Nástroj na dokumentáciu auditu CARA
IATF vyvinula nástroj na dokumentáciu auditu s názvom "CARA - Common Audit Report Application".
Loading...
CARA - Spoločná aplikácia na vypracovanie audítorskej správy
IATF vyvinula nástroj na dokumentáciu auditu pod názvom"CARA - Common Audit Report Application". Hlavným cieľom je harmonizovať dokumentáciu z auditu, ktorú predtým certifikačné orgány spracovávali individuálne. V budúcnosti sa bude dokumentácia auditu vytvárať, upravovať, ukladať a používať štandardizovaným spôsobom. V budúcnosti budú všetci audítori IATF na celom svete dokumentovať výsledky auditu na spoločnej platforme bez ohľadu na to, pre ktorý certifikačný orgán pracujú.
CARA je aplikácia založená na prehliadači IATF, ktorá nevyžaduje inštaláciu žiadneho ďalšieho softvéru vo vašej organizácii. Aplikácia tiež nie je pripojená k serveru alebo cloudu. Všetky vytvorené a importované údaje o audite sú uložené len v internej databáze prehliadača každého používateľa, ku ktorej je možné pristupovať offline (bez pripojenia k internetu). To na druhej strane vyžaduje, aby používateľ pracoval len s týmto jedným prehliadačom, pretože z iných prehliadačov nie je možný prístup.
Používanie nástroja je povinné pre všetky postupy auditu IATF od 1. januára 2021, a to aj v prípade, že ste už uprostred cyklu auditu. Aby sme vám pomohli lepšie pochopiť nástroj CARA, zostavili sme pre vás najdôležitejšie otázky a odpovede .
Ak máte ďalšie otázky, náš osvedčený tím podpory vám rád pomôže prostredníctvom asistenčnej služby na telefónnom čísle +49 69 95427-555 alebo e-mailom na adrese auditmanager(at)dqs.de. Tam sa zhromažďujú aj otázky týkajúce sa programovania alebo závažnejšie problémy, ktoré sa za vás odovzdávajú do VDA QMC prostredníctvom druhostupňovej podpory spoločnosti DQS Holding GmbH.
Otázky a odpovede o CARA
Čo je cieľom programu CARA?
Harmonizácia dokumentácie auditu, ktorú predtým riešili certifikačné spoločnosti individuálne. V budúcnosti sa budú všetky dokumenty auditu vytvárať, upravovať, ukladať a používať štandardizovaným spôsobom.
Ako môžem kontaktovať CARA?
Ako zákazník zapojený do certifikačného procesu sa môžete obrátiť na oblasti, ktoré sú pre vás v rámci CARA relevantné, prostredníctvom tohto odkazu: nccara.iatfglobaloversight.org.
Vyžaduje CARA inštaláciu ďalšieho softvéru v rámci organizácie?
Nie, CARA je aplikácia založená na prehliadači, ktorá vyžaduje len prístup na internet, ale žiadny ďalší softvér. Aplikácia tiež nie je pripojená k serveru alebo cloudu. Všetky vytvorené a importované údaje o audite sú uložené výlučne v internej databáze prehliadača príslušného používateľa, ku ktorej je možné pristupovať aj offline (bez pripojenia na internet). Tým sa zabezpečí, že sa žiadne ďalšie údaje neprenášajú do databáz mimo miestnej aplikácie.
Ktoré prehliadače sú podporované?
- Edge, Chrome, Firefox a Opera - tieto štyri prehliadače sú plne podporované vo svojich aktuálnych verziách.
- Internet Explorer vo verzii 11 a vyššej je podporovaný, ale nemal by sa používať.
Ktoré prehliadače nie sú podporované?
- Safari - tento prehliadač spoločnosti Apple nie je podporovaný. Pracuje podľa vlastných štandardov, nie je možné v ňom vytvárať súbory PDF a tlačiť zostavy.
- Zariadenia so systémom Apple iOS nemôžu vytvárať súbory v rámci prehliadača, takže nie je možné zálohovať údaje. Jeho používanie sa neodporúča ani oficiálne nepodporuje.
Aké dôsledky má prechod na CARA pre našu organizáciu?
1. Plánovanie auditu
Počas uplynulých štyroch rokov ste na proces plánovania auditu používali program DQS Audit Manager. Hneď po dokončení prechodu na systém CARA to však už nebude možné. Namiesto toho DQS zavedie šablóny v programe Excel, aby ste ich mohli prechodne používať na vykonávanie zdokumentovaného procesu plánovania auditu. Hneď ako bude váš audit naplánovaný a potvrdený, zodpovedný audítor IATF vám zašle tieto šablóny na vyplnenie. Dokumenty/dokumenty, ktoré následne zašlete späť, tvoria základ pre vypracovanie a vyplnenie plánu auditu pre nadchádzajúci audit.
2. Dokumentácia k auditu
Od 1. januára 2021 sa všetky správy z auditu a nadväzujúca dokumentácia všetkých nezhôd budú vytvárať v systéme CARA. To znamená, že riadenie nezhôd a výmena potrebných informácií medzi vami a audítorom prebieha tiež priamo prostredníctvom CARA.
