A segurança no trabalho precisa de comunicação - Perguntas e respostas importantes

CONTEÚDO

• ISO 45001 - a norma requer comunicação
• O que é que a ISO 45001 significa por comunicação?
• Existe um requisito padrão abrangente para a comunicação?
• Quem tem de comunicar?
• Que obrigações legais devem ser observadas?
• A minha empresa precisa de estar preparada para situações de emergência?
• Quando é que a comunicação funciona?
• Compreender a informação - como pode uma organização assegurar isto?
• O que constitui comunicação interna - e o que constitui comunicação externa?
• A saúde e segurança no trabalho precisa de comunicação - Conclusão
• Nota: A ISO 45001 substituiu a BS OHSAS 18001

ISO 45001 - a norma requer comunicação

Em Março de 2018, a ISO 45001 foi publicada pela primeira vez após cinco anos de desenvolvimento. A intenção por detrás disso: Tornar o trabalho visivelmente mais seguro com a aplicação da norma internacional para "Segurança e Saúde no Trabalho" (OHS). O seu objectivo é permitir às empresas identificar e minimizar os riscos para os trabalhadores decorrentes de danos para a saúde, acidentes e lesões numa fase precoce. As comunicações internas e externas da organização desempenham um papel fundamental neste contexto.

Para tornar a comunicação dentro do sistema de gestão OHS compatível com a norma, a sua empresa deve definir, implementar e manter um processo apropriado. Com a ajuda deste processo de comunicação, deve ser sobretudo determinado sobre o que é comunicado , quando, com quem e como, tanto a nível interno como externo. Um aspecto importante disto é o cumprimento das obrigações legais e a consideração das suas partes interessadas relevantes. Links para outros capítulos de normas - especialmente o Capítulo 8.2 "Planeamento e Resposta de Emergência" - ilustram onde as comunicações internas e externas desempenham papéis importantes.

Os principais requisitos para a comunicação são descritos no Capítulo 7.4. Requisitos adicionais sobre o dever de informar e tópicos relevantes para a comunicação podem ser encontrados nos seguintes capítulos das normas:

• Compreender a organização e o seu contexto (4.1).
• Compreender as necessidades e expectativas dos trabalhadores e outras partes interessadas (4.2)
• Liderança e compromisso (5.1)
• Identificação dos perigos e avaliação dos riscos e oportunidades (6.1.2)
• Determinação dos requisitos legais e outros (6.1.3)
• Planeamento de acções (6.1.4)
• Preparação e resposta de emergência (8.2)
• Avaliação da conformidade (9.1.2)
• Incidente, não conformidade, e acção correctiva (10.2)

Saúde e segurança no trabalho e comunicação - Perguntas e respostas chave

O sucesso de um sistema de gestão da saúde e segurança no trabalho depende da liderança, empenho e comportamento de todos os níveis hierárquicos e funções dentro de uma empresa. A comunicação também desempenha um papel essencial. Andreas Ritter, perito em normas DQS e auditor de longa data para a saúde e segurança no trabalho, responde a questões importantes sobre comunicação na norma ISO 45001.

O que é que a ISO 45001 significa por comunicação?

Ao contrário das expectativas, o Capítulo 3 "Termos" não fornece uma definição de "comunicação". O que a norma entende exactamente por ela só se torna claro no contexto dos requisitos - e depois também muito especificamente:

Saber isto pode ser bastante útil para a compreensão de alguns requisitos padrão.

Então a informação deve chegar de forma fiável, certo?

Sim. Por exemplo, a redacção da seguinte passagem do capítulo 7.4 é típica: "A organização deve assegurar que a informação OHS a ser comunicada é consistente com a informação gerada no sistema de gestão OHS e que é fiável". Claramente, trata-se apenas de comunicar informação sobre a SST, não de a partilhar.

Existe um requisito padrão dominante para a comunicação?

O requisito de definir, implementar e manter um processo de comunicação adequado é certamente fundamental. Isto inclui, em particular, a determinação central,

• Sobre o que
• Quando
• Com quem e
• Como

é comunicado. Curiosamente, contudo, procura-se em vão na norma de saúde e segurança no trabalho o requisito "quem" comunica. As respostas a esta pergunta só podem ser encontradas através de uma conclusão inversa, que é completamente diferente da norma de gestão da qualidade ISO 9001:2015.

Comunicação em saúde e segurança no trabalho: Quem deve comunicar?

Não existe uma definição explícita de quem comunica na ISO 45001:2018. É portanto necessária uma conclusão inversa: do requisito padrão de especificar "com quem" a comunicação interna deve ter lugar em que circunstâncias, segue-se quase automaticamente "quem" assume esta tarefa de "enviar" de forma vinculativa.

