Удаленный аудит стал неотъемлемой частью диджитализации и маневренной работы. Имеется в виду явная способность виртуальных команд и сотрудников, работающих из дома, быть продуктивными на высоком уровне - в том числе при аудите систем управления и процессов. Особенно в связи с пандемией "короны" руководство компаний и руководители все чаще оценивают "удаленное превосходство" как критический фактор успеха, определяющий будущее. И при планировании и проведении сертификационные аудиты также должны быть высокоэффективными, независимо от того, проводятся ли они на месте или удаленно, как "аудит издалека". И все же, такой удаленный аудит требует дополнительных навыков и высокой степени мастерства от всех участников.
Loading...
Дистанционные аудиты: Что говорит стандарт ISO 19011
Хотя удаленные аудиты уже были названы "альтернативным методом аудита" в ISO 19011:2011, это не получило дальнейшего объяснения. Пересмотр 2018 года придал этому вопросу новый импульс, дав более точное признание этого метода аудита. К этому моменту руководство уже не могло игнорировать возможности растущей цифровизации.
"Дистанционные аудиты: ответ на цифровизацию - но также и на кризисные времена"
И, как и предполагали авторы ISO 19011:2018, пандемия Covid 19 принесла с собой широкое поле для применения дистанционного аудита. Во время кризиса, когда аудиты на местах уже не могут быть проведены в необходимом объеме, удаленный аудит приходит на помощь - хотя и в ограниченном объеме.
Удаленный аудит: Необходимые условия
Прежде чем использовать удаленный аудит в качестве сопутствующего метода аудита, необходимо выполнить целый ряд предварительных условий. К этим предпосылкам относится сложность процессов компании. Аудитор также должен быть знаком с системой менеджмента и, например, уже бывал на объекте.
К другим существенным требованиям, которые должны быть выполнены, относятся:
- Качество коммуникационной технологии должно соответствовать очень высоким требованиям дистанционного аудита.
- Ни одна первичная сертификация не может быть проверена дистанционно. Прежде всего, это означает, что система менеджмента уже не должна находиться на начальной стадии.
- Во время предыдущего аудита на рассматриваемом объекте не должно быть существенных несоответствий
- Система менеджмента должна быть организована таким образом, чтобы все данные, свидетельства и спецификации можно было сразу найти и легко просмотреть
- Риски, которые могут поставить под угрозу проведение аудита, должны быть исключены.
"Выполнение требований удаленного аудита: не само собой разумеющееся, а признак совершенства".
Выполнение этих требований, особенно в целом, не является само собой разумеющимся. Скорее, это признак зрелых, совершенных систем менеджмента и организаций, которые устанавливают высокие стандарты в отношении проведения аудитов.
Внешние аудиторы также должны играть ключевую роль: Они должны обладать сильными, намного выше среднего, коммуникативными и организационными навыками, чтобы руководить аудитом и управлять им на расстоянии.
Метод должен быть принят всеми участниками
Есть и еще одно важное условие. Оно касается отношения всех вовлеченных лиц к данному методу аудита и их готовности участвовать в нем. Поэтому доверие и принятие в проверяемой организации являются центральными моментами для успешного планирования аудита, программы проведения аудита и последующих действий по итогам дистанционного аудита.
Поскольку аудитор не находится на месте, технические и коммуникативные навыки - незаменимые "мягкие навыки" - становятся еще более важными.
Если вы хотите внедрить дистанционные аудиты, если вы хотите использовать эту технологию, то вы должны получить согласие на это в компании.
Удаленные аудиты: Метод аудита или тип аудита?
Дистанционные аудиты - это метод аудита, а не отдельный вид аудита. Авторы ISO 19011 не возводят дистанционные аудиты в ранг альтернативы аудиту на месте. Скорее, они предлагают включить "дистанционный" как один из нескольких методов, "соответствующим образом сбалансированных" при планировании аудита.
