Implementar a ISO 45001 com sucesso

CONTEÚDO

• Implementar a ISO 45001: O que torna um sistema de gestão de SSO bem-sucedido?
• A gestão de topo: Liderança e compromisso como o primeiro factor de sucesso
• O melhor pré-requisito: Uma cultura de confiança
• OHS política e objectivos de SST em linha com a estratégia corporativa
• Conformidade: Um imperativo para o sucesso sustentável
• Apresentando com sucesso a ISO 45001 com a comunicação certa
• Nota importante: ISO 45001 substituiu BS OHSAS 18001
• Implementar ISO 45001: Conclusão
• Competência e confiança

Apresentando a ISO 45001: O que faz um sistema de gestão de OHS ter sucesso?

A ISO 45001 dedica uma secção separada (0.3) ao tema "factores de sucesso", semelhante à norma ambiental ISO 14001. Lá, a eficácia e, portanto, a capacidade de alcançar os resultados pretendidos do sistema de gestão de SSO, dependem principalmente dos três factores-chave seguintes:

• Função de liderança da gestão de topo
• Compromisso, responsabilidade e responsabilização da gestão de topo
• Participação dos empregados em todos os níveis e funções (consulta)

Mas a norma lista também outros factores necessários para uma implementação bem-sucedida

• Política e objectivos OHS: todos os tópicos relacionados com saúde e segurança ocupacionais estão integrados na nos processos relevantes da empresa
• Conformidade: Obrigações legais e outros requisitos tem de ser consistentemente observados
• Comunicação interna e externa: Se necessário, as estruturas requeridas tem primeiro de ser criadas para este propósito
• Abordagem baseada no risco: Em adição aos riscos, possíveis oportunidades tem também de ser consideradas e avaliadas
• Abordagem orientada para o processo: Processos com design eficaz para identificar perigos, controlar riscos e e explorar oportunidades
• Fornecer recursos necessários: pessoal competente, equipamento de trabalho, instalações, segurança de informação e sistemas para resposta de emergência, etc.
• Avaliação contínua da performance

Em princípio, todos estes factores estão intimamente ligados com as responsabilidades da gestão de topo. Portanto, a totalidade do capítulo 5 da norma "liderança e envolvimento de trabalhadores" tem um papel chave na implementação de um sistema de gestão de saúde e segurança ocupacionais.

Gestão de topo: Liderança e compromisso como o primeiro factor de sucesso

A gestão de topo tem o dever inequívoco de demonstrar liderança e compromisso e de servir como modelo para os funcionários a ela confiados. Neste sentido, deve ter interiorizado a importância dos aspectos de SST e apoiar activamente o sistema de gestão de SST. Isto só pode ser feito através de controlo e compromisso pessoal.

Mas a norma lista também outros factores que são necessários para uma implementação bem sucedida:

• Política de SST e objectivos de SST: todos os tópicos relacionados com a saúde e segurança no trabalho são integrados nos processos empresariais relevantes da empresa
• Cumprimento: as obrigações legais e outros requisitos devem ser consistentemente observados
• Comunicação interna e externa: se necessário, as estruturas necessárias devem ser criadas primeiro para este fim
• Abordagem baseada no risco: além dos riscos, as possíveis oportunidades também devem ser consideradas e avaliadas
• Abordagem orientada para o processo: conceber processos eficazes para identificar perigos, controlar riscos e explorar oportunidades
• Fornecer os recursos necessários: pessoal competente, equipamento de trabalho, edifícios, instalações, tecnologia da informação e sistemas de resposta a emergências, etc.
• Avaliação de desempenho em curso

Em princípio, todos estes factores estão intimamente ligados às responsabilidades da gestão de topo. Assim, todo o capítulo 5, "Liderança e Envolvimento dos Colaboradores", desempenha um papel fundamental na implementação de um sistema de gestão de saúde e segurança no trabalho.

