Čo je to štruktúra na vysokej úrovni?

Štruktúru vysokej úrovne (HLS) zaviedla Medzinárodná organizácia pre normalizáciu (ISO), aby dala normám systému manažérstva jednotnú štruktúru a podobný základný obsah. Jej cieľom je zlepšiť zosúladenie rôznych noriem ISO prostredníctvom prierezovej štruktúry noriem.

HLS slúži aj ako usmernenie pre revíziu alebo vývoj budúcich noriem. Z dlhodobého hľadiska majú všetky normy ISO pre systémy manažérstva obsahovať rovnakú zastrešujúcu štruktúru, spoločné základné požiadavky a spoločné termíny a definície.

OBSAH

Definícia štruktúry na vysokej úrovni
Štruktúra HLS
Zásadné zmeny v HS - výber
Dôležité vedieť: HLS a PDCA
Ktoré normy sa riadia štruktúrou vysokej úrovne?
Integrovaný systém riadenia so spoločnou štruktúrou - vývoj
Výhody a prínosy štruktúry vysokej úrovne
Má integrovaný systém riadenia so spoločnou štruktúrou nevýhody?
DQS - Audit vášho integrovaného systému riadenia s pridanou hodnotou

AKTUALIZÁCIA: Štruktúra na vysokej úrovni sa stane harmonizovanou štruktúrou

Pravidlá pre štruktúru vysokej úrovne a základný obsah boli zverejnené v roku 2012 v prílohe "Harmonizovaný prístup k normám systému manažérstva" (príloha SL) smerníc ISO/IEC. V máji 2021 ISO zverejnila revidovanú prílohu SL. Spolu s ňou prešla HLS revíziou s rôznymi spresneniami, doplnkami, ale aj vypusteniami.

Odvtedy sa štruktúra vysokej úrovne (HLS) teraz nazýva "harmonizovaná štruktúra" (HS) a používa sa aj termín "harmonizovaný prístup" (HA). Z hľadiska obsahu nedošlo k žiadnym významným zmenám; základné požiadavky HLS boli vo veľkej miere zachované. Nová harmonizovaná štruktúra však nadobudne účinnosť až s ďalšou revíziou príslušnej normy ISO.

Definícia štruktúry vysokej úrovne

Harmonizovaná štruktúra (HS) alebo štruktúra vysokej úrovne (HLS) je usmernením pre vývoj nových noriem systému manažérstva ISO, ktoré do značnej miery harmonizuje ich štruktúru a požiadavky. Cieľom ISO v prípade HS (HLS) je zabezpečiť jednotné používanie základných textov, termínov a definícií. Spoločné základné požiadavky predovšetkým podporujú integráciu rôznych systémov v organizácii.

Tým sa systém riadenia udržiava štíhly a efektívny, pričom stále účinne spĺňa všetky očakávania zainteresovaných strán. Medzi ďalšie kľúčové slová patria: Kontext organizácie, vedenie a angažovanosť, orientácia na procesy a prístup založený na rizikách.

Štruktúra systému HLS

Štruktúra na vysokej úrovni sa výrazne zameriava na vrcholový manažment a kontext organizácie (bod 4 a bod 5). Základná štruktúra sa vždy skladá z desiatich doložiek:

1 Rozsah pôsobnosti

2 Normatívne odkazy: obe časti obsahujú znenie špecifické pre normy a definujú ciele

3 Termíny a definície: odkaz na všeobecné termíny uvedené v prílohe SL a všetky termíny špecifické pre normu.

4 Kontext organizácie: pochopenie vnútorných a vonkajších záležitostí, potrieb a očakávaní príslušných zainteresovaných strán.

5 Vedenie: zodpovednosť a záväzok vrcholového manažmentu, politiky, organizačné funkcie, úlohy, zodpovednosti a právomoci

6 Plánovanie: opatrenia na riadenie rizík a príležitostí, ciele kvality a plány na ich dosiahnutie

7 Podpora: potrebné zdroje, kompetencie, informovanosť, komunikácia a zdokumentované informácie

8 Prevádzka: operatívne plánovanie a riadenie

9 Hodnotenie výkonnosti: monitorovanie, meranie, analýza a hodnotenie, interný audit, preskúmanie vedením

10 Zlepšovanie: nezhody, nápravné opatrenia a neustále zlepšovanie.

Podkapitoly jednotlivých noriem sa líšia podľa témy okolo predmetného obsahu normy. Napríklad norma ISO 9001 pre manažérstvo kvality má v článku 5 viac podkapitol ako norma ISO 14001 pre environmentálne manažérstvo.

Klauzuly 4 až 10 majú osobitný význam pre certifikáciu systémov manažérstva, a to aj preto, že sa tu nachádza cyklus PDCA, a teda aj proces neustáleho zlepšovania.

