Auditoria à prova de futuro - considerações sobre o contexto da organização

CONTEÚDO

• Auditoria à prova de futuro - Considerações sobre o contexto da organização
• A auditoria deve seguir o exemplo
• Repensar as competências do auditor
• Equipas de auditoria interdisciplinares 2.0
• Alargar o foco do conhecimento
• Conclusão: A ISO 9001 cresce connosco
• DQS - pioneira na certificação de sistemas de gestão

Auditoria à prova de futuro - Considerações sobre o contexto da organização

Em um mundo de mudanças contínuas, a Cláusula Quatro da ISO 9001 é de grande importância, pois fornece o impulso necessário para manter o sistema de gestão da qualidade (SGQ) flexível, adaptável e preparado para o futuro. Garantir a relevância e a eficácia a longo prazo do SGQ, especialmente no mundo VUCA*, está na ordem do dia. A "especialização" da ISO 9001, que anda de mãos dadas com este facto, é, sem dúvida, mais do que uma moda passageira; é uma tendência significativa que responde às crescentes exigências de qualidade, eficiência e competitividade internacional.

Termos como globalização e internacionalização, complexidade crescente na cadeia de fornecimento, digitalização e sustentabilidade são, desde há muito, temas quotidianos na gestão da qualidade. Como empresa de certificação, observamos que este desenvolvimento está a ser bem aceite. Cada vez mais empresas reconhecem o valor de um sistema de gestão da qualidade altamente optimizado para se afirmarem num ambiente empresarial cada vez mais complexo e dinâmico e agirem com agilidade: a gestão da qualidade como gestão da mudança.

Do ponto de vista da gestão da mudança, a "especialização" da ISO 9001 não é apenas uma tendência, mas um desenvolvimento necessário. A capacidade de gerir eficazmente a mudança, mantendo simultaneamente normas de elevada qualidade, é crucial no mundo empresarial atual. As empresas que refinam - ou "especializam" - seus processos da ISO 9001 estão estabelecendo a base para gerenciar mudanças e usá-las como uma oportunidade de crescimento e inovação.

*Nota do tradutor: VUCA é um acrónimo baseado nas teorias de liderança de Warren Bennis e Burt Nanus, para descrever ou refletir sobre a volatilidade, a incerteza, a complexidade e a ambiguidade das condições e situações gerais.

A auditoria deve seguir o exemplo

Como organismo de certificação, temos a perceção de que o aumento da complexidade que emana do contexto da organização conduz necessariamente a um desenvolvimento paralelo. As auditorias dos sistemas de gestão da qualidade em conformidade com a norma ISO 9001 requerem - ou deveriam requerer - cada vez mais a participação de outros especialistas para além do auditor QM. Isto é particularmente verdadeiro em ambientes tecnológicos ou regulamentares e, a propósito, não se trata apenas da auditoria de certificação externa, mas também da auditoria interna. O desafio - para a DQS enquanto organismo de certificação e para cada organização - é procurar novas constelações na composição das equipas de auditores e medir o seu desempenho face à realidade dos problemas.

Por outras palavras, o âmbito de um certificado ISO 9001 para uma determinada organização define naturalmente as áreas, processos, produtos e serviços específicos dessa organização, que por sua vez são abrangidos pelo seu sistema de gestão da qualidade. E é aqui que chegamos à analogia com a auditoria, pois o âmbito deve refletir as competências técnicas e metodológicas da equipa de auditores, ou seja, a capacidade dos auditores para avaliar e validar adequadamente o âmbito definido.

Repensar as competências dos auditores

A necessidade de conhecimentos específicos do sector não está em causa. Pelo contrário, nos últimos anos, o organismo de acreditação alemão (DAkkS) reforçou ainda mais os requisitos de competência dos auditores, em conformidade com a norma ISO/IEC 17021-1 nos últimos anos.

Os auditores devem demonstrar sólidos conhecimentos especializados nas suas áreas de auditoria, experiência prática na indústria e formação contínua regular, de modo a manterem-se actualizados em relação às normas mais recentes e aos desenvolvimentos da indústria. No entanto, é agora também crucial que os auditores sejam capazes de olhar para além das fronteiras do seu sector. Em termos mais concretos, um auditor deve também estar atento aos aspectos actuais da digitalização, sustentabilidade, legislação ou sociedades modernas, de modo a fornecer uma avaliação adequada e actualizada do sistema QM

Dois exemplos imediatos são a diretiva europeia NIS2 relativa à cibersegurança e os novos requisitos ISO relativos às alterações climáticas.

