Takmer hotovo: Úspešne ste dokončili svoj prvý vzdialený audit. V tejto záverečnej časti našej série článkov o vzdialených auditoch vám poskytneme niekoľko záverečných tipov týkajúcich sa podávania správ a následných opatrení po vzdialenom audite.

Toto je záverečná časť sedemdielnej série článkov o vzdialených auditoch:

Podávanie správ a následné opatrenia sa pri auditoch na diaľku výrazne nelíšia. To znamená, že rovnako ako pri audite na mieste musí audítor napísať správu, v ktorej uvedie kľúčové zistenia, ako sú nezhody, osvedčené postupy, príležitosti na zlepšenie atď.

Hoci je samozrejme možné nahrávať webové konferencie na zdokumentovanie auditu, tento záznam nemôže nahradiť správu z auditu. Zvukové alebo obrazové záznamy by sa nemali robiť bez predchádzajúceho súhlasu. Musí byť tiež písomne stanovené, čo sa má so záznamom urobiť po ukončení auditu (uchovávanie, distribúcia, bezpečnosť, vymazanie).

Na účely dokumentácie sa odporúča zaznamenávať trvanie a účastníkov webových konferencií. Táto funkcia je súčasťou väčšiny aplikácií. Účastníci s tým musia súhlasiť.

Keďže rozhovory na webových konferenciách môžu viesť k nedorozumeniam, účastníci auditu by mali mať možnosť prezrieť si správu z auditu a potvrdiť, že správa odráža to, čo sa stalo počas auditu.

Po dokončení správy musí audítor potvrdiť, že vymazal všetky dôverné dokumenty, obrázky, nahrávky atď. v súlade s vopred dohodnutými pravidlami.

Túto sériu článkov ukončíme azda najdôležitejšou radou zo všetkých: Určite si spomínate, že v druhej časti sme hovorili o tom, že pred auditom na diaľku je potrebné vykonať posúdenie rizík, aby sa zabezpečilo, že audit na diaľku je dostatočný na daný účel. Po vykonaní auditu je potrebné vyhodnotiť rozhodnutie o vykonaní auditu na diaľku. Ak existujú pochybnosti o účinnosti procesu auditu na diaľku, je potrebné zvážiť audit na mieste.

Autor
Dr. Thijs Willaert

Dr. Thijs Willaert je vedúcim oddelenia marketingu a komunikácie pre segmenty udržateľnosti a bezpečnosti potravín. Je tiež audítorom pre externý audit správ o udržateľnosti. Medzi oblasti jeho záujmu patrí riadenie udržateľnosti, udržateľné obstarávanie a digitalizácia prostredia auditu.

Loading...