O papel activo da gerência deve ficar claro acima de tudo através da seguinte abordagem:

• Através da comunicação adequada com os colaboradores, palavra-chave "prontidão para reagir e dar feedback" (entre outras, capítulo 5.4)
• Na provisão dos recursos necessários, palavra-chave "Aquisição de equipamentos, pessoal e infra-estrutura de trabalho" (entre outros, capítulo 7.1).

As auditorias internas em saúde e segurança no trabalho são uma ferramenta indispensável para uma empresa. O seu objectivo é um de auto-exame crítico. Elas questionam se a implementação necessária é eficaz e mantida. Os resultados obtidos pelos auditores internos são incorporados na avaliação da gestão. Além disso, a ISO 45001 exige que os resultados da auditoria também sejam relatados aos funcionários e outras partes interessadas relevantes.

O melhor pré-requisito: Uma cultura de confiança

Para implementar com sucesso a ISO 45001, uma cultura corporativa baseada na confiança é necessária acima de tudo. Ela é caracterizada por

• Participação activa dos colaboradores
• Cooperação eficaz e
• Comunicação baseada na confiança mútua.

Tal cultura corporativa é um factor particular de sucesso. É o que permite que os funcionários participem activamente no sistema de gestão de SST em primeiro lugar. E quase ninguém pode avaliar ou reconhecer melhor o potencial de perigo no ambiente de trabalho directo do que alguém que está familiarizado com a situação no local através do seu trabalho diário. Desta forma, o sistema de gestão de SSO pode ser significativamente apoiado. Ao mesmo tempo, a sua aceitação aumenta consideravelmente.

Para a gestão de topo, isto significa criar condições apropriadas e fornecer ferramentas adequadas. Estas incluem

• A representação dos empregados como instrumento de participação e consulta
• Sensibilização dos funcionários, por exemplo, através de formação adequada
• Identificação de potenciais riscos no ambiente de trabalho imediato
• Encorajar os funcionários a relatar incidentes e perigos sem medo de represálias ou outras desvantagens. O Capítulo 5.4 c) identifica isto explicitamente como um exemplo de barreiras à participação. Estas devem ser identificadas e removidas. Quando a remoção não for possível, as barreiras devem ser minimizadas.

Política de SST e objetivos de SST em linha com a estratégia corporativa

Outro factor-chave para o sucesso da introdução da ISO 45001 é que a política e as metas de SSO estão em linha com a estratégia corporativa global. A política de SSO deve concentrar-se no compromisso da gerência em apoiar e melhorar o desempenho de SSO a longo prazo. Isto cria uma estrutura apropriada para acções que garantam o alcance dos resultados pretendidos do sistema de gestão de SSO.

Somente com a completa integração de todos os tópicos de segurança e saúde ocupacional no sistema de gestão ou processos de negócios existentes, este pré-requisito pode ser criado. A estrutura básica comum de todas as normas modernas do sistema de gestão ISO, como ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 ou ISO 50001, a chamada Estrutura de Alto Nível (HLS), oferece suporte aqui. Esta torna a integração num sistema de gestão existente muito mais fácil.

Conformidade: Um imperativo para o sucesso sustentável.

A conformidade é uma questão chave para cada empresa. Também desempenha um papel fundamental na eficácia de um sistema de gestão de SST (secção 6.1.3). As obrigações legais e outros requisitos devem ser cumpridos em qualquer caso. Estes representam um potencial de risco não desprezível para a organização. Por exemplo, através do incumprimento (não intencional) de obrigações legais, por exemplo, na forma de contractos, ou através do incumprimento de outros acordos celebrados pela empresa de sua livre vontade.

Embora os requisitos da norma ISO 45001 tenham validade internacional, a situação legal relativa à saúde e segurança no trabalho difere de país para país. Dependendo do local, isso pode significar que a norma vai além das obrigações legais de um país. Ou vice versa. No entanto, para um sistema de gestão de SST, o cumprimento é considerado um factor de sucesso absoluto.

