Охрана труда нуждается в коммуникации - Важные вопросы и ответы

СОДЕРЖАНИЕ

• ISO 45001 - стандарт требует коммуникации
• Что подразумевает стандарт ISO 45001 под коммуникацией?
• Существует ли всеобъемлющее требование стандарта к коммуникации?
• Кто должен осуществлять коммуникацию?
• Какие юридические обязательства должны быть соблюдены?
• Должна ли моя компания быть готова к чрезвычайным ситуациям?
• Когда коммуникация работает?
• Понимание информации - как организация может обеспечить это?
• Что представляет собой внутренняя коммуникация - и что представляет собой внешняя коммуникация?
• Здоровье и безопасность на рабочем месте нуждаются в коммуникации - Заключение
• Примечание: ISO 45001 заменил BS OHSAS 18001.

ISO 45001 - стандарт требует коммуникации

В марте 2018 года ISO 45001 был впервые опубликован после пяти лет разработки. Цель его создания: Сделать работу заметно безопаснее с помощью применения международного стандарта "Безопасность и здоровье на рабочем месте" (OHS). Он призван дать возможность компаниям на ранней стадии выявлять и минимизировать риски для сотрудников, связанные с ущербом для здоровья, несчастными случаями и травмами. Ключевую роль в этом играют внутренние и внешние коммуникации организации.

Чтобы коммуникация в рамках системы управления охраной труда соответствовала требованиям стандарта, ваша компания должна определить, внедрить и поддерживать соответствующий процесс. С помощью этого процесса коммуникации, прежде всего, должно быть определено, о чем , когда, с кем и как сообщается, как внутри компании, так и за ее пределами. Важным аспектом этого является соблюдение юридических обязательств и учет ваших соответствующих заинтересованных сторон. Ссылки на другие главы стандартов - особенно на главу 8.2 "Планирование и реагирование на чрезвычайные ситуации" - иллюстрируют, где внутренние и внешние коммуникации играют важную роль.

Основные требования к коммуникациям описаны в главе 7.4. Дополнительные требования к обязанности информировать и темы, относящиеся к коммуникации, можно найти в следующих главах стандартов:

• Понимание организации и ее контекста (4.1).
• Понимание потребностей и ожиданий работников и других заинтересованных сторон (4.2).
• Лидерство и приверженность (5.1)
• Выявление опасностей и оценка рисков и возможностей (6.1.2)
• Определение правовых и других требований (6.1.3)
• Планирование действий (6.1.4)
• Готовность к чрезвычайным ситуациям и реагирование (8.2)
• Оценка соответствия (9.1.2)
• Инцидент, несоответствие и корректирующие действия (10.2)

Охрана труда и коммуникация - Ключевые вопросы и ответы

Успех системы управления охраной труда зависит от руководства, приверженности и поведения всех иерархических уровней и функций в компании. Коммуникация также играет важную роль. Андреас Риттер, эксперт по стандартам DQS и многолетний аудитор в области охраны труда, отвечает на важные вопросы о коммуникации в ISO 45001.

Что подразумевает ISO 45001 под коммуникацией?

Вопреки ожиданиям, в главе 3 "Термины" не дается определение понятия "коммуникация". Что именно понимает под ним стандарт, становится ясно только в контексте требований - и то очень конкретно:

Знание этого может быть весьма полезным для понимания некоторых стандартных требований.

Значит, информация должна поступать надежно, верно?

Да. Например, характерна формулировка следующего отрывка из главы 7.4: "Организация должна обеспечить соответствие передаваемой информации по ОТ и ТБ информации, созданной в рамках системы менеджмента ОТ и ТБ, и ее надежность". Очевидно, что речь идет только о передаче информации по охране труда, а не об обмене ею.

Существует ли главное стандартное требование к общению?

Требование определить, внедрить и поддерживать соответствующий процесс коммуникации, безусловно, является основополагающим. Это включает, в частности, центральное определение,

• О чем
• Когда
• С кем и
• Как

передается информация. Интересно, однако, что в стандарте по охране труда и промышленной безопасности тщетно искать требование "кто" передает информацию. Ответы на этот вопрос можно найти только с помощью обратного вывода, что совершенно не соответствует стандарту менеджмента качества ISO 9001:2015.

Коммуникация в охране труда: Кто должен общаться?

