IATF - Дистанционные аудиты в автомобильной промышленности

СОДЕРЖАНИЕ

• IATF и удаленные аудиты
• Проведение удаленных аудитов
• Аудит IATF - варианты проведения
• Компетенция аудитора для проведения удаленных аудитов IATF
• Преимущества удаленных аудитов
• Требования к используемым коммуникационным технологиям
• Oдругие спецификации в автомобильном секторе
• Заключение - Проведение удаленных аудитов IATF

Дистанционные аудиты, т.е. аудиты, проводимые дистанционно для оценки и сертификации систем менеджмента, получили широкое признание после начала пандемии Covid 19 в начале 2020 года. Это еще раз подтвердил опрос клиентов DQS. Ведь даже в условиях, когда обычный аудит на месте практически невозможен, необходимо поддерживать сертификаты и проводить плановые аудиты. Еще до пандемии этот метод аудита успешно применялся без физического присутствия аудитора. Это объясняется тем, что действующее на международном уровне руководство по аудиту систем менеджмента ISO 19011:2018 уже давно предусматривает дистанционный аудит в качестве альтернативы аудиту на месте во многих областях.

IATF и дистанционные аудиты

Пользователям международного автомобильного стандарта IATF 16949 было отказано в этом альтернативном методе аудита примерно шесть месяцев назад. Однако в октябре 2020 года Международная рабочая группа по автомобильной промышленности (IATF) приспособилась к сложившимся обстоятельствам, по крайней мере временно, и создала подходящие условия для проведения удаленных аудитов и для IATF 16949 с помощью "Меры по борьбе с пандемией коронавируса (COVID-19) - пересмотр 5". Однако возможности дистанционного аудита ограничены по сравнению со стандартами систем менеджмента ISO, такими как ISO 9001 (менеджмент качества) или ISO 27001 (информационная безопасность).

Это связано с тем, что обязательным условием проведения дистанционного аудита IATF является невозможность проведения аудита на месте по причинам, которые могут быть доказаны как непосредственно связанные с пандемией COVID-19. Только в этом случае органы по сертификации, такие как DQS, имеют право проводить удаленные аудиты в соответствии со спецификациями IATF. Это связано с тем, что возможность проведения дистанционных аудитов предотвращает превышение запланированных или допустимых сроков.

В автомобильном секторе также существуют специальные правила для производственных объектов, которые остановлены из-за пандемии в момент проведения запланированного аудита IATF или не производят никаких деталей. Однако в этом случае орган по сертификации должен получить соответствующую информацию от заказчика, чтобы оценить обстоятельства и, при необходимости, согласовать новую, более позднюю дату проведения аудита IATF. IATF должна быть уведомлена об отказе от первоначально запланированного аудита.

Проведение дистанционных аудитов

Применение удаленных аудитов возможно для автомобильного стандарта IATF 16949 следующим образом, для

• производственных площадок
• Для расширенных производственных площадок
• Удаленных вспомогательных площадок

Удаленные аудиты IATF разрешены для следующих типов аудитов:

• Первоначальные сертификационные аудиты (этап 1 и этап 2). Если 2 этап аудита проводится удаленно, срок действия сертификата не может превышать двенадцати месяцев, а срок действия сертификата заканчивается на один день раньше. Последующий аудит в этом случае считается ресертификационным.
• Надзорные аудиты
• Ресертификационные аудиты
• Аудиты по переходу (Transfer audits)
• Аудиты по особым причинам, так называемые специальные аудиты

Орган по сертификации должен применять следующие принципы для дистанционного аудита IATF:

• IAF ID 12 - Принципы проведения дистанционного аудита
• IAF MD 4 - Обязательный документ по использованию информационных и коммуникационных технологий (ИКТ) для целей аудита и оценки.
• Приложение A "Пандемия коронавируса мер (COVID-19) - Пересмотр 5" - Требования для дистанционных аудитов IATF.

Аудит IATF - варианты проведения

• 100% на месте
• Частично дистанционный (аудит на расстоянии) и частично на месте
• 100% удаленно

При определении количества дней аудита необходимо учитывать дополнительное время и усилия, необходимые для проведения удаленного аудита. В документе "Пандемия коронавируса" IATF указывает, что даже IATF 16949 удаленные аудиты и их планирование можно наблюдать ("свидетельствовать") при необходимости, например, чтобы определить, соответствует ли используемая технология нормативным требованиям или соответствует ли подход соответствующего аудитора. Однако от такого наблюдения в смысле аудита со свидетелем нельзя отказаться.

Компетентность аудитора для дистанционных аудитов IATF

Другими важными элементами удаленного аудита являются достаточная компетентность и навыки всех сторон, участвующих в удаленном аудите. И аудиторы, и клиенты должны уметь управлять электронной инфраструктурой таким образом, чтобы достичь желаемых результатов. Кроме того, необходимо убедиться, что результаты аудита являются значимыми и объективными.

Поэтому аудиторы, проводящие аудит IATF дистанционно, должны быть знакомы с компанией и царящей в ней атмосферой, например, по аудиту автомобильной промышленности на месте. Кроме того, аудиторы должны обладать большим опытом и методикой проведения удаленного аудита, поскольку в некоторых случаях удаленный аудит требует иной техники постановки вопросов, чем при проведении аудита на месте.

Наш последний опрос клиентов на эту тему показал следующие результаты в отношении аудиторов DQS:

Дальнейшие существенные аспекты и особые требования можно резюмировать следующим образом:

• Не существует ни конфликтного случая, ни критически оцениваемого события (несоответствия).
• Количество участников дистанционного аудита IATF должно быть ограничено.
• Индивидуальные "сессии" должны быть запланированы максимум на два часа, после чего следует перерыв. Эта процедура необходима, так как в противном случае страдает концентрация в иногда непривычной ситуации. Поэтому на планирование дистанционного аудита следует отводить несколько больше времени, чем на обычный аудит IATF на месте.