Требования главы 5.5.3 стандарта ISO 19011 касаются выбора и определения методов аудита: "Для того чтобы провести аудит эффективно и результативно, лицо (лица), контролирующее программу аудита, должно выбрать и определить методы для аудита в зависимости от определенных целей аудита, определенного объема аудита и определенных критериев аудита".
Дистанционный аудит: Формальные рамки согласно IAF
В дополнение к ISO 19011, документ MD 4 Международного форума по аккредитации (IAF) также играет определенную роль и используется для получения четкого представления о формальных рамках для дистанционных аудитов. Вот три примера предпосылок для проведения удаленных аудитов с использованием "Информационно-коммуникационных технологий (ИКТ)":
- Должны быть обеспечены безопасность и конфиденциальность электронной или передаваемой электронным способом информации (4.1.1). Примечание: аудируемое лицо определяет уровень требований к безопасности.
- Использование ИКТ должно быть согласовано между проверяемым и аудитором (4.1.2). Предостережение: Это требует установления "отношений".
- Заранее убедитесь, что клиент и аудитор располагают необходимой электронной инфраструктурой для использования ИКТ (4.2.2). Примечание: "Обеспечение" включает в себя опробование инфраструктуры и планирование альтернатив, если это необходимо!
Такие методы аудита с помощью компьютера (CAAT = Computer Assisted Auditing Techniques) могут включать, например, следующее:
- проведение конференц-звонков
- Совещания в Интернете
- Интерактивные веб-коммуникации
- Удаленный электронный доступ к документации системы менеджмента и/или процессам системы менеджмента".
"Удаленный аудит: Опрос DQS о принятии удаленных аудитов"
Удаленные аудиты с DQS
В связи с цифровой трансформацией и пандемией короны удаленные аудиты заняли прочное место среди методов аудита. С точки зрения органов по аккредитации, формальные рамочные условия уже созданы. Необходимые условия с точки зрения технологии и компетенции также четко определены. Таким образом, возможности, предоставляемые дистанционными аудитами, могут быть использованы в полной мере. Тем не менее, их использование всегда должно быть тщательно продумано. Не каждая ситуация может быть адекватно оценена дистанционно. Поэтому компания DQS заранее рассмотрит с вами соответствующую ситуацию в вашей компании и риски, связанные с внедрением.
Простое использование качества
С момента своего основания в 1985 году в качестве первого немецкого сертификатора систем менеджмента компания DQS стремится к устойчивому успеху своих клиентов. С помощью аудитов, повышающих ценность, и концепций, ориентированных на клиента, мы сопровождаем организации на всем пути к деловому совершенству.
Помимо оценки по отдельным стандартам систем менеджмента, комбинированный одновременный аудит полностью интегрированных систем менеджмента предлагает вам многочисленные возможности. Междисциплинарная оценка позволяет использовать синергию и в то же время выявлять взаимодействия и противоречия между различными темами.
В связи с ISO 19011 мы также предлагаем аудит второй стороной в качестве услуги для отдельных тематических областей, например, в качестве аудита поставщиков.
Для того чтобы увеличить выгоду для наших клиентов, при отборе и повышении квалификации наших аудиторов мы уделяем особое внимание многочисленным квалификациям: В среднем аудиторы DQS охватывают не менее трех стандартов. Поверьте нам на слово. Мы с нетерпением ждем возможности пообщаться с вами.
Информационный бюллетень DQS
Оставайтесь в курсе событий, подпишитесь на нашу рассылку!
Автор
Джулиан Кёниг
Руководитель отдела управления продуктами и аккредитации DQS, а также эксперт по ISO 50001, Юлиан Кёниг отвечает за поддержку и развитие продуктов DQS, соответствующих требованиям аккредитации. Объединение ноу-хау в его команде создает прочную связь с потребностями рынка. Благодаря своему опыту в области стандартов он также является востребованным автором и модератором.
Loading...