Vzdialené audity sa stali neoddeliteľnou súčasťou digitalizácie a agilnej práce. Myslí sa tým výrazná schopnosť virtuálnych tímov a zamestnancov pracujúcich z domu byť produktívni na vysokej úrovni - aj pri audite systémov riadenia a procesov. Najmä v súvislosti s pandémiou Corona, vedenie spoločností a riadiaci pracovníci ch "remote excellence" čoraz častejšie hodnotia ako kritický faktor úspechu, ktorý bude rozhodovať o budúcnosti. A pri ich plánovaní a realizácii musia byť aj certifikačné audity vysoko výkonné bez ohľadu na to, či sa vykonávajú na mieste alebo na diaľku ako "audity na diaľku". A predsa si takýto audit na diaľku vyžaduje ďalšie zručnosti a ďalší stupeň dokonalosti zo strany všetkých zúčastnených.
Loading...
Audity na diaľku: Čo hovorí norma ISO 19011
Hoci sa už v norme ISO 19011:2011 hovorilo o vzdialených auditoch ako o "alternatívnej metóde auditu", nebolo to bližšie vysvetlené. Revízia z roku 2018 potom vniesla do tejto problematiky viac podnetov s oveľa presnejším uznaním tejto metódy auditu. V súčasnosti už usmernenie nemohlo ignorovať možnosti rastúcej digitalizácie.
"Audity na diaľku: reakcia na digitalizáciu - ale aj na časy krízy"
A akoby to autori normy ISO 19011:2018 tušili, pandémia Covid 19 so sebou priniesla široké pole pôsobnosti pre audity na diaľku. V krízových časoch, keď už nie je možné vykonávať audity na mieste v potrebnom rozsahu, prichádza vhod audit na diaľku - aj keď v obmedzenom rozsahu.
Audity na diaľku: Predpoklady
Predtým, ako sa audity na diaľku môžu použiť ako sprievodná metóda auditu, musí byť splnený celý rad predpokladov. Medzi tieto predpoklady patrí zložitosť podnikových procesov. Audítor musí byť tiež oboznámený so systémom manažérstva a musí byť napríklad už predtým na mieste.
Ďalšie základné požiadavky, ktoré musia byť splnené, sú:
- Kvalita komunikačnej technológie musí spĺňať veľmi vysoké požiadavky na audit na diaľku.
- Žiadna počiatočná certifikácia sa nesmie auditovať na diaľku. Predovšetkým to znamená, že systém riadenia už nesmie byť v počiatočnej fáze.
- Počas predchádzajúceho auditu sa na príslušnom mieste nesmú vyskytnúť žiadne významné nezhody
- Systém manažérstva musí byť usporiadaný tak, aby bolo možné okamžite nájsť všetky údaje, dôkazy a špecifikácie a aby boli ľahko prehľadné
- Musia byť vylúčené riziká, ktoré by mohli ohroziť audit
"Splnenie požiadaviek na audit na diaľku: Nie je to samozrejmosť, ale znak výnimočnosti."
Splnenie týchto požiadaviek, najmä v súhrne, nie je samozrejmosťou. Je skôr znakom vyspelých, excelentných systémov riadenia a organizácií, ktoré si stanovujú vysoké štandardy pre riešenie auditov.
Kľúčovú úlohu zohrávajú aj externí audítori: Musia mať silné, výrazne nadpriemerné komunikačné a organizačné schopnosti, aby mohli riadiť a spravovať audit na diaľku.
Metóda musí byť akceptovaná všetkými zúčastnenými
A je tu ešte jeden dôležitý predpoklad. Týka sa postoja všetkých zúčastnených k tejto metóde auditu a ich ochoty zapojiť sa do nej. Dôvera a akceptácia v auditovanej organizácii sú preto ústrednými bodmi úspešného plánovania auditu, programu auditu na vykonanie a následných opatrení po audite na diaľku.
Keďže audítor nie je na mieste, technické a komunikačné zručnosti - nevyhnutné "mäkké zručnosti" - sa stávajú ešte dôležitejšími.
Ak chcete realizovať audity na diaľku, ak chcete používať túto technológiu, musíte mať pre ňu v podniku súhlas.
Audity na diaľku: Metóda auditu alebo typ auditu?
Vzdialené audity sú metódou auditu, nie samostatným typom auditu. Autori normy ISO 19011 nepovýšili audity na diaľku na úroveň alternatívy k auditom na mieste. Skôr ponúkajú zahrnúť "vzdialené" audity ako jednu z viacerých metód "vhodne vyvážených" pri plánovaní auditov.
