O IATF desenvolveu uma ferramenta de documentação de auditoria sob o nome"CARA - Common Audit Report Application". O principal objectivo é harmonizar a documentação de auditoria, que antes era tratada individualmente pelos organismos de certificação. No futuro, os documentos de auditoria serão criados, editados, armazenados e utilizados de uma forma padronizada. No futuro, todos os auditores da IATF no mundo inteiro documentarão os resultados de auditoria numa plataforma comum, independentemente do organismo de certificação para o qual trabalham.
CARA é uma aplicação baseada em browser da IATF que não requer nenhum software adicional para ser instalado na sua organização. A aplicação também não está ligada a um servidor ou a uma nuvem. Todos os dados de auditoria criados e importados são armazenados apenas no banco de dados interno do navegador de cada utilizador, que pode ser acedido offline (sem conexão à Internet). Isto, por sua vez, requer que o utilizador trabalhe apenas com este navegador, pois não é possível o acesso a partir de outros navegadores.
O uso da ferramenta é obrigatório para todos os procedimentos de auditoria do IATF a partir de 1 de Janeiro de 2021, mesmo que já se esteja a meio de um ciclo de auditoria. Para ajudá-lo a entender melhor o CARA, compilamos as perguntas e respostas mais importantes para si.
Se você tiver mais perguntas, a nossa equipa de suporte ficará feliz em ajudá-lo através do helpdesk no ramal +49 69 95427-555 ou via e-mail para auditmanager(at)dqs.de. Problemas de programação ou problemas mais sérios também são recolhidos e transmitidos para a VDA QMC através do Suporte de Segundo Nível da DQS Holding GmbH.
Qual é o objectivo do CARA?
A harmonização da documentação de auditoria, que anteriormente era tratada individualmente pelas empresas certificadoras. No futuro, todos os documentos de auditoria serão criados, editados, salvos e utilizados de forma padronizada.
Como posso contactar o CARA?
Como cliente envolvido no processo de certificação, você pode chegar às áreas que são relevantes para si dentro do CARA através do seguinte link: nccara.iatfglobaloversight.org.
O CARA requer software adicional para ser instalado dentro da organização?
Não, o CARA é um aplicativo baseado em navegador que requer apenas acesso à internet, mas nenhum software adicional. O aplicativo também não está conectado a um servidor ou a uma nuvem. Todos os dados de auditoria criados e importados são armazenados exclusivamente no banco de dados interno do navegador do respectivo utilizador, que também pode ser acedido offline (sem conexão à internet). Isso garante que nenhum outro dado seja transmitido para bancos de dados fora da aplicação local.
Que navegadores são suportados?
Quais os navegadores não suportados?
Que efeitos a transição para o CARA tem para a nossa organização?
Nos últimos quatro anos você tem usado o DQS Audit Manager para o processo de planeamento de auditorias. Contudo, logo que a transição para o CARA for concluída isto deixará de ser possível, a DQS irá introduzir templates em Excel para que estes sejam utilizados para o processo de planeamento documentado da auditoria numa base de transitória. Assim que a sua auditoria estiver planeada e confirmada, o auditor IATF responsável enviar-lhe-á esses templates para preenchimento. Os documentos que você envia de volta formam a base para desenvolver e completar o plano de auditoria para a auditoria a realizar.
A partir de 1 de Janeiro de 2021, todos os relatórios de auditoria e a documentação a jusante de quaisquer não conformidades será criada no CARA. Isto significa que a gestão de não conformidades e a troca da informação necessária entre si e o auditor será também realizada directamente via CARA.
No passado você usou também o Audit Manager para reagir ás não conformidades identificadas numa auditoria. Com a transição para o CARA, existirá também uma alteração no sentido da padronização. Porque o CARA tem um template web-based com o qual você tem que reagir para abrir não conformidades de forma padronizada em todo o Mundo. A utilização obrigatória do CARA para a gestão de não conformidades está já notada no SI 13 das regras de certificação IATF.
