Integrovaný systém riadenia (IMS) sa vyznačuje spojením dvoch alebo viacerých systémov riadenia do jedného uceleného systému. Zámerom je vyhnúť sa viacnásobnému úsiliu - napríklad pri interných a externých auditoch. Synergie vytvorené systémom IMS tiež zaostrujú pozornosť na príležitosti a riziká v rámci spoločnosti.
Integrovaný systém riadenia - čo to je?
V zásade má každá spoločnosť systém riadenia, pretože každá spoločnosť riadi sama seba. Otázkou je, či ide o integrovaný systém riadenia, ktorý zohľadňuje požiadavky z rôznych oblastí, alebo či ide skutočne o systém, ktorý vychádza z normy (napríklad ISO 9001), alebo či ide len o tradičné pramene činnosti, ktoré spoločnosť využíva na svoju organizáciu.
OBSAH
Integrovaný systém riadenia: Vytváranie synergií z rozmanitosti Aké sú požiadavky? Keď sa zvyšuje zložitosť Čo je cieľom integrovaného systému riadenia? Čo je základom integrovaného systému riadenia? Ako môže štruktúra na vysokej úrovni pomôcť pri integrovanom systéme riadenia? Aké sú rôzne cesty k integrácii? Prínosy integrovaného systému riadenia - Záver Jednoduché využitie kvality.
Integrovaný systém riadenia: Vytváranie synergií z rozmanitosti
V prípade integrovaného systému riadenia (IMS) sa množstvo systémov riadenia, ktoré dnes musia spoločnosti riadiť, kombinuje a integruje v čo najväčšej možnej miere tak, aby bolo čo najmenej treníc a aby sa optimálne využili synergie.
To znamená, že metódy a nástroje na dodržiavanie požiadaviek z rôznych oblastí sa spájajú do jednotnej štruktúry. Slúži to podnikovému riadeniu (riadeniu a monitorovaniu organizácií) a je podporené prístupom založeným na rizikách.
Základnú štruktúru moderných noriem systému manažérstva, takzvanú štruktúru vysokej úrovne (HLS), zaviedla Medzinárodná organizácia pre normalizáciu (ISO) v roku 2012. Základnú smernicu ISO/IEC revidovala organizácia ISO v máji 2021, čo znamenalo, že aj HLS prešla revíziou s rôznymi spresneniami, doplnkami, ale aj vypusteniami. Odvtedy sa štruktúra vysokej úrovne teraz nazýva "harmonizovaná štruktúra" (HS). Do platnosti však vstúpi až s ďalšou revíziou príslušnej normy ISO.
Aké sú požiadavky?
Mnohé systémy riadenia sa zameriavajú na konkrétne požiadavky:
Kvalita, napríklad ISO 9001 Ochrana životného prostredia, napríklad ISO 14001 Energetika, napríklad ISO 50001 Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci, napríklad ISO 45001, SCC Bezpečnosť informácií, napríklad ISO 27001 Krízový alebo núdzový manažment, napríklad ISO 22301 Riadenie rizík, napríklad ISO 31000 CSR/sociálna zodpovednosť podnikov, napríklad SA8000 Rôzne iné systémy, napr. zdravotníctvo, zdravotnícke pomôcky, prevencia krmív alebo výbuchu
Podniky sa tak stretávajú s množstvom tematických oblastí, ktoré môžu normatívne usporiadať. Okrem toho majú rôzne odvetvia špeciálne predpisy, ako napríklad IATF 16949 (automobilový priemysel) alebo EN/AS 9100 (letectvo). Tie väčšinou prehlbujú požiadavky normy ISO 9001 na manažérstvo kvality a konkretizujú ich v kontexte aplikácie.
Keď sa zvyšuje zložitosť
Zo štúdie "Harvard Business Manager" vyplýva, že stupeň zložitosti, t. j. počet požiadaviek súvisiacich so systémom, ktoré musí podnik v podnikaní splniť, sa od roku 1955 zvýšil viac ako šesťnásobne. To je v kontraste so stupňom organizačnej zložitosti v podniku, teda s počtom rôznych procesov, rozhraní, pokynov, dokumentov a rozhodnutí, ktorý sa zvýšil 35-krát. Z toho vyplýva, že pribúda stále viac, ale nič sa neodstraňuje.
