Exemplos de boas auditorias internas: Alguma vez já se perguntou o que poderia ser realmente tentador e apelativo numa auditoria interna do ponto de vista das pessoas envolvidas na auditoria? Os seus parceiros de auditoria na empresa tomariam nota se o resultado da auditoria contribuísse para a implementação de acordos de metas, facilitação do trabalho, minimização de riscos e sucesso pessoal? Haverá um mundo para além da conformidade com os regulamentos? Lhe mostramos para onde poderia ir a viagem nas auditorias internas.
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O repensar começa, por exemplo, com a questão de como os auditores internos anunciam o seu programa de auditoria. Que oportunidades existem para ele como auditor para criar uma expectativa positiva para a auditoria? Uma ideia: utilizar bons resultados e mudanças com impacto nos processos das auditorias internas do ano passado como uma oportunidade para introduzir as atuais discussões de planejamento e preparação da auditoria com os funcionários. Use o seu relatório de auditoria como um cartão de visita - mesmo para os quadros superiores!
Nunca se pode resolver problemas com a mesma mentalidade que os criou.
Auditorias internas: A ISO 19011 fornece um forte impulso
Uma norma que não deve ser esquecida quando se trata de auditorias internas é a ISO 19011, as diretrizes para auditoria de sistemas de gestão, revisada em 2018. Com a revisão, a norma recebeu algumas melhorias bem pensadas. O resultado certamente não é uma versão fundamentalmente nova, mas sim uma versão que foi significativamente refinada.
É importante ressaltar que a ISO 19011 pode ser usada para todos os sistemas de gestão e seus processos - mesmo em combinação com diferentes normas, desde a gestão da qualidade de acordo com a ISO 9001 até a ISO 14001 e ISO 27001 ou a gestão de saúde e segurança ocupacional de acordo com a ISO 45001.
Exemplos de auditorias internas: Três dicas sobre como as coisas podem ser feitas de forma diferente...
Todos estamos familiarizados com os métodos tradicionais de recolha de amostras ou exemplos em auditoria. Estas são amostras estatísticas ou baseadas em decisões. O que ambos os clássicos têm em comum, porém, é que as amostras extraídas geralmente estão na “zona verde”. Mas também existem outros métodos de auditoria. Aqui estão nossas três dicas:
- TOP/FLOP: Esqueça a abordagem clássica de “amostragem aleatória”. Juntamente com os auditados, procurem um exemplo excelente (TOP) e depois (!) um exemplo onde tudo realmente dá errado (FLOP). Use os exemplos para identificar oportunidades e eventos/procedimentos que devem ser repetidos ou evitados.
- Auditoria de trás para frente: Invertemos a abordagem tradicional de auditar os processos da empresa "de frente para trás". Portanto, não:
Alta Gestão ► Sistema de QM ► Vendas ► Desenvolvimento ► Produção ► Processos de suporte ► Entrega.
Ainda começamos com a gestão de topo, mas apenas pela estratégia e objetivos - e depois passamos a auditar o departamento de entrega ou expedição, auditando o nosso caminho a seguir. Prestamos especial atenção aos pontos de transferência e às interfaces do processo. Isto nos dá a vantagem de trabalhar com uma amostra aleatória que sabemos que passou por todo o processo de produção. Concluímos a auditoria com o sistema de gestão da qualidade e a avaliação do sistema pela alta gestão. O efeito: você audita um exemplo concreto que realmente passou por todos os processos e obtém uma visão melhor das interfaces do processo. - Auditoria por procuração: Por que não focar uma auditoria consistentemente na “segunda linha” de uma empresa? Impacto: Minimização de riscos, anulação de rotinas de auditoria (caso contrário, sempre os mesmos entrevistados), envolvimento de mais colaboradores, novas perspectivas, insights diferentes.
- Outras possibilidades
Existem, evidentemente, muitos outros métodos de auditoria interna que podem ser utilizados e que certamente estão a ser utilizados numa organização ou em outra. Outras possibilidades incluem autoavaliações, chamadas misteriosas, métodos de quiz, auditorias rápidas, métodos de workshop e auditorias de grupo, "sombreamento" como uma auditoria, perguntas fictícias, cenários e dramatização.
A ISO 19011 oferece incentivos para auditar internamente de uma maneira diferente?
Com certeza: Um dos principais focos da norma é a referência estratégica – e, portanto, o incentivo para formular objetivos de auditoria claros, a fim de aumentar ainda mais o benefício da auditoria.
