniku.
Dôležitou črtou procesu neustáleho zlepšovania je, že zlepšenia plánujú a realizujú nielen manažéri, ale predovšetkým samotní zamestnanci. Táto priama realizácia všetkými účastníkmi procesov má v rámci CIP veľký význam.
Cieľom metódy CIP je motivovať zamestnancov, aby sa aktívne zúčastňovali na procese neustáleho zlepšovania, čím sa ich úlohou stane identifikácia a realizácia zlepšení v ich oblasti. Z dlhodobého hľadiska vedú tieto malé optimalizácie k zvýšeniu kvality výrobkov a procesov, ale aj služieb.
Prostredníctvom CIP možno zefektívniť a zjednodušiť všetky existujúce procesy v podniku. Vďaka efektívnejším pracovným postupom sa šetria náklady, výrobky a/alebo služby sa lepšie prispôsobujú požiadavkám zákazníkov, zlepšujú sa služby a znižuje sa množstvo odpadu všetkého druhu.
Ak jednotlivé implementácie nie sú možné, vrcholový manažment musí zrozumiteľne vysvetliť prečo. Úspešný proces neustáleho zlepšovania si vyžaduje vhodnú podnikovú kultúru a aktívne preukazovanie CIP zo strany manažmentu. Z výsledkov procesu neustáleho vzdelávania potom profitujú všetci.
Cyklus malých krokov sa odráža v cykle PDCA. Dodnes je najdôležitejším nástrojom riadenia neustáleho zlepšovania. PDCA je skratka pre Plánuj - Urob - Skontrolujte - Konajte. PDCA je proces nepretržitého identifikovania a riešenia problémov v štyroch krokoch.
Súvisiacou metódou je metóda SDCA (Standardize-Do-Check-Act).
Cyklus PDCA je proces, ktorý sa opakuje stále dokola, teoreticky donekonečna, a poskytuje základ pre neustále zlepšovanie systému riadenia. Počiatky tohto modelu, známeho aj ako Shewhartov cyklus alebo Demingov cyklus, siahajú do začiatku 30. rokov 20. storočia.
Pôvodne trojstupňový model amerického fyzika a štatistika Waltera Andrewa Shewharta neskôr jeho študent William Edward Deming doplnil o štvrtý krok.
Demingov cyklus sa používal počas druhej svetovej vojny na vojenské účely v súvislosti so zlepšovaním kvality vojnového vybavenia, ale po roku 1945 sa mu nepodarilo presadiť v civilnom sektore ani v USA, ani v Európe.
Model sa napokon začiatkom 50. rokov 20. storočia dostal do východoázijskej krajiny v rámci rekonštrukcie japonského hospodárstva a priemyslu z Demingovej iniciatívy, kde sa stal úspešným.
Až v 80. rokoch 20. storočia sa model znovu objavil na Západe pod názvom PDCA cyklus, ktorý zvolil Deming. S normou manažérstva kvality ISO 9001 si cyklus PDCA konečne našiel cestu do sveta manažérskych systémov, kde odvtedy úspešne funguje na celom svete ako holistický podnikový prístup.
Od zavedenia spoločnej základnej štruktúry noriem systému manažérstva ISO (High Level Structure - HLS) v roku 2012 je priradenie kapitol noriem k štyrom fázam cyklu PDCA jasne rozpoznateľné. Používatelia noriem na celom svete sa však o tom dozvedeli až pri revízii noriem ISO 9001 a ISO 14001 v roku 2015. Normy ISO považujú kapitolu 4 (Kontext organizácie) za rámec systému manažérstva, v ktorom funguje cyklus PDCA. Kapitola 5, ktorá zdôrazňuje zodpovednosť a povinnosti vrcholového manažmentu v systéme manažérstva, sa teraz nachádza v strede cyklu PDCA.