Apresentando a ISO 45001 com sucesso, com a comunicação certa

A ISO 45001 coloca muita ênfase na comunicação abrangente em todos os níveis (cap. 7.4). Para garantir isso, a empresa deve estabelecer um processo e definir o seguinte:

• Sobre o que
• Quando
• Com quem
• Como deve ser feita a comunicação

Mesmo que não seja explicitamente um requisito padrão, as empresas devem definir "quem" se comunica - especialmente externamente. Isto é especialmente verdade quando ocorrem emergências e as agências externas precisam de ser informadas. O processo de comunicação deve ser adequado tanto para a recolha como para a divulgação de informações. Deve também assegurar que a informação apropriada seja fornecida, recebida e compreendida por todos os funcionários e partes interessadas relevantes. Este é o requisito para o sistema de gestão da segurança no trabalho. Deve ser feita uma distinção entre comunicação interna e externa.

Comunicação interna

Aqui, é crucial que a informação relevante para o sistema de gestão de SST seja trocada entre todos os níveis e funções relevantes, por exemplo, quando são feitas alterações. Isto porque os empregados só podem contribuir para a melhoria contínua se participarem no processo.

Comunicação externa

A comunicação externa está essencialmente ligada ao cumprimento de obrigações vinculativas e, não raro, diz respeito a situações perigosas. Aqui, para além do conteúdo, é particularmente importante que os canais de comunicação possam ser utilizados sem demora. Isto pode ser conseguido, por exemplo, através da actualização regular dos dados das pessoas de contacto.

Nota importante: ISO 45001 substituiu BS OHSAS 18001.

A 30 de setembro de 2021, a norma ISO 45001 substituiu a norma britânica que tem sido relevante para a gestão da saúde e segurança ocupacional por mais de 20 anos.

As empresas que possuem um sistema de gestão de qualidade e/ou ambiental certificado estão normalmente familiarizadas com o procedimento e os períodos de transição estabelecidos pelo Fórum Internacional de Acreditação (IAF). Tal como na revisão das duas normas ISO, foi estabelecido um período de transição de três anos para a mudança. Estava inicialmente previsto para terminar em 11 de março de 2021, mas foi prorrogado por seis meses pelo IAF, devido à crise do Covid 19. Agora todos os certificados BS OHSAS 18001 perderam a sua validade. A antiga norma foi ultrapassada.

Em princípio, a DQS ainda tinha realizado certificações para a antiga norma no ano passado - mas apenas até 30 de setembro de 2020. Após essa data, o custo financeiro da certificação deixou de ser justificável.

Implementação da ISO 45001: Conclusão

A fim de introduzir com sucesso a ISO 45001, é necessário ter em conta uma série de factores diferentes. Dar-lhes particular atenção é fundamental para o sucesso do sistema de gestão de SSO e para a melhoria do desempenho. A norma refere-se, portanto, a estes, como factores de sucesso.

A qualidade destes factores intimamente relacionados depende directamente da medida em que a gestão de topo demonstra liderança e compromisso. A norma "ISO 45001:2018-06 Sistemas de gestão para a segurança e saúde no trabalho - Requisitos com orientações para a aplicação" está disponível na ISO.

Competência e confiança

As nossas auditorias proporcionam-lhe clareza. A visão holística e neutra dos nossos auditores experientes sobre pessoas, processos, sistemas e resultados mostra o quão eficaz é o seu sistema de gestão, como ele é implementado e dominado. É importante para nós que você perceba a certificação não como um teste, mas como um enriquecimento para o seu sistema de gestão. A nossa reivindicação começa sempre onde terminam as listas de verificação de auditoria.

Na auditoria, perguntamos especificamente "porquê", porque queremos compreender os motivos que o levaram a escolher uma determinada forma de implementação. Concentramo-nos no potencial de melhoria e encorajamos uma mudança de perspectiva. Desta forma, você pode identificar opções de acção com as quais você pode melhorar continuamente o seu sistema de gestão. Leve-nos à nossa palavra.

Nota: Os nossos artigos são escritos exclusivamente pelos nossos especialistas em sistemas de gestão e auditores de longa data. Se tiver alguma dúvida sobre sistemas de gestão de segurança e saúde ocupacional para o autor, por favor contacte-nos. Estamos ansiosos para conversar consigo.