Úroveň organizačnej zložitosti spomaľuje produktivitu zamestnancov, ako aj výnosy. Preto je dôležité, aby sa spoločnosti zamysleli nad tým, ako modulárne integrovať témy a budovať oblasti riadenia, aby bolo možné rozširovať tematické oblasti bez prílišnej internej administratívnej námahy a bez ďalšieho zvyšovania zložitosti procesov. V ideálnom prípade sa tým eliminuje potreba dokumentov a umožní sa používať jednotný systém pre rôzne tematické oblasti.
HLS - príležitosť pre integrovaný systém riadenia
- 10 dôvodov pre IMS
- Porovnanie požiadaviek "veľkej päťky": ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 a ISO 2700
Rita Kagerer, expertka na integrované systémy riadenia
Stiahnite si našu bezplatnú bielu knihu teraz!
Čo je cieľom integrovaného systému riadenia?
Cieľom IMS musí byť riešenie konfliktov, koordinácia cieľov a zabezpečenie jasných, najlepšie kvalifikovaných špecifikácií.
Rôzne systémy riadenia však musia spĺňať rôzne požiadavky. V tejto súvislosti môžu vzniknúť konflikty cieľov, ktoré sa musia zohľadniť.
V tomto bode musia organizácie rozhodnúť, ktorý cieľ má prioritu, a v prípade potreby umožniť, aby iný cieľ ustúpil do úzadia. Napríklad riešenia, ktoré by mali zmysel z hľadiska efektívneho návrhu procesov, by museli ustúpiť do úzadia optimalizovanej organizácii bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci. V tomto prípade sa musia podniky rozhodovať individuálne, a to aj s ohľadom na certifikáciu systémov riadenia.
Čo je základom integrovaného systému riadenia?
Pre pevný základ je potrebný jednotný systém riadenia procesov.
Pracovné nástroje a formy dokumentácie musia byť štandardizované. Pri implementácii je nápomocný spoločný kokpit opatrení, do ktorého prúdia rôzne opatrenia vyplývajúce zo zavedenia a fungovania integrovaného systému riadenia a prostredníctvom ktorého možno kontrolovať a sledovať úlohy. Na tomto pevnom základe sa potom nastavujú a integrujú špecializované procesy.
Ako môže štruktúra na vysokej úrovni pomôcť pri integrovanom systéme riadenia?
Štruktúra vysokej úrovne (HLS) je užitočným nástrojom pre spoločnosti, ktoré chcú budovať svoje systémy na modulárnom základe. Táto zastrešujúca základná štruktúra totiž zabezpečuje, že štruktúry systémov riadenia si navzájom zodpovedajú vo svojich normatívnych požiadavkách, a preto sa dajú ľahšie integrovať.
V revíziách noriem ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 a novej normy ISO 45001:2018 sa zmenila štruktúra oddielov (HLS) a niektorá terminológia s cieľom zlepšiť súlad s ostatnými normami systémov manažérstva. Všetky hlavné normy systému manažérstva ISO tak podliehajú spoločnej základnej štruktúre. V budúcnosti sa novej štruktúre vysokej úrovne prispôsobia aj ďalšie normy.
To predovšetkým znamená, že podnikové procesy sa môžu prispôsobiť novým alebo zmeneným podmienkam v súlade s požiadavkami. A to bez toho, aby sa základné štruktúry v podniku zaťažovali nadbytočnosťami a nekonzistentnosťou. Procesy sa dajú ľahko rozšíriť, ak je potrebné zohľadniť nové normy.
Pri vytváraní IMS je dôležité vžiť sa do situácie zamestnanca. Podľa toho by sa mali používať pojmy a procesy z každodennej práce zamestnancov.
Aké sú rôzne cesty k integrácii?