Basicamente, um processo de comunicação funcional requer um órgão de coordenação, tal como uma unidade de pessoal de "comunicação de crise". Requer também informação imediatamente acessível sobre quem comunica em que ponto da empresa.

Comunicação de crise - não se trata essencialmente de acidentes industriais?

Exactamente. A comunicação adequada é um pré-requisito essencial para a intenção de reduzir ainda mais o número de acidentes. E não deve ser esquecida: Aqui, em particular, existem também requisitos legais e, portanto, obrigações legais de uma organização que devem ser absolutamente cumpridas, mesmo para além da norma OHS.

Que obrigações legais devem ser observadas?

Em caso de emergência, os serviços de salvamento têm muitas vezes de ser alertados. Procedimentos de alerta claramente definidos podem salvar vidas para os envolvidos. É importante que não só o especialista em segurança no trabalho saiba o que fazer em pormenor, mas também os funcionários.

ISO 45001 - Segurança e saúde no trabalho

Identificar, minimizar e evitar de forma óptima os riscos para os empregados de danos para a saúde e acidentes? A base apropriada para tal é um sistema de gestão certificado em conformidade com a norma ISO 45001.

Algumas situações de emergência, tais como a libertação de substâncias nocivas na sequência de uma explosão ou o manuseamento incorrecto de substâncias perigosas, não requerem apenas o alerta rápido e coordenado dos serviços de emergência. Normalmente, implicam também a notificação imediata das autoridades competentes. Nesses casos, a protecção e segurança do público também pode estar em jogo.

Segurança e comunicação no trabalho: Onde estão os riscos organizacionais?

Se houver uma obrigação de comunicar, a empresa deve saber exactamente quais as autoridades que devem ser notificadas e com base em que especificações. Mas isso não é tudo. Se esta situação de emergência envolver tragicamente uma fatalidade, o empregador deve apresentar imediatamente um relatório de acidente à associação de seguros de responsabilidade civil do empregador - tudo isto, a propósito, toca também no tema "partes interessadas relevantes".

Quem na empresa é responsável por tal relatório não tem normalmente tempo para uma longa investigação sobre quem e de que forma deve ser comunicado. Se o acidente for relatado demasiado tarde ou para o local errado, haverá inevitavelmente consequências legais.

Quem mais deve ser informado em caso de emergência?

Na situação de emergência que acaba de ser descrita, não pense apenas nos funcionários e nas autoridades responsáveis. Outras partes interessadas relevantes devem também ser informadas com verdade, ou querem ser informadas com verdade, por exemplo, a polícia, o Ministério Público e a imprensa. Um estilo de comunicação apropriado é também importante. As pessoas competentes devem ser capazes de responder às perguntas destas partes interessadas para que não sejam tornados públicos relatórios falsos que possam prejudicar a sua empresa.

A minha empresa precisa de estar preparada para situações de emergência?

Absolutamente, basta olhar para o capítulo padrão 8.2 "Preparação e resposta a emergências". Aqui, a empresa é obrigada a preparar-se para possíveis situações de emergência com base num processo de comunicação definido, de modo a que seja possível uma resposta planeada. O capítulo 6.1.2.1 "Identificação de perigos" também desempenha aqui um papel importante. Estas ligações dentro da norma tornam fácil ver a importância de uma comunicação adequada.

Segurança e saúde no trabalho: quando é que a comunicação funciona?

Em geral, pode dizer-se que a comunicação no sistema de gestão SGA cumpre o seu objectivo quando os parceiros de comunicação se compreendem mutuamente, ou quando todos os destinatários da informação SGA podem facilmente compreender o seu conteúdo. A norma ISO 45001 coloca, portanto, grande ênfase em assegurar que aspectos que possam prejudicar ou mesmo impedir a compreensão mútua sejam tidos em conta pela organização - a norma também se refere a aspectos de diversidade neste contexto.

O que são questões de diversidade?

A "diversidade das pessoas" é um aspecto muito importante, por exemplo, no que diz respeito às capacidades e possibilidades das pessoas, relacionadas com o género, língua, cultura, alfabetização, deficiência, etc. Na prática, isto significa que a informação OHS deve ser escrita de tal forma que qualquer empregado a possa compreender.

Isto inclui funcionários com capacidade de leitura limitada ou aqueles que não conhecem a língua em que a comunicação é escrita. No final, poderá ser necessário entregar oralmente ou traduzir a informação apropriada OHS.

