Você recebeu um plano de acções do seu auditor e não sabe exactamente como proceder agora? Antes de mais nada: Não stress - os desvios são comuns nas auditorias IFS e geralmente podem ser resolvidos rapidamente. Próximo passo: leia nosso útil guia e descubra tudo o que você precisa saber agora.

Chegou o momento, a auditoria acabou. Agora você receberá em breve um plano de acções preliminar em formato .xls, que o seu auditor lhe enviará por e-mail. Neste, deverá agora introduzir as correcções e as acções correctivas para cada desvio ou não-conformidade, sempre com um prazo, uma pessoa responsável e o estado de implementação.

Note que todas as correcções e acções correctivas também devem ser traduzidas para inglês.

Qual é a diferença entre uma correcção
e uma acção correctiva?

Uma correcção é uma acção que visa eliminar um desvio e/ou não-conformidade identificada a curto prazo. Uma acção correctiva vai mais fundo e visa eliminar a causa raiz de um desvio e/ou não-conformidade identificada. Assim, enquanto uma correcção tem um efeito a curto prazo, uma acção correctiva tem um efeito a longo prazo.

Quanto tempo eu tenho para a acção correctiva ou plano de acção correctiva?

Uma vez recebido o plano de acções correctivas preliminar, tem um máximo de quatro semanas para devolver o plano completo ao auditor como um ficheiro .cls e apresentar provas de implementação.

Implementar correcções

As correções devem ser implementadas o mais rápido possível. A IFS especifica que dentro de quatro semanas após o recebimento do plano de acções preliminar, o mais tardar, a evidência da implementação deve ser completa e devidamente submetida ao organismo de certificação. Se este prazo não for cumprido, a empresa deve ser submetida a uma auditoria IFS inicial ou de recertificação completa.

A IFS também oferece prazos apertados para que os organismos de certificação concluam o processo. Portanto, é importante que você envie ao seu auditor as provas de implementação após três semanas, no máximo, para que qualquer trabalho de acompanhamento necessário possa ser realizado. Isto garantirá que o prazo de quatro semanas não seja ultrapassado.

O que você precisa saber sobre evidências de implementação de correcções:

As provas da implementação das correcções devem ser suportadas pela implementação efectiva da correcção, que é a única forma de o auditor aprovar o plano de acções. As evidências podem ser fornecidas com, por exemplo, fotos ou documentos digitalizados, dependendo do tipo de desvio.

Por favor insira as fotos sobre as provas em um arquivo .doc, juntamente com uma explicação, que correcção foi implementada na respectiva foto. Por favor, guarde isto como um .pdf. Por favor, note que não envia fotos em tamanho original. Uma resolução de 75 dpi é normalmente suficiente.

Para garantir que as provas possam ser atribuídas correcta e rapidamente, por favor nomeie os ficheiros como se segue: NomeCorrecção_da_empresa_Declaração do(s) ponto(s) de exigência IFS, por exemplo: AmostraCorrecção_da_empresa_IFS_2-2-1.

Certifique-se de resumir sempre os desvios por medida, não combine todos os desvios num único arquivo.

Implementar acções correctivas

A implementação de acções correctivas com sucesso e de forma sustentável pode levar mais de quatro semanas. Por favor, forneça uma justificação adequada no ficheiro .xls para a necessidade de mais tempo para implementação e note que esta justificação também deve ser traduzida para inglês. O mais tardar antes da próxima auditoria de acompanhamento IFS, a implementação das acções correctivas deve ter sido realizada.

Autor
Constanze Illner

Constanze Illner é responsável pela pesquisa e comunicação na área de sustentabilidade e segurança alimentar. Neste cargo, mantém-se a par de todos os desenvolvimentos importantes neste contexto e informa os nossos clientes através de uma newsletter mensal. Esta é também moderadora da conferência anual de Heróis da Sustentabilidade.

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