В ISO 45001:2018 нет четкого определения того, кто осуществляет коммуникацию . Поэтому напрашивается обратный вывод: из требования стандарта указать, "с кем" при каких обстоятельствах должна происходить внутренняя коммуникация, квазиавтоматически следует, "кто" берет на себя эту задачу "отправки" в обязательном порядке.

В принципе, функционирующий процесс коммуникации требует наличия координирующего органа, например, штатной единицы "кризисной коммуникации". Он также требует наличия доступной информации о том, кто и в какой момент осуществляет коммуникацию в компании.

Кризисная коммуникация - разве это не связано, по сути, с производственными авариями?

Именно. Соответствующая коммуникация является необходимым условием для намерения еще больше снизить количество несчастных случаев. И об этом не следует забывать: Здесь, в частности, также существуют правовые требования и, следовательно, юридические обязательства организации, которые должны быть выполнены абсолютно точно, даже помимо стандарта OHS.

Какие юридические обязательства должны соблюдаться?

В случае чрезвычайной ситуации часто необходимо оповестить спасательные службы. Четко определенные процедуры оповещения могут спасти жизнь пострадавшим. Важно, чтобы не только специалист по охране труда подробно знал, что нужно делать, но и сотрудники.

ISO 45001 - Безопасность и здоровье на рабочем месте

Выявление, минимизация и оптимальное предотвращение рисков для работников от ущерба здоровью и несчастных случаев? Соответствующей основой для этого является сертифицированная система менеджмента в соответствии с ISO 45001.

Некоторые чрезвычайные ситуации, такие как выброс вредных веществ после взрыва или неправильное обращение с опасными веществами, требуют не только быстрого и скоординированного оповещения аварийных служб. Обычно они также требуют немедленного уведомления соответствующих органов власти. В таких случаях на карту может быть поставлена защита и безопасность населения.

Охрана труда и коммуникация: Где находятся организационные риски?

Если существует обязательство сообщать, компания должна точно знать, какие органы должны быть уведомлены и на основании каких спецификаций. Но это еще не все. Если эта чрезвычайная ситуация трагически приводит к летальному исходу, работодатель должен немедленно подать отчет о несчастном случае в ассоциацию страхования ответственности работодателей - все это, кстати, также затрагивает тему "соответствующих заинтересованных сторон".

Тот, кто в компании отвечает за такой отчет, обычно не имеет времени на длительное изучение того, кому и каким образом необходимо сообщить о происшествии. Если о несчастном случае сообщают слишком поздно или не по адресу, это неизбежно повлечет за собой юридические последствия.

Кто еще должен быть проинформирован в случае чрезвычайной ситуации?

В только что описанной чрезвычайной ситуации следует думать не только о сотрудниках и ответственных органах. Другие соответствующие заинтересованные стороны также должны быть правдиво проинформированы или хотеть быть правдиво проинформированными, например, полиция, прокуратура и пресса. Также важен соответствующий стиль общения. Компетентные лица должны быть в состоянии ответить на вопросы этих заинтересованных сторон, чтобы не допустить обнародования ложных сведений, которые могут нанести ущерб вашей компании.

Нужно ли моей компании быть готовой к чрезвычайным ситуациям?

Безусловно, просто взгляните на главу 8.2 стандарта "Готовность к чрезвычайным ситуациям и реагирование на них". Здесь от компании требуется подготовиться к возможным чрезвычайным ситуациям на основе определенного процесса коммуникации, чтобы можно было спланировать ответные действия. Важную роль здесь также играет глава 6.1.2.1 "Идентификация опасностей". Эти связи внутри стандарта позволяют легко понять важность надлежащей коммуникации.

Охрана труда и здоровья: когда коммуникация работает?

В целом, можно сказать, что коммуникация в системе менеджмента SGA выполняет свою цель, когда партнеры по коммуникации понимают друг друга, или все адресаты информации SGA могут легко понять ее содержание. Поэтому в ISO 45001 большое внимание уделяется тому, чтобы организация принимала во внимание аспекты, которые могут ухудшить или даже предотвратить взаимопонимание - в этом контексте стандарт также упоминает аспекты разнообразия.

Что такое аспекты разнообразия?

Многообразие людей" - это очень важный аспект, например, в отношении способностей и возможностей людей, связанных с полом, языком, культурой, грамотностью, инвалидностью и т.д. На практике это означает, что информация по охране труда должна быть написана таким образом, чтобы любой сотрудник мог ее понять.

