V čase pandémie často nie je možné vykonať audit systémov riadenia priamo na mieste alebo len vo veľmi obmedzenom rozsahu. Takzvané audity na diaľku, ktoré sa vykonávajú na diaľku pomocou vhodných informačných a komunikačných technológií, môžu v tejto situácii zvyčajne poskytnúť nápravu - aj v prípade normy IATF 16949 pre automobilový priemysel. Prečítajte si nasledujúci článok, v ktorom sa dozviete, aké požiadavky vytvorila norma IATF v októbri 2020 na vykonávanie auditov na diaľku.

Loading...

Audity na diaľku, t. j. audity vykonávané na diaľku na účely posudzovania a certifikácie systémov manažérstva, získali od začiatku pandémie Covid 19 začiatkom roka 2020 silnú akceptáciu. Opäť to potvrdil prieskum medzi zákazníkmi spoločnosti DQS . Koniec koncov, aj v časoch, ktoré takmer znemožňujú bežný audit na mieste v podniku, je potrebné zachovať certifikáty a vykonávať plánované audity. Aj pred pandémiou sa táto metóda auditu úspešne uplatňovala bez fyzickej prítomnosti audítora. Medzinárodne platná smernica na auditovanie systémov manažérstva ISO 19011:2018 totiž už dlhší čas výslovne stanovuje aj auditovanie na diaľku ako alternatívu k auditovaniu na mieste v mnohých oblastiach.

IATF a audity na diaľku

Používateľom medzinárodnej normy IATF 16949 pre automobilový priemysel bola táto alternatívna metóda auditu ešte pred približne pol rokom odopretá. V októbri 2020 sa však Medzinárodná pracovná skupina pre automobilový priemysel (IATF) aspoň dočasne prispôsobila aktuálnym okolnostiam a vytvorila vhodné podmienky na vykonávanie auditov na diaľku aj pre IATF 16949 s "Opatreniami koronavírusovej pandémie (COVID-19) - revízia 5". Možnosti auditu na diaľku sú však obmedzené v porovnaní s normami systémov manažérstva ISO, ako sú ISO 9001 (manažérstvo kvality) alebo ISO 27001 (bezpečnosť informácií).

Základnou podmienkou pre vykonanie auditu IATF na diaľku je totiž nemožnosť vykonať audit na mieste z dôvodov, ktoré možno preukázať ako priamo súvisiace s pandémiou COVID-19. Iba v tomto prípade sú certifikačné orgány, ako je DQS, oprávnené vykonávať audity na diaľku podľa špecifikácií IATF. V pozadí tejto skutočnosti je skutočnosť, že možnosť auditov na diaľku zabraňuje prekročeniu plánovaného alebo povoleného časového rámca.

V automobilovom sektore existujú aj osobitné predpisy pre výrobné zariadenia, ktoré sú v čase plánovaného auditu IATF odstavené z dôvodu pandémie alebo ktoré nevyrábajú žiadne diely. V tomto prípade však certifikačný orgán musí získať od zákazníka vhodné informácie, aby mohol posúdiť okolnosti a v prípade potreby dohodnúť nový, neskorší termín auditu IATF. O upustení od pôvodne plánovaného auditu musí byť informovaný IATF.

Vykonávanie auditov na diaľku

Uplatňovanie auditov na diaľku je v prípade normy IATF 16949 pre automobilový priemysel možné takto

  • výrobné závody
  • Zahrnúť rozšírené výrobné miesta
  • pracoviská vzdialenej podpory

Vzdialené audity IATF sú povolené pre nasledujúce typy auditov:

  • počiatočné certifikačné audity (etapa 1 a etapa 2). Ak sa audit etapy 2 vykonáva na diaľku, platnosť certifikátu nesmie presiahnuť dvanásť mesiacov a platnosť certifikátu sa končí o jeden deň skôr. Následný audit sa potom považuje za recertifikačný audit.
  • Dozorové audity
  • Recertifikačné audity
  • Transition audity
  • Audity z osobitných dôvodov, tzv. špeciálne audity

Certifikačný orgán musí pri audite IATF na diaľku uplatňovať nasledujúce zásady:

  • IAF ID 12 - Zásady pre audity na diaľku
  • IAF MD 4 - Záväzný dokument o používaní informačných a komunikačných technológií (IKT) na účely auditu a posudzovania.
  • Príloha A dokumentu "Opatrenia proti koronavírusovej pandémii (COVID-19) - Revízia 5" - Požiadavky na audity IATF na diaľku.

