Un sistem de management integrat (IMS) se caracterizează prin combinarea a două sau mai multe sisteme de management într-un singur sistem holistic. Intenția este de a evita eforturile multiple - de exemplu, în cadrul auditurilor interne și externe. De asemenea, sinergiile create de IMS sporesc concentrarea asupra oportunităților și riscurilor din cadrul companiei.

Sistemul de management integrat ─ Ce este acesta?

În principiu, fiecare companie are un sistem de management, deoarece fiecare companie se autogestionează. Întrebarea este dacă este un sistem de management integrat care ia în considerare cerințele din diferite domenii sau dacă este într-adevăr un sistem care se bazează pe un standard (de exemplu, ISO 9001) sau dacă este vorba doar de fire de acțiune tradiționale care sunt utilizate de companie pentru a se organiza.

CONȚINUT

  • Sistemul de management integrat: Crearea de sinergii din diversitate
  • Care sunt cerințele?
  • Când crește complexitatea
  • Care este obiectivul unui sistem de management integrat?
  • Care este baza unui sistem de management integrat?
  • Cum poate contribui structura la nivel înalt la un sistem de management integrat?
  • Care sunt diferitele căi către integrare?
  • Beneficiile unui sistem de management integrat - Concluzie
  • Simpla valorificare a calității.

Sistemul de management integrat: Crearea de sinergii din diversitate

Pentru un sistem de management integrat (SMI), multitudinea de sisteme de management pe care întreprinderile trebuie să le gestioneze în prezent sunt combinate și integrate pe cât posibil, astfel încât să existe cât mai puține fricțiuni și sinergiile să fie utilizate în mod optim.

Aceasta înseamnă că metodele și instrumentele de respectare a cerințelor din diferite domenii sunt combinate într-o structură uniformă. Aceasta servește guvernanței corporative (gestionarea și monitorizarea organizațiilor) și este susținută de o abordare bazată pe riscuri.

Structura de bază a standardelor moderne ale sistemelor de management, așa-numita structură de nivel înalt (HLS), a fost introdusă de Organizația Internațională de Standardizare (ISO) în 2012. Directiva ISO/IEC de bază a fost revizuită de ISO în mai 2021, ceea ce a însemnat, de asemenea, că HLS a suferit o revizuire cu diverse clarificări, adăugiri, dar și eliminări. De atunci, structura la nivel înalt se numește acum "structură armonizată" (HS). Cu toate acestea, această structură va intra în vigoare numai la următoarea revizuire a standardului ISO respectiv.

Care sunt cerințele?

Multe sisteme de management se concentrează pe cerințe specifice:

  • calitate, de exemplu ISO 9001
  • Protecția mediului, de exemplu ISO 14001
  • Energie, de exemplu ISO 50001
  • Sănătatea și securitatea ocupațională, de exemplu ISO 45001, SCC
  • Securitatea informațiilor, de exemplu ISO 27001
  • Gestionarea crizelor sau a situațiilor de urgență, de exemplu ISO 22301
  • Managementul riscurilor, de exemplu ISO 31000
  • CSR / Responsabilitatea socială a întreprinderilor, de exemplu SA8000
  • Diverse alte sisteme, de exemplu, sănătate, dispozitive medicale, prevenirea alimentării sau a exploziilor

Astfel, companiile se confruntă cu o multitudine de domenii pe care le pot organiza normativ. În plus, diverse industrii au reglementări speciale, cum ar fi IATF 16949 (industria auto) sau EN/AS 9100 (aviație). Acestea aprofundează mai ales cerințele ISO 9001 pentru managementul calității și le concretizează în contextul de aplicare.

Când complexitatea crește

Un studiu realizat de "Harvard Business Manager" arată că gradul de complexitate, adică numărul de cerințe legate de sistem pe care o întreprindere trebuie să le îndeplinească în afaceri, a crescut de peste șase ori din 1955. Acest lucru contrastează cu gradul de complexitate organizațională din cadrul întreprinderii, numărul de procese, interfețe, instrucțiuni, documente și decizii diferite, care a crescut de 35 de ori. Acest lucru arată că se adaugă din ce în ce mai mult, dar nu se elimină nimic.

HLS - Oportunități pentru un sistem de management integrat

  • 10 motive pentru un IMS
  • Comparație între cerințele "Big Five": ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 și ISO 27001

de Rita Kagerer, expert pentru sisteme integrate de management

Descărcați gratuit acum

Nivelul de complexitate organizațională încetinește productivitatea angajaților, precum și veniturile. Prin urmare, este important ca întreprinderile să se gândească la modul de integrare a temelor și de construire a domeniilor de management într-un mod modular, pentru a extinde domeniile tematice fără prea mult efort administrativ intern și fără a crește și mai mult complexitatea proceselor. În mod ideal, acest lucru elimină nevoia de documente și permite utilizarea unui sistem uniform pentru diferite domenii tematice.

Care este obiectivul unui sistem de management integrat?

Scopul IMS trebuie să fie rezolvarea conflictelor, coordonarea obiectivelor și asigurarea unor specificații clare, de preferință calificabile.

Cu toate acestea, diferite sisteme de management au cerințe diferite de îndeplinit. În acest sens, pot apărea conflicte de obiective, care trebuie luate în considerare.

În acest moment, organizațiile trebuie să decidă care obiectiv are prioritate și, dacă este necesar, să permită unui alt obiectiv să treacă în plan secund. De exemplu, soluțiile care ar avea sens din perspectiva proiectării eficiente a proceselor ar trebui să treacă în plan secund față de o organizare optimizată a sănătății și securității în muncă. Aici, întreprinderile trebuie să ia decizii de la caz la caz, inclusiv în vederea certificării sistemelor de management.

Care este baza unui sistem de management integrat?

