O potencial das auditorias à distância tem sido discutido há muitos anos. No entanto, até agora não têm sido amplamente aceites. Especialmente no domínio das auditorias de certificação, as auditorias à distância permaneceram insignificantes durante muito tempo, uma vez que não cumpriram as regras e especificações de acreditação. Com a COVID-19, é provável que isto tenha mudado: as isenções foram aprovadas de um dia para o outro, e o impossível tornou-se subitamente a única coisa possível. Embora a pandemia esteja agora sob controle em muitos países, as auditorias remotas estão aqui para ficar.

Uma auditoria remota é o mesmo que uma auditoria regular via webcam? Definitivamente não! Uma auditoria remota é fundamentalmente diferente - diferentes requisitos, diferentes métodos de auditoria, diferentes desafios, diferentes riscos e diferentes oportunidades. Nesta série de artigos, gostaríamos de lhe dar algumas indicações sobre como realizar auditorias à distância.

Quando feita corretamente, uma auditoria remota pode ser um valioso complemento às auditorias no local. Auditorias internas, auditorias a fornecedores, e auditorias de certificação podem ser todas realizadas remotamente - parcial ou totalmente. No entanto, se uma auditoria remota não for realizada de forma competente, faz mais mal do que bem ao proporcionar uma falsa sensação de segurança.

Nas sete partes desta série, passaremos por todas as etapas desde a preparação até ao acompanhamento. Centramo-nos principalmente em auditorias de sistemas de gestão (por exemplo, ISO 9001 para sistemas de gestão de qualidade, ISO 14001 para sistemas de gestão ambiental, ISO 45001 para sistemas de gestão de saúde e segurança no trabalho, etc.). Contudo, muitos destes pontos serão também aplicáveis a outros tipos de auditorias, tais como auditorias de processos, auditorias de segurança de produtos, e auditorias sociais.

Passo 1: Estar consciente do objetivo da auditoria.

Diferentes tipos de auditorias requerem abordagens diferentes para potenciais auditorias à distância. Tipicamente, distinguimos três tipos de auditorias, cada uma com os seus próprios objetivos:

  • Auditorias internas: Esta é uma auditoria dentro da sua própria organização. Esta é geralmente realizada por alguém dentro da própria organização.
  • Auditorias a fornecedores: Auditorias realizadas por um cliente, parceiro de negócios ou empreiteiro para verificar o cumprimento de especificações específicas. Por vezes, as auditorias de fornecedores são subcontratadas a organismos de auditoria e certificação.
  • Auditorias de certificação: Auditorias conduzidas por uma entidade independente com o objetivo de certificar a conformidade com uma norma.

Se uma auditoria remota é mesmo uma opção, depende do tipo de auditoria.

Auditorias internas: Uma vez que as auditorias internas são para uso interno, é livre de decidir se uma auditoria à distância o ajudará a cumprir os objetivos da auditoria. No entanto, recomenda-se que as auditorias internas sejam realizadas de acordo com as diretrizes da ISO 19011. Isto significa que as auditorias à distância são possíveis, mas como explicado no segundo artigo desta série, quaisquer riscos devem ser considerados.

Auditorias a fornecedores: A possibilidade de uma auditoria à distância depende das instruções do cliente. A DQS tem várias soluções para auditorias a fornecedores à distância.

Auditorias de certificação: Na certificação de sistemas de gestão, a utilização de auditorias remotas tem sido limitada a revisões documentais. Contudo, durante a COVID 19 pandemia, organismos de acreditação e organismos de certificação colaboraram para permitir a auditoria remota após uma avaliação positiva do risco (ver Passo 2). Todos os organismos de certificação devem ter em conta as diretrizes do Fórum Internacional de Acreditação (IAF) MD 4:2018.

Em geral, esperamos que muitas das isenções da COVID-19 continuem após a crise. Na área da segurança alimentar, esta tendência já é evidente: Nas especificações GFSI, que fornecem o enquadramento para normas de certificação como IFS, BRCGS e FSSC 22000, já foi adaptado que as auditorias de certificação podem ser feitas remotamente em partes.

...Mas será também desejável uma auditoria à distância?

Em alguns casos, as auditorias à distância são possíveis, mas podem não ser a forma mais eficaz. Há riscos significativos envolvidos. Na segunda parte desta série, vamos analisar a avaliação de risco anterior.

Autor
Dr. Thijs Willaert

Dr. Thijs Willaert é Diretor Global de Serviços de Sustentabilidade. Nesta função, ele é responsável por todo o portfólio de serviços ESG da DQS. Suas áreas de interesse incluem compras sustentáveis, due diligence de direitos humanos e auditorias ESG.

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