Você recebeu um plano de ação do seu auditor e não sabe exatamente como proceder agora? Antes de mais nada: Não se estresse, os desvios são comuns nas auditorias IFS e geralmente podem ser resolvidos rapidamente. Próximo passo: leia nosso guia útil e descubra tudo o que você precisa saber agora.

Chegou o momento, a auditoria acabou. Agora você receberá em breve um plano de ação preliminar em formato .xls, que seu auditor lhe enviará por e-mail. Nele, deverá agora introduzir as correções e as ações corretivas para cada desvio ou não-conformidade, sempre com um prazo, uma pessoa responsável e o estado de implementação.

Note que todas as correções e ações corretivas também devem ser traduzidas para o inglês.

Qual é a diferença entre uma correção e uma ação corretiva?

Uma correção é uma ação que visa eliminar um desvio e/ou não-conformidade identificada a curto prazo. Uma ação corretiva vai mais fundo e visa eliminar a causa raiz de um desvio e/ou não-conformidade identificada. Assim, enquanto uma ação corretiva tem um efeito a curto prazo, uma ação corretiva tem um efeito a longo prazo.

Quanto tempo eu tenho para a ação corretiva ou plano de ação corretiva?

Uma vez recebido o plano de ação corretiva preliminar, tem um máximo de quatro semanas para devolver o plano completo ao auditor como um ficheiro .cls e apresentar provas de implementação.

Implementar correções

As correções devem ser implementadas o mais rápido possível. O IFS especifica que dentro de quatro semanas após o recebimento do plano de ação preliminar, o mais tardar, a evidência da implementação deve ser completa e devidamente submetida ao organismo de certificação. Se este prazo não for cumprido, a empresa deve ser submetida a uma auditoria IFS inicial ou de recertificação completa.

O IFS também oferece prazos apertados para que os órgãos de certificação concluam o processo. Portanto, é importante que você envie ao seu auditor as provas de implementação após três semanas, no máximo, para que qualquer trabalho de acompanhamento necessário possa ser realizado. Isto garantirá que o prazo de quatro semanas não seja ultrapassado.

O que você precisa saber sobre evidências de implementação de correções:

As provas da implementação das correções devem ser suportadas pela implementação efetiva da correção, que é a única forma de o auditor aprovar o plano de ação. As evidências podem ser fornecidas com, por exemplo, fotos ou documentos digitalizados, dependendo do tipo de desvio.

Por favor insira as fotos sobre as provas em um arquivo .doc, juntamente com uma explicação, qual correção foi implementada na respectiva foto. Por favor, guarde isto como um .pdf. Por favor, note que não envia fotos em tamanho original. Uma resolução de 75 dpi é normalmente suficiente.

Para garantir que as provas possam ser atribuídas correta e rapidamente, por favor nomeie os ficheiros como se segue: NomeCorreção_da_empresa_Declaração do(s) ponto(s) de exigência IFS, por exemplo: AmostraCorreção_da_empresa_IFS_2-2-1.

Certifique-se de sempre resumir os desvios por medida, não combine todos os desvios em um único arquivo.

Implementar ações corretivas

A implementação de ações corretivas com sucesso e de forma sustentável pode levar mais de quatro semanas. Por favor, forneça uma justificação adequada na planilha .xls para a necessidade de mais tempo para implementação e note que esta justificação também deve ser traduzida para o inglês. O mais tardar antes da próxima auditoria de manutenção IFS, a implementação das ações corretivas deve ter sido realizada.

Autor
Constanze Illner

Constanze Illner (ela/dela) é responsável pela pesquisa e comunicação na área de sustentabilidade e segurança alimentar. Nessa função, ela acompanha todos os desdobramentos importantes nesse contexto e informa nossos clientes em uma newsletter mensal. Ela também modera a conferência anual Sustainability Heroes.

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