Compreender a informação - como pode uma organização assegurar isto?

Antes de mais, precisa de estabelecer processos de comunicação adequados, ou seja, processos em conformidade com as normas, em pormenor com instruções e instruções de trabalho concretas. A norma SGA também impõe uma série de requisitos sobre o conteúdo das comunicações e sobre os próprios processos de comunicação. As obrigações legais e outras obrigações da organização devem ser tidas em conta, bem como os pontos de vista e necessidades das partes interessadas externas.

Quais são as necessidades das partes interessadas externas?

Significa, por exemplo, que as informações SGA que são comunicadas devem ser factuais, plausíveis, consistentes, completas e, claro, fiáveis. Além disso, deve satisfazer as necessidades dos destinatários, e deve também ser transparente, por exemplo no que diz respeito à questão de como surgiu uma mensagem. Inversamente, as declarações ou contribuições relevantes dos funcionários, pelo menos na medida em que digam respeito ao sistema de gestão de SGA, devem ser atendidas pela empresa, sob a forma de uma resposta adequada.

O que constitui comunicação interna - e o que constitui comunicação externa?

Talvez possa ser resumido desta forma: Internamente, deve haver comunicação entre os vários níveis e funções no que diz respeito a informação relevante para SGA e alterações ao sistema de gestão de SGA. Os funcionários devem ter a oportunidade de participar na melhoria contínua do sistema de gestão da SGA, entre outras coisas. A comunicação externa, por outro lado, centra-se na comunicação ou comunicação de informação relevante sobre SGA ao mundo exterior, tendo em conta as obrigações legais e outros requisitos.

Comunicação das necessidades de saúde e segurança no trabalho - Conclusão

O que é comunicado interna e externamente, quando, com quem e como? Que papel desempenham os gestores para tornar clara a importância da saúde e da segurança no trabalho nas actividades quotidianas? Que oportunidades têm os empregados para transmitir informações sobre perigos e quase-acidentes? De que forma está envolvido o especialista em segurança no trabalho ou um responsável pela segurança?

A sua empresa deve definir tudo isto de acordo com a norma DIN EN ISO 45001 para que a comunicação seja realmente feita. Os processos e procedimentos na comunicação operacional, bem como as instruções e listas de verificação de segurança no trabalho, devem ser plausíveis, completos, fiáveis e compreensíveis para todos os envolvidos - diversidade de palavras-chave. Nas comunicações externas, é também uma questão de cumprir as obrigações legais, por exemplo, no planeamento de emergências e na resposta a emergências.

Comunicação directa, discussões pessoais e, se necessário, perguntar se as declarações são compreendidas - o resultado final é que o perito em normas Andreas Ritter conclui que a troca e o fornecimento de informações é um factor chave para aumentar a saúde e segurança no trabalho na empresa.

Nota: A ISO 45001 substituiu a BS OHSAS 18001

A 30 de Setembro de 2021, a norma britânica OHSAS 18001, que tem sido relevante para a gestão da saúde e segurança no trabalho há mais de 20 anos, foi substituída pela ISO 45001.

As organizações que têm um sistema de gestão certificado estão geralmente familiarizadas com o procedimento de substituição e os períodos de transição estabelecidos pelo Fórum Internacional de Acreditação (IAF). Tal como com a revisão tanto da ISO 9001 como da ISO 14001, foi estabelecido um período de transição de três anos para a mudança. Estava inicialmente previsto terminar a 11 de Março de 2021, mas foi prolongado por seis meses pela IAF devido à pandemia de Covid 19. Agora todos os certificados de acordo com a BS OHSAS 18001 perderam a sua validade. O antigo padrão foi ultrapassado.

Em princípio, a DQS ainda tinha efectuado certificações de acordo com a antiga norma no ano passado - mas apenas até 30 de Setembro de 2020. Após essa data, o custo financeiro da certificação já não era justificável.

DQS - o parceiro certo desde o início

A introdução de um sistema de gestão SGA adaptado à sua empresa é uma forma prospectiva de construir confiança e expandir oportunidades de mercado. As empresas bem sucedidas também vêem na certificação uma oportunidade de reconhecer mais claramente os riscos e potenciais através de uma visão neutra e independente do exterior.

DQS foi fundada em 1985 como a primeira empresa de certificação da Alemanha. Desde essa altura, temos sido um dos principais especialistas e certificadores de auditoria a nível mundial. Os nossos parceiros fundadores DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e. V.) e DIN (Deutsches Institut für Normung e. V.) continuam a ser parceiros importantes para a educação e formação, bem como para o trabalho de normalização.