Fáza plánovania: Dobrý prehľad
Vo fáze plánovania sa oplatí zapojiť externú poradenskú firmu, aby sa do nej zapracovali skúsenosti z integračných projektov v iných spoločnostiach. Potom sa na stôl vyložia všetky dokumenty a požiadavky, aby bolo možné vytvoriť analýzu požiadaviek a interakcií. Na jej základe sa stanoví diagnóza, v ktorých oblastiach sa napríklad oplatí integrovať ako prvý krok.
Fáza zavedenia: Stanovenie kurzu - zabezpečenie výhod
Vo fáze nastavenia integrovaného systému riadenia je veľmi dôležité zapojiť zainteresované strany, ako sú interní a externí zákazníci. Počas navrhovania procesov je nevyhnutné zapojiť zamestnancov, pretože sú ústredným zdrojom, ktorý bude musieť neskôr pracovať so špecifikáciami. Ďalším krokom je základná integrácia kontroly dokumentov, interných auditov, politiky, cieľov a kľúčových ukazovateľov výkonnosti, ako aj riadenia činností na vyššej úrovni. Potom ide o pokrytie rôznych tematických oblastí v oblasti ľudských zdrojov, integráciu prevádzkových procesov a zapojenie dodávateľského reťazca a dodávateľov a rozčlenenie požiadaviek na nich.
Fáza zlepšovania: Spájanie informácií
Vo fáze zlepšovania organizácia meria výsledky, ktorých metriky predtým definovala, z pohľadu zainteresovaných strán. Dôležité je monitorovanie prostredníctvom interných a externých auditov. Dôležitá je aj manažérska kontrola, v rámci ktorej môže hodnotenie poskytnúť samotný manažment. Môže sa to uskutočniť napríklad prostredníctvom hodnotení manažmentu v malom rozsahu rozložených do celého roka. V priebehu fázy zlepšovania sa organizácia rozhodne, či a ktoré ďalšie systémy integruje a pre ktoré systémy manažérstva sa bude tiež usilovať o certifikáciu alebo v nej bude pokračovať.
Prínosy integrovaného systému manažérstva - záver
Integrovaný systém manažérstva (IMS) má procesné prostredie, ktoré pokrýva všetky témy relevantné pre spoločnosť. Systém by sa preto mal budovať postupne. Spoločnosť sa musí rozhodnúť, ktoré oblasti a normy by mali byť integrované ako prvé a ktoré ďalšie etapy rozširovania by mali byť zahrnuté. V opačnom prípade integrácia zahltí organizáciu a jej zamestnancov.
V tomto procese je rozhodujúca podpora manažmentu. Každý v organizácii si musí byť vedomý, že integrovaný systém riadenia nie je príručka, ktorá leží v skrini. Je to skôr každodenný pracovný nástroj, ktorý - ak sa správne používa - uľahčuje prácu každému.
A ktorý dáva všetkým zúčastneným istotu, že základné požiadavky zákazníkov, úradov a ďalších kľúčových strán sú primerane zohľadnené.
Máte nejaké otázky?Kontaktujte nás!Nezáväzne a bezplatne.
Jednoduché využitie kvality.
Od svojho založenia v roku 1985 ako prvý nemecký certifikátor systémov manažérstva sa spoločnosť DQS usiluje o udržateľný úspech svojich zákazníkov. Vďaka auditom s pridanou hodnotou a koncepciám orientovaným na zákazníka sprevádzame organizácie na celej ceste k podnikateľskej dokonalosti.
Najmä kombinované, simultánne audity plne integrovaných systémov manažérstva ponúkajú množstvo príležitostí, pretože prierezové hodnotenie umožňuje využiť synergie a zároveň interakcie, ale aj identifikovať rozpory medzi jednotlivými témami. S cieľom zvýšiť prínosy pre našich zákazníkov s integrovanými systémami riadenia sa pri výbere a školení našich audítorov zameriavame na ich viacnásobnú kvalifikáciu: Audítori DQS pokrývajú v priemere najmenej tri súbory predpisov. Vezmite nás za slovo. Tešíme sa na rozhovor s vami.