Сюда входят сотрудники с ограниченной способностью к чтению или те, кто не знает языка, на котором написана информация. В итоге соответствующую информацию по охране труда, возможно, придется передавать устно или переводить.

Понимание информации - как организация может обеспечить это?

Прежде всего, ей необходимо установить подходящие процессы коммуникации, т.е. процессы, соответствующие стандартам, в деталях с конкретными рабочими инструкциями и брифингами. Стандарт SGA также накладывает ряд требований на содержание коммуникаций и на сами коммуникационные процессы. Необходимо учитывать юридические и другие обязательства организации, а также мнения и потребности внешних заинтересованных сторон.

В чем заключаются потребности внешних заинтересованных сторон?

Это означает, например, что передаваемая информация SGA должна быть сформулирована на основе фактов, быть правдоподобной, последовательной, полной и, конечно же, достоверной. Кроме того, она должна отвечать потребностям адресатов, а также быть прозрачной, например, в отношении вопроса о том, как появилось сообщение. И наоборот, соответствующие заявления или вклад сотрудников, по крайней мере, в той мере, в какой они касаются системы управления SGA, должны быть приняты во внимание компанией в форме соответствующего ответа.

Что представляет собой внутренняя коммуникация - и что представляет собой внешняя коммуникация?

Это можно резюмировать следующим образом: Внутренняя коммуникация должна осуществляться между различными уровнями и функциями в отношении информации, относящейся к SGA, и изменений в системе менеджмента SGA. Сотрудники должны иметь возможность участвовать в постоянном совершенствовании системы управления SGA, среди прочего. Внешняя коммуникация, с другой стороны, сосредоточена на передаче или сообщении релевантной информации SGA внешнему миру с учетом юридических обязательств и других требований.

Охрана труда нуждается в коммуникации - Заключение

Что сообщается внутри и вовне, когда, с кем и как? Какую роль играют менеджеры в разъяснении важности охраны здоровья и безопасности труда в повседневной деятельности? Какие возможности есть у сотрудников для передачи информации об опасностях и случаях, близких к промахам? Каким образом привлекается специалист по охране труда или сотрудник по технике безопасности?

Ваша компания должна определить все это в соответствии с DIN EN ISO 45001, чтобы коммуникация действительно достигла цели. Процессы и процедуры в оперативной коммуникации, а также инструкции и контрольные списки по охране труда должны быть правдоподобными, полными, надежными и понятными для всех участников - ключевое слово разнообразие. Во внешних коммуникациях речь также идет о соблюдении правовых обязательств, например, при планировании чрезвычайных ситуаций и реагировании на них.

Прямое общение, личные беседы и, при необходимости, вопросы о том, понятны ли высказывания - в итоге эксперт по стандартам Андреас Риттер приходит к выводу, что обмен и предоставление информации является ключевым фактором повышения уровня охраны труда на предприятии.

Примечание: ISO 45001 заменил BS OHSAS 18001

30 сентября 2021 года британский стандарт OHSAS 18001, который уже более 20 лет имеет отношение к управлению охраной труда, был заменен на ISO 45001.

Организации, имеющие сертифицированную систему менеджмента, как правило, знакомы с процедурой замены и переходными периодами, установленными Международным форумом по аккредитации (IAF). Как и в случае с пересмотром ISO 9001 и ISO 14001, для перехода был установлен трехлетний переходный период. Первоначально он должен был закончиться 11 марта 2021 года, но IAF продлил его на шесть месяцев в связи с пандемией Ковида 19. Теперь все сертификаты по BS OHSAS 18001 утратили свою силу. Старый стандарт был заменен.

В принципе, DQS еще проводила сертификацию по старому стандарту в прошлом году - но только до 30 сентября 2020 года. После этой даты финансовые затраты на сертификацию уже не были оправданы.

DQS - правильный партнер с самого начала

Внедрение системы управления SGA, разработанной специально для вашей компании, - это перспективный способ завоевать доверие и расширить рыночные возможности. Успешные компании также видят в сертификации возможность более четко распознать риски и потенциальные возможности благодаря нейтральному, независимому взгляду со стороны.

DQS была основана в 1985 году как первая в Германии компания по сертификации. С тех пор мы являемся одним из ведущих специалистов по аудиту и сертификации во всем мире. Наши партнеры-основатели DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e. V.) и DIN (Deutsches Institut für Normung e. V.) по-прежнему являются важными партнерами в области образования и обучения, а также работы по стандартизации.