Processo de Certificação da DQS para Sistemas de Gestão
Auditorias da DQS: Um instrumento eficaz para o desenvolvimento do seu sistema de gestão
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O Processo de Certificação da DQS para Sistemas de Gestão
O processo de certificação dos sistemas de gestão estende-se geralmente por várias etapas e na maioria dos casos termina com um relatório de auditoria que documenta os resultados da auditoria e do certificado. Nossas auditorias têm o objetivo geral de demonstrar a eficácia e conformidade com as normas ou especificações internacionais. Mas elas podem fazer mais: As auditorias DQS são uma ferramenta particularmente eficaz para o desenvolvimento futuro do seu sistema de gestão. Você ganha um conhecimento mais intensivo e uma compreensão mais profunda da sua organização podendo melhorá-la de uma forma orientada.
Entrevista inicial e definição do alvo
O processo de certificação DQS começa com o conhecimento recíproco e a troca de informações iniciais para uma oferta significativa. Durante este processo, gostaríamos de conhecer a situação individual da sua empresa, o tamanho da sua empresa, processos especiais e o nível de maturidade do seu sistema de gestão. Todos estes fatores são importantes para determinar a duração da auditoria e as qualificações dos nossos auditores. Eles são registrados nos chamados dados básicos da sua empresa.
No entanto, para poder preparar um orçamento detalhado e adaptado às necessidades individuais da sua organização e incluindo todos os serviços relevantes, também perguntamos sobre certas expectativas da sua empresa: Quais são os requisitos para o uso estratégico dos sistemas de gestão? Quais são as metas associadas à certificação?
Planejamento e pré-auditoria de projetos (opcional)
O planejamento para isso deve ser concluído 120 dias antes da auditoria de certificação. Para garantir a confiabilidade deste planejamento, a DQS utiliza etapas de processo automatizadas para ter todas as informações importantes disponíveis com um clique do mouse antes, durante e após a auditoria. No entanto, o que importa tanto na fase de planejamento é o nosso diálogo com sua empresa.
Além da equipe de auditoria, isso envolve identificar e envolver as partes da organização a serem auditadas e as pessoas de contato em uma fase inicial. Especialmente no caso de auditorias combinadas ou procedimentos de amostragem e matriz complexos, as reuniões de planejamento preparatório e workshops têm se mostrado quase indispensáveis. As equipes de planejamento de suporte ao cliente DQS são apoiadas por especialistas estabelecidos tanto em normas quanto na indústria, que muitas vezes são os próprios auditores experientes.
Em muitos casos, provou ser útil realizar uma pré-auditoria. Este serviço opcional ajuda a sua organização a se preparar especificamente para a certificação real, com base nos pontos fortes identificados ou no potencial de melhoria.
Auditoria de Certificação 1ª e 2ª Fase
A auditoria de certificação começa com a auditoria conhecida como uma análise do sistema (1ª fase). A análise de sistema é uma etapa necessária para as certificações iniciais, bem como, em parte, para a aquisição de certificados existentes. Nesta primeira etapa é realizada a avaliação da documentação do sistema de gestão da empresa, objetivos, resultados da sua revisão da reunião da alta direção, e das auditorias internas. Ao fazer isso, determinamos se o seu sistema de gestão está suficientemente desenvolvido e pronto para a certificação. O seu auditor DQS explica os resultados e organiza os passos adicionais a serem tomados na preparação para a auditoria do sistema no local.
Na etapa seguinte conhecida como auditoria do sistema (2ª fase), o auditor ou a equipe de auditores geralmente avalia a eficácia do seu sistema de gestão no local de produção ou serviço (no local). Em casos excepcionais, uma auditoria também pode ser realizada, substituída ou complementada remotamente (auditoria remota, não no local).
Enquanto a análise do sistema se concentra na estrutura e na documentação ("O que é descrito?"), a auditoria do sistema se preocupa com o que é realmente implementado. Utilizando as normas e especificações dos sistemas de gestão, é avaliada a eficácia de todas as áreas funcionais e processos do sistema de gestão.
Todos os resultados das observações, revisões e entrevistas são incorporados ao resultado da auditoria, que é apresentado e explicado ao cliente na reunião final. No caso de não-conformidades, são acordados planos de ação.
Avaliação do sistema
Como um organismo de certificação independente, a DQS avalia novamente os resultados da auditoria como parte da avaliação do sistema. Durante uma chamada revisão técnica, determinamos se a auditoria foi realizada corretamente, se todos os documentos exigidos estão completos e se foi demonstrado que os requisitos da norma para o sistema de gestão estão adequadamente cumpridos. Só então é tomada a decisão de emitir ou não o certificado. O cliente recebe então o relatório de auditoria do sistema que foi auditado.
O certificado
Se o seu auditor DQS recomendar a emissão de um certificado após a auditoria do sistema, talvez sujeito a condições, e a revisão técnica confirmar esta avaliação, o respectivo certificado é emitido.
Tal certificado é a expressão exterior visível de uma avaliação neutra e independente. Ele mostra que a sua organização opera um ou mais sistemas de gestão de forma adequada e eficaz, tendo assim criado estruturas para satisfazer as expectativas específicas dos clientes ou os requisitos legais.
Para muitos clientes DQS, porém, o certificado é apenas uma faceta da certificação. O seu foco está nas indicações de melhoria ou riscos que recebem durante a avaliação. Os auditores da DQS têm uma visão prospectiva da eficácia dos sistemas de gestão, incluindo processos de mudança nas organizações, e se engajam ativamente no diálogo com a gerência. Desta forma, eles ajudam as empresas a atingir metas e objetivos estratégicos e asseguram a confiança dos parceiros de negócios no longo prazo.
Auditorias de Manutenção
No caso de normas acreditadas, um certificado é normalmente válido por três anos. No entanto, para permanecer válido durante o seu prazo de validade, deve ser verificado anualmente. No primeiro e segundo ano após a emissão do certificado, os auditores da DQS realizam, portanto, auditorias de fiscalização curtas nas quais consideram, por exemplo, a eficácia dos componentes essenciais do sistema ou das medidas corretivas e preventivas.
Recertificação
No final do ciclo de 3 anos, é realizada a recertificação. Em termos do escopo da avaliação, corresponde à auditoria do sistema durante a certificação inicial. No entanto, no segundo, terceiro e outros ciclos, os auditores também levam em conta a maior maturidade e desempenho do sistema de gestão. Assim, a revisão anual apoia o desenvolvimento contínuo das empresas: é um incentivo para a gestão, impulsiona a melhoria contínua e evita pontos cegos.