As auditorias – tanto internas como externas – devem geralmente ser mais do que apenas verificações de conformidade. As auditorias devem ser sobre melhoria continua e desafiando as melhores práticas. Na prática, isso não é de forma alguma um dado adquirido. As orientações atuais podem, portanto, ser utilizadas como fonte de inspiração para processos e métodos de auditoria e para os conhecimentos especializados de auditoria necessários. Isto também se aplica a auditorias externas no contexto de certificação.
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ISO 45001 - Auditorias Internas
Explicamos a norma
As auditorias internas são um elemento essencial das normas do sistema de gestão e servem como uma ferramenta para uma autoavaliação eficaz. Permitem uma reflexão crítica sobre a eficácia dos processos implementados. Leia nosso White Paper gratuito para descobrir exatamente o que a norma ISO 45001 exige.
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A mensagem geral das diretrizes
Se nós da DQS fôssemos solicitados para resumir a mensagem geral da ISO 19011 em poucas palavras, provavelmente chegaríamos a estes princípios orientadores:
- Gaste mais tempo e pense em quais processos e aspectos do seu sistema de gestão você deseja gastar seus recursos de auditoria. E: Quais você deseja auditar intensivamente – então seja seletivo.
- Pense nos objetivos que você deseja alcançar com as auditorias internas (e isso é mais do que apenas comprovar a conformidade!) e quais métodos de auditoria podem melhor apoiar esses objetivos selecionados.
- Dependendo dos processos selecionados e das metodologias de auditoria, designar as pessoas mais adequadas para realizar o trabalho. Determine as competências individuais necessárias de seus auditores internos da DQS para sua organização.
Avalie e melhore continuamente seu planejamento, execução e acompanhamento de auditoria.
Sistemas de Gestão Integrados - Auditoria de Valor Acrescentado
Além da avaliação em relação as normas de sistemas de gestão individuais, a auditoria combinada e simultânea de sistemas de gestão integrados oferece inúmeras oportunidades. A auditoria intertemática explora sinergias ao mesmo tempo que identifica interações e inconsistências entre as diferentes áreas temáticas.
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As seis normas de gestão ISO mais importantes
em forma visual
Com a introdução da estrutura básica para padrões de sistemas de gestão (HLS/HS), a implementação de diversos sistemas de gestão em uma organização tornou-se essencial e mais eficiente. Nosso White Paper gratuito ilustra graficamente os seis padrões mais importantes.
- ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001, ISO 50001 e ISO 22301
- Coloque os sistemas próximos uns dos outros e compare
- Identifique colaborações para um sistema de gestão integrado
Conduzindo auditorias internas de forma diferente – Conclusão
As diretrizes para auditar sistemas de gestão ISO 19011 tornaram-se indispensáveis para auditorias internas. Mas depende de você como as auditorias podem ser conduzidas de forma “diferente” e talvez de uma forma mais estimulante, viva e orientada para objetivos, usando abordagens inovadoras e criativas. Existem métodos alternativos de auditoria bem-sucedidos, como a abordagem TOP-FLOP, a auditoria de trás para frente ou a auditoria por procuração.
Experimente uma das opções acima ou uma variação das atividades clássicas de auditoria. Veja por si mesmo como pode ser divertido usar métodos diferentes e como você pode combinar diferentes métodos de auditoria com diferentes funcionários, gerentes e culturas na organização - ou, para usar as palavras de um fabricante de calçados: Basta fazer!
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Desde a sua fundação em 1985 como a primeira certificadora alemã de sistemas de gestão, a DQS tem estado empenhada no sucesso sustentável dos seus clientes. Com auditorias de valor agregado e conceitos orientados para o cliente, acompanhamos as organizações até à excelência empresarial.
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Autor
Matthias Vogel
Desde 2010, Matthias Vogel é secretário de imprensa da DQS GmbH e responsável pelas publicações técnicas. Como Gestor de Conteúdo Sénior é co-responsável por encontrar tópicos para o Blog DQS em língua alemã "DQS in Dialogue", pela coordenação com os autores, e pelo trabalho editorial. Matthias Vogel é o editor do boletim informativo da DQS regularmente publicado "DQS Update", fornecendo-lhe assim informações e conhecimentos sobre auditorias e certificação. É também gestor do programa e moderador dos eventos do "Dia do Cliente" da DQS e co-modera as conferências virtuais do "Espaço da Qualidade Digital".
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