Zásadné zmeny v HS - výber

Nová harmonizovaná štruktúra nadobudne účinnosť s nasledujúcou revíziou príslušnej normy. Zo známejších noriem systému manažérstva ISO sa to zatiaľ týka normy ISO 37301:2021 (Riadenie zhody) a nedávno revidovanej normy informačnej bezpečnosti ISO 27001.

Klauzula 1 "Rozsah pôsobnosti": Rozsah pôsobnosti každej normy bude v budúcnosti spojený s plánovanými výsledkami systému manažérstva. V prípade normy ISO 14001 to bude napríklad zlepšovanie environmentálneho správania, plnenie záväzných povinností a dosahovanie stanovených environmentálnych cieľov - pre používateľov skôr formalita, pre audítorov prípadne ukazovateľ na posúdenie účinnosti systému manažérstva.

Klauzula 3 "Podmienky": V budúcnosti musia byť všetky termíny relevantné pre normu manažérstva a ich štandardné definície uvedené v plnom znení v doložke 3 príslušnej normy. To by malo viesť k väčšej transparentnosti a zrozumiteľnosti. Samotný odkaz na "sesterské normy" už teda nie je potrebný.
Pojmy "outsourcing" a "kontrola outsourcovaných procesov" boli úplne vypustené, pretože v minulosti používatelia často nedokázali jasne určiť, kedy sa proces má považovať za outsourcovaný a kedy nie. Do ustanovenia 8 boli zahrnuté nové požiadavky, aby sa táto situácia lepšie zohľadnila.

Klauzula 4.2 "Zainteresované strany": V tomto ustanovení bolo vykonané objasnenie, ktoré nepriamo súvisí so štandardným vymedzením pojmu "požiadavka". V bode 4.2.b sa vyžaduje identifikácia príslušných požiadaviek príslušných zainteresovaných strán. Toto bolo doplnené o požiadavku 4.2.c, podľa ktorej sa z identifikovaných relevantných požiadaviek opäť vyfiltrujú tie, ktoré sú relevantné pre systém manažérstva organizácie.
V normách, ako je ISO 14001 alebo ISO 45001, už existuje podobná formulácia, podľa ktorej musí organizácia z požiadaviek relevantných zainteresovaných strán odfiltrovať tie požiadavky, ktoré je právne povinná plniť.

Klauzula 6 "Plánovanie": Vzhľadom na tému "Riadenie zmien" bola táto doložka doplnená o podkapitolu 6.3. V doložke 6.3 sa vyžaduje, aby sa zmeny systému riadenia plánovali. V doložke 8 "Prevádzka" je táto požiadavka spresnená v tom zmysle, že plánovanie zmien musí byť tiež riadené.

Klauzula "Dokumentované informácie": Tento článok sa teraz zameriava na dostupnosť, použiteľnosť a ochranu zdokumentovaných informácií potrebných pre systém manažérstva a vyžadovaných príslušnou normou (7.5.3). A to bez ohľadu na to, o aký typ dokumentovaných informácií ide. Starý slovník, ako napríklad "uchovávanie", sa už nepoužíva.

Klauzula 10 "Zlepšovanie": Po revízii sa tento článok teraz zameriava viac na (aktívne) iniciovanie zlepšení ako na identifikáciu možných zlepšení. Túto zmenu možno chápať ako prispôsobenie sa požiadavke na všeobecné "neustále zlepšovanie".

Dôležité vedieť: HLS a PDCA

Klauzuly štruktúry na vysokej úrovni sú založené na cykle PDCA (plánuj - vykonaj - skontroluj - konaj). Nasledujúce klauzuly sú priradené k jednotlivým fázam PDCA:

- Plánuj: Doložky: 4, 5 a 6

- Urob: Klauzuly 7 a 8

- Kontroluj: Doložka 9

- Konaj: Bod 10

Ktoré normy sa riadia štruktúrou na vysokej úrovni?

Všetky moderné normy systému manažérstva ISO vychádzajú zo spoločnej základnej štruktúry - High Level Structure. Patria sem normy ISO pre

Manažérstvo kvality: ISO 9001

Ochrana životného prostredia: ISO 14001

Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci: ISO 45001

Energetický manažment: ISO 50001

Bezpečnosť informácií: ISO 27001

Riadenie súladu: ISO 37301

Riadenie kontinuity činností: ISO 22301

Štruktúra na vysokej úrovni

5 najdôležitejších noriem ISO vo vizuálnom zobrazení
Infografiky pre normy ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001 a ISO 50001

Stiahnite si teraz

Integrovaný systém riadenia so spoločnou štruktúrou - vývoj

Uverejnením normy ISO 50001 pre energetický manažment koncom augusta 2018 bola posledná z piatich veľkých noriem ISO pre systémy manažérstva vybavená aj štruktúrou vysokej úrovne (HLS). Táto základná štruktúra stanovuje aj jednotné základné texty pre základné požiadavky, ako aj spoločné označenia a základné definície. Týmto spôsobom by sa mali rôzne systémy ľahšie spájať a stať sa jedným integrovaným systémom riadenia.

