What is documented information? What does the standard say? DQS

Документированная информация - это название главы 7.5 всех стандартов на системы менеджмента Международной организации по стандартизации (ISO), опубликованных с 2012 года. Это делает ее неотъемлемой частью общей базовой структуры современных стандартов на системы менеджмента, так называемой структуры высокого уровня (HLS). После масштабного пересмотра стандартов ISO 9001 (менеджмент качества) и ISO 14001 (экологический менеджмент) в 2015 году этот термин стал известен более широкому кругу пользователей.

КОНТЕНТ

Как определяется документированная информация?
Является ли любая документированная информация "документированной информацией"?
Создание документированной информации?
В каком объеме она должна быть создана?
Является ли руководство по управлению качеством по-прежнему обязательным?
Заключение: Документированная информация

В более ранних версиях международных стандартов на системы менеджмента еще говорили о "документации", "требованиях к документации", "документах" и "записях". Теперь стандарты ISO обобщают эти термины под названием "документированная информация".

Для пользователей стандартов, однако, использование собирательного термина не является обязательным. Желающие, конечно, могут продолжать использовать собственные термины компании в своей документированной информации и при работе с ней. Однако необходимо следить за тем, чтобы использование терминов было систематическим и единообразным. Например, это не должно приводить к недоразумениям при проведении внешних сертификационных аудитов.

Как определяется документированная информация?

В международном стандарте ISO 9000:2015-11 определены принципы и термины системы менеджмента качества. В главе 3.8.6 она описывается как "информация, которая должна контролироваться и поддерживаться организацией". Это включает в себя носитель, на котором содержится информация. Какой носитель используется, зависит от вашей организации. Сегодня они все чаще включают фотодокументацию, видео, аудиоформаты и интерактивные руководства оператора.

Определение в ISO 9000 также делает различие между тремя областями, которые представляют собой следующее:

Система менеджмента и ее процессы
Деятельность вашей компании
Доказательства результатов

Является ли любая документированная информация "документированной информацией"?

Тот, кто думает, что документированная информация в смысле стандарта существует сразу после того, как любая информация была задокументирована, ошибается. Статус "документированной информации" зависит от того, предусматривает ли стандарт, например, ISO 9001, что определенная информация также должна быть документирована. Если да, то это отмечается в соответствующих главах и в соответствующем требовании.

Управление качеством в соответствии с ISO 9001

Нужна сертификация по ISO 9001? DQS предлагает 35-летний опыт! ★ Первая сертификация ISO 9001 в Германии (1986) ★ Стандарт управления качеством

Learn more about the ISO 9001 standard

Кроме того, информация, которая не требуется стандартом, но регистрируется, при определенных обстоятельствах может стать документированной информацией в смысле стандарта. Это всегда так, если ваша компания считает эту информацию необходимой для эффективности своей системы менеджмента.

Если, например, имеется перечень данных о соответствующих заинтересованных сторонах компании, то это само по себе не является документированной информацией в смысле стандарта. Это связано с тем, что такой список не требуется стандартом. Однако, если ваша компания считает этот список важным для эффективности системы менеджмента, он может стать "настоящей" документированной информацией.

Создание документированной информации?

Тем не менее, глава 7.5.2 известных стандартов ISO предъявляет некоторые основные требования к созданию и обновлению документированной информации. Они варьируются от маркировки в соответствующий формат до проверки пригодности и адекватности самой информации. К контролю (глава 7.5.3) также предъявляются определенные требования, самые важные из которых касаются его доступности и защиты.

Другие требования направлены на ее распространение, возможность обнаружения, доступ и использование, хранение и подачу, сохранение и мониторинг изменений. Очень важное требование касается сохранения в качестве доказательства соответствия. Помимо своего значения для системы управления, этот аспект может играть очень важную роль в контексте юридических вопросов.

В каком объеме он должен быть создан?

Что именно должно быть задокументировано, указано в отдельных главах стандарта. В качестве примера можно привести политику в области качества, цели в области качества или подтверждение компетентности. Однако обязанность создавать, поддерживать или сохранять документированную информацию различается в зависимости от дисциплины стандарта.

Что касается области применения, то здесь примерно действует следующее: чем крупнее компания, тем сложнее процессы и тем обширнее обязательство по предоставлению доказательств, тем обширнее оно должно быть.

Также важную роль играет отрасль и компетентность сотрудников, работающих в компании.

Является ли руководство по управлению качеством по-прежнему обязательным?

После пересмотра ISO 9001 в 2015 году руководство по управлению качеством больше не является обязательным. Решение отказаться от него учитывает общую тенденцию современных стандартов ИСО на системы менеджмента, направленную на предоставление пользователям стандартов большей свободы при разработке системы менеджмента. В то же время, однако, высшее руководство все чаще призывают брать на себя ответственность и подотчетность.

Заключение: Документированная информация

Документированная информация является заголовком главы 7.5 всех действующих стандартов ИСО на системы менеджмента и, таким образом, неотъемлемой частью их общей базовой структуры (High Level Structure / HLS). Этот собирательный термин заменяет прежние требования к документации, документацию, документы и записи.

Согласно международно признанному стандарту по управлению качеством ISO 9000:2015, документированная информация - это "информация, которая должна контролироваться и поддерживаться организацией". При этом формат и носитель не оговариваются, они просто должны быть соответствующими. Конкретные требования предъявляются к управлению и поддержанию такой информации, без уточнения ее объема. Это зависит от типа, размера и сложности компании и ее процессов. Документированная информация называется таковой, если она является требованием соответствующего стандарта или если компания считает ее необходимой для обеспечения результативности системы менеджмента.