Преимущества дистанционных аудитов

• Значительное сокращение времени на поездки
• Объекты, которые невозможно посетить, могут быть проверены с оправданными усилиями
• Одновременное участие (практически любого количества) специалистов и экспертов со всего мира
• Личные риски для аудиторов и их сотрудников сведены к минимуму, например, риски для здоровья и безопасности
• Устранение ограничений на поездки
• Временная задержка между сбором данных и их анализом может быть сведена к минимуму
• Большая гибкость в случае сбоев, например, доступность аудиторов
• Снижение выбросов_CO2 способствует устойчивому развитию

Требования к используемым коммуникационным технологиям

Используемые информационно-коммуникационные технологии (ИКТ) играют особую роль во всех аудитах, проводимых дистанционно. Документ IAF MD 4:2018 содержит обязательные спецификации для этого. Документ опубликован IAF (International Accreditation Forum) и регламентирует на глобальном уровне основные аспекты использования ИКТ.

Ключевыми требованиями, которые, помимо аудитов IATF, влияют на все другие аудиты по сертификации стандартов систем менеджмента ISO, являются:

• Обеспечение безопасности и конфиденциальности информации, передаваемой электронным способом.
• Соглашение об использовании ИКТ между аудитором и заказчиком. Для этого необходимо наличие установленных деловых отношений.
• Выявление аудитором рисков и возможностей в отношении ИКТ. Это предполагает, в частности, обоснованность и объективность выводов, сделанных заранее.
• Обеспечение наличия необходимой электронной инфраструктуры.
• Компетентность и способность всех вовлеченных лиц эксплуатировать ИКТ таким образом, чтобы можно было достичь желаемых результатов.

Это включает обеспечение того, чтобы клиенты и аудиторы были знакомы с соответствующим оборудованием и программным обеспечением (планшеты, веб-камеры, концентраторы WiFi или ИТ-инструменты, такие как WebEx, GoToMeeting, программы редактирования изображений и т.д.) и чтобы была обеспечена достаточная пропускная способность для безопасного, стабильного соединения.

Другие спецификации в автомобильном секторе

• DIN EN ISO/IEC 17021 - Требования к органам по сертификации, которые проводят аудит и сертификацию систем менеджмента с целью оценки соответствия
• DIN EN ISO 19011 - Руководство по аудиту систем менеджмента
• 71 SD 6 021 (IAF MD 5) - обязательный документ для определения времени аудита при проверке систем менеджмента качества и экологического менеджмента
• 71 SD 6 016 (IAF MD 4) - обязательный документ по использованию компьютерных методов аудита (CAAT) при аудите систем менеджмента аккредитованными органами по сертификации.
• IATF - Глобальные исключения и меры в ответ на пандемию коронавируса COVID 19, Приложение А содержит требования к проведению дистанционных аудитов для свода правил IATF 16949

Заключение - Проведение аудитов IATF удаленно

Дистанционные аудиты стали частью "новой реальности" всего за один год. Сегодня они являются признанным методом аудита, который может заменить классический аудит на месте, по крайней мере, частично, и таким образом способствовать поддержанию сертификата. Таким образом, дистанционные аудиты могут стать полезным дополнением к традиционным аудитам на местах. Будь то во время оценки для использования дополнительного опыта, в комбинации для экономически эффективного охвата нескольких объектов, или полностью дистанционный аудит, когда это необходимо для выполнения требований сертификации или в зависимости от текущих условий.

Возможности, которые дистанционные аудиты уже давно предлагают стандарты ISO, также могут быть использованы (по крайней мере, временно) для автомобильного стандарта IATF 16949 с осени 2020 года. Однако только в случае явно связанных с пандемией неудач запланированных аудитов на месте, и если это ставит под угрозу сохранение сертификатов. Кроме того, их применение всегда должно быть тщательно взвешенным. Не каждая ситуация может быть адекватно оценена на расстоянии. Поэтому DQS заранее изучает соответствующие обстоятельства в вашей компании, требования со стороны аккредитации и органов власти, а также риски, связанные с реализацией.

При проведении дистанционных аудитов необходимо соблюдать специальные требования, которые изложены в вышеупомянутых стандартах и руководствах. Эти требования касаются используемых информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), а также опыта и рутины соответствующих аудиторов - двух аспектов, которые оказывают наибольшее влияние на успех дистанционного аудита.

Кроме того, к удаленным аудитам IATF применяются дополнительные правила планирования и проведения аудита. В зависимости от типа аудита, это может касаться и срока действия сертификатов, выданных по результатам удаленных аудитов. Подробную информацию о требованиях можно найти в Приложении А так называемых "Меры по борьбе с пандемией коронавируса (COVID-19) - редакция 5".

Опыт и доверие

IATF 16949 считается международным стандартом качества в автомобильной промышленности. Являясь преемником ISO/TS 16949:2009, он практически стал билетом для этой глобальной отрасли с момента его публикации в октябре 2016 года. Техническая спецификация ISO/TS 16949 была впервые выпущена в марте 1999 года. После признания IATF и утверждения VDA-QMC в феврале 2000 года компания DQS стала одним из первых в мире органов по сертификации этого автомобильного стандарта.

Наши тексты и технические документы написаны исключительно нашими экспертами по стандартам или аудиторами с многолетним опытом работы. Если у вас возникли вопросы по содержанию текста, нашим аудитам и сертификации автора, пожалуйста, обращайтесь к нам.