Keď sa v roku 2013 objavila norma ISO 27001 o informačnej bezpečnosti, bola prvou z významnejších noriem ISO, ktorá bola založená na HLS. Avšak až od rozsiahlej revízie noriem ISO 9001 (manažérstvo kvality) a ISO 14001 (environmentálne manažérstvo) v roku 2015 sa spoločná základná štruktúra dostala do povedomia širšieho okruhu používateľov. V marci 2018 bola pridaná norma ISO 45001 (bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci) a v auguste 2018 norma ISO 50001 (energetický manažment).

Dnes možno povedať, že so spoločnou základnou štruktúrou, štruktúrou na vysokej úrovni (budúcou Harmonizovanou štruktúrou), je integrovaný systém manažérstva výrazne efektívnejší. Inovácie sa osvedčili, a to bez výhrad: organizácie, ktorých systém manažérstva - napríklad podľa normy ISO 9001 - je vybudovaný na základe High Level Structure, majú citeľnú výhodu pri integrácii a implementácii ďalších, tematicky špecifických požiadaviek.

Výhody a prínosy štruktúry vysokej úrovne

Aplikácia viacerých noriem v integrovanom systéme je oveľa jednoduchšia, napríklad pri kombinácii manažérstva kvality a informačnej bezpečnosti. Platí to najmä vtedy, ak je splnená základná požiadavka všetkých aplikovaných súborov pravidiel: a to úplná integrácia príslušných požiadaviek noriem do existujúceho systému manažérstva, a tým aj do všeobecných obchodných procesov podniku.

Tu je prehľad hlavných výhod:

Jednotná štruktúra a používanie rovnakých základných textov, termínov a definícií uľahčujú používateľom pochopenie normy.
Vďaka štandardizácii možno do existujúceho systému rýchlejšie integrovať ďalšie systémy riadenia; vo väčšine prípadov tvorí ISO 9001 východiskový bod.
Vďaka HLS sa zavedenie viacerých systémov manažérstva, napríklad kvality, životného prostredia, bezpečnosti informácií, stáva oveľa jednoduchším a efektívnejším. Znižuje sa aj duplicita práce a úsilie pri tvorbe dokumentácie.
Vďaka integrovanému systému manažérstva sa môžu jednoduchšie vykonávať audity (interné a externé) alebo podľa viacerých noriem súčasne a využívať synergie.

Má integrovaný systém riadenia so spoločnou štruktúrou aj nevýhody?

Príslušné normy ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 a ISO 50001 už mali určitú podobnosť v štruktúre a obsahu. Avšak až HLS vytvorila štruktúru, ktorá umožňuje oveľa jednoduchšie, ak vôbec, integrovať požiadavky rôznych súborov predpisov až do posledných kútov podniku. To je obzvlášť zrejmé v prípade bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci v rámci štruktúry na vysokej úrovni v norme ISO 45001.

Ak spoločnosť používa integrovaný systém so spoločnou štruktúrou, nevedie to k žiadnym nevýhodám - ani z jednotnej štruktúry, ani z terminológie. Neexistuje ani požiadavka, aby sa táto terminológia používala v dokumentovaných informáciách spoločnosti.

V norme ISO 9001:2015 , nájdete dve informačné prílohy. Hoci neobsahujú požiadavky, sú odporúčané.

Príloha A: Objasnenie novej štruktúry, terminológie a pojmov.
Príloha B: Iné medzinárodné normy týkajúce sa manažérstva kvality a systémov manažérstva kvality.

DQS - Audit vášho integrovaného systému riadenia s pridanou hodnotou

Spoločnosti s integrovaným systémom riadenia založeným na štruktúre vysokej úrovne (budúca harmonizovaná štruktúra) sledujú cieľ vyhnúť sa problémom s rozhraniami a duplicitám, spájať zdroje a využívať synergie - inými slovami, majú holistický pohľad na svoje prevádzkové procesy. A presne takto vykonávajú audit naši audítori.

Kombinovaná, simultánna certifikácia integrovaného systému ponúka vďaka prierezovému prístupu množstvo príležitostí. Napríklad audit DQS identifikuje nielen potenciál na zlepšenie, ale aj rozpory medzi jednotlivými tematickými oblasťami.

Je pre nás dôležité, aby ste náš audit nevnímali ako audit, ale ako obohatenie vášho systému manažérstva. Naše tvrdenie sa vždy začína tam, kde sa končia kontrolné zoznamy auditu. Vezmite nás za slovo!