Proces certifikácie DQS pre systémy manažérstva

Proces certifikácie systémov manažérstva zvyčajne zahŕňa niekoľko krokov a vo väčšine prípadov sa končí správou z auditu, ktorá dokumentuje výsledky auditu a certifikát. Naše audity slúžia na dosiahnutie celkového cieľa, ktorým je preukázanie efektívnosti a zhody s medzinárodnými normami alebo špecifikáciami. Dokážu však aj viac: Audity DQS sú mimoriadne účinným nástrojom na ďalší rozvoj vášho systému riadenia. Získate intenzívnejšie poznatky a hlbšie pochopenie svojej organizácie - a môžete ju cielene zlepšovať.

Úvodný rozhovor a definícia cieľa

Proces certifikácie DQS sa začína vzájomným spoznávaním a výmenou úvodných informácií pre zmysluplnú ponuku. Počas tohto procesu by sme sa radi dozvedeli o individuálnej situácii vo vašej spoločnosti, o veľkosti vašej spoločnosti, o špeciálnych procesoch a o úrovni vyspelosti vášho systému riadenia. To všetko sú dôležité faktory pri určovaní dĺžky trvania auditu a kvalifikácie našich audítorov. Sú zaznamenané v tzv. základných údajoch o vašej spoločnosti.

Aby sme však mohli pripraviť podrobnú cenovú ponuku prispôsobenú individuálnym potrebám vašej organizácie a zahŕňajúcu všetky relevantné služby, pýtame sa aj na určité očakávania vašej spoločnosti: Aké sú požiadavky na strategické využívanie systémov riadenia? Aké ciele sú spojené s certifikáciou?

Plánovanie projektu a predbežný audit (voliteľné)

Plánovanie by sa malo ukončiť 120 dní pred certifikačným auditom. Na zabezpečenie spoľahlivosti tohto plánovania používa systém DQS automatizované kroky procesu, aby boli všetky dôležité informácie k dispozícii na jedno kliknutie myšou pred auditom, počas neho a po ňom. Čo je však vo fáze plánovania rovnako dôležité, je náš dialóg s vami.

Okrem personálneho obsadenia audítorského tímu to zahŕňa identifikáciu a zapojenie častí organizácie, ktoré majú byť predmetom auditu, a kontaktných osôb v počiatočnej fáze. Najmä v prípade kombinovaných auditov alebo komplexných postupov výberu vzoriek a matíc sa prípravné plánovacie stretnutia a workshopy ukázali ako takmer nevyhnutné. Plánovacie tímy na podporu zákazníkov DQS sú podporované uznávanými odborníkmi na normy aj priemysel, ktorí sú často sami skúsenými audítormi.

V mnohých prípadoch sa ukázalo ako užitočné vykonať predbežný audit. Táto voliteľná služba pomáha vašej organizácii pripraviť sa konkrétne na samotnú certifikáciu na základe zistených silných stránok alebo potenciálu na zlepšenie.

Certifikačný audit, etapy 1 a 2

Vlastný certifikačný proces sa potom začína analýzou systému (etapa auditu 1). Analýza systému je nevyhnutným krokom pri prvotnej certifikácii, ako aj čiastočne pri preberaní existujúcich certifikátov. Zameriava sa na posúdenie systémovej dokumentácie a preskúmanie výsledkov posúdenia manažmentom a interných auditov. Naši audítori určujú, či je váš systém manažérstva dostatočne vyvinutý a pripravený na certifikáciu. Váš audítor DQS vám vysvetlí výsledky a dohodne ďalšie kroky, ktoré treba podniknúť v rámci prípravy na audit systému na mieste.

V rámci systémového auditu (2. etapa auditu) audítor alebo tím audítorov zvyčajne posudzuje účinnosť vášho systému manažérstva na mieste výroby alebo poskytovania služieb (na mieste). Vo výnimočných prípadoch sa audit môže vykonať, nahradiť alebo doplniť aj na diaľku (audit na diaľku, nie na mieste).

Zatiaľ čo analýza systému sa zameriava na štruktúru a dokumentáciu ("Čo je opísané?"), audit systému sa zaoberá tým, čo je skutočne zavedené. Pomocou noriem a špecifikácií pre systémy manažérstva sa hodnotí efektívnosť všetkých funkčných oblastí a procesov systému manažérstva.

Všetky zistenia z pozorovaní, preskúmaní a rozhovorov sa zapracujú do výsledku auditu, ktorý sa prezentuje a vysvetľuje klientovi na záverečnom stretnutí. V prípade nezhôd sa dohodnú akčné plány.

Hodnotenie systému

DQS ako nezávislý certifikačný orgán potom v rámci hodnotenia systému opäť vyhodnocuje výsledky auditu. V rámci tzv. technického preskúmania zisťujeme, či bol audit vykonaný správne, či sú všetky požadované dokumenty úplné a či sa preukázalo, že požiadavky normy na systém manažérstva sú dostatočne splnené. Až potom sa rozhodne o vydaní certifikátu. Klient potom dostane správu z auditu.

Certifikát

Ak audítor DQS po audite systému odporučí vydanie certifikátu, možno za určitých podmienok, a technické preskúmanie toto hodnotenie potvrdí, vydá sa príslušný certifikát.
Takýto certifikát je viditeľným vonkajším vyjadrením neutrálneho a nezávislého posúdenia. Dokazuje, že vaša organizácia vhodne a účinne prevádzkuje jeden alebo viacero systémov manažérstva, a tým vytvorila štruktúry na splnenie špecifických očakávaní zákazníkov alebo zákonných požiadaviek.

Pre mnohých zákazníkov DQS je však certifikát len jedným z aspektov certifikácie. Ich pozornosť sa sústreďuje na indikácie na zlepšovanie alebo riziká, ktoré získali počas posudzovania. Audítori DQS sa pozerajú do budúcnosti na efektívnosť systémov manažérstva vrátane procesov zmien v organizáciách a aktívne sa zapájajú do dialógu s manažmentom. Týmto spôsobom pomáhajú spoločnostiam dosahovať ciele a strategické zámery a dlhodobo si zabezpečujú dôveru obchodných partnerov.

Dozorové audity

V prípade akreditovaných noriem je certifikát zvyčajne platný tri roky. Aby však zostal platný počas celej doby jeho platnosti, musí sa každoročne overovať. V prvom a druhom roku po vydaní certifikátu preto audítori DQS vykonávajú krátke dozorné audity, pri ktorých posudzujú napríklad účinnosť základných prvkov systému alebo nápravných a preventívnych opatrení.

Recertifikácia

Na konci trojročného cyklu sa vykonáva recertifikácia . Z hľadiska rozsahu posúdenia zodpovedá auditu systému počas počiatočnej certifikácie. V druhom, treťom a ďalších cykloch však audítori zohľadňujú aj vyššiu vyspelosť a výkonnosť systému manažérstva. A tak ročné preskúmanie podporuje neustály rozvoj spoločností: je podnetom pre manažment, podnecuje neustále zlepšovanie a zabraňuje vzniku slepých miest.

Vyberte si jazyk

Proces certifikácie DQS pre systémy riadenia