Požiadavky v kapitole 5.5.3 normy ISO 19011 sa týkajú výberu a určenia metód auditu: "V záujme účinného a efektívneho vykonania auditu by mala osoba(y) riadiaca(é) program auditu vybrať a určiť metódy auditu v závislosti od definovaných cieľov auditu, definovaného rozsahu auditu a definovaných kritérií auditu."
Audit na diaľku: Formálny rámec podľa IAF
Okrem normy ISO 19011 zohráva úlohu aj dokument MD 4 Medzinárodného akreditačného fóra (IAF), ktorý sa používa na získanie jasnej predstavy o formálnom rámci pre audity na diaľku. Tu sú uvedené tri príklady predpokladov pre audity na diaľku s využitím "informačných a komunikačných technológií (IKT)":
- Musí byť zabezpečená bezpečnosť a dôvernosť elektronicky alebo elektronicky prenášaných informácií (4.1.1). Poznámka: Úroveň bezpečnostných požiadaviek určuje auditovaný subjekt.
- Používanie IKT musí byť v súlade s dohodou medzi auditovaným subjektom a audítorom (4.1.2). Upozornenie: Vyžaduje si to vytvorený "vzťah".
- Vopred sa uistite, že klient a audítor majú potrebnú elektronickú infraštruktúru na používanie IKT (4.2.2). Poznámka: "Zabezpečenie" zahŕňa vyskúšanie infraštruktúry a prípadné plánovanie alternatív!
Medzi takéto techniky auditu s počítačovou podporou (CAAT = Computer Assisted Auditing Techniques) môžu patriť napr:
- vedenie konferenčných hovorov
- stretnutia na internete
- Interaktívna komunikácia prostredníctvom internetu
- Vzdialený elektronický prístup k dokumentácii systému riadenia a/alebo procesom systému riadenia"
"Audit na diaľku: Prieskum DQS o prijateľnosti auditov na diaľku"
Vzdialené audity s DQS
S digitálnou transformáciou a pandémiou Corona získali audity na diaľku pevné miesto medzi audítorskými metódami. Z pohľadu akreditačných orgánov sú vytvorené formálne rámcové podmienky. Predpoklady z hľadiska technológií a kompetencií sú tiež jasne stanovené. Možnosti, ktoré ponúkajú audity na diaľku, sa preto môžu naplno využiť. Napriek tomu sa ich použitie musí vždy dôkladne zvážiť. Nie každá situácia sa dá primerane posúdiť na diaľku. Preto s vami spoločnosť DQS vopred preskúma príslušnú situáciu vo vašej spoločnosti a riziká spojené s realizáciou.
Jednoduché využitie kvality
Spoločnosť DQS sa od svojho založenia v roku 1985 ako prvý nemecký certifikátor systémov manažérstva usiluje o udržateľný úspech svojich zákazníkov. Vďaka auditom s pridanou hodnotou a koncepciám orientovaným na zákazníka sprevádzame organizácie na celej ceste k podnikateľskej dokonalosti.
Okrem posudzovania podľa jednotlivých noriem systémov manažérstva vám kombinovaný, simultánny audit plne integrovaných systémov manažérstva ponúka množstvo možností. Interdisciplinárne posudzovanie umožňuje využiť synergie a zároveň identifikovať vzájomné pôsobenie a rozpory medzi jednotlivými témami.
V súvislosti s normou ISO 19011 ponúkame aj audity druhej strany ako službu pre vybrané tematické oblasti, napríklad ako audity dodávateľov.
S cieľom zvýšiť prínos pre našich zákazníkov sa pri výbere a ďalšom vzdelávaní našich audítorov zameriavame na viacnásobnú kvalifikáciu: Audítori DQS pokrývajú v priemere najmenej tri normy. Vezmite nás za slovo. Tešíme sa na rozhovor s vami.
Newsletter DQS
Zostaňte informovaní a prihláste sa na odber nášho newslettera!
Autor
Julian König
Julian König, vedúci oddelenia riadenia produktov a akreditácie v spoločnosti DQS a zároveň expert pre normu ISO 50001, je zodpovedný za podporu a vývoj produktov v súlade s akreditáciou pre produkty, na ktoré sa spoločnosť DQS zameriava. Spojenie know-how v jeho tíme vytvára silné prepojenie s potrebami trhu. Vďaka svojim odborným znalostiam v oblasti noriem je aj vyhľadávaným autorom a moderátorom.
Loading...