Sistema de gestão anti-suborno ISO 37001: um estudo de caso

Mas não queremos adiantar-nos muito. Primeiro, uma pergunta para Chong-Lai Kim: Pode dizer-nos como correu o processo?

Kim: Claro. O departamento central de compras lançou o concurso. Analisámos as propostas e decidimos escolher a DQS como fornecedor, o que levou ao contrato. A certificação foi então planeada. Hubert Spahn, o auditor da DQS, fez isso diretamente com os colegas dos departamentos especializados, uma vez que estes são responsáveis pelo conteúdo e pelos aspectos técnicos da auditoria. Temos uma estrutura empresarial muito complexa, pelo que se tratou de um enorme esforço de coordenação.

E o que é que a auditoria da Veolia revelou?

Spahn: A auditoria mostrou que o Grupo Veolia tem um sistema de gestão anti-corrupção profissionalmente estruturado e gerido de acordo com a norma ISO 37001. Uma documentação coerente nas várias empresas garante a conformidade com a Lei Sapin II e a norma ISO. A auditoria permite à Veolia demonstrar a funcionalidade do seu sistema de gestão anti-suborno a terceiros pela primeira vez com a ajuda de um certificado independente e credível.

Antes de mais, parabéns à Veolia pelo resultado positivo. Tenho mais uma pergunta para si, Hubert Spahn. Pode dizer-nos como funciona uma auditoria ISO 37001?

Spahn: Sim, em primeiro lugar, gostaria de deixar claro que uma auditoria ao sistema de gestão para combater a corrupção, em conformidade com a norma ISO 37001, não é uma auditoria forense, ou seja, não são investigados possíveis actoscriminosos . No entanto, a auditoria mostrou que todos os envolvidos na auditoria, em particular os auditados, devem estar cientes de que não são suspeitos ou acusados ou colocados sob suspeita geral, uma vez que a ISO 37001 só pode, em última análise, ser auditada "de trás para a frente". Isto significa que o auditor deve examinar os processos e a norma numa perspetiva "criminal". O objetivo é descobrir os possíveis pontos fracos e riscos, portas de entrada ou indícios dos chamados "sinais de alerta" para a corrupção na empresa. Isto tem um impacto direto no funcionário auditado, uma vez que se deve partir do princípio de que a pessoa tem intenções criminosas para calcular o risco. Verificou-se que, muitas vezes, os colaboradores mal conseguiam imaginar onde poderia ocorrer uma potencial tentativa de corrupção.

Auditoria às avessas: Como é que isso foi para si, Chong-Lai Kim?

Kim: Claro que há perguntas que talvez não sejam familiares no início, que não nos são feitas todos os dias e que dão que pensar. Para mim, pessoalmente, foi um novo tipo de pergunta. Uma auditoria como esta traz à tona a importância do tema, mesmo entre departamentos. Afinal de contas, as Vendas estavam envolvidas, tal como a Contabilidade Financeira e os Recursos Humanos. Todos tiveram a sua entrevista com Hubert Spahn.

A auditoria fez-me tomar novamente consciência de algumas coisas, em particular da atenção e do cuidado que se deve ter quando se lida com fornecedores. Após a entrevista, também abordei este tema na minha equipa. Afinal de contas, as compras, tal como as vendas, são particularmente vulneráveis no que respeita à corrupção.

E qual foi a reação?

Kim: Toda a gente já sabia, mas foi uma chamada de atenção. Uma coisa é ouvir falar do tema num curso de formação, mas outra é quando um auditor o questiona diretamente numa auditoria.

Spahn: Embora a Veolia dê formação de qualidade, a auditoria tornou os funcionários ainda mais conscientes de possíveis actos de corrupção. Em particular, a identificação de "bandeiras vermelhas", ou seja, indícios ou pistas na auditoria de comportamentos criminosos por parte de funcionários, colegas ou parceiros, aumentou a consciencialização e foi vista como um valor acrescentado.

Onde é que o risco de corrupção é geralmente elevado?

Spahn: Especialmente no caso de empresas e grandes organizações com processos de aprovação em várias fases, é preciso estar ciente de que a corrupção só é possível com um elevado nível de energia criminosa por parte das pessoas envolvidas. Isto deve-se ao facto de a corrupção ser regularmente apenas a "infração inicial". São cometidos crimes subsequentes, como a fraude (Secção 263 do Código Penal Alemão (StGB)), eventualmente sob a forma de crime de quadrilha. O objetivo da corrupção consiste em persuadir a pessoa subornada a agir em benefício do subornador, o que geralmente é feito em detrimento da empresa ou do público em geral. Uma pessoa com um elevado nível de energia criminosa e vontade de obter uma vantagem pessoal não será travada por nada, é preciso ter consciência disso. Expor esta energia criminosa numa situação de auditoria aberta de uma certificação ISO 37001 é altamente improvável e não é o objetivo de uma auditoria ISO. Mas com um sistema de gestão anti-corrupção, é possível dificultar estes actos e aumentar a probabilidade de deteção, e esse só pode ser o objetivo.

Os recentes acontecimentos no Parlamento Europeu em particular, mostram como as pessoas e os sistemas são susceptíveis à corrupção e os danos que isso causa à imagem das organizações em causa. Com a certificação ISO 37001, as empresas podem criar confiança e transparência junto dos seus clientes e parceiros. A auditoria independente contribui para o desenvolvimento contínuo do sistema de gestão e, consequentemente, para a conformidade da organização

A entrevista foi conduzida por Constanze Illner.

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