Vykonávanie auditu na diaľku môže byť výzvou aj pre skúsených audítorov. V tomto článku, ktorý je súčasťou našej série článkov o auditoch na diaľku, sa podelíme o niekoľko dôležitých tipov pre bezproblémový priebeh auditu.
Toto je šiesta časť sedemdielnej série článkov o auditoch na diaľku:
- Časť 1 - Ako vykonávať audity na diaľku
- Časť 2 - Hodnotenie rizík
- Časť 3 - Metóda auditu
- Časť 4 - Technológia
- Časť 5 - Príprava
- Časť 6 - Tipy pre implementáciu
- Časť 7 - Následné opatrenia
Hoci audity na diaľku rýchlo získavajú na popularite, zatiaľ neexistuje medzinárodne uznávaný protokol alebo usmernenia na ich vykonávanie. V našej sérii článkov sme sa venovali jednotlivým krokom, ktoré vedú k auditu. Dnes sa pozrieme na samotný audit a sformulujeme niekoľko všeobecne platných tipov pre bezproblémový audit na diaľku.
- Počas úvodného zasadnutia je dôležité definovať pravidlá a spôsob dialógu. Čím väčšia je skupina účastníkov, tým je to dôležitejšie.
- Počet súčasne hovoriacich účastníkov obmedzte na minimum a účastníkov, ktorí nehovoria, stlmte.
- Ak ste sa dohodli na nahrávaní zasadnutia (pozri časť 5), nezabudnite spustiť nahrávanie.
- Uistite sa, že sa účastníci pred svojím vystúpením predstavia.
- Uistite sa, že všetci majú harmonogram auditu a že sa ho držia.
- Ak je to možné, nechajte si dokumenty rozdať vopred.
- Ak plánujete vysielať obrazovky, informujte o tom vopred - inak sa účastníci v prípade potreby prihlásia telefonicky.
Pri audite sa niektoré informácie nemusia zverejniť pre audit na diaľku. Často ide o veľmi dôverné informácie. Audítor musí vedieť, ako v takýchto prípadoch reagovať, a poznať pravidlá. Napríklad v prípade niektorých noriem a predpisov môže byť prijateľné nezverejniť určité dokumenty, zatiaľ čo v prípade iných je zverejnenie povinné a nezverejnenie bude mať za následok nedodržanie predpisov.
Všetky audity na diaľku sa musia ukončiť záverečnou diskusiou, v ktorej sa zhrnú obavy, otázky, zistenia a nezhody.
Ukončili ste svoj audit na diaľku? Výborne - vsiedmej časti tohto seriálu sa budeme venovať následným opatreniam.
Newsletter DQS
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert je vedúcim oddelenia marketingu a komunikácie pre segmenty udržateľnosti a bezpečnosti potravín. Je tiež audítorom pre externý audit správ o udržateľnosti. Medzi oblasti jeho záujmu patrí riadenie udržateľnosti, udržateľné obstarávanie a digitalizácia prostredia auditu.