O formulário web-based utiliza a mesma tecnologia que o CARA, pelo que, não necessita de instalar software adicional e o acesso não é restricto de qualquer modo. A utilização do formulário web garante que a estrutura de dados é preservada e as suas respostas são registadas num formato consistente. Para si, isto altera a aparência do relatório de auditoria e do plano de acções para medidas de rastreamento (plano de acções).
Como é identificada uma auditoria remota no CARA?
No CARA, na subsecção "Dados de auditoria" é agora explicitamente perguntado se a auditoria IATF é uma auditoria remota ou não - a empresa deve preencher o campo correspondente (sim / não).
Além disso, o CARA criou uma categoria para auditorias parcialmente remotas. O CARA fornece as seguintes informações: Se a auditoria foi parcialmente realizada remotamente, por favor, nomeie os auditores que a realizaram remotamente e indique na área "Processos" na secção "Detalhes do processo de auditoria" em "Informações de auditoria" que processos foram realizados remotamente. Campo obrigatório se aplicável
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Como funciona exactamente a gestão de não conformidades (NC) no CARA?
O seu input é trocado através do CARA's NC Forms application. O processo de comunicação entre si e o auditor é feito da seguinte forma e pode ser repetido tantas vezes quanto necessário:
1. O seu auditor completa todos os dados necessários para o processo de certificação na aplicação CARA e posteriormente cria o relatório de auditoria.
2. Ao mesmo tempo, o relatório de NC é criado se forem identificadas não conformidades.
3. O auditor envia-lhe normalmente este relatório de NC por email através da exportação e envio de um JSON file* incluindo o link para o CARA (https://nc-cara.iatfglobaloversight.org/). A transmissão é realizada fora do CARA. Nota: O ficheiro guardado só pode ser lido dentro do sistema CARA, i.e. tem que ser importado de antemão para a aplicação pelo editor.
4. Para si isto significa, que após recepção do relatório de NC (JSON file), tem que abrir o „NC CARA“ e importá-lo de volta para o CARA carregando em „Load report“.
5. Agora você pode editar as não conformidades como normalmente – o relatório está disponível para edição dentro da sua organização. NCs individuais do relatório podem ser exportadas e transferidas para os departamentos responsáveis.
6. Após terminar a edição do relatório de NC este será gravado para a sua pasta de transferências carregando em “Save NCs for auditor”.
7. O relatório de NC é novamente exportado e enviado de volta para o seu auditor (novamente como um JSON file por email). Por motivos de segurança, anexos adicionais tem que estar nos formatos PDF ou JPG e não podem exceder os 10 MB cada.
8. Após recepção do relatório de NC, o auditoria importa-o de volta para o CARA carregando em “Load customer NC management”. Esta versão do relatório de NC substitui imediatamente a que lá se encontra disponível.
9. Se processamento adicional do feedback for necessário, reptem-se os passos de 1 a 8.
* A abreviatura JSON significa "JavaScript Object Notation" (extensão de ficheiro .json). É um ficheiro de texto puro que é utilizado para trocar dados entre aplicações.
Como recebo o meu relatório de auditoria?
O relatório de auditoria final será enviado para si como antes. Não haverá mudanças para si mesmo após a introdução do CARA.
Onde posso obter suporte da DQS?
Por favor, note que a aplicação CARA é programada exclusivamente pela IATF. No entanto, para apoiá-lo em caso de dificuldades técnicas, a equipa de suporte, que já deu provas desde a introdução do Gestor de Auditoria, está à sua disposição através do helpdesk Auditmanager@dqs.de ou pelo telefone +49 69 95427-555. Problemas de programação ou problemas mais graves também são recolhidos e passados para a VDA QMC através do suporte de segundo nível da DQS Holding GmbH.
Onde posso encontrar mais informações?
Para mais informações sobre a nova ferramenta de documentação de auditoria CARA, visite a página oficial CARA Wiki da IATF e o manual oficial CARA. A FAQ actual e tutoriais em vídeo úteis para os utilizadores estão também lá disponíveis.