V minulosti ste používali aj aplikáciu Audit Manager, aby ste mohli reagovať na nezhody zistené pri audite. S prechodom na CARA dôjde aj k zmene v zmysle štandardizácie. CARA má totiž webovú šablónu, pomocou ktorej musíte reagovať na otvorené nezhody štandardizovaným spôsobom na celom svete. Povinné používanie CARA na riadenie nezhôd je už uvedené v SI 13 certifikačných pravidiel IATF.
Webový formulár využíva rovnakú technológiu ako CARA, takže nemusíte inštalovať žiadny ďalší softvér a prístup nie je nijako obmedzený. Používanie webového formulára zabezpečuje zachovanie štruktúry údajov a zaznamenávanie vašich odpovedí v konzistentnom formáte. Pre vás sa tým mení vzhľad audítorskej správy a akčného plánu pre sledovanie opatrení (akčný plán).
Ako sa identifikuje audit na diaľku v systéme CARA?
V programe CARA sa teraz v pododdiele "Údaje o audite" výslovne uvádza otázka, či je audit IATF auditom na diaľku alebo nie - spoločnosť musí vyplniť príslušné pole (áno/nie).
Okrem toho CARA vytvorila kategóriu pre čiastočne vzdialené audity. CARA uvádza nasledujúce informácie: Ak bol audit čiastočne vykonaný na diaľku, uveďte mená audítorov, ktorí ho vykonali na diaľku a v oblasti "Procesy" v časti "Podrobnosti o audite procesov" v časti "Informácie o audite" uveďte, ktoré procesy boli vykonané na diaľku. V prípade potreby je to povinné pole.
Ako presne funguje riadenie nezhôd (NC) v systéme CARA?
Vaše vstupy sa vymieňajú prostredníctvom aplikácie formulárov NC v systéme CARA. Proces komunikácie medzi vami a audítorom prebieha nasledovne a môže sa opakovať tak často, ako je potrebné:
1. Váš audítor vyplní všetky údaje potrebné na proces certifikácie v aplikácii CARA a potom vytvorí správu o audite.
2. Súčasne sa vytvorí správa NC, ak sa zistia nezhody.
3. Audítor vám túto NC správu zvyčajne zašle e-mailom tak, že vyexportuje a odošle súbor JSON* vrátane prepojenia na CARA (https://nc-cara.iatfglobaloversight.org/). Odoslanie sa uskutočňuje mimo systému CARA. Poznámka: Uložený súbor je možné čítať len v rámci systému CARA, t. j. musí byť predtým znovu importovaný do aplikácie editorom.
4. Pre vás to znamená, že po prijatí NC správy (JSON súbor) otvorte "NC CARA" a importujte ju späť do CARA kliknutím na "Load report" (Načítať správu).
5. Teraz môžete upravovať nezhody ako zvyčajne - správa je k dispozícii pre záznamy v rámci vašej organizácie. Jednotlivé NC zo správy môžete exportovať a odovzdať zodpovedným oddeleniam.
6. Po ukončení úprav sa správa o NC uloží do priečinka na stiahnutie kliknutím na tlačidlo "Uložiť NC pre audítora".
7. Správa NC sa opäť vyexportuje a odošle späť vášmu audítorovi (opäť ako súbor JSON e-mailom). Z bezpečnostných dôvodov musia byť dodatočne priložené súbory vo formáte PDF alebo JPG a každý nesmie presiahnuť 10 MB.
8. Po prijatí správy NC ju audítor importuje späť do CARA kliknutím na "Load customer NC management" (Načítať správu NC zákazníka). Táto verzia NC správy automaticky nahradí tú, ktorá je tam k dispozícii.
9. Ak je potrebné ďalšie spracovanie spätnej väzby, vykoná sa opäť podľa krokov 1 až 8.
* Skratka JSON znamená JavaScript Object Notation (prípona súboru .json). Je to čisto textový súbor, ktorý sa používa na výmenu údajov medzi aplikáciami.
Ako dostanem správu o audite?
Konečná správa o audite vám bude zaslaná tak ako predtým. Ani po zavedení systému CARA sa pre vás nič nezmení.
Kde môžem získať podporu od spoločnosti DQS?
Upozorňujeme, že aplikáciu CARA programuje výlučne IATF. Aby sme vás však mohli podporiť v prípade technických ťažkostí, je vám k dispozícii tím podpory, ktorý sa osvedčil od zavedenia Audit Manageru, prostredníctvom helpdesku na adrese Auditmanager@dqs.de alebo na telefónnom čísle +49 69 95427-555. Tam sa zhromažďujú aj problémy s programovaním alebo závažnejšie problémy, ktoré sa za vás odovzdávajú do VDA QMC prostredníctvom podpory druhej úrovne spoločnosti DQS Holding GmbH.
Kde nájdem ďalšie informácie?
Ďalšie informácie o novom nástroji na dokumentáciu auditu CARA nájdete na oficiálnej stránke CARA Wiki organizácie IATF a v oficiálnej príručke CARA. K dispozícii sú tam aj aktuálne informácie o FQA a užitočné videonávody pre používateľov.