Processo de Certificação DQS para Sistemas de Gestão
Auditorias DQS: Um instrumento eficaz para o desenvolvimento futuro do seu sistema de gestão
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O Processo de Certificação DQS para Sistemas de Gestão
O processo de certificação de sistemas de gestão geralmente estende-se por várias etapas e na maioria dos casos termina com um relatório de auditoria que documenta os resultados da auditoria e do certificado. As nossas auditorias servem o objectivo geral de demonstrar a eficácia e conformidade com as normas ou especificações internacionais. Mas estas podem fazer mais: As auditorias DQS são uma ferramenta particularmente eficaz para o desenvolvimento futuro do seu sistema de gestão. Você ganha um conhecimento mais intensivo e uma compreensão mais profunda da sua organização - e pode melhorá-la de uma forma orientada.
Entrevista inicial e definição de metas
O processo de certificação DQS começa com o conhecimento recíproco e a troca de informações iniciais para uma oferta significativa. Durante este processo, gostaríamos de conhecer a situação individual da sua empresa, a dimensão da sua empresa, processos especiais e o nível de maturidade do seu sistema de gestão. Todos estes factores são importantes para determinar a duração da auditoria e as qualificações dos nossos auditores. Eles são registados nos chamados dados básicos da sua empresa.
No entanto, para poder preparar um orçamento detalhado e adaptado às necessidades individuais da sua organização e incluindo todos os serviços relevantes, também questionamos sobre certas expectativas da sua empresa: Quais são os requisitos para o uso estratégico dos sistemas de gestão? Quais são as metas associadas à certificação?
Planeamento e pré-auditoria de projectos (opcional)
O planeamento deve ser concluído 120 dias antes da auditoria de certificação. Para garantir a confiabilidade deste planeamento, a DQS utiliza etapas de processo automatizadas para ter todas as informações importantes disponíveis com um clique do rato antes, durante e após a auditoria. No entanto, o que importa tanto na fase de planeamento é o nosso diálogo consigo.
Além da equipa de auditoria, isso envolve identificar e envolver as partes da organização a serem auditadas e as pessoas de contacto numa fase inicial. Especialmente no caso de auditorias combinadas ou procedimentos de amostragem e matriz complexos, as reuniões de planeamento preparatório e workshops têm se mostrado quase indispensáveis. As equipas de planeamento de suporte ao cliente DQS são apoiadas por especialistas estabelecidos tanto em normas como na indústria, que muitas vezes são os próprios auditores experientes.
Em muitos casos, provou ser útil realizar uma pré-auditoria. Este serviço opcional ajuda a sua organização a preparar-se especificamente para a certificação real, com base nos pontos fortes identificados ou no potencial de melhoria.
Auditoria de certificação, fases 1 e 2
O processo real de certificação começa então com a análise do sistema (fase 1 da auditoria). A análise de sistema é uma etapa necessária para as certificações iniciais, bem como, em parte, para a aquisição de certificados existentes. O foco é avaliar a documentação do sistema e rever os resultados das avaliações de gestão e auditorias internas. Os nossos auditores determinam se o seu sistema de gestão está suficientemente desenvolvido e pronto para a certificação. O seu auditor DQS explica os resultados e organiza os passos adicionais a serem tomados na preparação para a auditoria de sistema no local.
Na auditoria de sistema (fase 2 da auditoria), o auditor ou a equipa de auditores geralmente avalia a eficácia do seu sistema de gestão no local de produção ou serviço (no local). Em casos excepcionais, uma auditoria também pode ser realizada, substituída ou complementada remotamente (auditoria remota, não no local).
Enquanto a análise do sistema se concentra na estrutura e na documentação ("O que é descrito?"), a auditoria do sistema preocupa-se com o que é realmente implementado. Utilizando as normas e especificações dos sistemas de gestão, é avaliada a eficácia de todas as áreas funcionais e processos do sistema de gestão.
Todos os resultados das observações, revisões e entrevistas são incorporados ao resultado da auditoria, que é apresentado e explicado ao cliente na reunião final. No caso de não-conformidades, são acordados planos de acção.
Avaliação do sistema
Como organismo de certificação independente, a DQS avalia novamente os resultados da auditoria como parte da avaliação do sistema. Durante uma chamada revisão técnica, determinamos se a auditoria foi realizada correctamente, se todos os documentos exigidos estão completos e se foi demonstrado que os requisitos padrão para o sistema de gestão estão adequadamente cumpridos. Só então é tomada a decisão de emitir ou não o certificado. O cliente recebe então o relatório de auditoria auditado.
O certificado
Se o seu auditor DQS recomendar a emissão de um certificado após a auditoria do sistema, talvez sujeito a condições, e a revisão técnica confirmar esta avaliação, o respectivo certificado é emitido.
Tal certificado é a expressão exterior visível de uma avaliação neutra e independente. Ele mostra que a sua organização opera um ou mais sistemas de gestão de forma adequada e eficaz, tendo assim criado estruturas para satisfazer as expectativas específicas dos clientes ou os requisitos legais.
Para muitos clientes DQS, porém, o certificado é apenas uma faceta da certificação. O seu foco está nas indicações de melhoria ou riscos que recebem durante a avaliação. Os auditores da DQS têm uma visão prospectiva da eficácia dos sistemas de gestão, incluindo processos de mudança nas organizações, e envolvem-se activamente no diálogo com a gerência. Desta forma, eles ajudam as empresas a atingir metas e objectivos estratégicos e asseguram a confiança dos parceiros de negócios no longo prazo.
Auditorias de acompanhamento
No caso de normas acreditadas, um certificado é normalmente válido por três anos. No entanto, para permanecer válido durante o seu prazo de validade, deve ser verificado anualmente. No primeiro e segundo ano após a emissão do certificado, os auditores da DQS realizam, portanto, auditorias de fiscalização curtas nas quais consideram, por exemplo, a eficácia dos componentes essenciais do sistema ou das medidas correctivas e preventivas.
Recertificação
No final do ciclo de 3 anos, é realizada a recertificação . Em termos do âmbito da avaliação, corresponde à auditoria do sistema durante a certificação inicial. No entanto, no segundo, terceiro e outros ciclos, os auditores também levam em conta a maior maturidade e desempenho do sistema de gestão. Assim, a revisão anual apoia o desenvolvimento contínuo das empresas: é um incentivo para a gestão, impulsiona a melhoria contínua e evita pontos cegos.