Equipas de auditoria interdisciplinares 2.0

Já não será sempre possível combinar a necessária variedade de competências e perspectivas especializadas numa só pessoa. Isto não significa que os especialistas de longa data num determinado sector deixem de ser procurados, antes pelo contrário. No entanto, em muitos casos, já não actuarão sozinhos, mas serão o líder ou parte de uma equipa interdisciplinar de auditores - mesmo que se trate "apenas" da ISO 9001. Ao combinarem conhecimentos específicos da indústria e competências multifuncionais, as equipas interdisciplinares são a resposta às exigências complexas das auditorias modernas e a uma melhor compreensão dos ambientes económico, regulamentar e social, para além do âmbito mais restrito.

Tudo isto deixa a sua marca na preparação de uma auditoria de certificação; surgem novos desafios. A complexidade do processo de planeamento está a aumentar e o impacto nos custos da auditoria é óbvio. No entanto, muito mais importante é a questão de como nós, enquanto empresa de certificação, podemos expandir as competências e aptidões dos nossos auditores para além do conhecimento tradicional dos regulamentos e da indústria.

Expandir o foco do conhecimento

Nos últimos anos, o progresso técnico impulsionou significativamente a transferência de conhecimentos: A formação tornou-se mais digital e existem mais ofertas online com horários mais flexíveis e menos viagens necessárias. A documentação pode ser optimizada através de chats e gravações de vídeo. Estes desenvolvimentos permitem-nos alargar o leque de temas abordados nos cursos de formação contínua - uma vantagem decisiva em tempos de especialização crescente.
Por exemplo, porque nos tornámos mais rápidos, podemos agora promover especificamente formação aprofundada sobre desenvolvimentos transversais na legislação ou normalização ou excursões sobre temas como a auditoria da inteligência artificial. O desenvolvimento contínuo de tais ofertas de conhecimento continuar-nos-á a acompanhar nos próximos anos - tanto para os auditores existentes como para a integração de novos auditores.

Conclusão: A ISO 9001 cresce connosco

Mesmo que a auditoria de um SGQ se tenha tornado um desafio, é a melhor hipótese de melhorar. A especialização da ISO 9001 expressa a complexidade e as incertezas do nosso tempo - e, ao mesmo tempo, um maior desenvolvimento em muitas áreas. A próxima revisão da ISO 9001 também mostra que a norma QM tem uma forte razão de ser, uma vez que é constantemente actualizada.

Nota: O artigo acima foi publicado pela primeira vez no blogue alemão da DGQ em 4 de outubro de 2024. É publicado aqui com a sua gentil autorização.

DQS - pioneira na certificação de sistemas de gestão

A DQS, a "Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen", foi fundada em 1985 pela DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e.V.) e pela DIN (Deutsches Institut für Normung e.V.) como o primeiro organismo de certificação de sistemas de gestão da Alemanha.

Somos o único grande organismo de certificação que se centra nos sistemas e processos de gestão. Há muitos anos que desempenhamos um papel pioneiro neste domínio. Em 1986, a DQS emitiu o primeiro certificado da Alemanha em conformidade com a norma ISO 9001, a norma mais importante do mundo para sistemas de gestão.

Em 1991, a DQS foi o primeiro organismo de certificação na Alemanha a ser acreditado para a norma ISO 9001/2/3 pela então TGA GmbH (atualmente: Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH, DAkkS). Atualmente, a nossa gama de serviços abrange cerca de 200 regulamentos internacionais e normas nacionais. A nossa reivindicação começa sempre onde as listas de controlo terminam. Acreditem na nossa palavra!

Competência e confiança

Nota: Os nossos artigos e materiais são escritos exclusivamente pelos nossos especialistas internos em sistemas de gestão e auditores de longa data. Se tiver alguma questão a colocar aos nossos autores sobre o conteúdo, contacte-nos. Ficamos a aguardar o seu contacto.