As auditorias IFS agora também podem ser realizadas parcialmente remotamente. As auditorias da IFS Broker podem mesmo ser realizadas de forma completamente remota. Este novo regulamento aplica-se independentemente de como se desenvolve a pandemia da COVID-19. A seguir apresentamos a nova regulamentação do IFS.
Antecedentes
Quando a pandemia da COVID-19 eclodiu, muitas auditorias de certificação IFS não puderam ser realizadas devido a restrições de viagem. Realizar auditorias remotamente não era uma opção porque as regras de certificação não o permitiam. O IFS desenvolveu então um novo procedimento opcional: a Verificação de Manutenção Remota. No entanto, a Verificação de Manutenção Remota não resultou num certificado acreditado. No entanto, isto é exatamente o que muitos locais precisavam.
Então, em junho de 2020, as especificações do GFSI foram adaptadas, o que agora permite uma solução melhor e permanente em termos de auditorias remotas. Neste contexto, torna-se claro porque o IFS só agora aceitará auditorias remotas.
Auditorias remotas para o padrão IFS Broker
A primeira norma que pode ser auditada remotamente é a IFS Broker. Locais certificados para a norma IFS Broker podem solicitar uma auditoria remota. A auditoria remota substitui a auditoria anual no local. A realização de uma auditoria remota da IFS Broker não é obrigatória e pode ser realizada por acordo entre o local e o organismo de certificação. A opção de auditoria remota só se aplica às auditorias anunciadas e é idealmente realizada pelo mesmo auditor que realizou a última auditoria de manutenção ou auditoria inicial.
Como pioneira no campo de auditorias remotas, a DQS está agora pronta para realizar auditorias de acordo com a IFS Broker Standard remotamente.
Dividir auditorias para as outras normas IFS
Como outras normas IFS (IFS Food, IFS PACsecure, IFS HPC, IFS Logistics, ...) se concentram mais nas boas práticas de fabricação, não será possível realizar auditorias de certificação completamente remotamente. Os auditores ainda precisarão visitar o local. No entanto, a IFS está considerando a possibilidade de uma auditoria dividida, onde apenas uma parte do tempo total da auditoria é gasto no local. A outra parte seria uma auditoria remota.
Ao contrário da BRCGS e da FSSC 22000, a IFS exige que a parte da auditoria no local seja concluída antes de iniciar a auditoria remota. Isto permite ao auditor ter uma melhor visão geral dos produtos, processos e instalações da empresa.
Mais uma vez, deve ser enfatizado que a auditoria dividida é opcional e deve ser acordada entre o local e o órgão de certificação. O órgão de certificação deve avaliar se a realização de parte da auditoria à distância representa um risco para a eficácia da auditoria. Somente locais com uma avaliação de risco positiva podem realizar auditorias parciais remotamente.
Realização de auditorias parciais IFS - Aqui está como funciona
A parte presencial da Auditoria Dividida da IFS pode ser anunciada e sem aviso prévio. A versão não anunciada dá às organizações a oportunidade de cumprir com a exigência do GFSI de que cada terceira auditoria IFS deve ser anunciada sem aviso prévio.
Para a parte on-site, somente os funcionários responsáveis por garantir operações tranquilas e conformidade com os requisitos regulatórios e de clientes na produção e áreas relacionadas precisam estar presentes. Na parte remota subsequente da auditoria dividida da IFS, são feitas marcações fixas para conduzir as entrevistas com os funcionários relevantes que não estiveram presentes durante a avaliação.
A auditoria presencial é complementada pela parte remota. Isto inclui a revisão de informações adicionais documentadas e uma verificação cruzada completa de documentação e registros.
A auditoria remota deve ser realizada no prazo de 14 dias a partir da parte presencial. O órgão de certificação e a empresa auditada devem estabelecer uma data mutuamente conveniente para que todos os funcionários ou membros da gerência com os quais o auditor ainda precisa falar estejam disponíveis.
Planejamento e preparação da auditoria dividida do IFS Split
Você precisa tomar as seguintes medidas para planejar uma auditoria separada da IFS:
- As empresas que planejam uma auditoria separada IFS devem esclarecer previamente com seus clientes se um certificado baseado na auditoria separada IFS será aceito.
- Posteriormente, a empresa a ser certificada e o organismo de certificação devem realizar uma avaliação de risco para determinar se uma Auditoria de partição IFS é tecnicamente possível.
- A utilização das tecnologias de informação e comunicação (TIC) durante o processo de avaliação requer um acordo escrito entre a empresa e o organismo de certificação.
- A empresa a ser certificada deve garantir que todos os documentos e registros relevantes estejam disponíveis digitalmente.
- Descobrir quais os requisitos que são totalmente avaliados no local e quais podem ser total ou parcialmente avaliados remotamente. Em cada Standard and Global Markets Program Checklist, a IFS fornece às empresas e auditores diretrizes claras para a realização de uma Auditoria Split IFS. Você pode baixar as listas de verificação aqui.
Após a conclusão da Auditoria Split IFS, o órgão de certificação adiciona a seguinte frase ao relatório de auditoria IFS e ao certificado IFS: "Parte da avaliação foi conduzida utilizando ICT - Split Assessment". Isto aumenta a transparência para os clientes, distribuidores e outras partes interessadas.
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Autor
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert é Diretor Global de Serviços de Sustentabilidade. Nesta função, ele é responsável por todo o portfólio de serviços ESG da DQS. Suas áreas de interesse incluem compras sustentáveis, due diligence de direitos humanos e auditorias ESG.
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