Fázu PLÁNOVANIA tvorí kapitola 6 (Plánovanie), kde splnenie štandardných požiadaviek z kapitol 4 a 5 je predpokladom zmysluplného a perspektívneho plánovania v kapitole 6. Kapitoly 7 (Podpora) a 8 (Prevádzka) sú priradené fáze DO. Kapitola 9 (Hodnotenie výkonnosti) s vykonávaním interných auditov a preskúmaní manažmentu predstavuje fázu CHECK a kapitola 10 (Zlepšovanie) označuje fázu ACT.
Pri riadení podnikových procesov a ich neustálom zlepšovaní v rámci cyklu PDCA sa kladie dôraz na myslenie založené na rizikách a príležitostiach (kapitola 6).
Plánuj - Rob - Kontroluj - Konaj. Vo fáze PLÁNUJ je prvým krokom identifikácia problémov, t. j. určenie súčasného stavu. Položia sa minimálne nasledujúce otázky:
V ďalšom kroku sa problém najprv zúži, t. j. konkrétne opíše, na základe predtým zisteného skutočného stavu a potom sa analyzuje. Analýza umožňuje stanoviť vhodné ciele vrátane opatrení potrebných na ich dosiahnutie.
Fáza DO
Vo fáze Do sa opatrenia definované vo fáze Plán najprv skúšobne implementujú všetkými zamestnancami spoločnosti, ktorí sa zaoberajú existujúcim problémom. Rozhodujúcim faktorom je, že opatrenia sa ešte nerealizujú plošne, t. j. definitívne, ale že sa ešte čaká na reakcie (trhu).
Fáza CHECK
V tejto fáze je hlavnou otázkou: Dosiahla spoločnosť svoj cieľ v testovacej fáze? Aby bolo možné na túto otázku náležite odpovedať, vyhodnocujú sa údaje získané vo fáze DO a podrobujú sa hodnoteniu. Ak je stále potrebné vykonať úpravy, je potrebné v tomto bode prijať opatrenia a v prípade potreby opatrenie stiahnuť. Pred prechodom do fázy Act sa musia vyriešiť všetky problémy.
Fáza ACT
Vo fáze Act dochádza k štandardizácii s ohľadom na stratégie, koncepcie, činnosti a objekty. Vytvára sa tak nový aktuálny stav, ktorý predstavuje mieru vecí pre blízku budúcnosť s ohľadom na všetky procesy a musí byť starostlivo zdokumentovaný. Aktuálny stav je zvyčajne základom pre certifikáciu systému manažérstva.
Fáza PLÁNU sa v zásade začína nanovo už pri štandardizácii - cyklus PDCA sa opakuje, prebieha neustále zlepšovanie.
V mnohých nemeckých podnikoch a organizáciách si proces neustáleho zlepšovania našiel v posledných troch desaťročiach cestu do podnikovej kultúry a riadi sa prostredníctvom cyklu PDCA. Proces neustáleho zlepšovania je dnes súčasťou všetkých moderných noriem systémov manažérstva, napríklad v manažérstve kvality, environmentálnom manažérstve a manažérstve informačnej bezpečnosti. Cyklus PDCA sa už tiež dávno neobmedzuje len na výrobu a používa sa vo všetkých odvetviach, v službách, ako aj v administratívnych štruktúrach podnikov.
Súvisiacimi koncepciami sú napríklad aktívne riadenie zmien (AVM), manažment nápadov a podnikové schémy návrhov, ale aj výrobný systém Toyota, pretože táto spoločnosť sa vďaka využívaniu procesu neustáleho zlepšovania dokázala stať vyhľadávanou značkou.
Jedným zo spôsobov zavádzania procesov trvalého zlepšovania v organizáciách sú kruhy kvality ako vnútropodnikové pracovné skupiny alebo projekty založené na metodike Six Sigma, v ktorých kvalifikovaný odborník pôsobí ako projektový manažér.
Expertka DQS pre systémy manažérstva kvality, dlhoročná audítorka a skúsená školiteľka pre ISO 9001.