Audit IATF - možnosti implementácie

  • 100 % na mieste
  • Čiastočne na diaľku (audit na diaľku) a čiastočne na mieste
  • 100 % na diaľku

Pri určovaní počtu dní auditu je potrebné zohľadniť dodatočný čas a úsilie potrebné na audit na diaľku. V dokumente "Opatrenia proti koronavírusovej pandémii" IATF upozorňuje, že aj IATF 16949 audity na diaľku a ich plánovanie možno v prípade potreby pozorovať ("svedčiť"), napríklad s cieľom zistiť, či je použitá technológia v súlade s predpismi alebo či je prístup príslušného audítora v súlade s predpismi. Toto pozorovanie v zmysle svedeckého auditu však nemožno odmietnuť.

Spôsobilosť audítora pre audity IATF na diaľku

Ďalšími dôležitými prvkami auditu na diaľku sú dostatočné kompetencie a zručnosti všetkých strán zapojených do auditu na diaľku. Audítori aj zákazníci musia byť schopní pracovať s elektronickou infraštruktúrou tak, aby bolo možné dosiahnuť požadované výsledky. A musí byť zabezpečené, aby výsledky auditu boli aj zmysluplné a objektívne.

Audítori, ktorí vykonávajú audit IATF na diaľku, by preto už mali poznať danú spoločnosť a atmosféru, ktorá v nej prevláda, napríklad z auditu na mieste v automobilovom priemysle. Okrem toho musia mať audítori bohaté skúsenosti a rutinu auditu na diaľku, pretože audit na diaľku si v niektorých prípadoch vyžaduje iné techniky kladenia otázok, ako je bežné pri audite na mieste.

Z nášho najnovšieho prieskumu medzi zákazníkmi na túto tému vyplýva nasledujúci výsledok v súvislosti s audítormi DQS:

"97 % našich zákazníkov vnímalo prístup našich audítorov ako "kompetentný", iba 3 % ako "menej kompetentný"."

Ďalšie podstatné aspekty a osobitné požiadavky možno zhrnúť takto:

  • Neexistuje ani konfliktný prípad, ani kriticky hodnotená udalosť (nezhoda).
  • Počet účastníkov auditu IATF na diaľku by mal byť obmedzený.
  • Jednotlivé "sedenia" by mali byť naplánované na maximálne dve hodiny, po ktorých by mala nasledovať prestávka. Tento postup je nevyhnutný, pretože inak trpí koncentrácia v niekedy neznámej situácii. Preto by sa na plánovanie auditu na diaľku malo naplánovať o niečo viac času v porovnaní s bežným auditom IATF na mieste.

Výhody auditov na diaľku

  • Výrazné skrátenie času potrebného na cestovanie
  • Miesta, ktoré nie je možné navštíviť, možno auditovať s odôvodneným úsilím
  • (takmer ľubovoľný počet) Do auditu sa môžu súčasne zapojiť aj špecialisti a odborníci z celého sveta
  • Minimalizujú sa osobné riziká pre audítorov a ich zamestnancov, napríklad zdravotné a bezpečnostné riziká
  • Odstránenie cestovných obmedzení
  • Časové oneskorenie medzi zberom údajov a ich analýzou sa môže minimalizovať
  • Veľká flexibilita v prípade porúch, napríklad dostupnosť auditovaných osôb
  • Zníženie emisiíCO2 prispieva k udržateľnosti

Požiadavky na použitú komunikačnú technológiu

Použité informačné a komunikačné technológie (IKT) zohrávajú osobitnú úlohu pri všetkých auditoch vykonávaných na diaľku. V dokumente IAF MD 4:2018 sa na to uvádzajú záväzné špecifikácie. Dokument vydáva IAF (Medzinárodné akreditačné fórum) a upravuje globálne ústredné aspekty pri používaní IKT.

Kľúčové požiadavky, ktoré okrem auditov IATF ovplyvňujú aj všetky ostatné audity na certifikáciu noriem systému manažérstva ISO, sú tieto:

  • Zabezpečenie bezpečnosti a dôvernosti elektronicky prenášaných informácií.
  • Dohoda o používaní IKT medzi audítorom a zákazníkom. To si vyžaduje vytvorený obchodný vzťah.
  • Identifikácia rizík a príležitostí audítorom vo vzťahu k IKT. To zahŕňa okrem iného aj predbežnú platnosť a objektívnosť zistení.
  • Zabezpečenie, aby bola zavedená potrebná elektronická infraštruktúra.
  • Kompetencie a schopnosť všetkých zúčastnených osôb pracovať s IKT tak, aby sa dosiahli požadované výsledky.