Pentru o bază solidă este necesar un sistem uniform de management al proceselor.

Instrumentele de lucru și formele de documentare trebuie să fie standardizate. Pentru punerea în aplicare este util un cockpit comun de măsuri, în care curg diferitele măsuri rezultate din stabilirea și operarea unui sistem de management integrat și prin intermediul căruia sarcinile pot fi controlate și urmărite. Procesele specializate sunt apoi stabilite și integrate pe această bază solidă.

Cum poate contribui structura la nivel înalt la un sistem de management integrat?

Structura la nivel înalt (HLS) este un instrument util pentru companiile care doresc să își construiască sistemele pe o bază modulară. Acest lucru se datorează faptului că această structură de bază globală asigură faptul că structurile sistemelor de management corespund între ele în ceea ce privește cerințele lor normative și, prin urmare, pot fi integrate mai ușor.

În revizuirile standardelor ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 și ISO 45001:2018, structura secțiunilor și o parte din terminologie au fost modificate pentru a îmbunătăți alinierea cu alte standarde ale sistemelor de management. Astfel, toate standardele ISO majore privind sistemele de management sunt supuse structurii de bază comune. Alte standarde se vor adapta, de asemenea, la această structură în viitor.

Mai presus de toate, aceasta înseamnă că procesele companiei pot fi adaptate la condiții noi sau modificate în conformitate cu cerințele. Și acest lucru se face fără a supraîncărca structurile de bază ale întreprinderii cu redundanțe și inconsecvențe. Procesele pot fi extinse cu ușurință în cazul în care trebuie luate în considerare noi standarde.

Atunci când creați un IMS, este important să vă puneți în locul angajatului. În consecință, ar trebui să se utilizeze termeni și procese din activitatea de zi cu zi a angajaților.

Care sunt diferitele modalități de integrare??

Faza de planificare: O bună imagine de ansamblu

În faza de planificare, este util să se implice o firmă de consultanță externă pentru a încorpora experiența din proiectele de integrare din alte companii. Apoi, toate documentele și cerințele sunt puse pe masă pentru a putea crea o analiză a cerințelor și a interacțiunii. Pe baza acesteia, se face un diagnostic cu privire la situațiile în care, de exemplu, integrarea este utilă ca prim pas.

Faza de stabilire: Stabilirea cursului ─ asigurarea avantajelor

În faza de înființare a unui sistem de management integrat, este foarte importantă implicarea părților interesate, cum ar fi clienții interni și externi. În timpul proiectării procesului, este esențial ca angajații să se implice, deoarece aceștia sunt resursa centrală care va trebui să lucreze ulterior cu specificațiile. Următorul pas este integrarea de bază a controlului documentelor, a auditurilor interne, a politicii, a obiectivelor și a indicatorilor-cheie de performanță, precum și a gestionării acțiunilor la nivel superior. Apoi, este vorba de acoperirea diferitelor domenii din domeniul resurselor umane, de integrarea proceselor operaționale și de implicarea lanțului de aprovizionare și a furnizorilor și de defalcarea cerințelor pentru aceștia.

Faza de îmbunătățire: Reunirea informațiilor

În faza de îmbunătățire, organizația măsoară rezultatele, ale căror metrici le-a definit anterior, din perspectiva părților interesate. Monitorizarea prin audituri interne și externe este importantă. Revizuirea managementului, în cadrul căreia managementul însuși poate oferi o evaluare, este, de asemenea, esențială. Acest lucru se poate face, de exemplu, prin evaluări la scară mică ale conducerii, repartizate pe parcursul anului. În cursul fazei de îmbunătățire, organizația decide dacă și ce alte sisteme va integra și pentru care sisteme de management va solicita sau va continua certificarea.

Beneficiile unui sistem de management integrat ─ Concluzie

Un sistem de management integrat (IMS) are un peisaj al proceselor care acoperă toate subiectele relevante pentru întreprindere. Prin urmare, sistemul ar trebui să fie construit pas cu pas. Întreprinderea trebuie să decidă care sunt domeniile și standardele care trebuie integrate mai întâi și care sunt etapele ulterioare de extindere care trebuie incluse. În caz contrar, integrarea va copleși organizația și angajații săi.

Sprijinulconducerii de vârf este crucial în acest proces. Toată lumea din cadrul organizației trebuie să fie conștientă de faptul că sistemul de management integrat nu este un manual care stă într-un dulap. Mai degrabă, este un instrument de lucru zilnic care - atunci când este utilizat corect - face munca tuturor mai ușoară.

Și care oferă tuturor celor implicați siguranța de a ști că cerințele esențiale ale clienților, autorităților și altor părți cheie sunt luate în considerare în mod adecvat.

Aveți întrebări?
Contactați-ne!
Fără obligații și gratuit.

Pur și simplu valorificăm calitatea.

Încă de la înființarea sa în 1985 ca primul certificator german de sisteme de management, DQS s-a angajat să contribuie la succesul durabil al clienților săi. Prin audituri cu valoare adăugată și concepte orientate către client, însoțim organizațiile pe tot drumul către excelența în afaceri.

Mai ales auditul combinat și simultan al sistemelor de management complet integrate oferă numeroase oportunități, deoarece evaluarea tematică încrucișată permite utilizarea sinergiilor și, în același timp, identificarea interacțiunilor, dar și a contradicțiilor între diferitele subiecte. Pentru a spori beneficiile pentru clienții noștri cu sisteme de management integrate, ne concentrăm pe calificările lor multiple atunci când selectăm și formăm auditorii noștri: Auditorii DQS acoperă în medie cel puțin trei seturi de reglementări. Luați-ne la cuvânt. Așteptăm cu nerăbdare să stăm de vorbă cu dumneavoastră.

Show more
Show less