To zahŕňa zabezpečenie toho, aby zákazníci a audítori poznali vhodný hardvér a softvér (tablety, webové kamery, WiFi rozbočovače alebo IT nástroje ako WebEx, GoToMeeting, programy na úpravu obrázkov atď. a aby bola k dispozícii dostatočná šírka pásma na bezpečné a stabilné pripojenie.

Ďalšie špecifikácie v automobilovom sektore

  • DIN EN ISO/IEC 17021 - Požiadavky na certifikačné orgány, ktoré auditujú a certifikujú systémy riadenia na účely posudzovania zhody
  • DIN EN ISO 19011 - Usmernenie na auditovanie systémov riadenia
  • 71 SD 6 021 (IAF MD 5) - Záväzný dokument na určenie času auditu pri audite systémov manažérstva kvality a environmentálneho manažérstva
  • 71 SD 6 016 (IAF MD 4) - záväzný dokument o používaní počítačom podporovaných audítorských techník (CAAT) pri audite systémov manažérstva akreditovanými certifikačnými orgánmi
  • IATF - Globálne výnimky a opatrenia v reakcii na pandémiu koronavírusu COVID 19, príloha A obsahuje požiadavky na vykonávanie auditov na diaľku pre súbor predpisov IATF 16949

Záver - Vykonávanie auditov IATF na diaľku

Audity na diaľku sa stali súčasťou "novej reality" len za jeden rok. Dnes sú uznávanou metódou auditu, ktorá môže aspoň čiastočne nahradiť klasický audit na mieste a prispieť tak k udržaniu certifikátu. Audity na diaľku preto môžu byť užitočným doplnkom klasických auditov na mieste. Či už počas posudzovania na využitie dodatočných odborných znalostí, v kombinácii na nákladovo efektívne pokrytie viacerých lokalít, alebo audit úplne na diaľku, ak je to vhodné na splnenie certifikačných požiadaviek alebo podľa aktuálnych podmienok.

Možnosti, ktoré diaľkové audity už dlho ponúkajú pre normy ISO, možno od jesene 2020 využiť (aspoň dočasne) aj pre normu IATF 16949 pre automobilový priemysel. Avšak len v súvislosti s preukázateľne pandantným zlyhaním plánovaných auditov na mieste, a ak by to ohrozilo udržanie certifikátov. Okrem toho je potrebné vždy starostlivo zvážiť ich uplatnenie. Nie každú situáciu je možné adekvátne posúdiť na diaľku. Spoločnosť DQS preto vopred skúma príslušné okolnosti vo vašej spoločnosti, požiadavky zo strany akreditačných a úradných orgánov, ako aj riziká spojené s realizáciou.

Pri vykonávaní auditov na diaľku je potrebné dodržiavať osobitné požiadavky, ktoré sú stanovené vo vyššie uvedených normách a usmerneniach. Tieto špecifikácie sa zameriavajú na použité informačné a komunikačné technológie (IKT) a skúsenosti a rutinu príslušných audítorov - dva aspekty, ktoré majú najväčší vplyv na úspešnosť auditu na diaľku.

Okrem toho sa na audity IATF na diaľku vzťahujú ďalšie pravidlá plánovania a vykonávania auditov. V závislosti od typu auditu sa môžu vzťahovať aj na trvanie certifikátov vydaných na základe auditov na diaľku. Podrobnosti o požiadavkách nájdete v dodatku A k takzvaným "Opatreniam proti koronavírusovej pandémii (COVID-19) - revízia 5".

Skúsenosti a dôvera

IATF 16949 sa považuje za medzinárodnú normu kvality v automobilovom priemysle. Ako nástupca normy ISO/TS 16949:2009 je od svojho vydania v októbri 2016 prakticky vstupenkou do tohto globálneho odvetvia. Technická špecifikácia ISO/TS 16949 bola prvýkrát vydaná v marci 1999. Vďaka nášmu uznaniu zo strany IATF a schváleniu zo strany VDA-QMC vo februári 2000 bola spoločnosť DQS medzi prvými certifikačnými orgánmi na svete pre túto normu pre automobilový priemysel.

Naše texty a biele knihy píšu výlučne naši odborníci na normy alebo audítori s dlhoročnými skúsenosťami. Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa obsahu textu, našich auditov a certifikácie autora, neváhajte nás kontaktovať.

Autor
Torsten Schwarz

DQS expert na normy , hlavný audítor a produktový manažér pre predpisy v automobilovom priemysle.

Loading...